Att ingå avtal och dokumentera verksamhetens olika skeden är en central del av projektets internationella samarbete och samtidigt säkrar det verksamhetens kvalitet. Du får stöd av Utbildningsstyrelsens vuxenutbildningsteam under hela projektperioden.
I början av projektets verksamhetsperiod underskrivs ett finansieringsavtal som har flera bilagor (I-VI).
När din organisation har fått ett positivt beslut för ert projekt, ingår ni ett projektavtal med Utbildningsstyrelsen som är Finlands nationella kontor för Erasmus+. Projektavtalet innehåller alla regler och skyldigheter som ni som bidragsmottagande organisation ska följa.
Dokumenten är ordnade enligt projektets ansökningsår. Reglerna och formulären ändras årligen, kontrollera ert projektår i projektavtalet.
I Mobility Tool+ registrerar du alla mobilitetsperioder och där gör du också slutrapporten.
Rapporteringssystemet Mobility Tool innehåller många personuppgifter som pseudonymiseras för Erasmus+ mobilitetsprojektens (KA1) och strategiska partnerskapsprojektens (KA2) del när beslutet om slutligt stöd har skickats och projekten har stängts.
Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för funktionernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och den nationella byrån efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifter inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Namnuppgifterna syns ännu i deltagarrapporterna. Att dölja personuppgifter är en åtgärd av Europeiska kommissionen.
I anslutning till skyddet av personuppgifter i pågående projekt övergår vi till att använda Mobility ID-nummer, inte namn, i kontakten mellan förmånstagaren och den nationella byrån. Mobility ID är deltagarens mobilitetskod som finns i Mobility Tool under utlandsperiodens data.
I undantagsfall kan projektets kontaktperson be att personuppgifterna visas för en viss tid i Mobility Tool, t.ex. på grund av projektgranskning.
Det kan ske förändringar i utbildningsperioderna inom ert projekt. De kan exempelvis vara att
Du kan göra ändringar inom ramen för ert projektavtal och er europeiska utvecklingsplan.
Kontrollera i Mobility Tool+ om också bidragsbeloppen eventuellt ändras i och med förändringarna i projektet. Observera att projektets totalbidrag inte kan öka, men det kan minska. De här förändringarna behöver inte meddelas till Utbildningsstyrelsen.
Logga in på Mobility Tool+ och gå till punkten Budget. Där ser du hur stort bidrag ni har beviljats för olika kostnadskategorier. Du kan överföra medel mellan budgetposterna enligt följande:
Du kan meddela ändringar som gäller den bidragsmottagande organisationens kontaktuppgifter, juridiska representant eller projektets kontaktperson med formuläret för meddelande om ändrade kontaktuppgifter som finns här under.
Använd formuläret för avtalsändring för att ansöka om sådana ändringar i projektavtalet som måste godkännas av det nationella kontoret.
För övriga avtalsändringar ska du kontakta oss för att få närmare anvisningar. Övriga ändringar är exempelvis
Om en mobilitetsperiod inställs eller avbryts på grund av force majeure, kontrollera alltid för varje enskilt fall så snabbt som möjligt efter det inträffade av oss om kriterierna uppfylls.
Force majeure är en oväntad händelse som avtalsparterna inte har kunnat påverka och som inte beror på att avtalsparterna skulle ha försummat sina skyldigheter.
Närmare information finns i vår evenemangskalender.
Kommunikation är en viktig del av Erasmus+-projektet. Satsa alltså på den! Du kan presentera projektet inom din egen organisation, på branschevenemang och i publikationer, på sociala medier och EPALE.
Den mottagande organisationen måste underteckna ett deltagarintyg för varje mobilitetsperiod för att deltagarens enhetskostnader ska kunna godkännas.
Om den mottagande organisationen inte har en intygsmodell, kan du göra ett intyg utgående från mallen här under. Du kan anpassa den enligt projektets behov (logo, beskrivning av mobilitetsperioderna och annat centralt innehåll).
Ert val av deltagare i mobiliteten ska göras rättvist och transparent. Definiera era egna urvalskriterier. De kan exempelvis vara
Du kan leta efter kurser eller platser för job shadowing som passar ert fortbildningsprojekt via olika kanaler. Allmänna kriterier för lämpliga kurser, job shadowing- och undervisningsplatser är följande:
Sök kurser och utbildningar till exempel via EPALE.
Observera att Europeiska kommissionen inte garanterar de utlysta kursernas kvalitet.
Stora konferenser och mässor kvalificerar vanligen inte som fortbildningsperioder, eftersom det är svårt att få ett deltagarintyg från dem
Du kan alltid kontakta oss per e-post eller telefon för råd: