Vanliga frågor

Eleven/den studerande kan begära att få uppgifter i utbildningsanordnarens handlingar med stöd av offentlighetslagen. I detta fall ska utbildningsanordnaren bedöma om eleven/den studerande har rätt att få de uppgifter som hen begär utgående från en parts rätt att ta del av en handling enligt 11 § i offentlighetslagen. Eleven/den studerande kan även begära uppgifter med stöd av 12 § i offentlighetslagen, enligt vilken var och en har rätt att ta del av de uppgifter som ingår i en myndighetshandling som gäller honom själv. Dessa rättigheter omfattas av vissa begränsningar. Enligt 11 § i offentlighetslagen har en part, hans ombud eller hans biträde inte den ovan nämnda rätten till exempel när utlämnande av uppgifter ur handlingen skulle strida mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse, ett barns intresse eller ett annat synnerligen viktigt enskilt intresse.

Eleven/den studerande kan även ha rätt enligt dataskyddslagstiftningen att få information om vilka uppgifter om honom eller henne som har antecknats i elev- eller studerandevårdsberättelsen och rätt att ta del av dessa uppgifter. Det är fråga om den registrerades rätt att få tillgång till sina egna uppgifter, som endast kan begränsas i situationer som separat fastställs i lagen. Enligt 34 § 2 mom 2 i dataskkyddslagen har till exempel den registrerade inte rätt att få tillgång till uppgifter som samlats in om honom eller henne om lämnandet av informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för den registrerades eller någon annans rättigheter. 

Elevens/den studerandes vårdnadshavare har motsvarande rättigheter när det gäller uppgifter om honom eller henne själv samt uppgifter om ett minderårigt barn som konstaterats vara oförmögen att utnyttja sin självbestämmanderätt. När vårdnadshavarens begäran behandlas är det därför viktigt att avgöra om vårdnadshavaren framfört begäran på elevens/den studerandes vägnar i egenskap av dennas lagliga företrädare eller om vårdnadshavaren utövar sina egna rättigheter. Utbildningsanordnaren ska dessutom kontrollera om vårdnadshavaren har rätt att få alla uppgifter som hen begär ska lämnas ut. Vårdnadshavaren har till exempel inte rätt att få uppgifter som gäller eleven/den studerande, om en minderårig elev eller studerande har förbjudit att uppgifter lämnas ut till vårdnadshavaren i enlighet med 18 § i lagen om elev- och studerandevård eller om utlämnandet av uppgifterna exempelvis strider mot barnets intresse enligt 11 § 2 mom. 1 punkten i offentlighetslagen. Bedömningen av ett minderårigt barns förmåga att fatta självständiga beslut görs av en yrkesutbildad person inom social- eller hälsovården som arbetar inom elev- eller studerandevården. Bedömningen av barnets intresse på det sätt som avses i offentlighetslagen utförs av utbildningsanordnaren.

Den registrerades rättigheter och förverkligandet av dessa behandlas närmare på finska i Utbildningsstyrelsens dataskyddsguide (se länken nedan). Utlämnande av uppgifter med stöd av offentlighetslagen behandlas närmare i Utbildningsstyrelsens handbok Offentlighet och informationshantering inom undervisningsväsendet (se länken nedan).

När en elev eller studerandes behov av elev- eller studerandevård utreds i den sektorsövergripande expertgruppen eller när expertgruppens medlemmar genomför tidigare planerade och överenskomna stödinsatser inom den individuella elev- eller studerandevården ska expertgruppens ansvarsperson i elev- eller studerandevårdsberättelsen anteckna de uppgifter som är nödvändiga för anordnandet och genomförandet av elevens/den studerandes elev- eller studerandevård. Även de övriga medlemmarna i expertgruppen kan göra anteckningar i elev- eller studerandevårdsberättelsen, som förs in i elev- eller studerandevårdsregistret.

Utbildningsanordnaren ansvarar för informationssystemet i vilket uppgifterna i elev- eller studerandevårdsregistret behandlas. Detta innebär att det är utbildningsanordnarens uppgift att bevilja nödvändiga användarrättigheter till medlemmarna i expertgruppen. Användarrättigheterna ska beviljas utgående från användarens arbetsuppgifter och uppdateras vid behov. Nödvändiga logguppgifter ska samlas in om användningen. Utbildningsanordnaren ska även beakta kraven på säker hantering av information och identifiering av användare i lagstiftningen i övrigt. Dessa krav ingår bland annat i dataskyddsförordningen, informationshanteringslagen och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster.

