Vanliga frågor

Uppdaterad 28.12.2022

Med utbildningsanordnare avses i den här texten anordnare av förskoleundervisning, grundläggande utbildning, gymnasieutbildning och yrkesutbildning, utbildning som handleder för examensutbildning (Hux), utbildning som handleder för arbete och ett självständigt liv (TELMA) och det fria bildningsarbetets utbildning för läropliktiga i enlighet med 1 § i lagen om elev- och studerandevård. Med elev anses även barn inom förskoleundervisningen. Med elev- och studerandevårdstjänster avses skol- och studerandehälsovård samt kurators- och psykologtjänster inom elev- och studerandevården.

Med överlämnande av elevens eller den studerandes uppgifter avses en situation, där utbildningsanordnaren lämnar över uppgifter om elever eller studerande till välfärdsområdena för anordnandet av elev- och studerandevårdstjänster och den individuella elev- och studerandevården. Till vardags talar man vanligtvis om överföring av uppgifter eller förmedling av information, som kan genomföras på olika sätt. Uppgifter kan till exempel överföras direkt mellan system eller genom att bevilja användarrättigheter till utbildningsanordnarens system för elev- eller studerandeadministration. Uppgifter kan även överföras genom att ge en kopia eller en utskrift av de nödvändiga uppgifterna.

Utbildningsanordnaren svarar för att överlämnandet av elevens eller den studerandes uppgifter är lagenlig. Utbildningsanordnaren ska alltså före överlämnandet av uppgifter kontrollera att de lagenliga förutsättningarna för att lämna över uppgifterna uppfylls. Överlämnandet och grunderna för överlämnandet ska även antecknas, så att anordnaren vid behov senare kan påvisa att överlämnandet varit lagenligt. När man bedömer förutsättningarna är det bland annat viktigt att identifiera i vilket personuppgiftsregister uppgifterna som ska överlämnas ingår, om uppgifterna som ska överlämnas är offentliga eller sekretessbelagda och med vilken metod man ämnar lämna över uppgifterna. Bedömningen av förutsättningarna för att lämna över uppgifter beskrivs närmare senare i texten. 

1. Kan utbildningsanordnaren ge elev- och studerandevårdstjänsternas personal, det vill säga kuratorer, psykologer, hälsovårdare och läkare, tillgång till sitt system för elev- eller studerandeadministration även efter att dessa har övergått till att vara anställda av välfärdsområdena?

Trots att kuratorer, psykologer, hälsovårdare och läkare inom elev- och studerandevården övergår till att vara anställda av välfärdsområdena vid årsskiftet, förblir deras rätt att behandla elevers och studerandes uppgifter för anordnandet av den lagstadgade individuella elev- och studerandevården oförändrad och reformen av social- och hälsovården medför inga förändringar med tanke på detta. Välfärdsområdets anställda kan även fortsättningsvis ha användarkoder till elektroniska system såsom Wilma, om de har rätt att behandla uppgifterna som en del av sitt arbete och om åtkomsten till systemet är lagenlig.

Uppgifter som gäller en enskild elev eller studerande kan lämnas över till anställda inom elev- och studerandevården, om det rör sig om en anställd som ingår i den sektorsövergripande expertgrupp som sammankallats till stöd för eleven eller den studerande med dennes samtycke. Om det rör sig om en anställd som inte ingår i den sektorsövergripande individuella elev- eller studerandevården, kan uppgifter om eleven eller den studerande lämnas över med grund i lagen eller med elevens eller den studerandes samtycke. Det är till exempel fråga om överlämnande av uppgifter om utbildningsanordnaren beviljar en person som är anställd av en annan myndighet, till exempel kuratorer eller psykologer inom elev- och studerandevården som är anställda av välfärdsområdet, tillgång till sina egna datasystem och personuppgifterna i systemen.

Om det inte är möjligt att ge begränsad tillgång till datasystemen i enlighet med behovet av information, måste överlämnandet av uppgifter ordnas på något annat sätt än genom att ge tillgång till samtliga uppgifter i datasystemet. Kuratorer, psykologer, hälsovårdare och läkare inom elev- och studerandevården får endast behandla de uppgifter som de behöver för att sköta sina arbetsuppgifter. Vid överlämnandet av uppgifter är det viktigt att den som gör en begär om uppgifterna kan specificera vilka uppgifter hen behöver och på vilken grund. Den som lämnar över uppgifterna får endast lämna över sådana uppgifter som den som begär uppgifterna har lagenlig rätt till eller samtycke till av eleven/den studerande eller dennes vårdnadshavare.

Utbildningsanordnaren samlar in och behandlar elevers och studerandes personuppgifter för anordnandet av utbildning. Dessa uppgifter utgör inom utbildningen ett elev- eller studeranderegister, vars uppgifter lagras och behandlas i utbildningsanordnarens system för elev- eller studerandeadministration. Utbildningsanordnaren ansvarar enligt dataskyddsförordningen i egenskap av personuppgiftsansvarig för att personuppgifterna i registret behandlas på ett lagenligt sätt. I en situation där utbildningsanordnaren beviljar tillgång till uppgifterna i elev- eller studeranderegistret (inkl. elevens eller den studerandes namn eller kontaktuppgifter) till kuratorer, psykologer, hälsovårdare eller läkare som är anställda av välfärdsområdet, rör det sig om överlämnande av elevens eller den studerandes personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Utbildningsanordnaren ska alltså före tillgång till uppgifterna beviljas, kontrollera att de lagenliga förutsättningarna för att lämna över uppgifterna uppfylls. Efter att uppgifterna lämnats över svarar välfärdsområdet i egenskap av personuppgiftsansvarig för den lagenliga behandlingen av uppgifterna i det syfte för vilket uppgifterna har lämnats över.

