Vanliga frågor

Under vilka förutsättningar kan utbildningsanordnaren ge elev- och studerandevårdspersonalen tillgång till de uppgifter och dokument i det studieadministrativa systemet som gäller anordnandet av stöd, till exempel en pedagogisk utredning eller bedömning?

För att uppgifter om stöd för lärande eller pedagogiska dokument ska kunna lämnas ut till elev- och studerandevårdstjänsterna krävs i regel samtycke av eleven/den studerande eller dennes vårdnadshavare, beroende på elevens/den studerandes förmåga att fatta självständiga beslut. 

Med stöd av 64 § 1 mom. i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) kan till kuratorn lämnas ut sådana uppgifter och utredningar som i väsentlig grad inverkar på en klientrelation inom socialvården och som är nödvändiga på grund av välfärdsområdets lagstadgade uppdrag för att utreda klientens behov av socialvård, ordna socialvård och genomföra åtgärder i anslutning till den samt för att kontrollera uppgifter som lämnats till välfärdsområdet. Utlämnande av uppgifter med stöd av 64 § förutsätter alltså övervägande från fall till fall.

Kan personalen inom elev- och studerandevårdstjänsterna använda sig av kommunikationsfunktionen i utbildningsanordnarens studieadministrativa system, till exempel Wilma, för att hålla kontakt med eleverna/de studerande och deras vårdnadshavare och för att tillsätta en sektorsövergripande expertgrupp?

Utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna ska för sin egen del försäkra sig om att de uppfyller sina lagstadgade skyldigheter vid användningen av den valda kommunikationslösningen. Utbildningsstyrelsen saknar befogenhet att ta ställning till lagenligheten hos användningen av kommunikationsfunktionen i det studieadministrativa systemet eller innehållet i leveransavtalet. Det bör dock inte finnas några principiella hinder för användning av en gemensam kommunikationstjänst, förutsatt att de lagstadgade kraven kan uppfyllas lokalt och att leveransavtalet möjliggör den planerade användningen.

Varför har inte skol- och studerandehälsovården eller psykologen samma rätt som kuratorn att få nödvändiga uppgifter om eleven/den studerande för bedömning av behovet av elev- och studerandevårdstjänsten och hur brådskande behovet är med direkt stöd av lagen?

Kuratorns rätt att få nödvändiga uppgifter för att bedöma behovet av elev- eller studerandevårdstjänsten och hur brådskande behovet är grundar sig på 64 § 1 mom. i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården. Motsvarande rätt att få information har inte föreskrivits för skol- och studerandehälsovården eller för psykologer.

Om personalen inom elev- och studerandevårdstjänsterna separat ska be utbildningsanordnaren om elevens/den studerandes eller vårdnadshavarens uppgifter, hur kan man garantera att den sekretessbelagda uppgiften att eleven/den studerande är kund hos elev- och studerandevårdstjänsterna inte avslöjas?

Enligt 13 § 2 mom. i offentlighetslagen ska den som begär uppgifterna till myndigheten som lämnar ut uppgifterna meddela alla nödvändiga uppgifter som behövs för att behandla begäran om information. Utbildningsanordnaren ska således bland annat informeras om användningsändamålet för de begärda uppgifterna samt vad elev- och studerandevårdstjänsternas rätt att få information grundar sig på (lag/samtycke), även om uppgiften att eleven/den studerande är kund hos elev- eller studerandevården är en sekretessbelagd uppgift.

Utbildningsanordnaren ska göra nödvändiga anteckningar om utlämnandet (vilka uppgifter som har lämnats ut, till vem, när och på vilken grund). Anteckningen om utlämnande av uppgifter till elev- och studerandevårdstjänsterna avslöjar att eleven/den studerande är kund hos elev- eller studerandevården, vilket innebär att anteckningen ska behandlas som en sekretessbelagd uppgift. Om uppgiften finns i ett informationssystem ska användarrättigheterna för uppgiften fastställas enligt detta. Den person som i utbildningsanordnarens tjänst har behandlat begäran om information och/eller lämnat ut uppgiften på basis av begäran har tystnadsplikt även när det gäller detta och uppgiften får inte lämnas ut till utomstående.

Utbildningsanordnaren ska utse de personer till vars uppgifter det hör att behandla och svara på begäranden om information från elev- och studerandevårdstjänsterna och ge dem nödvändiga anvisningar för hur begäranden om information ska behandlas och för hur sekretessen ska garanteras. Utbildningsanordnaren fattar beslut om till vems uppgifter det hör att lämna ut uppgifter. För att säkerställa sekretessen när det gäller uppgiften om att eleven/den studerande är kund hos elev- och studerandevårdstjänsterna är det viktigt att uppgifterna lämnas ut av en sådan medlem i utbildningsanordnarens personal, till exempel en kontorsanställd, som inte i övrigt deltar i anordnandet av elevens/den studerandes dagliga utbildning. 