För att tillsätta en sektorsövergripande expertgrupp och för gruppens medlemmar krävs elevens/den studerandes (eller i vissa fall vårdnadshavarens) samtycke. Detta innebär att utbildningsanordnaren ska bevilja användarrättigheterna till elev- eller studerandevårdsregistret för medlemmarna enligt elev/studerande och utgående från samtycke. Om samtycket återkallas till exempel för en viss medlems del, ska hen fråntas sin användarrätt till elev- eller studerandevårdsregistret. Användarrättigheterna avlägsnas även när expertgruppens arbete avslutas. Om gruppen får en ny medlem med elevens/den studerandes eller vårdnadshavarens samtycke ges hen användarrätt till registret. Eventuella utomstående sakkunniga som deltar i expertgruppens arbete eller elevens/den studerandes närstående kan dock inte ges användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret.

Om utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna vill ge möjlighet att boka tid till tjänsterna i ett gemensamt användargränssnitt (såsom Wilma eller motsvarande), ska man först försäkra sig om att det är möjligt att behandla uppgifterna på ett lagenligt sätt i användargränssnittet. Administrering av tidsbokning ingår i elev- och studerandevårdens uppgifter. Utbildningsanordnaren har ingen skyldighet att erbjuda elev- och studerandevårdstjänsterna sitt användargränssnitt för tidsbokning, men med tanke på anordnandet av elev- och studerandevårdstjänsterna är det bra om de olika aktörerna samarbetar med varandra.

Skyldigheter som gäller informationshantering och behandling av uppgifter och omfattar båda myndigheterna ingår i flera lagar. Utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna ska till exempel kontrollera om den planerade lösningen förutsätter en bedömning av förändringar i informationshanteringen enligt informationshanteringslagen eller en konsekvensbedömning enligt dataskyddslagstiftningen (se länken nedan). Skyldigheter som ska beaktas ingår även i bland annat arkivlagen, lagen om tillhandahållande av digitala tjänster och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet. Utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna ska även försäkra sig om att arrangemanget är möjligt med tanke på upphandlingslagstiftningen. 

Vid användningen av en gemensam lösning för kommunikationen använder utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna lösningen som separata myndigheter och båda ska kunna uppfylla sina egna lagstadgade skyldigheter fullt ut. Om utbildningsanordnarens användargränssnitt eller en annan motsvarande kommunikationslösning inte ursprungligen planerats för användning av två olika myndigheter, ska det utvecklas så att det uppfyller de lagstadgade kraven.

Information om att eleven/den studerande är kund hos elev- eller studerandevårdstjänsterna och uppgifter med koppling till detta, såsom tidsbokning och annan personlig kommunikation, är sekretessbelagda uppgifter inom elev- och studerandevården. Detta innebär att man även ska beakta lagstiftningen inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningsområde som tillämpas på elev- och studerandevårdstjänsterna.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att eleverna/de studerande och deras vårdnadshavare får information om läroanstaltens elev- och studerandevård som erbjuds eleverna/de studerande. Eleverna/de studerande och vårdnadshavarna ska informeras om de tillgängliga elev- och studerandevårdstjänsterna och hur man får tillgång till tjänsterna. Informationen om elev- och studerandevården ska vara tillgänglig och vid behov ska man använda alternativa kommunikationsmetoder och nödvändiga språk, såsom teckenspråk och lätt svenska. Utbildningsanordnaren kan använda Wilma eller en annan motsvarande lösning för att informera om elev- och studerandevårdstjänsterna, förutsatt att kraven enligt dataskyddsförordningen, informationshanteringslagen och övriga lagar har beaktats. Om tillgänglighet föreskrivs närmare i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster.

Institutet för hälsa och välfärd ansvarar tillsammans med Utbildningsstyrelsen för styrningen och utvecklingen av elev- och studerandevårdstjänsterna inom sitt respektive förvaltningsområde. I Utbildningsstyrelsens uppdrag ingår även att ge anvisningar och handledning inom sitt eget verksamhetsområde.

Utbildningsstyrelsen saknar dock befogenhet att övervaka om en utbildningsanordnare följer lagen. Utbildningsstyrelsen kan således på ett allmänt plan ge anvisningar till exempel om kraven som ställs på behandlingen av uppgifterna, men kan inte slå fast om utbildningsanordnarens informationssystem eller informationssystemets användargränssnitt (såsom Wilma) uppfyller kraven i fråga. Regionförvaltningsverken och Valvira ansvarar för tillsynen av social- och hälsovårdstjänster. 

Utbildningsanordnaren får lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp till kuratorn i syfte att identifiera eleven/den studerande och kontrollera om eleven/den studerande har rätt till kuratorstjänster. Till kuratorn får även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information lämnas ut, om kuratorn behöver kontakta vårdnadshavaren. Om kuratorn har behov av att få andra uppgifter om eleven/den studerande för att bedöma behovet av tjänsten och hur brådskande behovet är, fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av dessa uppgifter har sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna.

