Logot ja viestintäohjeet Erasmus+ -hankkeille

Viestintäsuunnitelma

Tee viestinnän tueksi viestintäsuunnitelma. Hyvässä viestintäsuunnitelmassa toimenpiteet ovat realistisesti toteutettavissa.

Viestintäsuunnitelma toimii hankkeen koordinaattorin työkaluna, ja sen avulla hankekumppanit sitoutetaan mukaan viestintään.

Viestintäsuunnitelma voi yksinkertaisimmillaan olla taulukko, jossa on lueteltu viestinnän toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse – anna tilaa myös osallistujille ja sitouta heitä kertomaan hankkeen toiminnasta ja tuloksista! Voit esimerkiksi sisällyttää liikkujien sopimuksiin velvoitteen kertoa hankkeesta blogissa tai videoblogissa, kuvaamalla video/-ita tai jakamalla hankkeeseen liittyviä kuvia esimerkiksi Instagramissa.

Jo pienellä budjetilla voi tehdä paljon!

Viestintäsuunnitelma:

• Viestinnän tavoitteet
• Kohderyhmät
• Viestintäkanavat
• Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset
• Viestinnän tulosten arviointi

Viestinnän tavoitteet

Viestinnän tavoitteet liittyvät toiminnan tavoitteisiin. Mikä on hankkeen tavoite, miksi hanke on olemassa? Entä mitä haluamme kertoa hankkeestamme?

Hankeviestinnän tavoitteita voivat olla esimerkiksi

• keskustelun herättäminen hankkeen teemoista
• hankkeen tuloksista kertominen
• hankkeen tapahtumien markkinointi
• hankkeen tai organisaation näkyvyyden lisääminen ja tunnettuuden parantaminen
• organisaation yhteisökuvan rakentaminen

Viestinnän kohderyhmät

Kohderyhmä määrittää sisällön, tyylin ja viestintäkanavat. Viestinnän kohderyhmät voidaan jakaa sisäisen ja ulkoisen viestinnän kohderyhmiin.

1. Sisäinen viestintä
Sisäinen viestintä varmistaa ajantasaisen tiedonkulun sekä innostaa, osallistaa ja tarjoaa vaikuttamismahdollisuuden. Myös sisäisen viestinnän onnistumisen varmistamiseksi kannattaa sopia pelisäännöt ja viestintävastuut: kuka tiedottaa, kenelle ja miten/mitä kanavaa käyttäen.

Sisäisen viestinnän kohderyhmiä ovat hankkeessa mukana olevat kuten organisaation/oppilaitoksen/yrityksen johto, muu henkilökunta, potentiaaliset osallistujat sekä yhteistyökumppanit.

Sisäisen viestinnän kanavia voivat intran, erilaisten verkkoalustojen (Teams yms.) sähköpostin, kokousten ja tapaamisten lisäksi olla hankkeen verkkosivut ja erilaiset sosiaalisen median alustat ja blogit.

2. Ulkoinen viestintä
Ulkoisen viestinnän tavoitteena on tehdä hanketta ja sen tuloksia tunnetuksi hankkeen ulkopuolisille tahoille ja laajemmalle yleisölle. Mieti ketä haluat puhutella! Rajattu kohderyhmä on parempi valinta kuin yrittää epämääräisesti tavoittaa ”suurta yleisöä”.

Valitse viestintäkanava ja viestinnän tyyli kohderyhmän mukaan. 

Ulkoisen viestinnän kanavia voivat olla seminaarit, tapahtumat, esitelmät/esitykset, ”avoimien ovien” päivät, verkkosivut, blogit, sosiaalinen media, julkaisut (esim. raportit, esitteet, toimintakertomukset), mediatiedotteet tai jutut perinteisessä mediassa.

Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat asiakkaat ja muut sidosryhmät, viranomaiset, hankkeen hallinnoijat ja rahoittajat sekä perinteinen media.

Viestintäkanavat

Viestintäkanavia ovat esimerkiksi

• verkkopalvelut ja blogit
• videot ja videoblogit
• sähköpostilistat ja uutiskirjeet
• sosiaalinen media
• mediatiedotteet ja lehtiartikkelit
• tilaisuudet, koulutukset, seminaarit ja messut
• lehti-ilmoitukset, esitteet ja muut julkaisut

Viestintäkanava valitaan tavoitteen ja kohderyhmän mukaan. Mieti sisältöä paitsi halutun kohderyhmän niin myös kyseiselle kanavalle luontevien ilmaisukeinojen ja -mahdollisuuksien mukaan.

