Laskutus- ja raportointiohjeet TCA-osallistujalle

Online-seminaareihin osallistujalle myönnetään osallistumisoikeus ilman rahallista avustusta.

Paikan päällä järjestettävään tapahtumaan voi osallistua vain, jos Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto on myöntänyt osallistujalle osallistumisoikeuden. Osallistumiseen liittyvä avustus myönnetään aina organisaatiolle. 

Tapahtuman järjestävä taho korvaa majoituksen, ateriat ja ohjelman, jos ilmoituksessa ei toisin mainita.

Avustus matkakuluihin myönnetään seuraavasti:

Matkakulut korvataan

• halvimman matkustustavan mukaan
• perustuu toteutuneisiin kustannuksiin (korvataan kuittien mukaan)
• mikäli matkakulusi ylittävät 750 euroa, ole yhteydessä meihin

Muita kuluja, kuten päivärahoja ja sijaiskuluja, ei korvata.

Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ilmoittaa hakijalle päätöksestä ennen tapahtumaa. Älä tee matkajärjestelyjä tai osta matkalippuja ennen kuin olet saanut ilmoituksen hakemuksesi hyväksymisestä.

Avustuksen saaja vastaa itse matkustukseen ja matkavakuutukseen liittyvistä hankinnoista. Selvitä oman työnantajasi matkustussäännöt. Kunnilla on toisistaan poikkeavia sääntöjä ja käytäntöjä henkilöstönsä matkustukseen liittyen. Näistä mahdollisista erityissäännöistä (esim. viikonloppuna tapahtuva matkustaminen) on hyvä olla tietoinen jo ennen matkan varaamista. Keskustele ja sovi etukäteen työnantajasi kanssa myös muut työsuhteesi kannalta keskeiset matkaan liittyvät asiat.

Olisi hyvä, mikäli mahdollista, että matkaliput voisi hankkia työnantajan yleisen matkustuskäytännön mukaisesti, esim. työnantajan käyttämän matkatoimiston kautta. Näin matkalle lähtijä/työntekijä ei joudu maksamaan matkoja ensin itse. Tämä on kuitenkin täysin työntekijän ja työnantajan välinen sopimusasia, johon Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ei voi vaikuttaa.

Matka tulee tehdä mahdollisimman pienin kokonaiskustannuksin valtion matkustussääntöä noudattaen. Emme suosittele oman auton käyttöä. Jos matkustukseen kuitenkin käytetään omaa autoa, korvataan se julkisen liikenteen hinnan mukaan. Jos julkista liikennettä ei ole mahdollista käyttää, merkitään raporttiin ajetut kilometrit. Vuonna 2023 kilometrikorvaus oman auton käytöstä on 0,53 euroa/km. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä. Mikäli matkustamiseen on käytetty taksia, tulee taksin käyttö perustella aina erikseen (miksi ei ole voitu käyttää julkista liikennettä). Vuokra-auton käyttö hyväksytään vain, mikäli siitä on etukäteen sovittu Erasmus+ -ohjelman kansallisen toimiston kanssa.

Matkakulut korvataan matkan jälkeen toteutuneiden kulujen ja kuittien mukaan (edullisimman matkustustavan mukaan 750 euroon asti). Matkakulujen korvaamisperusteena käytetään kulloinkin voimassa olevaa valtion matkustussääntöä. Kuluselvityksen liitteenä tulee toimittaa kopio järjestäjän antamasta allekirjoitetusta osallistumistodistuksesta sekä matkustamiseen liittyvät kuittikopiot.

Lasku kuluista tulee tehdä kolmen viikon sisällä laskutusluvan myöntämisestä. Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto lähettää laskutustiedot kuittitarkastuksen jälkeen.

Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Niiden mukana voi lähettää myös liitteitä. Kirjeitse tai sähköpostilla tulleet laskut palautetaan.

Force Majeure

Jos matkasi peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, raportoi kulut Force Majeure -lomakkeella.