Anvisningar för att genomföra Erasmus+-projekt 2021-2027

När ditt Erasmus+-projekt har beviljats finansiering som du sökt från Utbildningsstyrelsen, skickar Utbildningsstyrelsen dig anvisningar för projektets genomförande, administration och rapportering.  Att upprätta avtal och dokumentera verksamhetens olika skeden är en central del av projektets internationella samarbete och verksamhetens kvalitetssäkring. Du har under hela projektperioden en utsedd kontaktperson vid Utbildningsstyrelsen, som stöder dig i ditt projekt.

Vad innebär Erasmus+-finansiering som delas ut av Utbildningsstyrelsen?

Anvisningar för administration av projekt som finansieras av genomförandeorganet EACEA hittar du längre ner på den här sidan.

1. Underteckna avtalen

Efter att ert projekt har godkänts skickar vi ett projektavtal till den koordinerande organisationen, som ska undertecknas elektroniskt inom 4–5 månader efter att ansökningstiden gått ut. När också Utbildningsstyrelsen har undertecknat projektavtalet, kan projektet inleda sin verksamhet och vi betalar den första betalningsposten till förmånstagarens konto. För vissa projekttyper rekommenderas dessutom att man ingår separata partneravtal med projektpartnerna, där man närmare definierar bland annat respektive partners uppgifter, budget och rapporteringsskyldigheter. En mall för partneravtalet finns nedan. 

2. Delta i startubildning

Vi ordnar startutbildning för projekten, där vi går igenom frågor i anslutning till projektens koordinering och administration. Teman för utbildningarna är till exempel finansieringsregler, ekonomiförvaltning, avtalets innehåll, uppföljning och rapportering, projektledning och genomslagskraft. 

3. Ordna ekonomiförvaltningen

Öppna ett eget uppföljningsobjekt för ditt projekt i bokföringen. Med hjälp av uppföljningsobjektet håller du projektets utgifter och inkomster åtskilda från alla andra kostnader i din organisation. Gör upp konteringsanvisningar för de fakturor som gäller projektet så att alla fakturor inom projektet konteras i projektets uppföljningsobjekt. På så sätt kan du enkelt följa det ekonomiska läget för ditt projekt. Om det finns partnerorganisationer i projektet ska du komma överens med dem om betalningspraxis för stödet. Spara de verifikat som gäller projektet i din organisations ekonomisystem, på nätskiva eller i pappersform i projektmappen. Kontrollera projektets bokföring regelbundet och korrigera felaktiga bokföringar.

4. Rapportera i Beneficiary Module

Beneficiary Module (BM) är kommissionens system där du hanterar de olika skedena i Erasmus+ och registrerar deltagarna. Via systemet begär du också enskilda deltagares rapporter och skickar slutrapporten till det nationella kontoret. Tjänsten finns endast på engelska. BM-systemet är ännu inte i drift; vi kommer att informera projekten direkt när det är tillgängligt.

5. Gör en mellanrapport

Under projektperioden skickar, beroende på projektets längd, ert projekt 1–2 mellanrapporter till det nationella kontoret. Syftet med mellanrapporteringen är att säkerställa att 1) ert projekt framskrider enligt planerna, 2) att projektstödet används på behörigt sätt och 3) att användningen av projektstödet motsvarar innehållet i finansieringsavtalet. I mellanrapporteringsskedet granskas inte kostnadernas egentliga giltighet. I vissa projekttyper kan mellanrapporteringen också omfatta projektstödets andra betalningspost. 

6. Delta i utbildningar

För projekt som beviljats finansiering ordnar vi utbildning bland annat i projektadministration och kommunikation. Du lämnas alltså inte ensam med ditt projekt, utan du får stöd av oss för att genomföra ett högklassigt projekt. Du kan också nätverka med andra som genomför liknande projekt och få värdefullt kamratstöd av dem. 

7. Förbered dig på att ditt projekt kan bli granskat

Utbildningsstyrelsen genomför olika uppföljnings- och inspektionsbesök för en del av projekten. Syftet med besöken är att säkerställa att projektets mål uppnås, att projektadministrationen fungerar och att projektstödet används på behörigt sätt. Granskningar kan göras under avtalsperioden (t.ex. granskning av innehåll och ekonomi) eller efter att projektet avslutats (revision). 

8. Utarbeta och skicka slutrapport

Efter att ert projekt har avslutats har ni 60 dygn på er att lämna in projektets slutrapport. Rapporten utvärderas av Utbildningsstyrelsen och/eller en utomstående expert. Ni får skriftlig respons om genomförandet av ert projekt. Efter att slutrapporten har godkänts betalar vi ut den sista delen av projektstödet till er, vanligen inom 60 dygn. Slutbetalningen grundar sig på kvalitetsbedömningen av slutrapporten och godkända kostnader.

De finns två olika insatser under Partnerskap för samarbete:

• samarbetspartnerskap (KA210)
• småskaliga partnerskap (KA220)

Nedan hittar du anvisningar för administration och rapportering av båda dessa typer av insatser.

Informera om ditt projekt för att sprida er intressanta verksamhet och resultaten från den. Informering om Erasmus+-projektet och den finansiering som det fått är en förutsättning för att finansieringen ska beviljas. Närmare anvisningar och logotyper hittar du på vår sida för kommunikationsanvisningar.

Du kan också bli Erasmus+-ambassadör på Instagram. Läs mer nedan.