Sosiaalinen media

Sosiaalinen media on tärkeä viestintäkanava myös hankkeille. Moni toimittaja on mukana Twitterissä, joten voit lähestyä toimittajia ja toimituksia myös sosiaalisessa mediassa osoittamalla hankettasi käsittelevän nasevan tviitin suoraan jollekin toimittajalle.

Voit olla mukana sosiaalisessa mediassa myös esimerkiksi julkaisemalla hankkeen aikana blogia tai videoblogia tai luomalla hankkeelle oman profiilin jollekin sosiaalisen median alustalle. Sisältöjen luomisessa voit hyödyntää kuvia, raportteja, esitelmiä, videoita tai hankevierailupäiväkirjaa. Muista aina kysyä lupa julkaisemiseen, jos käyttämissäsi valokuvissa esiintyy muita henkilöitä!

Käytä Twitterissä ja Instagramissa viestiessäsi hankkeen teemaan sopivia aihetunnisteita eli hashtageja. Erasmus+ -ohjelman yhteydessä käytetään usein esimerkiksi seuraavia:

• #ErasmusPlus
• #ErasmusPlusFI
• #ILoveErasmusPlus
• #kansainvälisyys

Mediatiedote

Tiedotteen tavoite on herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta. Mieti, mikä hankkeessa on kiinnostavaa tai ajankohtaista kyseisen median yleisön kannalta, ja kerro nämä ydinkohdat toimitukselle lyhyesti ja ytimekkäästi.

Seuraa oman alueesi ja alasi medioita, uutisia, sosiaalista mediaa - siten saat käsityksen siitä, mitä juuri nyt uutisoidaan ja mikä on ajankohtaista. Kanna toimittajan silmälaseja ja ole uutishullu!

Tarkastele asiaa lukijan tai katsojan, älä hankkeesi näkökulmasta. Paikallismedia on helpompi saada kiinnostumaan kuin valtakunnallinen media, mutta hankkeessanne voidaan hyvinkin käsitellä asioita, joilla on mahdollista herättää laajempaakin kiinnostusta. Älä siis suotta ujostele ottaa yhteyttä valtamedioihin!

Toimitukset ottavat tiedotteet vastaan mieluiten sähköpostitse. Toimituksilla on usein oma sähköpostiosoitteensa juttuvinkkejä varten. Toinen tapa lähestyä mediaa on ottaa suoraan yhteyttä toimitukseen ja siellä joko toimitus- tai uutispäällikköön tai suoraan aihepiiristä kiinnostuneeseen toimittajaan.

Suorat yhteydenotot mediaan

Suora yhteydenotto toimitukseen voi usein olla tiedotetta parempi vaihtoehto. Sen voi myös tehdä mediatiedotteen lähettämisen lisäksi.

Juttuidean esittäminen toimittajalle on kuin myyntipuheen pitäminen. Keskity siihen näkökulmaan, mikä toimittajaa ja hänen edustamaansa mediaa kiinnostaa! 

Huomaa, että toimittajia kiinnostaa aina muutos. Mitä uutta on saatu aikaan? Miten organisaatio X toimii eri tavalla kuin aiemmin?

Kiinnostavaa ei yleensä ole hankerahoituksen määrä, ellei kyse ole poikkeuksellisen huomattavasta summasta. Vaikka esimerkiksi 400 000 euroa saattaa olla valtava summa organisaatiolle, ei tämän suuruinen rahoitus välttämättä ylitä uutiskynnystä edes maakuntalehdissä. 

Kutsu toimittaja mukaan hankkeesi tapahtumaan kuten ulkomaisen ryhmän vierailulle, ajankohtaiseen seminaariin tai projektin päätöstilaisuuteen – tai tarjoa kiinnostavaa haastateltavaa. Erityisesti paikallislehtien toimittajat lähtevät mielellään juttukeikalle, jos aiheella on alueellista kiinnostavuutta.

