Till deltagare i kortvariga mobilitetsprojekt (KA122-SCH)

Efter att er organisation fått ett beslut om att projektet godkänts ska ni ingå ett projektavtal med Finlands nationella Erasmus+-kontor (Utbildningsstyrelsen). I projektavtalet anges vilka regler ni som bidragsmottagare måste följa och vilka skyldigheter ni har.

Under projektperioden kan det ske förändringar i mobiliteterna. En del av förändringarna ska meddelas till Utbildningsstyrelsen med blanketten nedan. Alla förändringar behöver inte meddelas.

Tillåtna ändringar

Det är tillåtet att göra vissa ändringar inom ramen för ert projektavtal och er ansökan. I projektavtalet nämns vilka ändringar som är tillåtna. I detta avsnitt behandlas några av de vanligaste ändringarna. Vi informerar om hur dessa ska hanteras. Kom ihåg att det är ert projekt, så de slutliga deltagarna i mobiliteterna behöver inte vara de som uppges i ansökan. Även mobilitetsobjekten och mobilitetsformerna får ändras. Det viktigaste i samband med ändringar av deltagare och mobilitetsform är att komma ihåg de projektmål som ni angett i avtalet liksom sätten att uppnå målen.

Överföring av medel mellan budgetkategorier

Kontrollera i ert avtal eller i rapporterings- och förvaltningsverktyget bidragssummorna i de olika budgetkategorierna. Observera att det totala bidraget för projektet inte får öka, men det får minska.

• Bidrag till projektets genomförande: Bidragsmottagaren får överföra högst 100 procent av de tilldelade medlen till vilken budgetkategori som helst. Bidragsmottagaren får inte överföra ytterligare medel till denna budgetkategori utan begäran om ändring.
• Resor, individuellt stöd och språkstöd: Bidragsmottagaren får överföra högst 50 procent av de tilldelade medlen till vilken budgetkategori som helst.
• Förberedande besök, kursavgifter och inkluderingsstöd till organisationer: Bidragsmottagaren får överföra högst 100 procent av de tilldelade medlen till vilken budgetkategori som helst. Bidragsmottagaren får överföra ytterligare medel till dessa budgetkategorier utan begäran om ändring.
• Inkluderingsstöd till deltagare: Bidragsmottagaren får överföra högst 15 procent av de tilldelade medlen till vilken budgetkategori som helst. Bidragsmottagaren får överföra ytterligare medel till denna budgetkategori utan begäran om ändring.
• Särskilda kostnader för dyra resekostnader: Bidragsmottagaren får överföra högst 100 procent av de tilldelade medlen till vilken budgetkategori som helst. Bidragsmottagaren får överföra ytterligare medel till dessa budgetkategorier utan begäran om ändring förutsatt att det i slutrapporten ges motiveringar till utgifterna i fråga.

Oöverstigligt hinder – Force majeure

Om en mobilitetsperiod inte blir av eller avbryts på grund av force majeure, kontakta alltid i varje enskilt fall Utbildningsstyrelsen för att ta reda på om kriterierna uppfylls, och gör detta så snabbt som möjligt efter det inträffade. Force majeure är en oförutsebar händelse som avtalsparterna inte råder över och som inte beror på försumlighet från avtalsparternas sida. Läs våra instruktioner och rapportera fallet med den elektroniska force majeure-blanketten.

Ändringar som ska rapporteras med en blankett

Ändringar i er organisations kontaktuppgifter, den lagliga företrädaren eller projektets kontaktperson ska rapporteras till Utbildningsstyrelsen med en blankett som undertecknats av kontaktpersonen. För ansökningar om större ändringar i projektavtalet – ändringar som kräver Utbildningsstyrelsens godkännande – finns en blankett som ska undertecknas av den lagliga företrädaren. Båda nätblanketterna kan undertecknas elektroniskt.

Om andra avtalsändringar kan du få närmare instruktioner från Utbildningsstyrelsen genom att mejla erasmus.yleissivistava(at)oph. Exempel på andra ändringar:

• organisationer sammanslås
• organisationens officiella namn ändras
• bankuppgifter ändras.

