- Kontaktiseminaarit: Eurooppalaista yhteistyöhanketta (Erasmus+ KA1 ja KA2) suunnitteleville organisaatioille, joilla ei vielä ole tiedossa kumppaniorganisaatioita hankkeeseen.
- Temaattiset seminaarit, konferenssit
- Koulutukset
- Webinaarit, hybridiseminaarit
- Opintovierailut: Opintovierailuja järjestävät eri maiden Erasmus+ -ohjelman kansalliset toimistot yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa.
Erasmus+ TCA-tapahtumatyypit
Osallistuminen ja apuraha
Online-seminaareihin osallistujalle myönnetään osallistumisoikeus ilman apurahaa.
Paikan päällä järjestettävään tapahtumaan voi osallistua vain, jos Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto on myöntänyt osallistujalle apurahan. Apuraha myönnetään aina organisaatiolle.
Tapahtuman järjestävä taho korvaa majoituksen, ateriat ja ohjelman, jos ilmoituksessa ei toisin mainita.
Apurahaa matkakuluihin myönnetään seuraavasti:
Matkakulut korvataan 750 euroon asti
- halvimman matkustustavan mukaan
- perustuu toteutuneisiin kustannuksiin (korvataan kuittien mukaan)
- mikäli matkakulusi ylittävät 750 euroa, ole yhteydessä meihin
Muita kuluja, kuten päivärahoja ja sijaiskuluja, ei korvata.
Hakeminen
Sähköinen hakemus jätetään hakuajan puitteissa.
Mikäli hakemus hyväksytään, lähetämme hakijalle pyynnön täyttää sähköinen lisätietolomake apurahaa varten (ei koske online-tapahtumaan osallistumista).
Osallistujia valittaessa etusijalla ovat ne hakijat, jotka eivät ole aikaisemmin osallistuneet vastaaviin tilaisuuksiin ja Erasmus+ -hankkeisiin.
Päätökset
Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ilmoittaa hakijalle päätöksestä ennen tapahtumaa. Älä tee matkajärjestelyjä tai osta matkalippuja ennen kuin olet saanut ilmoituksen hakemuksesi hyväksymisestä.
Käytännön järjestelyt
Jokainen osallistuja huolehtii itse matkalippujen ostamisesta, matkavakuutuksesta (sekä mahdollisista viisumikuluistaan). Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ei maksa toimintaan osallistumisesta päivärahaa eikä korvaa mahdollisia ansionmenetyksiä tai sijaisen palkkausta. Kaikki matkakulut korvataan valtion matkustussäännön mukaan.
Osallistujien taustaorganisaatiot maksavat ensin seminaarista aiheutuneet kulut ja laskuttavat ne jälkikäteen Erasmus+ -ohjelman kansalliselta toimistolta laskutusluvan saatuaan.
Seminaarin matkakustannusten laskutus
Ennen laskutusta osallistujat toimittavat tapahtumaan liittyvät kuitit ja osallistumistodistuksen 14 vuorokauden kuluessa tapahtuman päättymisestä. Tämä tapahtuu sähköisesti VismaFormsin kautta (linkki alla).
Matkakuluraportoinnin ja kuittien tarkastuksen jälkeen lähetämme sinulle Handi-palvelusta tilauksen (laskutusluvan). Tilaus lähetetään sähköpostiosoitteesta handipalvelu [at] softco.com (handipalvelu(at)softco.com)rel="noopener noreferrer" target="_blank" title="mailto:handipalvelu [at] softco.com" ja se sisältää sekä laskutustiedot ja tilausviitteen laskulle. Välitä saamasi viesti organisaatiosi talousosastolle laskutusta varten.
Alkuperäiset tositteet ja kirjanpito tulee säilyttää huolellisesti kunnassa/organisaatiossa. Euroopan komissio edellyttää niiden säilyttämistä vähintään viiden vuoden ajan ja Suomen kirjanpitolaki vähintään kuuden vuoden ajan viimeisestä maksusuorituksesta laskettuna.
Laskutus
Lasku kuluista tulee tehdä neljän viikon sisällä laskutusluvan myöntämisestä. Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto lähettää laskutustiedot kuittitarkastuksen jälkeen.
Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Niiden mukana voi lähettää myös liitteitä. Kirjeitse tai sähköpostilla tulleet laskut palautetaan.
Force Majeure
Jos matkasi peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, raportoi kulut Force Majeure -lomakkeella.
Seminaarin raportointi
Erasmus+ kansallinen toimisto lähettää osallistujille palautekyselyn 6 kuukauden sisällä seminaariin osallistumisesta.
Matka-apurahan käyttöön liittyviä ohjeita
Apurahansaaja vastaa itse matkustukseen ja matkavakuutukseen liittyvistä hankinnoista. Selvitä oman työnantajasi matkustussäännöt. Kunnilla on toisistaan poikkeavia sääntöjä ja käytäntöjä henkilöstönsä matkustukseen liittyen. Näistä mahdollisista erityissäännöistä (esim. viikonloppuna tapahtuva matkustaminen) on hyvä olla tietoinen jo ennen matkan varaamista. Keskustele ja sovi etukäteen työnantajasi kanssa myös muut työsuhteesi kannalta keskeiset matkaan liittyvät asiat.
Olisi hyvä, mikäli mahdollista, että matkaliput voisi hankkia työnantajan yleisen matkustuskäytännön mukaisesti, esim. työnantajan käyttämän matkatoimiston kautta. Näin matkalle lähtijä/työntekijä ei joudu maksamaan matkoja ensin itse. Tämä on kuitenkin täysin työntekijän ja työnantajan välinen sopimusasia, johon Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ei voi vaikuttaa.
Matka tulee tehdä mahdollisimman pienin kokonaiskustannuksin valtion matkustussääntöä noudattaen. Emme suosittele oman auton käyttöä. Jos matkustukseen kuitenkin käytetään omaa autoa, tulee tämä perustella (esim. ei julkista liikennettä syrjäseudulla yöaikaan) ja/tai esittää oman auton käytön (sis. pysäköintimaksut) edullisuus julkisen liikenteen käyttöön verrattuna. Merkitse raporttiin ajamasi kilometrit. Vuonna 2022 kilometrikorvaus oman auton käytöstä on 0,46 euroa/km. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmelta päivältä. Mikäli matkustamiseen on käytetty taksia, tulee taksin käyttö perustella aina erikseen (miksi ei ole voitu käyttää julkista liikennettä). Vuokra-auton käyttö hyväksytään vain, mikäli siitä on etukäteen sovittu Erasmus+ -ohjelman kansallisen toimiston kanssa.
Matkakulut korvataan matkan jälkeen toteutuneiden kulujen ja kuittien mukaan (edullisimman matkustustavan mukaan 750 euroon asti). Matkakulujen korvaamisperusteena käytetään kulloinkin voimassa olevaa valtion matkustussääntöä. Kuluselvityksen liitteenä tulee toimittaa kopio järjestäjän antamasta allekirjoitetusta osallistumistodistuksesta sekä matkustamiseen liittyvät kuittikopiot.
Yhteystiedot
YHTEYSTIEDOT |
TCA-tapahtumat, hakeminen, raportointi |
Laskutus |
Aikuiskoulutus |
Johanna Tarvainen johanna.tarvainen [at] oph.fi puh. 0295 331 897 |
Kristiina Kirjarinta kristiina.kirjarinta [at] oph.fi puh. 0295 331 892 |
Ammatillinen koulutus |
Sari Huttunen sari.huttunen [at] oph.fi puh. 0295 338 563 |
Johanna Puustinen johanna.puustinen [at] oph.fi puh. 0295 331 733 |
Yleissivistävä koulutus |
Katariina Petäjäniemi kristiina.kirjarinta [at] oph.fi puh. 0295 338 506 |
Kristiina Kirjarinta kristiina.kirjarinta [at] oph.fi puh. 0295 331 892 |
Korkeakoulutus |
AnneSophie Hokkanen annesophie.hokkanen [at] oph.fi puh. 0295 331 127 |
Heli Tiilikainen heli.tiilikainen [at] oph.fi puh. 0295 338 564 |