Varför tillämpas olika regler på behandlingen av uppgifterna i elev- eller studeranderegistret beroende på om uppgifterna behandlas av rektorn, en lärare eller till exempel en skolcoach? Har inte till exempel kuratorer och psykologer motsvarande behov av att få tillgång till elevens eller den studerandes uppgifter?

Utbildningsanordnaren har samlat in uppgifter om eleverna/de studerandes uppgifter i elev- eller studeranderegistret för anordnandet av lagstadgad utbildning. Detta är elev- eller studeranderegistrets ursprungliga användningsändamål (principen om ändamålsbegränsning).

När en rektor, lärare eller skolcoach behandlar uppgifter i elev- eller studeranderegistret för ovan nämnda ändamål, kan utbildningsanordnaren vid behov ge dem tillgång till uppgifterna i elev- eller studeranderegistret genom att bevilja användarrättigheter för systemet enligt deras arbets- och tjänsteuppgifter.

När avsikten är att lämna ut uppgifter i elev- eller studeranderegistret till personalen inom elev- eller studerandevårdstjänsterna för anordnandet av elev- och studerandevårdstjänster och sektorsövergripande individuell elev- eller studerandevård, är uppgifternas användningsändamål ett annat. Då är det fråga om utlämnande av uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig och/eller till ett annat personregister, vilket innebär att bestämmelserna om utlämnande av uppgifter ska tillämpas.

Med tanke på tillämpningen av bestämmelserna om utlämnande av uppgifter saknar det betydelse om kuratorerna, psykologerna, hälsovårdarna och läkarna är anställda av ett välfärdsområde, Helsingfors stad eller av en privat utbildningsanordnare.

Pedagogiska dokument är dokument som styr anordnandet av undervisningen och som i första hand utarbetas av de personer som ansvarar för elevens/den studerandes undervisning. En plan för elevens lärande tas fram, om det inte finns ett uppenbart hinder för det, i samarbete med eleven och vårdnadshavaren samt vid behov med elevens övriga lagliga företrädare (Lag om grundläggande utbildning 16 a §). 

Orsaken till att pedagogiska dokument utarbetas kan grunda sig på en psykosocial eller medicinsk bedömning utförd av yrkespersoner inom elevvården (16 a och 17 § i lagen om grundläggande utbildning), men det är personerna som ansvarar för elevens undervisning som ansvarar för att dokumenten utarbetas. Ett beslut om särskilt stöd får inte meddelas innan utbildningsanordnaren hört eleven och dennes vårdnadshavare eller lagliga företrädare och fått en utredning som gjorts genom yrkesövergripande samarbete tillsammans med yrkesutbildade personer inom elevvården om det intensifierade stöd eleven fått och om helhetssituationen för honom eller henne (Lag om grundläggande utbildning, 17 §). 

Stöd för lärande och skolgång innebär inte elevvård och kräver inte elevens eller vårdnadshavarens samtycke. Behandlingen av elevens uppgifter har alltså sin grund direkt i lagen när det är fråga om inledning och anordnande av intensifierat stöd utgående från en sektorsövergripande bedömning enligt 16 a § eller en utredning för att bedöma behovet av särskilt stöd enligt 17 § 3 mom. i lagen om grundläggande utbildning. 

Man behöver alltså inte vårdnadshavarens samtycke för att be elevvården om uppgifter för pedagogiska dokument eller för att bjuda in yrkesutbildade personer inom elevvården till möten om särskilt stöd.

Yrkesutbildade personer inom elev- och studerandevårdstjänsterna får inte till en sådan person som inte deltar i den individuella elev- och studerandevården för eleven/den studerande i fråga lämna ut uppgifter i elev- eller studerandevårdsregistret eller sådana sekretessbelagda uppgifter om eleven/den studerande som de fått kännedom om på något annat sätt, om det inte finns 1) ett specifikt skriftligt samtycke av den berörda personen eller, om denne inte har förutsättningar att bedöma samtyckets betydelse, av dennes lagliga företrädare, eller 2) en bestämmelse i lag som berättigar att uppgifterna lämnas ut. 

Om undantag från sekretessen föreskrivs i 23 § i lagen om elev- och studerandevård. Enligt lagrummet får sekretessbelagda lämnas ut med stöd av 40 § 2 mom. i lagen om grundläggande utbildning, enligt vilken uppgifter som är nödvändiga för anordnandet av undervisningen kan lämnas ut oberoende av sekretessen.

