Till deltagare i kortvariga mobilitetsprojekt (KA122-SCH)

Efter att er organisation fått ett beslut om att projektet godkänts ska ni ingå ett projektavtal med Finlands nationella Erasmus+-kontor (Utbildningsstyrelsen). I projektavtalet anges vilka regler ni som bidragsmottagare måste följa och vilka skyldigheter ni har.

Erasmus+-programmets verktyg för rapportering och administration är Erasmus+ Beneficiary Module. Vi ordnar utbildning i användningen av systemet som webbinarier. 

Varje mobilitetsperiod registreras på plattformen Erasmus+ Beneficiary Module (BM). Slutrapporten ska också göras på plattformen.

När du öppnar länken Beneficiary Module flyttas du till Erasmus+ -programmets Single entry point-sida. På den här sidan kan ni uträtta flera olika ärenden, till exempel se på era ansökningsblanketter, göra nya ansökningar, redigera er OID-kod, hämta partners OID-koder och registrera uppgifter om mobilitet på Beneficiary Module-plattformen. Sidan fungerar delvis utan att logga in, men för flera ärenden behöver du EU Login-inloggning.

Använd den e-postadress som kopplats till EU Login-användarnamnet och som fanns i er ansökan om du vill öppna Beneficiary Module. När du vill gå till Beneficiary Module öppnar du Projects i menyn på vänster sida på Erasmus+-programmets webbsida Singel entry point.

Under projektperioden kan det ske förändringar i mobiliteterna. En del av förändringarna ska meddelas till Utbildningsstyrelsen med blanketten nedan. Alla förändringar behöver inte meddelas.

Tillåtna ändringar

Det är tillåtet att göra vissa ändringar inom ramen för ert projektavtal och er ansökan. I projektavtalet nämns vilka ändringar som är tillåtna. I detta avsnitt behandlas några av de vanligaste ändringarna. Vi informerar om hur dessa ska hanteras. Kom ihåg att det är ert projekt, så de slutliga deltagarna i mobiliteterna behöver inte vara de som uppges i ansökan. Även mobilitetsobjekten och mobilitetsformerna får ändras. Det viktigaste i samband med ändringar av deltagare och mobilitetsform är att komma ihåg de projektmål som ni angett i avtalet liksom sätten att uppnå målen.

Överföring av medel mellan budgetkategorier

Kontrollera i ert avtal eller i rapporterings- och förvaltningsverktyget bidragssummorna i de olika budgetkategorierna. Observera att det totala bidraget för projektet inte får öka, men det får minska.

• Inkluderingsstöd till deltagare: Bidragsmottagaren får överföra högst 15 procent av de tilldelade medlen till vilken budgetkategori som helst. Bidragsmottagaren får överföra ytterligare medel till denna budgetkategori utan begäran om ändring.

Oöverstigligt hinder – Force majeure

Om en mobilitetsperiod inte blir av eller avbryts på grund av force majeure, kontakta alltid i varje enskilt fall Utbildningsstyrelsen för att ta reda på om kriterierna uppfylls, och gör detta så snabbt som möjligt efter det inträffade. Force majeure är en oförutsebar händelse som avtalsparterna inte råder över och som inte beror på försumlighet från avtalsparternas sida. Läs våra instruktioner och rapportera fallet med den elektroniska force majeure-blanketten.

Ändringar som ska rapporteras med en blankett

Ändringar i er organisations kontaktuppgifter, den lagliga företrädaren eller projektets kontaktperson ska rapporteras till Utbildningsstyrelsen med en blankett som undertecknats av kontaktpersonen. För ansökningar om större ändringar i projektavtalet – ändringar som kräver Utbildningsstyrelsens godkännande – finns en blankett som ska undertecknas av den lagliga företrädaren. Båda nätblanketterna kan undertecknas elektroniskt.

Om andra avtalsändringar kan du få närmare instruktioner från Utbildningsstyrelsen genom att mejla erasmus.yleissivistava(at)oph. Exempel på andra ändringar:

• organisationer sammanslås
• organisationens officiella namn ändras
• bankuppgifter ändras.

Målsättningen är att allt fler individer och fler målgrupper ska inkluderas.  Därför har man i det nya Erasmus+-programmet tagit bort hinder som olika målgrupper kan stöta på i internationaliseringen. Kommissionen har gett ut ett nytt dokument för att hjälpa till att skapa lika möjligheter för alla att delta i programmet. I detta nämns följande hinder:

• funktionsnedsättning
• hälsoproblem
• hinder relaterade till utbildningssystem
• kulturella skillnader
• sociala hinder
• ekonomiska hinder
• hinder relaterade till diskriminering
• geografiska hinder.

Mekanismer för att stödja och främja inkludering och mångfald

För att förbättra inkluderingen används flera metoder, redan i ansökningsskedet. Projekt kan få ekonomiska bidrag för särskilda behov.

• Ytterligare finansiering för mobilitet för personer med sämre förutsättningar än andra. Bidrag kan beviljas för kostnader som beror på särskilda behov, till exempel kostnader för förstärkt mentorverksamhet, resor, inkvartering, personlig assistans eller särskilt interkulturellt eller språkligt stöd.
  • Man ansöker vanligtvis om bidraget redan i ansökningsblanketten, men ett projekt har rätt att under projektperioden överföra medel som beviljats för andra enhetskostnader till inkluderingsbidraget. Observera dock att det totala bidraget för projektet inte får öka.
• Ytterligare finansiering för organisationer som genomför projekt som aktivt främjar inkludering och mångfald och som är särskilt inriktade på grupper som är svåra att nå. Ytterligare bidrag finns tillgängliga för att täcka eventuellt extra arbete och kostnader för personer som följer med deltagare med sämre förutsättningar.
  • I ansökningsblanketten har det varit möjligt att ansöka om 100 euro per mobilitet.

Virtuellt lärande kompletterar fysisk mobilitet och perioder utomlands.

Vi ger vägledning om hur man i projektet ska beakta dataskyddet för dem som deltar i mobilitet. Vi övervakar också hur dataskyddsfrågorna sköts. 

Deltagarna måste informeras om hur deras personuppgifter behandlas innan uppgifterna antecknas i rapporterings- och förvaltningsverktyget. Beakta också att det i slutrapporten finns frågor relaterade till dataskyddet. Beakta säkerhet, konfidentialitet och förvaring särskilt vid behandling av dokument som inte ingår i rapporterings- och förvaltningsverktyget. 

Er organisation ska själv se till att försäkringsskyddet omfattar deltagarna i mobilitetsaktiviteter.

Innan minderåriga deltar i ett projekt ska man se till att de tillämpliga bestämmelserna om minderårigas skydd och säkerhet till alla delar överensstämmer med lagstiftningen i det sändande och det mottagande landet; inklusive bl.a. föräldrars eller vårdnadshavares samtycke, försäkringsarrangemang och åldersgränser.