Avgiftsfriheten inom utbildning på andra stadiet 

Utbildningsanordnaren har rätt att ta ut en skälig avgift för sådan frivillig verksamhet som kompletterar studierna, såsom exkursioner, studiebesök eller evenemang. Den avgiftsbelagda verksamheten får inte vara den enda möjligheten att avlägga en viss kurs, ett studieavsnitt eller en examensdel, utan utbildningsanordnaren ska alltid även erbjuda ett avgiftsfritt alternativ.

Ett projekt kan ordna en mobilitetsperiod på 30–365 dagar för elever och studerande på en utländsk skola. De deltagande organisationernas uppgift är att planera och genomföra verksamheten. En förutsättning för att projektet ska lyckas är att man ser till att mobiliteten förbereds, genomförs och följs upp på ett högklassigt sätt. Kommissionen har publicerat en handledning som ska hjälpa skolor, lärare, elever, föräldrar och värdfamiljer att åstadkomma en god inlärningserfarenhet och sörja för elevens välbefinnande under utlandsvistelsen. Handledningen innehåller information om roller och ansvar, utsatta tider och hur dessa ska följas samt ge instruktioner och tillhandahålla deltagarna de mallar och blanketter som behövs.

Projekten bör tänka igenom vilka tidpunkter som är lämpliga för den egna organisationen ("mobilitetsfönster"), tidpunkter när deltagandet är smidigast för alla parter. Till exempel på gymnasier kan det vara direkt efter höstens och vårens studentskrivningar.

För elever som deltar i långvarigt utbyte ska det nationella kontoret, det vill säga Utbildningsstyrelsen, inför avresan ordna en handledning som varar en dag. Syftet med denna är inte att ersätta den handledning som projektet ger inför avresan utan den ska ge deltagarna ytterligare stöd och tillhandahålla en referensgrupp bestående av de övriga deltagarna. Det har preliminärt planerats att handledningen inför avresan ska ordnas tre gånger om året: i september, december och april.

Online Language Support eller OLS stöder utvecklingen av språkkunskaperna hos dem som deltar i programmen Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren och förbättrar därmed deras utbytesupplevelser. Dessutom erbjuder OLS grundläggande information och självstudiematerial på grundnivå i flera europeiska språk för alla intresserade.

Målsättningen är att allt fler individer och fler målgrupper ska inkluderas.  Därför har man i det nya Erasmus+-programmet tagit bort hinder som olika målgrupper kan stöta på i internationaliseringen. Kommissionen har gett ut ett nytt dokument för att hjälpa till att skapa lika möjligheter för alla att delta i programmet. I detta nämns följande hinder:

• funktionsnedsättning
• hälsoproblem
• hinder relaterade till utbildningssystem
• kulturella skillnader
• sociala hinder
• ekonomiska hinder
• hinder relaterade till diskriminering
• geografiska hinder.

Mekanismer för att stödja och främja inkludering och mångfald

För att förbättra inkluderingen används flera metoder, redan i ansökningsskedet. Projekt kan få ekonomiska bidrag för särskilda behov.

• Ytterligare finansiering för mobilitet för personer med sämre förutsättningar än andra. Bidrag kan beviljas för kostnader som beror på särskilda behov, till exempel kostnader för förstärkt mentorverksamhet, resor, inkvartering, personlig assistans eller särskilt interkulturellt eller språkligt stöd.
  • Man ansöker vanligtvis om bidraget redan i ansökningsblanketten, men ett projekt har rätt att under projektperioden överföra medel som beviljats för andra enhetskostnader till inkluderingsbidraget. Observera dock att det totala bidraget för projektet inte får öka.
• Ytterligare finansiering för organisationer som genomför projekt som aktivt främjar inkludering och mångfald och som är särskilt inriktade på grupper som är svåra att nå. Ytterligare bidrag finns tillgängliga för att täcka eventuellt extra arbete och kostnader för personer som följer med deltagare med sämre förutsättningar.
  • I ansökningsblanketten har det varit möjligt att ansöka om 100 euro per mobilitet.

Virtuellt lärande kompletterar fysisk mobilitet och perioder utomlands.

Under coronapandemin har projekten som bilaga till avtalet ett tilläggsavtal som berättigar till bidrag för genomförandet av projekt som gäller virtuell mobilitet.

Det hör till era skyldigheter att informera synligt om ert Erasmus+-finansierade projekt. Berätta och informera om ert projekt och om finansieringen av det på ett ändamålsenligt och öppet sätt!