Enligt 17 § i lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården får den som ordnar eller lämnar socialvård utan hinder av skyldigheten att iaktta sekretess ur handlingen lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga bland annat för att behovet av utbildning för klienten ska kunna utredas eller för att utbildningen ska kunna ordnas eller genomföras. Uppgifterna får dock endast lämnas ut om de behövs på grund av ett barns intresse eller för att trygga klientens oundgängliga intressen och rättigheter och klienten själv saknar förutsättningar att bedöma sakens betydelse. Uppgifter får lämnas ut till en annan socialvårdsmyndighet, till den som på dess uppdrag utför socialvårdsuppgifter samt till myndigheter, såsom utbildningsanordnare.

När behovet av elev- eller studerandevård för en enskild elev eller studerande utreds i en sektorsövergripande expertgrupp eller när medlemmarna i expertgruppen genomför tidigare planerade och överenskomna stödinsatser inom den individuella elev- eller studerandevården, ska gruppens ansvarsperson anteckna de uppgifter som är nödvändiga för anordnandet och genomförandet av elevens/den studerandes elev- eller studerandevård i elev- eller studerandevårdsberättelsen. Även de övriga medlemmarna i expertgruppen kan göra anteckningar i elev- eller studerandevårdsberättelsen, som förs in i elev- eller studerandevårdsregistret.

Utbildningsanordnaren ansvarar för informationssystemet i vilket uppgifterna i elev- eller studerandevårdsregistret behandlas. Detta innebär att det är utbildningsanordnarens uppgift att bevilja nödvändiga användarrättigheter till medlemmarna i expertgruppen. Användarrättigheterna ska beviljas utgående från användarens arbetsuppgifter och ska uppdateras vid behov. Nödvändiga logguppgifter ska samlas in om användningen. Utbildningsanordnaren ska även beakta kraven på säker hantering av information och identifiering av användare i lagstiftningen i övrigt. Dessa krav ingår bland annat i dataskyddsförordningen, informationshanteringslagen och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster. 

För att tillsätta en sektorsövergripande expertgrupp och för gruppens medlemmar krävs elevens/den studerandes (eller i vissa fall vårdnadshavarens) samtycke. Detta innebär att utbildningsanordnaren ska bevilja medlemmarna användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret enligt elev/studerande och utgående från samtycke. Om samtycket återkallas, till exempel för en viss medlems del, ska hen fråntas sina användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret. Användarrättigheterna upphör även att gälla när expertgruppens arbete avslutas. Om gruppen får en ny medlem med elevens/den studerandes eller vårdnadshavarens samtycke, ges hen användarrättigheter till registret. Eventuella utomstående sakkunniga som deltar i expertgruppens arbete eller elevens/den studerandes närstående kan dock inte ges användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret.

Utbildningsanordnaren får lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp till kuratorn i syfte att identifiera eleven/den studerande och kontrollera om eleven/den studerande har rätt till kuratorstjänster. Till kuratorn får även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information lämnas ut, när kuratorn behöver kontakta vårdnadshavaren. Om kuratorn har behov av att få andra uppgifter om eleven/den studerande för att bedöma behovet av tjänsten och hur brådskande behovet är, fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av dessa uppgifter har sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna. 

Om kuratorn behöver andra uppgifter för att bedöma behovet av kuratorstjänsterna och hur brådskande behovet är eller för att genomföra tjänsten fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av nödvändiga uppgifter har sin grund direkt i lagen (64 § 1 mom. i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023)) och samtycke till utlämnandet av uppgifterna begärs inte. Utlämnandet av övriga än nödvändiga uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den minderåriga studerandens förmåga att fatta självständiga beslut.

En förutsättning för att uppgifter om eleven/den studerande och dennes vårdnadshavare ska kunna lämnas ut till kuratorstjänsterna är att elevens/den studerandes ärende sköts av kuratorstjänsten.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Läs mer om utlämnande av uppgifter till kuratorstjänsterna i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

Utbildningsanordnaren får till skol- eller studerandehälsovården (hälsovårdare, läkare) lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp i syfte att identifiera eleven/den studerande och ordna hälsoundersökningar inom skol- och studerandehälsovården. Till skol- och studerandehälsovården lämnas även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter ut samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information, om till exempel hälsovårdaren behöver kontakta vårdnadshavaren. Utlämnandet av dessa uppgifter har sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna.

Om hälsovårdaren eller läkaren inom skol- eller studerandehälsovården behöver andra uppgifter för att utreda elevens/den studerandes stödbehov och erbjuda stöd för eleven/den studerande, fastställer de vilka uppgifter som behövs från fall till fall. Utlämnandet av dessa uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den minderåriga studerandens förmåga att fatta självständiga beslut. 

Båda yrkespersonerna inom skol- och studenthälsovården (hälsovårdare, läkare) har rätt att behandla uppgifter som lämnats ut av utbildningsanordnaren.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Läs mer om utlämnande av uppgifter till skol- och studerandehälsovården i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).