Om kuratorn behöver andra uppgifter för att genomföra kuratorstjänsterna, fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnande av nödvändiga uppgifter har sin grund direkt i lagen (lag om klientens ställning och rättigheter inom socialvården (812/2000) 20 §) och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna. Utlämnande av andra än nödvändiga uppgifter kräver samtycke som begärs av eleven/den studerande eller vårdnadshavaren, beroende på elevens/den studerandes förmåga att fatta självständiga beslut.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Du kan läsa mer om utlämnande av uppgifter till kuratorstjänster i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

Utbildningsanordnaren får lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp till hälsovårdaren i syfte att identifiera eleven/den studerande och ordna hälsoundersökningar inom skol- och studerandehälsovården. Till hälsovårdaren får även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information lämnas ut, om hälsovårdaren behöver kontakta vårdnadshavaren. Utlämnandet av dessa uppgifter har sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna.

Om hälsovårdaren behöver andra uppgifter för att utreda behovet av stöd och stöda eleven/den studerande avgör hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av dessa uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den studerandes förmåga att fatta självständiga beslut.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Du kan läsa mer om utlämnandet av uppgifter till skol- och studerandehälsovården i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

Utbildningsanordnaren får lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp till psykologen i syfte att identifiera eleven/den studerande och kontrollera om eleven/den studerande har rätt till psykologtjänster. Till psykologen får även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information lämnas ut, om psykologen behöver kontakta vårdnadshavaren.

Om psykologen behöver andra uppgifter för att genomföra psykologtjänsterna, fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av dessa uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den studerandes förmåga att fatta självständiga beslut.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Du kan läsa mer om utlämnande av uppgifter till psykologtjänster i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

Enligt lagen om könsfastställelse fastställs att en person har en annan könstillhörighet än den som antecknats för personen i befolkningsdatasystemet enligt lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009), om förutsättningarna enligt lagen uppfylls. Fastställelsen av könet innebär ändringar i register, dokument, identitetsbevis och motsvarande handlingar till de delar som fastställelsen påverkar anteckningarna i dessa. Detta kan även gälla skolbetyg.

En före detta elev eller studerande i en skola eller läroanstalt som fastställt sitt kön har rätt att få ett nytt betyg med sitt nya, nuvarande namn och personbeteckning. Av betyget får det inte direkt eller indirekt framgå att hen har fastställt sitt kön. Det gamla betyget ska dock sparas. Betyget dateras med datumet för uppgörandet av det ersättande betyget.

Vid planeringen av en utlandsperiod ska man också utreda möjligheten för den studerande att visa sitt kunnande på en utländsk arbetsplats. I diskussion med den studerande utarbetar man i PUK en plan för förvärvandet av kunnande och yrkesprovet utomlands. Om man i PUK dokumenterat att yrkesprovet eller yrkesproven genomförs utomlands ska det följa lagstiftningen för yrkesutbildningen. Bedömningen av kunnandet ska göras av en lärare och en företrädare för arbetslivet. Minst en av de två bedömarna ska vara på plats under ett enskilt yrkesprov. Det är också möjligt att endast förvärva kunnandet utomlands och sedan genomföra yrkesprovet i Finland.

Det är utbildningsanordnarens skyldighet att avgöra om arbetsplatsen är lämplig utgående från examengrunderna och att utbilda bedömarna för deras uppgift. Det är också möjligt att den mottagande läroanstalten ansvarar för säkerställandet och introduktionen i bedömningskompetensen för företrädaren för arbetsplatsen i enlighet med överenskomna principer (ECVET). Om detta inte går att genomföra måste den sändande läroanstalten försäkra sig om att bedömaren har tillräcklig bedömningskompetens. Det är också möjligt att använda sig av personalmobilitet för att introducera handledarna.

Yrkesprovsmiljön ska väljas så att det är möjligt att visa det kunnande som krävs i examensgrunderna. Om något av kraven på yrkesskicklighet inte går att visa i en specifik situation eller i en viss yrkesprovsmiljö kan den studerande komplettera visandet av sitt kunnande på andra sätt, så att kunnandet kan bedömas som helhet. En komplettering kan till exempel bli aktuell om de praktiska arbetsuppgifterna inte omfattar alla krav på yrkesskicklighet. Yrkesprovet kan då kompletteras till exempel genom en muntlig intervju eller skriftliga uppgifter. Yrkesprovet kan också fortgå på en annan arbetsplats eller i en annan arbetsmiljö i hemlandet, så att man kan säkerställa helheten av påvisandet av kunnandet och att bedömningen blir tillförlitlig. Kraven på yrkesskicklighet i en examensdel kan därmed visas i ett eller flera yrkesprov.

Mer anvisningar om yrkesprov och bedömning av kunnande finns i handledningsbladet på eGrunder: