Budgetar med enhetsbelopp (lump sum) används i många centraliserade insatser (som förvaltas av EACEA, t.ex. Kapacitetsuppbyggnadsprojekt, Erasmus Mundus osv.) under programperioden Erasmus+ 2021–2027. Denna sida om enhetsbelopp har sammanställs av EDUFI för att ge grundläggande information om modellerna och användbara länkar. Vi råder dock alltid alla förmånstagare att noggrant läsa instruktionerna för de olika ansökningsomgångarna när det kommer till att upprätta en budget för en viss Erasmus+ insats. EACEAs och kommissionens anvisningar föregår alltid anvisningarna och länkarna på den här sidan. För projekt som adminstreras av det nationella Erasmus+-kontoret finns separata anvisningar om budgetförvaltning.
Glasburk med mynt och en planta.
Foto: GettyImages | Sorrasakjar Tinyo

Enhetbelopp har tagit i bruk i uppläggning av budget  för att göra budgetering och uppföljning av användningen av bidraget enklare. Finansiering med enhetsbelopp avlägsna skyldigheter i avseende till rapportering av faktiska kostnader per projekt och finansiella efterhandsrevisioner, vilket innebär en betydande minskning av den administrativa bördan. Avsikten är att ändra fokus från ekonomisk förvaltning och kostnadskontroll till att fokusera på projektens innehåll (utfall, delmål och resultat). 

Budget med enhetsbelopp baserar sig på kostnadsberäkningar (antingen i förväg i beslutet från EU:s beviljande myndighet eller efter förslag från den sökande):

  • Om enhetsbeloppet i ansökningsomgången är förutbestämt (enhetsbelopp typ 1a) måste din budget motsvara (uppgå till) den förutbestämda summan.
  • Om enhetsbeloppet baseras på en förutbestämd summa för budgetposterna för specifika verksamheter (enhetsbelopp typ 1b) förväntas du fylla i en räknare för att visa hur du kommit fram till det totala beloppet.
  • Om enhetsbeloppet är projektbaserat (enhetsbelopp typ 2) måste du lämna in en detaljerad budgettabell med projektbudgeten. I den detaljerade budgettabellen för enhetsbelopp typ 2 måste du uppge realistiska kostnadsberäkningar för varje kostnadskategori (personalkostnader, kostnader för underleverantörer, inköpskostnader, andra kostnadskategorier) per bidragsmottagare och anknuten enhet (om det finns någon) och per arbetspaket.

Ditt förslag kommer att utvärderas av en utvärderingskommitté. Utvärderarna kommer att bedöma kostnadsuppskattningarna mot den föreslagna verksamheten enligt tilldelningskriterierna. Tilldelningskriterier finns i  Erasmus+ programhandledning De kommer att se till att kostnadsberäkningarna är rimliga och inte överdrivna och att de föreslagna medlen och budgetfördelningen av enhetsbelopp gör det möjligt att slutföra den verksamhet som beskrivs i förslaget. Kostnadsuppskattningar som är klart överskattade eller underskattade kommer att leda till lägre poäng under det aktuella tilldelningskriteriet.

I den detaljerade budgettabellen för enhetsbelopp typ 2 måste du tillhandahålla realistiska kostnadsberäkningar för varje kostnadskategori (personalkostnader, kostnader för underentreprenad, inköpskostnader, andra kostnadskategorier) per bidragsmottagare och anknuten enhet (om det finns någon) och per arbetspaket. Kostnaden måste vara realistisk och rimlig och i linje med förslaget. Kommissionen har utfärdat vissa rekommendationer för vissa kostnadskategorier, t.ex. resor inom Europa. Kostnaderna baseras på verkliga kostnader och kan därför variera beroende på partnerland.

Bidragsavtalet kommer att utarbetas på basen av det budgetförslag som du har lämnat in. Till följd av utvärderingen och experternas rekommendationer fastställs det totala enhetsbeloppet i bidragsavtalet. Uppdelningen av enhetsbeloppen per bidragsmottagare och per arbetspaket ingår också i bidragsavtalet.

Utbetalningarna av bidraget följer standardschemat: en utbetalning av förfinansiering, mellanliggande betalningar i slutet av varje rapporteringsperiod och en slutbetalning.

Kostnaderna anges i varje arbetspaket och vidare för varje Förmånstagare. Överföring av belopp mellan arbetspaket är endast godtagbara om: 

  • Arbetspaketen inte redan är slutförda (och deklarerade i periodisk rapport) 
  • Motiverade av genomförandet av insatsen 
  • Ändringen inte ifrågasätter beslutet att bevilja bidraget eller bryter mot principen om likabehandling av sökande 

I slutet av varje rapporteringsperiod måste projekten lämna in den tekniska och ekonomiska rapporten i modulen för periodisk rapportering i det nätbaserade systemet för bidragsförvaltning. Förfarandet är detsamma som för bidrag för faktiska kostnader, med undantag för bidrag i form av enhetsbelopp:

  • Samordnaren ska fylla i tabellen ”Arbetspaketens status” i bidragsförvaltningssystemet och markera arbetspaketen som ”Slutförda” eller ”inte slutförda”
  • Den tekniska rapporten bör fokusera på att slutföra arbetspaketen (särskilt när du förklarar att ett arbetspaket har slutförts måste rapporten förklara och motivera detta).
  • Den ekonomiska rapporten är mycket förenklad och i stor utsträckning automatiserad.

För att säkerställa en sund ekonomisk förvaltning bör projekten följa bokföringsförfarandena i enlighet med nationell lagstiftning och internationella standarder.

EACEA erbjuder stöd till utvalda projekt för förvaltning av budgeten. Observera att denna anvisning avser insatser som förvaltas av EACEA/Europeiska kommissionen. För projekt som adminstreras av det nationella Erasmus+-kontoret finns separata anvisningar om budgetförvaltning.