Rapportering om ackrediterade mobilitetsprojekt (KA121-VET)

Mobiliteterna sparas i kommissionens rapporteringssystem Beneficiary Module.

Man loggar in i Beneficiary Module via EESC-portalen (Erasmus+ & European Solidarity Corps Single Entry Point). Användare loggar in i systemet med sitt personliga EU Login-användarnamn. Med hjälp av EU Login kan användarna logga in i kommissionens olika datasystem med ett och samma användarnamn. 

I enlighet med Erasmus-kvalitetsstandarderna ska de organisationer som får stöd från programmet främja ekologiskt hållbar och ansvarsfull verksamhet bland deltagarna och öka medvetenheten om vikten av insatser som minskar eller ersätter mobilitetsåtgärdernas miljöavtryck.

Grönt resande: ett resesätt där utsläppssnåla fordon (t.ex. buss, tåg, samåkning med bil) används för resan eller en del av resan i syfte att minimera utsläppen under perioden bl.a. genom att minska flygningarna. Deltagaren har rätt till stöd för grönt resande när största delen av resan eller åtminstone den ena riktningen av en tur-returresa har gjorts på ett utsläppssnålt sätt.

I Erasmus+-programmet är stödet för grönt resande högre än vanligt resebidrag, och man kan använda högst sex (6) resdagar för att resa. Utöver det förhöjda resebidraget betalas också individuellt stöd för varje realiserad resdag till deltagaren:  

• när hela resan genomförs utsläppssnålt har deltagaren utöver två (2) resdagar rätt till fyra (4) extra resdagar (2+4)
• när största delen av resan eller minst ena riktningen av en tur-returresa har gjorts på ett utsläppssnålt sätt betalas understödet enligt de faktiska resdagarna, dock för högst sex (6) resdagar

Enligt avtalsbilagan (BILAGA III Finansierings- och avtalsregler s. 3) undertecknar deltagaren och den sändande organisationen en försäkran som fungerar som verifikat när stöd för grönt resande används.

• Deltagarens försäkran över grönt resande: Deltagaren ska spara resekvittona och vid behov visa upp dem för den sändande organisationen för att verifiera grönt resande
• Organisationens verifikat för att verifiera grönt resande: Organisationen ska spara en undertecknad försäkran (elektronisk kopia) för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret

I rapporteringssystemet (Beneficiary Module) efterfrågas det huvudsakligen använda trafikmedlet och resans längd i kilometer: Sending city-Receiving city / Real distance in KM / Main means of transport (Sustainable Means of Transport).

En båtresa kan vara en del av utsläppssnåla resor, men den kan inte vara ett huvudsakligen trafikmedel.

Anteckna rutten och längden i kilometer för en utsläppssnål resa på blanketten för försäkran.

Obs! Den avsändande organisationen kan lägga till blanketten i sina egna system och göra den elektronisk, d.v.s. försäkran kan också undertecknas elektroniskt.

• Höga resekostnader (Exceptional costs for expensive travel)

Resekostnaderna kan betalas från kategorin för förhöjt resebidrag om det normala resebidraget inte räcker till och resebidraget inte täcker minst 70 % av de bidragsberättigande kostnaderna.

Kostnaderna ersätts till 80 % av de stödberättigande kostnaderna. 

Höga resekostnader kan också vara till exempel dyra varor eller anordningar som väsentligt anknyter till mobilitetsperioden.

• Visum, uppehållstillstånd och relaterade kostnader (Exceptional costs for visa and other entry requirements) 

Godtagbara kostnader är till exempel: visum och relaterade kostnader, uppehållstillstånd, vaccinationer, läkarintyg. Ersättningen är 100 % av de stödberättigande kostnaderna.

För verifiering av exceptionella kostnader ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara alla kvitton för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret.

För höga resekostnader ska kvitto/verifikat/utdrag ur resesystemet (reseräkning) uppvisas på begäran.

