Rese-, fakturerings- och rapporteringsanvisningar för TCA-deltagare

Finlands nationella Erasmus+-kontor vid Utbildningsstyrelsen meddelar sökande om urvalsbeslutet personligen per e-post. I vissa fall kan meddelandet även skickas via SALTO-ansökningsportalen.

I e-postmeddelandet anges även urvalskriterierna. Om du har frågor om beslutet kan du kontakta Utbildningsstyrelsens TCA-ansvariga.

Följ anvisningarna i e-postmeddelandet och fyll i de begärda blanketterna, till exempel kontaktuppgiftsblanketten, inom utsatt tid.

Finlands nationella Erasmus+-kontor beviljar finländska deltagare ett resebidrag som stöder resan till evenemangets destination (t.ex. flyg-, tåg-, buss- och färjeresor).

Resebidraget ersätter kostnader upp till 750 euro.

Resebidraget täcker inte extra hotellövernattningar, till exempel nära en flygplats i Finland. Eventuella behov av inkvartering under resan ska alltid avtalas i förväg med TCA-ansvarig.

Ingen separat ansökan om resebidrag krävs. Du får beslutet per e-post när du har lämnat in de tilläggsuppgifter som begärts i urvalsmeddelandet.

Om dina resekostnader överstiger 750 euro:

• Kom överens om eventuella överskridanden i förväg med Utbildningsstyrelsen genom att kontakta TCA-ansvarig inom din sektor (kontaktuppgifter längst ner på sidan).
• Utan förhandsgodkännande ersätts inte överskridande kostnader, utan de faller på dig eller din organisation.

Hur bokar jag biljetterna?

Deltagaren ansvarar själv för planeringen av resrutten och för inköp av biljetter. Biljetterna ska bokas först när evenemangsprogrammet har bekräftats.

Resan ska genomföras så förmånligt som möjligt och i enlighet med statens resebestämmelser.

Deltagarens bakgrundsorganisation betalar först resekostnaderna och fakturerar dem senare till Erasmus+-programmets nationella kontor. Spara alla resekvitton.

Biljetter bör köpas enligt arbetsgivarens resepraxis, till exempel via organisationens resebyrå.

Användning av egen bil eller taxi

Om kollektivtrafik inte är tillgänglig eller dess användning är oskäligt besvärlig och du planerar att använda taxi, egen bil eller hyrbil, ska detta alltid avtalas i förväg med din TCA-ansvariga och motiveras.

Användning av egen bil rekommenderas i regel inte. Om du ändå använder egen bil ersätts resekostnaderna enligt priset för det förmånligaste kollektivtrafikalternativet. Alla övriga kostnader som uppstår vid bilkörning, såsom parkeringsavgifter, betalas av deltagaren.

Res miljövänligare

Inom Erasmus+-programmet uppmuntras deltagare att välja miljövänliga resealternativ, särskilt vid resor inom Finland och närliggande områden.

Utred om hela eller delar av resan kan genomföras landvägen, till exempel med tåg eller buss. Om detta medför extra kostnader eller övernattningar ska eventuella överskridanden avtalas i förväg med TCA-ansvarig.

Gå till väga på följande sätt innan du avbokar eller avbryter resan:

• Om det ser ut som att resan måste avbokas eller avbrytas, kontakta omedelbart TCA-ansvarig inom din sektor för att reda ut situationen. Då utreds möjligheten till ersättande deltagare, eventuella tilläggskostnader och kontakten med arrangören.

Om situationen slutligen bedöms som force majeure (en exceptionell och oförutsägbar händelse) och kostnader har uppstått, fyll i blanketten nedan för kostnadsrapportering. Kontrollera med flygbolaget och reseförsäkringen vilka kostnader de ersätter. Uppgifterna behövs för FM-handläggningen.

Om inga resekostnader har uppstått krävs ingen rapportering. Avbokning eller avbrott ska ändå alltid meddelas TCA-ansvarig.