Erasmus-ackreditering beviljas för perioden 2021–2027. Beviljandet av ackreditering bekräftar att utbildningsanordnaren har utarbetat en plan för genomförande av mobilitetsinsatser av hög kvalitet inom ramen för en mer omfattande strävan att utveckla sin organisation.

När varje projektavtal som godkänts i samband med Erasmus-ackrediteringen upphör ska den ackrediterade organisationen lämna in en slutrapport om de genomförda aktiviteterna och de uppnådda målen.

Det nationella programkontoret kan utföra olika inspektioner och uppföljningsbesök för att erbjuda stöd för administrationen av projekt samt för att följa framstegen och resultaten i ackrediterade organisationers projekt och se till att organisationen följer de kvalitetsstandarder som man kommit överens om.

Rapporteringen om projektet görs i Beneficiary Module, som används för att rapportera alla genomförda mobilitetsinsatser under hela programperioden. Slutrapporten om genomförandet av projektet lämnas in till det nationella programkontoret genom Beneficiary Module inom 60 kalenderdagar från att projektet avslutats.

En förmånstagare kan använda Erasmus+-projektdatabasen (Erasmus+ Project Results Platform) för att sprida projektresultaten enligt instruktionerna som finns där.

Närmare instruktioner om hur projektet ska rapporteras utkommer senare.

Tillbaka upp

Mobiliteterna sparas i kommissionens rapporteringssystem Beneficiary Module.

Man loggar in i Beneficiary Module via EESC-portalen (Erasmus+ & European Solidarity Corps Single Entry Point). Användare loggar in i systemet med sitt personliga EU Login-användarnamn. Med hjälp av EU Login kan användarna logga in i kommissionens olika datasystem med ett och samma användarnamn. 

Deltagarrapport
Tillbaka upp

I anslutning till skyddet av personuppgifter ska identifikationskoden, inte namnet, användas i kontakten mellan förmånstagaren och det nationella programkontoret.

Mobility activity ID:  Deltagarens mobilitetskod som finns i mobilitetsperiodens uppgifter. Koden skapas automatiskt av systemet och finns i mobilitetsperiodens uppgifter. Numret består av ett projektnummer och ett identifieringsnummer (t.ex. 005041-MOB-1). Numret kan redigeras, men det måste vara unikt.

Personuppgifterna i rapporteringssystemet pseudonymiseras efter att verksamheten avslutats. Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för insatsernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och det nationella programkontoret efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifterna inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Att dölja personuppgifter är en åtgärd som vidtas av Europeiska kommissionen. I undantagsfall kan projektkontakten be nationella programkontoret att personuppgifterna visas för en viss tid (t.ex. under revisionen).

Tillbaka upp

I enlighet med Erasmus-kvalitetsstandarderna ska de organisationer som får stöd från programmet främja ekologiskt hållbar och ansvarsfull verksamhet bland deltagarna och öka medvetenheten om vikten av insatser som minskar eller ersätter mobilitetsåtgärdernas miljöavtryck.

Grönt resande: ett resesätt där utsläppssnåla fordon (t.ex. buss, tåg, samåkning med bil) används för resan eller en del av resan i syfte att minimera utsläppen under perioden bl.a. genom att minska flygningarna. Deltagaren har rätt till stöd för grönt resande när största delen av resan eller åtminstone den ena riktningen av en tur-returresa har gjorts på ett utsläppssnålt sätt.

I Erasmus+-programmet är stödet för grönt resande högre än vanligt resebidrag, och man kan använda högst sex (6) resdagar för att resa. Utöver det förhöjda resebidraget betalas också individuellt stöd för varje realiserad resdag till deltagaren:  

  • när hela resan genomförs utsläppssnålt har deltagaren utöver två (2) resdagar rätt till fyra (4) extra resdagar (2+4)
  • när största delen av resan eller minst ena riktningen av en tur-returresa har gjorts på ett utsläppssnålt sätt betalas understödet enligt de faktiska resdagarna, dock för högst sex (6) resdagar

Enligt avtalsbilagan (BILAGA III Finansierings- och avtalsregler s. 3) undertecknar deltagaren och den sändande organisationen en försäkran som fungerar som verifikat när stöd för grönt resande används.

  • Deltagarens försäkran över grönt resande: Deltagaren ska spara resekvittona och vid behov visa upp dem för den sändande organisationen för att verifiera grönt resande
  • Organisationens verifikat för att verifiera grönt resande: Organisationen ska spara en undertecknad försäkran (elektronisk kopia) för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret

I rapporteringssystemet (Beneficiary Module) efterfrågas det huvudsakligen använda trafikmedlet och resans längd i kilometer: Sending city-Receiving city / Real distance in KM / Main means of transport (Sustainable Means of Transport).

