Suomen kansallinen Erasmus+ -toimisto Opetushallitus ilmoittaa valintapäätöksestä hakijoille henkilökohtaisesti sähköpostitse. Joissain tapauksissa ilmoitus voidaan lähettää myös SALTO-hakuportaalin kautta.
Sähköpostissa kerrotaan myös valintaperusteet. Jos ne herättävät kysymyksiä, voit olla yhteydessä Opetushallituksen TCA-vastaavaan.
Noudata sähköpostissa annettuja ohjeita ja täytä tarvittavat lomakkeet, kuten yhteystietolomake, määräaikaan mennessä.
Kun sinut on hyväksytty osallistujaksi, voit alkaa tutkia matkustusvaihtoehtoja.
Älä tee sitovia matkavarauksia tai osta matkalippuja ennen kuin tapahtuman järjestäjä on vahvistanut ohjelman, aikataulun ja tapahtumapaikan.
Selvitä työnantajasi ohjeet matkustamisesta (esimerkiksi viikonloppumatkustamiseen liittyen) sekä poissaoloihin, sijaisjärjestelyihin ja päivärahoihin liittyvät käytännöt. Vaikka TCA-tapahtumaan osallistuminen on maksutonta, Erasmus+ -ohjelman kansallinen toimisto ei maksa päivärahaa eikä korvaa ansionmenetyksiä tai sijaisen palkkausta.
Useimmiten tapahtuman järjestäjä huolehtii majoituksesta ja ruokailuista tapahtuman aikana. Odota, että he ottavat sinuun yhteyttä näistä järjestelyistä.
Tapahtumaan osallistuminen edellyttää läsnäoloa alusta loppuun. On tärkeää, että saavut paikalle ajoissa ohjelman alkuun ja osallistut ohjelmaan sen viralliseen päätökseen asti. Muussa tapauksessa emme voi korvata matkakustannuksia.
Suomen kansallinen Erasmus+ -toimisto myöntää suomalaisille osallistujille matka-apurahan, joka tukee siirtymistä kohteeseen (kuten lento-, juna-, bussi- ja laivamatkat).
Apuraha kattaa kuluja 750 euroon asti.
Apuraha ei kata ylimääräisiä hotelliyöpymisiä, kuten kotimaassa lentokentän läheisyydessä, vaan mahdollinen majoitustarve tulee sopia etukäteen TCA-vastaavan kanssa.
Apurahaa ei haeta erikseen. Saat päätöksen sähköpostitse, kun olet toimittanut valintaviestissä pyydetyt lisätiedot.
Osallistuja vastaa itse matkareitin suunnittelusta ja matkalippujen hankinnasta. Varaa liput vasta, kun tapahtuman ohjelma on vahvistettu.
Matka tulee toteuttaa mahdollisimman edullisesti ja valtion matkustussäännön mukaisesti:
Osallistujan taustaorganisaatio maksaa ensin matkoihin liittyvät kulut ja laskuttaa ne myöhemmin Erasmus+ -ohjelman kansalliselta toimistolta. Säilytä kaikki matkakuitit.
Matkaliput kannattaa ostaa työnantajasi matkustuskäytännön mukaisesti, esimerkiksi matkatoimistonne kautta.
Jos julkista liikennettä ei ole saatavilla tai sen käyttö on kohtuuttoman hankalaa, ja aiot käyttää taksia, omaa autoa tai vuokra-autoa, asiasta on aina sovittava etukäteen oman TCA-vastaavasi kanssa ja esitettävä perustelut valitulle kulkutavalle.
Oman auton käyttöä ei lähtökohtaisesti suositella. Jos kuitenkin päädyt käyttämään omaa autoa, matkakulut korvataan edullisimman julkisen liikenteen hinnan mukaan. Kaikki muut auton käytöstä aiheutuvat kulut, kuten pysäköintimaksut, jäävät omalle vastuullesi.
Erasmus+ -ohjelmassa kannustamme osallistujia suosimaan ympäristöystävällisiä matkustusvaihtoehtoja, erityisesti kotimaassa ja Suomen lähialueilla.