Haastateltavaksi kannattaa tarjota jotakuta sellaista, jonka arkeen hanke konkreettisesti vaikuttaa. Toimittaja tekee jutun huomattavasti todennäköisemmin, jos haastateltavana on esimerkiksi syrjäytymisvaarassa oleva maahanmuuttajanuori kuin hankkeen budjettia ja kirjanpitoa pyörittävä toiminnanjohtaja.

Ota ajoissa yhteyttä, sillä varsinkin harvoin ilmestyvissä lehdissä juttujen aiheet päätetään hyvinkin aikaisin. Toimituksen resurssit ovat myös rajalliset varsinkin pienissä medioissa.

Ytimekäs sähköpostiviesti, jossa on myös tärkeimmät taustatiedot ja soitto perään muutaman päivän kuluttua on tehokkain tapa varmistaa kutsun perillemeno. Toimituksiin tulee paljon yhteydenottoja, ja pelkkä sähköposti hautautuu helposti.

Hanke päättyi? - Vielä ehtii!

Onko hankkeenne jo päättynyt? Ei hätää! Hankkeiden vaikutukset näkyvät usein vasta jälkikäteen. Vaikka itse hanke ei enää olisi käynnissä, voi juuri nyt olla otollinen ajankohta kertoa ulospäin siitä, miten hanke on vaikuttanut ja miten sen tulokset ovat jääneet elämään oppilaitoksessa.

Koskaan ei ole liian myöhäistä kertoa hankkeessa saadusta tiedosta ja hyvistä kokemuksista!

1. Kaikessa viestinnässä tulee käyttää EU-lippua ja kertoa, että on saatu EU-rahoitusta. Linkit logotiedostoihin ja logojen käytön ohjeisiin löydät alta. Huomaa, että ohjelmakausien 2014ꟷ2020 ja 2021ꟷ2027 hankkeille on eri logo. Videoissa logon voi lisätä esimerkiksi videon loppuun. 
2. Lisää myös tieto, ettei Euroopan komissio ole vastuussa materiaalin sisällöstä eli ns. vastuuvapauslauseke: "Euroopan komissio ei vastaa julkaisun sisällöstä". Videoiden osalta vastuuvapauslausekkeen voi lisätä esimerkiksi Youtubessa videon kuvaustekstiin videon alle. 
3. Kerro, mistä Erasmus+-ohjelmasta kiinnostuneet löytävät lisätietoa:
   "Lisätietoa Erasmus+ -ohjelmasta: www.oph.fi/erasmusplus". Videoissa tämänkin tiedon voi lisätä videon kuvaustekstiin videon alle.

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Erasmus+ -ohjelman kansalliseen toimistoon!

Kuulemme mielellämme, miten rahoittamamme hankkeet edistyvät, joten kerro hankkeesi etenemisestä, tapahtumista ja tuloksista myös Opetushallitukseen! Voit välittää meille esimerkiksi hankkeesi verkkojulkaisun, hankkeesta julkaistun lehtiartikkelin tai linkin hankevideoon. Jaamme mielellämme hanke-esimerkkejä omissa sosiaalisen median kanavissamme. 

Voit myös tägätä meidät Instagramissa @erasmusplusfinland, niin voimme jakaa hankkeeseesi liittyvän julkaisun tai tarinan tilillämme. Twitterissä voit tägätä sektorikohtaiset Twitter-tilimme:

Erasmus+ yleissivistävälle koulutukselle: @EDUFI_GeneralEd
Erasmus+ ammatilliselle koulutukselle: @EDUFI_VocEd
Erasmus+ korkeakoulutukselle: @EDUFI_HigherEd
Erasmus+ aikuiskoulutukselle: @EPALE_FI
Erasmus+ nuorisosektorille: @EDUFI_Youth

tai Suomen koko Erasmus+ -ohjelman Twitter-tili: @ErasmusplusFI

Instagramissa on mahdollisuus myös toimia Suomen kansallisena Erasmus+ -lähettiläänä. Etsimme jatkuvalla haulla ohjelmaan osallistuvia henkilöitä ja organisaatioita, jotka ovat innostuneita kaappaamaan Erasmus+ Instagram-tilimme (@erasmusplusfinland) viikoksi. Lue alta lisää Erasmus+ Instagram -lähettiläänä toimimisesta!