Journalhandlingar som utarbetas av hälsovårdspersonal (hälsovårdare, psykologer och läkare) som arbetar inom elev- och studerandevården lagras i enlighet med lagstiftningen om hälsovård och personuppgiftsansvarig är det välfärdsområde som anordnat tjänsten. Klientjournaler som utarbetas av kuratorer som arbetar inom elev- och studerandevården lagras i enlighet med lagstiftningen om socialvård och personuppgiftsansvarig är det välfärdsområde som anordnat tjänsten. Utbildningsanordnaren upprätthåller fortsättningsvis i egenskap av personuppgiftsansvarig registret för de sektorsövergripande expertgrupperna inom den individuella elev- och studerandevården (elevvårdsregister/studerandevårdsregister). Den sektorsövergripande expertgruppens elev- och studerandevårdsberättelser inom den individuella elev- och studerandevården samt övriga handlingar om enskilda elever eller studerande som utarbetats eller tagits emot vid uppgifter i anslutning till detta arbete, inkl. samtycken, införs i registret. Den personuppgiftsansvarige, det vill säga utbildningsanordnaren, ska utse en ansvarsperson för registret. Ansvarspersonen fastställer från fall till fall användarrättigheterna för alla yrkesverksamma inom elev- eller studerandevården som deltar i expertgruppen för eleven eller den studerande (lärare och yrkesverksamma inom elev- och studerandevårdstjänsterna) till uppgifterna som förs in i registret.

På överlämnandet av offentliga personuppgifter ur elev- eller studeranderegistret tillämpas 16 § 3 mom. i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Enligt bestämmelsen får personuppgifter ur en myndighets personregister lämnas över i form av en kopia eller en utskrift eller i elektronisk form om mottagaren enligt bestämmelserna om skydd för personuppgifter har rätt att lagra och använda sådana personuppgifter. Vid överlämnandet ska man även följa allmänna dataskyddsprinciper. Det ovannämnda innebär bland annat att mottagaren av uppgifterna som lämnas över ska ha en rättslig grund för behandlingen av uppgifterna enligt dataskyddsförordningen och att uppgifterna som lämnas över ska vara nödvändiga för att sköta uppgifterna som kurator, psykolog, hälsovårdare eller läkare. Överlämnandet ska även genomföras på ett datasäkert sätt. Om sekretessbelagda uppgifter ingår i uppgifterna som lämnas över, kan uppgifterna överlämnas i enlighet med 26 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet endast med samtycke eller om det i lag särskilt tagits in uttryckliga bestämmelser om rätten att lämna ut eller att få uppgifter.

Utbildningsanordnaren ska även beakta bestämmelserna som gäller metoden för överlämnandet av uppgifter. Om överlämnandet av uppgifter genomförs genom att bevilja användarrättigheter till systemet, rör det sig om öppnande av en elektronisk förbindelse till en annan myndighet. Om förutsättningarna för öppnande av en elektronisk förbindelse föreskrivs närmare i 23 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen. Öppnande av en elektronisk förbindelse förutsätter bland annat att förbindelsen begränsas till endast enskild sökning av sådana behövliga eller nödvändiga uppgifter som är förenliga med informationsrätten. Uppgifter kan dessutom även

överlämnas via ett tekniskt gränssnitt. Förutsättningarna för att öppna en elektronisk förbindelse och använda ett tekniskt gränssnitt behandlas närmare i Informationshanteringsnämndens rekommendation 2021:21. Den personuppgiftsansvarige kan lämna över uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig även på andra sätt än genom att bevilja användarrättigheter, till exempel med krypterad e-post.

2. Kan utbildningsanordnaren överlämna namn och födelsedatum för elever eller studerande till skol- och studerandehälsovården?

Elevernas eller de studerandes namn, födelsedatum och andra grundläggande uppgifter ingår i utbildningsanordnarens elev- eller studeranderegister. Överlämnande av uppgifter ur elev- eller studeranderegistret till skol- och studerandehälsovården fastställs enligt samma bestämmelser som det som beskrivs ovan för den individuella elev- eller studerandevården i punkt 1.

Dataombudsmannen har i sitt beslut (TSV 95/41/2000, 31.5.2000) tagit ställning till överlämnandet av uppgifter om elevers eller studerandes namn eller födelsedatum för anordnandet av skol- och studerandehälsovårdstjänster. Utgående från beslutet kan utbildningsanordnaren även i fortsättningen lämna över elevens eller den studerandes namn och födelsedatum för anordnandet av dessa tjänster till de delar som uppgifterna är nödvändiga för att kunna sköta välfärdsområdets lagstadgade uppgifter. Även uppgifter om elevens eller den studerandes klass och grupp kan lämnas över, om uppgiften är nödvändig för detta syfte. Om välfärdsområdets skyldighet att ordna skol- och studerandehälsovården och uppgifter i anslutning till denna föreskrivs närmare i bland annat 15 a, 16 och 17 § i hälso- och sjukvårdslagen. Enligt beslutet kan elevens eller den studerandes personbeteckning dock först samlas in inom skol- och studerandehälsovården av eleven/den studerande själv när vårdrelationen har inletts.

Uppdaterad 28.12.2022. Precisering tillagd om att välfärdsområdets anställda även fortsättningsvis kan ha användarkoder till elektroniska system såsom Wilma, om de har rätt att behandla uppgifterna som en del av sitt arbete och om åtkomsten till systemet är lagenlig.