En båtresa kan vara en del av utsläppssnåla resor, men den kan inte vara ett huvudsakligen trafikmedel.

Anteckna rutten och längden i kilometer för en utsläppssnål resa på blanketten för försäkran.

Obs! Den avsändande organisationen kan lägga till blanketten i sina egna system och göra den elektronisk, d.v.s. försäkran kan också undertecknas elektroniskt.

Grönt resande (Green travel)
Green travel declaration (EN) (docx, 146.61 KB)
Tillbaka upp

Extraordinära kostnader och inkluderingsstödet rapporteras i systemet Beneficiary Module.

Inkluderingsstöd för organisationen: 100 euro per deltagare för kostnader som relaterar till att organisera mobilitetsinsatser för deltagare med färre möjligheter än andra.

För att organisationens inkluderingsstöd ska kunna verifieras ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara 

  • den undertecknade försäkran

Inkluderingsstöd för deltagaren: Med understödet ersätts 100 % av de faktiska kostnaderna. Merkostnader som direkt hänför sig till deltagare med färre möjligheter än andra och deras medföljande personer.

För att deltagarens inkluderingsstöd ska kunna verifieras ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara 

  • den undertecknade försäkran (och bilaga budget för Erasmus+ stipendiet)
  • kvitton som ligger till grund för deltagarens inkluderingsstöd  

På blanketten för försäkran verifieras stödbehovet, d.v.s. motiveringarna till att personen omfattas av inkluderingsstödet (Participant with fewer opportunities).

Som stöd för budgetplaneringen för studerandens mobilitetsperiod används en Excel-tabell där en kostnadsspecifikation görs innan perioden börjar. Budgetspecifikationen är en bilaga till försäkran.

Kvitton ska uppvisas för delen som överskrider stipendiet som består av Erasmus+ individuellt stöd och resebidrag, d.v.s. inkluderingsstödet för deltagaren. Kvitton över kostnaderna ska sparas för eventuell granskning.

Försäkran och mobilitetsperiodens budget
Tillbaka upp

  • Höga resekostnader (Exceptional costs for expensive travel)

Resekostnaderna kan betalas från kategorin för förhöjt resebidrag om det normala resebidraget inte räcker till och resebidraget inte täcker minst 70 % av de bidragsberättigande kostnaderna.

Kostnaderna ersätts till 80 % av de stödberättigande kostnaderna. 

Höga resekostnader kan också vara till exempel dyra varor eller anordningar som väsentligt anknyter till mobilitetsperioden.

  • Visum, uppehållstillstånd och relaterade kostnader (Exceptional costs for visa and other entry requirements) 

Godtagbara kostnader är till exempel: visum och relaterade kostnader, uppehållstillstånd, vaccinationer, läkarintyg. Ersättningen är 100 % av de stödberättigande kostnaderna.

För verifiering av exceptionella kostnader ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara alla kvitton för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret.

För höga resekostnader ska kvitto/verifikat/utdrag ur resesystemet (reseräkning) uppvisas på begäran.

Obs! Coronatest kan betalas från exceptionella kostnader även om man inte ansökt om exceptionella kostnader (€) i ansökningsblanketten. Kvitton (kopior) på coronatest (COVID-19) ska sparas hos utbildningsanordnaren för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret.

Tillbaka upp

Online Language Support (OLS) är webbaserat språkstöd för studerande och personalrepresentanter som deltar i en mobilitetsperiod inom programmen Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren. OLS erbjuder en möjlighet att studera språk och testa hur språkkunskaperna utvecklas på webben. Språkstödet består av språkbedömning och språkkurser

OLS-språktest och -språkkurser:

OLS-språktest och OLS-språkkurser är frivilliga inom alla KA1-projekt inom sektorn för yrkesutbildning samt för studerande och personalrepresentanter.

Den som åker utomlands kan göra både ett språktest och en språkkurs i alla OLS-språk som finns på EU Academys plattform.

Systemet innehåller nivåtest i 29 språk, webbspråkkurser som skräddarsytts för olika nivåer i fem språk (engelska, tyska, franska, spanska och italienska) samt självstudiematerial i 22 olika språk.

Det nya systemet utvecklas kontinuerligt och språkutbudet och nivåtesten utvidgas gradvis. 

