Laskutus- ja raportointiohjeet TCA-osallistujalle

• Kontaktiseminaarit: Eurooppalaista yhteistyöhanketta (Erasmus+ KA1 ja KA2) suunnitteleville organisaatioille, joilla ei vielä ole tiedossa kumppaniorganisaatioita hankkeeseen.
• Temaattiset seminaarit, konferenssit
• Koulutukset
• Webinaarit, hybridiseminaarit
• Opintovierailut: Opintovierailuja järjestävät eri maiden Erasmus+ -ohjelman kansalliset toimistot yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa.

 Sähköinen hakemus jätetään hakuajan puitteissa.                            

Mikäli hakemus hyväksytään, lähetämme hakijalle pyynnön täyttää sähköinen lisätietolomake apurahaa varten (ei koske online-tapahtumaan osallistumista).

Osallistujia valittaessa etusijalla ovat ne hakijat, jotka eivät ole aikaisemmin osallistuneet vastaaviin tilaisuuksiin ja Erasmus+ -hankkeisiin.

Jokainen osallistuja huolehtii itse matkalippujen ostamisesta, matkavakuutuksesta (sekä mahdollisista viisumikuluistaan). Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ei maksa toimintaan osallistumisesta päivärahaa eikä korvaa mahdollisia ansionmenetyksiä tai sijaisen palkkausta. Kaikki matkakulut korvataan valtion matkustussäännön mukaan.

Osallistujien taustaorganisaatiot maksavat ensin seminaarista aiheutuneet kulut ja laskuttavat ne jälkikäteen Erasmus+ -ohjelman kansalliselta toimistolta laskutusluvan saatuaan.

Lasku kuluista tulee tehdä neljän viikon sisällä laskutusluvan myöntämisestä. Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto lähettää laskutustiedot kuittitarkastuksen jälkeen.

Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Niiden mukana voi lähettää myös liitteitä. Kirjeitse tai sähköpostilla tulleet laskut palautetaan.

Force Majeure

Jos matkasi peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, raportoi kulut Force Majeure -lomakkeella.

Apurahansaaja vastaa itse matkustukseen ja matkavakuutukseen liittyvistä hankinnoista. Selvitä oman työnantajasi matkustussäännöt. Kunnilla on toisistaan poikkeavia sääntöjä ja käytäntöjä henkilöstönsä matkustukseen liittyen. Näistä mahdollisista erityissäännöistä (esim. viikonloppuna tapahtuva matkustaminen) on hyvä olla tietoinen jo ennen matkan varaamista. Keskustele ja sovi etukäteen työnantajasi kanssa myös muut työsuhteesi kannalta keskeiset matkaan liittyvät asiat.

Olisi hyvä, mikäli mahdollista, että matkaliput voisi hankkia työnantajan yleisen matkustuskäytännön mukaisesti, esim. työnantajan käyttämän matkatoimiston kautta. Näin matkalle lähtijä/työntekijä ei joudu maksamaan matkoja ensin itse. Tämä on kuitenkin täysin työntekijän ja työnantajan välinen sopimusasia, johon Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ei voi vaikuttaa.

Matka tulee tehdä mahdollisimman pienin kokonaiskustannuksin valtion matkustussääntöä noudattaen. Emme suosittele oman auton käyttöä. Jos matkustukseen kuitenkin käytetään omaa autoa, tulee tämä perustella (esim. ei julkista liikennettä syrjäseudulla yöaikaan) ja/tai esittää oman auton käytön (sis. pysäköintimaksut) edullisuus julkisen liikenteen käyttöön verrattuna. Merkitse raporttiin ajamasi kilometrit. Vuonna 2022 kilometrikorvaus oman auton käytöstä on 0,46 euroa/km. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä. Mikäli matkustamiseen on käytetty taksia, tulee taksin käyttö perustella aina erikseen (miksi ei ole voitu käyttää julkista liikennettä). Vuokra-auton käyttö hyväksytään vain, mikäli siitä on etukäteen sovittu Erasmus+ -ohjelman kansallisen toimiston kanssa.

Matkakulut korvataan matkan jälkeen toteutuneiden kulujen ja kuittien mukaan (edullisimman matkustustavan mukaan 750 euroon asti). Matkakulujen korvaamisperusteena käytetään kulloinkin voimassa olevaa valtion matkustussääntöä. Kuluselvityksen liitteenä tulee toimittaa kopio järjestäjän antamasta allekirjoitetusta osallistumistodistuksesta sekä matkustamiseen liittyvät kuittikopiot.