Tutki ja harkitse, voisitko kulkea koko matkan tai osan siitä maata pitkin esimerkiksi junalla tai bussilla. Jos tämä aiheuttaa lisäkuluja tai lisäöitä matkan varrelle, sovi apurahan ylityksistä etukäteen oman TCA-vastaavasi kanssa.
Toimita tapahtumaan liittyvät kuitit sekä osallistumistodistus 14 vuorokauden kuluessa tapahtuman päättymisestä sähköisesti VismaForms-palvelun kautta:
Säilytä alkuperäiset kuitit ja muut tositteet huolellisesti omassa organisaatiossasi. Tositteet on säilytettävä vähintään viisi vuotta (EU:n vaatimus) ja Suomessa kirjanpitolain mukaan vähintään kuusi vuotta viimeisestä maksusta.
Kun matkakulusi ja kuitit on tarkastettu, saat sähköpostiisi laskutusluvan Handi-palvelusta (lähettäjänä: handipalvelu [at] softco.com).
Välitä saamasi viesti oman organisaatiosi taloushallintoon laskutusta varten.
Organisaatiosi taloushallinnon tulee laatia lasku tapahtumasta aiheutuneista kuluista kolmen viikon kuluessa laskutusluvan saamisesta.
Huomaa, että Suomen kansallinen Erasmus+ -toimisto eli Opetushallitus vastaanottaa vain verkkolaskuja. Sähköpostitse tai postitse lähetettyjä laskuja ei käsitellä.
Tapahtuman järjestäjä pyytää usein palautetta heti tapahtuman jälkeen. Lisäksi saat Suomen kansalliselta Erasmus+ -toimistolta palautekyselyn noin kuuden kuukauden kuluessa tapahtumaan osallistumisesta.
Palautteesi on tärkeää tapahtumien kehittämiseksi – kiitos jo etukäteen mielipiteesi jakamisesta.
Toimi seuraavasti ennen matkan peruuttamista tai keskeyttämistä:
Mikäli tilanne todetaan lopulta force majeureksi (ylivoimainen ja ennalta arvaamaton este) ja matkasta on syntynyt kuluja, täytä alla oleva kuluraportointilomake. Tarkista lentoyhtiöltä ja matkavakuutuksesta, mitä kuluja ne korvaavat. Tiedot tarvitaan FM-käsittelyä varten.
Jos matkakuluja ei ole syntynyt, raportointia ei tarvita. Perumisesta tai keskeytyksestä on silti aina ilmoitettava TCA-vastaavalle.
| Koulutusaste | Tapahtumat, hakeminen, päätökset | Laskutus |
| Aikuiskoulutus | Kristiina Kirjarinta kristiina.kirjarinta [at] oph.fi (kristiina[dot]kirjarinta[at]oph[dot]fi) puh. 0295 331 892 Petra Helenius petra.helenius [at] oph.fi (petra[dot]helenius[at]oph[dot]fi) | Kristiina Kirjarinta kristiina.kirjarinta [at] oph.fi (kristiina[dot]kirjarinta[at]oph[dot]fi) puh. 0295 331 892 |
| Ammatillinen koulutus | Sari Huttunen sari.huttunen [at] oph.fi (sari[dot]huttunen[at]oph[dot]fi) puh. 0295 338 563 | Johanna Puustinen johanna.puustinen [at] oph.fi (johanna[dot]puustinen[at]oph[dot]fi) puh. 0295 331 733 |
| Yleissivistävä koulutus | Kristiina Kirjarinta kristiina.kirjarinta [at] oph.fi (kristiina[dot]kirjarinta[at]oph[dot]fi) puh. 0295 331 892 Katariina Petäjäniemi katariina.petajaniemi [at] oph.fi (katariina[dot]petajaniemi[at]oph[dot]fi) | Kristiina Kirjarinta kristiina.kirjarinta [at] oph.fi (kristiina[dot]kirjarinta[at]oph[dot]fi) puh. 0295 331 892 |
| Korkeakoulutus | Netta Humalamäki nelli.markula [at] oph.fi (netta[dot]humalamaki[at]oph[dot]fi)annesophie.hokkanen [at] oph.fi ( ) puh. 0295 331 059 | Taru Granholm taru.granholm [at] oph.fi (taru[dot]granholm[at]oph[dot]fi) puh. 0295 331 910 |