I artikel 6 i bidragsavtalet kan förmånstagaren fastställa om OLS används och om förmånstagaren kräver ett OLS-språktest av deltagarna. Programmet förutsätter inte längre ett obligatoriskt språktest.

Deltagaren kommer in i OLS via en e-postinbjudan som koordinatorn skickar. Närmare anvisningar finns i materialet i OLS-VET info via länken nedan

Tillbaka upp

Periodplanering

Studerande och nyutexaminerade

Nationellt har det getts allmänna anvisningar i lagen och modellinnehåll för utbildningsavtal utifrån vilka anordnarna genomför sin egen dokumentation i enlighet med sina elevdatasystem.

Man kommer på förhand överens om periodens innehåll, syfte och (arbets)uppgifter samt (arbetsplats)handledning och eventuella prov på kunnande, och de uppdateras i PUK. Beroende på period väljs följande:

  • Utbildningsavtalsperiod: Training Agreement
  • Läroavtalsperiod: Apprenticeship Agreement
  • Läroanstaltsperiod: Learning Agreement

Engelskspråkiga översättningar av modellinnehållet i utbildnings- och läroavtalets dokument finns på UKM:s webbplats. En modell för Erasmus+ Learning agreement som används under läroanstaltsperioden finns på Utbildningsstyrelsens webbplats.

Personal och medföljande personer

Även målen och innehållet för personalens period ska avtalas skriftligt och man ska uppgöra:

  • Lärandeavtal (Learning Agreement)

Att upprätta ett lärandeavtal för alla deltagare är en skyldighet som definieras i kvalitetsstandarderna för mobilitet (Erasmus quality standards).

Ovannämnda handlingar behöver inte fyllas i om det är fråga om ett förberedande besök, en inbjuden expert eller en studerande eller nyutexaminerad som deltar i yrkesskicklighetstävlingar.

När det är fråga om deltagande i en kurs (Courses and training), är det valfritt att upprätta ett lärandeavtal.

Avtal om perioden

Deltagaren och förmånstagaren undertecknar alltid ett bidragsavtal innan mobilitetsperioden börjar.

  • Ett bidragsavtal mellan förmånstagaren och deltagaren (Grant Agreement with participants)

Förmånstagaren kan betala stipendiet till deltagaren på tre olika sätt:

a) Betalning av hela stipendiet till deltagaren
b) Naturaersättning, d.v.s. läroanstalten skaffar resor och inkvartering (+ ev. språkstöd)
c) Kombination av ovannämnda

Förmånstagaren ska säkerställa att de som reser utomlands är försäkrade. I bidragsavtalen nämns obligatoriska försäkringar som den avsändande organisationen ska säkerställa: sjukförsäkring, ansvarsförsäkring och olycksfallsförsäkring.

Verifiering av en period

Alla deltagares mobilitetsperioder verifieras med ett intyg från den mottagande instansen. Datumen för intyget ska motsvara datumen i rapporteringssystemet.

Studerande och nyutexaminerade

De studerandes utlandsperiod verifieras med ett intyg från den mottagande organisationen

Europass mobilitetsintyg är ett dokument där man antecknar tidsperioder som personen har tillbringat i ett annat europeiskt land i syfte att lära sig. Studeranden beviljas dokumentet av läroanstalten.

Personal och medföljande personer

Personalens och de medföljande personernas mobilitet ska också verifieras med ett intyg som undertecknats av den mottagande organisationen

  • Intyg över deltagande för personalen (Certificate of attendance)

I beviset på deltagande i en insats ska nämnas åtminstone: deltagarens namn, lärresultat samt datum då insatsen inleddes och avslutades.

När det är fråga om en kurs behövs ett intyg över deltagande i kursen och över betalning av kursavgiften i form av en räkning eller någon annan anmälan som kursarrangören har gett och undertecknat och i vilken anges deltagarens namn, kursens namn samt kursdeltagandets start- och slutdatum.

När det är fråga om ett förberedande besök behövs intyg på deltagande i det förberedande besöket som ett program som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen och som en anmälan som anger deltagarens namn och insatsens syfte.

Modell för intyg över deltagande för personalen
Erasmus+ KA1-VET nödvändiga dokument för olika aktiviteter
Tillbaka upp

Mottagaren av understödet ska i allt kommunikations- och reklammaterial, även på sin webbplats och i sociala medier, uppge att hen har tagit emot stöd inom ramen för Erasmus+-programmet. Riktlinjer för förmånstagare och andra tredje parter finns på adressen: 

Tillbaka upp

Tillbaka upp