Administration av strategiska partnerskapsprojekt (KA2) (projekt godkänt 2014-2020)

Efter att ett projekt har godkänts ingår den koordinerande organisationen ett projektavtal med Finlands nationella programkontor för Erasmus+, det vill säga Utbildningsstyrelsen. I projektavtalet ingår alla regler och skyldigheter som den bidragsmottagande organisationen ska uppfylla när det gäller exempelvis projektets rapportering.

Om du vill kan du använda formulärmallarna nedan i projektadministrationen, till exempel för uppföljningen av arbetstid. Kom ihåg att be om deltagarintyg med den mottagande organisationens underskrift för alla utbyten som genomförs inom projektet, så att resekostnaderna kan godkännas. Du kan anpassa mallen för deltagarintyget så att den motsvarar projektets behov (logo, beskrivning av mobilitetsperioderna, innehåll som krävs osv.). Du kan göra personliga intyg eller skriva gemensamt intyg för en grupp som deltagit i mobiliteten.

Som koordinator för ett Erasmus+-projekt rapporterar du om projektet med verktyget Mobility Tool+. Använd Mobility Tool för projektets genomförande, uppföljningen av ekonomin och rapporteringen regelbundet under hela projektperioden. Det är bäst att mata in projektets uppgifter och verksamhet i verktyget i takt med att projektet framskrider och det uppstår sådant som ska rapporteras. Bidraget för resor inom projektet fastställs enligt avstånden. De går enkelt att räkna med avståndsberäknaren (Distance Calculator). Projektets rapportering omfattar oftast en del- och en slutrapport. Uppgifterna och tidtabellen för ditt projekts rapportering ingår i ert finansieringsavtal.

Pseudonymisering av personuppgifter i avslutade Erasmus+-projekt i Mobility Tool 

Rapporteringssystemet Mobility Tool innehåller många personuppgifter som pseudonymiseras för Erasmus+ mobilitetsprojektens (KA1) och strategiska partnerskapsprojektens (KA2) del när beslutet om slutligt stöd har skickats och projekten har stängts. Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för funktionernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och den nationella byrån efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifter inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Namnuppgifterna syns ännu i deltagarrapporterna. Att dölja personuppgifter är en åtgärd av Europeiska kommissionen. 
I anslutning till skyddet av personuppgifter i pågående projekt övergår vi till att använda Mobility ID-nummer, inte namn, i kontakten mellan förmånstagaren och den nationella byrån. Mobility ID är deltagarens mobilitetskod som finns i Mobility Tool under utlandsperiodens data.
I undantagsfall kan projektets kontaktperson be att personuppgifterna visas för en viss tid i Mobility Tool, t.ex. på grund av projektgranskning.

Verksamhet inom Erasmus+ -programmets strategiska partnerskapsprojekt (KA2), såsom partnerskapsnätverkets träffar, evenemang samt studie- och utbildningstillfällen (Learning, teaching and training activities), kan ordnas virtuellt. Vad gäller det virtuella samarbetet har man gjort det möjligt att mer flexibelt göra överföringar i projektbudgetarna mellan olika utgiftskategorier. Noggrannare anvisningar finns i tilläggsavtalet som skickats till stödtagaren. 

Koordinatorn för projekt med finansiering från Erasmus+ är ansvarig för att informationen om projektet och om den beviljade finansieringen är ändamålsenlig, öppen och synlig.