2. Användningen av statsunderstöd och tillsynen av den

När användningstiden för statsunderstödet gått ut ska mottagaren av understödet lämna in en slutredovisning om projektets genomförande och kostnader till Utbildningsstyrelsen inom den tidsfrist som anges i beslutet om understöd. För en del statsunderstöd krävs också en mellanredovisning under användningstidens gång. I beslutet om understöd anges de redovisningar som förutsätts av understödsmottagaren samt tidsfristerna för dem.

Syftet med redovisningarna är att säkerställa att understödet används korrekt, att beskriva den genomförda projektverksamheten för finansiären och övriga instanser som finansiären bestämt samt att samla in resultaten och effekterna av projektverksamheten för att utveckla småbarnspedagogiken, undervisningen och utbildningen. Frågorna på redovisningsblanketterna och bilagorna som ska bifogas till redovisningsblanketten varierar beroende på statsunderstödet i fråga.

Det finns en mellan-/slutredovisningsblankett i statsunderstödssystemet. Begäran om slutredovisning och länken till redovisningsblanketten skickas från statsunderstödssystemet till de kontaktpersoner som mottagaren av understöd har angett. Om mottagaren av understöd inte har fått en begäran om redovisning i god tid före den tidsfrist som anges för redovisningen i understödsbeslutet, ska mottagaren vara i kontakt med kontaktpersonen som anges i understödsbeslutet.

Ett projekt som beviljats förlängd användningstid ska lämna in slutredovisningen för behandling då den förlängda användningstiden avslutats eller senast inom två månader efter att den förlängda användningstiden upphört, om inget annat har beslutats för statsunderstödet i fråga.

Utbildningsstyrelsen kan i sitt beslut om statsunderstöd förutsätta att mottagaren av statsunderstöd lämnar in en mellanredovisning eller någon annan extra redovisning över projektets framskridande och användningen av understödet redan innan användningstiden upphört.

Om ett projekt som har fått statsunderstöd avbryts innan understödets användningstid har upphört, ska projektet oavsett tillställa Utbildningsstyrelsen en slutredovisning. Om mottagaren av statsunderstöd inte har fått en länk till slutredovisningsblanketten då projektet avbryts ska mottagaren av statsunderstöd på eget initiativ begära om länken till slutredovisningsblanketten av kontaktpersonen i understödsbeslutet.

De ekonomiska uppgifter som uppges i redovisningsblanketten ska motsvara uppgifterna i bokföringens huvudbok.

Till redovisningen över understödet ska man bifoga bokföringens huvudbok över kostnader (inklusive självfinansieringsandel och beviljat understöd), inkomster och annan finansiering under den tid projektet pågått. Om specialunderstöd endast har beviljats för en specifik anskaffning, kan kostnaden verifieras med ett kostnadsverifikat.

Följande handlingar lämnas in endast mot begäran eller om det i understödsbeslutet eller i ansökningsoch redovisningsblanketterna förutsätts att de lämnas in:

• en kostnadskalkyl och balansräkning jämte bilagor
• en verksamhetsberättelse och revisionsberättelse eller verksamhetsgranskningsberättelse
• verifikat eller kopior på verifikaten. 

Mottagaren av understöd ska på begäran också lämna in andra redovisningar som behövs för att övervaka att villkoren som fastställts i beslutet om statsunderstöd uppfylls.

Länken till redovisningsblanketten kan vidarebefordras till de övriga projektparterna, men då ska den sökande iaktta att varje person som har tillgång till länken kan bearbeta redovisningen.

Redovisningen jämte ändringar sparas på samma sätt som ansökningsblanketten automatiskt i Utbildningsstyrelsens statsunderstödssystem, men för att lämna in redovisningen för behandling ska man klicka på Sänd för behandling inom den tidsfrist som anges i understödsbeslutet. Då redovisningen har skickats för behandling och tagits emot syns texten Redovisningen har skickats.

Mottagaren av understöd får ingen separat bekräftelse med e-post om att redovisningen har emottagits. Mottagaren av statsunderstöd kan redigera en redan inlämnad redovisning inom den utsatta tiden för redovisning. Man kan redigera redovisningen via den ursprungliga länken till redovisningsblanketten. I sådana fall ska redovisningsblanketten inte skickas på nytt, utan efter att blanketten bearbetats ska man med hjälp av logguppgifterna uppe i hörnet kontrollera att uppdateringarna har sparats.

Då redovisningen har behandlats och behandlingen av redovisningen har avslutats får mottagaren av understödet ett meddelande om detta till den officiella e-postadressen och till projektets kontaktperson.

Utbildningsstyrelsen kan trots att behandlingen av ärendet har avslutats kräva att hela eller en del av understödet ska återbetalas om Utbildningsstyrelsen får kännedom om nya uppgifter som förpliktar eller berättigar till att återkräva understödet i enlighet med 21 eller 22 § i statsunderstödslagen.

Anvisningarna om godtagbara kostnader gäller både allmänna understöd och specialunderstöd. Till de delar som det i texten som följer talas om projekt hänvisas främst till specialunderstöd.