Obs! Coronatest kan betalas från exceptionella kostnader även om man inte ansökt om exceptionella kostnader (€) i ansökningsblanketten. Kvitton (kopior) på coronatest (COVID-19) ska sparas hos utbildningsanordnaren för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret.

Periodplanering

Studerande och nyutexaminerade

Nationellt har det getts allmänna anvisningar i lagen och modellinnehåll för utbildningsavtal utifrån vilka anordnarna genomför sin egen dokumentation i enlighet med sina elevdatasystem.

Man kommer på förhand överens om periodens innehåll, syfte och (arbets)uppgifter samt (arbetsplats)handledning och eventuella prov på kunnande, och de uppdateras i PUK. Beroende på period väljs följande:

• Utbildningsavtalsperiod: Training Agreement
• Läroavtalsperiod: Apprenticeship Agreement
• Läroanstaltsperiod: Learning Agreement

Engelskspråkiga översättningar av modellinnehållet i utbildnings- och läroavtalets dokument finns på UKM:s webbplats. En modell för Erasmus+ Learning agreement som används under läroanstaltsperioden finns på Utbildningsstyrelsens webbplats.

Personal och medföljande personer

Även målen och innehållet för personalens period ska avtalas skriftligt och man ska uppgöra:

• Lärandeavtal (Learning Agreement)

Att upprätta ett lärandeavtal för alla deltagare är en skyldighet som definieras i kvalitetsstandarderna för mobilitet (Erasmus quality standards).

Ovannämnda handlingar behöver inte fyllas i om det är fråga om ett förberedande besök, en inbjuden expert eller en studerande eller nyutexaminerad som deltar i yrkesskicklighetstävlingar.

När det är fråga om deltagande i en kurs (Courses and training), är det valfritt att upprätta ett lärandeavtal.

Avtal om perioden

Deltagaren och förmånstagaren undertecknar alltid ett bidragsavtal innan mobilitetsperioden börjar.

• Ett bidragsavtal mellan förmånstagaren och deltagaren (Grant Agreement with participants)

Förmånstagaren kan betala stipendiet till deltagaren på tre olika sätt:

a) Betalning av hela stipendiet till deltagaren
b) Naturaersättning, d.v.s. läroanstalten skaffar resor och inkvartering (+ ev. språkstöd)
c) Kombination av ovannämnda

Förmånstagaren ska säkerställa att de som reser utomlands är försäkrade. I bidragsavtalen nämns obligatoriska försäkringar som den avsändande organisationen ska säkerställa: sjukförsäkring, ansvarsförsäkring och olycksfallsförsäkring.

Verifiering av en period

Alla deltagares mobilitetsperioder verifieras med ett intyg från den mottagande instansen. Datumen för intyget ska motsvara datumen i rapporteringssystemet.

Studerande och nyutexaminerade

De studerandes utlandsperiod verifieras med ett intyg från den mottagande organisationen

• Med Europass mobilitetsintyg (Europass Mobility) eller motsvarande

Europass mobilitetsintyg är ett dokument där man antecknar tidsperioder som personen har tillbringat i ett annat europeiskt land i syfte att lära sig. Studeranden beviljas dokumentet av läroanstalten.

Personal och medföljande personer

Personalens och de medföljande personernas mobilitet ska också verifieras med ett intyg som undertecknats av den mottagande organisationen

• Intyg över deltagande för personalen (Certificate of attendance)

I beviset på deltagande i en insats ska nämnas åtminstone: deltagarens namn, lärresultat samt datum då insatsen inleddes och avslutades.

När det är fråga om en kurs behövs ett intyg över deltagande i kursen och över betalning av kursavgiften i form av en räkning eller någon annan anmälan som kursarrangören har gett och undertecknat och i vilken anges deltagarens namn, kursens namn samt kursdeltagandets start- och slutdatum.

När det är fråga om ett förberedande besök behövs intyg på deltagande i det förberedande besöket som ett program som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen och som en anmälan som anger deltagarens namn och insatsens syfte.