Som godtagbara kostnader kan anses kostnader som är nödvändiga och skäliga med tanke på den verksamhet som stöds och som enligt bokföringslagen och bokföringsförordningen samt enligt god bokföringssed ska antecknas som kostnader för understödets användningstid.

Som totala kostnader godkänns de omedelbara kostnader som uppstår vid genomförandet av projektet samt de kostnadsposter av de övriga kostnaderna i organisationen som man direkt kunnat hänvisa som utgifter för projektet enligt principen för hur de uppkommit. Endast de utgifter som bygger på faktiska och genomförda kostnader kan godkännas i projektet. Sådana är till exempel en del av utbildarens lön, hyran för ett arbetsutrymme som använts för arbetstid i projektet och hyra för utbildningsutrymmen som använts under utbildningstiden. Kalkylerade och procentuella kostnader, som inte direkt grundar sig på verkliga utgifter som uppstått ur projektet och som skulle ha uppstått även utan ifrågavarande projekt godkänns inte som kostnader för statsunderstödsprojektet.

Till godtagbara kostnader räknas inte:

• avgifter för företagshälsovård (se 2.2.2 Personalkostnader)
• referensränta
• avskrivningar
• kostnader för medelsanskaffning
• kostnader för affärs- och placeringsverksamhet
• avsättningar enligt bokföringslagen
• kalkylmässiga poster som inte grundar sig på redan realiserade kostnader
• amorteringar på lån
• räntor på lån 
• betalning av icke-lagstadgade tilläggspensioner
• ersättningar för uppsägning eller lönekostnader för uppsägningstid utan arbetsskyldighet
• resultatbonus
• rättegångskostnader
• ersättningar som har utdömts av en domstol
• avgifter av straffnatur, såsom böter eller dröjsmålsräntor.

Mervärdesskatt är en godkänd kostnad, om den blir den sökandes slutliga kostnad. För kommuner godkänns endast kostnader utan mervärdesskatt.

Om mervärdesskatten blir den slutliga kostnaden för en eller flera sökande i ett samprojekt ska den huvudansvariga sökande välja alternativet Ja under denna punkt i ansökningsblanketten. Endast de samarbetspartner som har mervärdesskatt som sin slutliga kostnad uppger sina kostnader med mervärdesskatt i bokföringen.

I ansöknings- och redovisningsblanketterna ska projektets budget anges enligt utgiftsposter. De vanligaste utgiftsposterna är

• personalkostnader,
• material, utrustning och varor,
• anskaffning av utrustning,
• tjänster,
• hyror,
• resekostnader,
• övriga utgifter,

men budgetens struktur kan variera beroende på ändamålet för respektive statsunderstöd.

I ansökningsblanketten finns vid sidan av varje godtagbar utgiftspost ett fält med rubriken Beskrivning där den sökande/användaren av understödet anger närmare information om användningen av understödet för ändamålet i fråga.

Mottagaren av understöd ska följa lagen om offentlig upphandling (se 3.1 Skyldighet att konkurrensutsätta upphandlingar).

Anskaffningar som görs med projektunderstödet ska man sträva efter att göra i god tid före användningstiden för understödet upphör. Man ska vara beredd på att i samband med slutgranskningen kunna motivera ändamålsenligheten i till exempel anskaffningar av utrustning, möbler och varor som görs i slutskedet av projektet. Det lösöre som anskaffats under projektet ska lämnas kvar för att tjäna mottagarens allmännyttiga verksamhet.

Till utgiftsposten hör undervisnings- och utbildningsmaterial som anknyter till verksamheten som ordnats för målgruppen samt övriga materialkostnader, livsmedel (med undantag av mötestraktering), möbler och kontorsmaterial samt övriga motsvarande fysiska varor och material. Även mindre digitala verktyg, som inte räknas som apparatur, ska anges i denna utgiftspost.

Allmänt understöd får inte användas till sådana utgifter för anskaffning av lösa anläggningstillgångar som föranleds av inrättande, utvidgning, omorganisering eller ombyggnad av en verksamhetsenhet, om inte något annat av grundad anledning anges i understödsbeslutet.

Tjänster som köps av utomstående serviceproducenter. Utgifter för sakkunnig- och utbildningstjänster som behövts för att genomföra projektet samt andra kostnader för köpta tjänster som direkt anknyter till genomförandet av projektet (till exempel reklam- och marknadsföringskostnader). Till den här utgiftsposten hör också mötestjänster ifall de anskaffas som en helhet (som innehåller hyror för möteslokalen, traktering och andra mötestjänster). Traktering under distansmöten är inte godtagbara kostnader.

Skäliga rese- och inkvarteringskostnader för personalen, hyra för bil, bränslekostnader, kilometerersättning och dagpenning enligt resereglementet som bifogats till statens tjänste- och arbetskollektivavtal. De resor som gjorts måste på ett väsentligt sätt ansluta sig till projektets genomförande. Under punkten Beskrivning anges hur resekostnaderna har uppkommit (till exempel utlandsresor inom internationella projekt, resor för möten eller resor för utbildningar). Om understödet inte till exempel kan användas för resor utomlands, anges detta i ansöknings- och beslutshandlingarna.