Logotyper och kommunikationsanvisningar för Erasmus+-projekt

Kommunikationsplan

Gör upp en plan till stöd för kommunikationen. En bra kommunikationsplan innehåller åtgärder som realistiskt kan genomföras.

Kommunikationsplanen är ett verktyg för projektkoordinatorn, med vars hjälp projektpartnerna engageras i kommunikationen.

I sin enklaste form kan kommunikationsplanen vara en tabell, där man listar åtgärder, tidtabeller och ansvariga. Man behöver inte göra allt själv – ge också utrymme för deltagarna och engagera dem att berätta om projektets verksamhet och resultat. Du kan exempelvis inkludera en punkt i avtalen för dem som deltar i mobilitet om att de ska berätta om projektet i en blogg eller videoblogg, filma videor eller dela bilder som anknyter till projektet exempelvis på Instagram.

Redan en liten budget räcker långt!

Kommunikationsplan:

• Kommunikationens mål
• Målgrupper
• Kommunikationskanaler
• Tidtabeller, ansvariga och kostnader
• Bedömning av kommunikationens resultat

Kommunikationens mål

Kommunikationens mål anknyter till verksamhetens mål. Vilket är projektets mål, varför finns projektet? Och vad vill vi berätta om vårt projekt?

Projektkommunikationens mål kan exempelvis vara

• att väcka diskussion om projektets teman
• att berätta om projektets resultat
• att marknadsföra evenemang inom projektet
• att ge projektet eller organisationen mer synlighet
• att konstruera en bild av organisationen i samhället

Kommunikationens målgrupper

Målgruppen avgör kommunikationens innehåll och stil samt kommunikationskanalerna. Kommunikationens målgrupper kan delas in i målgrupper för intern och extern kommunikation.

1. Intern kommunikation

Intern kommunikation säkerställer att aktuell information sprids samt inspirerar, involverar och erbjuder möjligheter att påverka. Man bör komma överens om spelregler och ansvar även för säkerställandet av en bra intern kommunikation: vem informerar, till vem och hur/genom vilken kanal.

Målgrupperna för den interna kommunikationen är de som deltar i projektet, såsom organisationens/läroanstaltens/företagets ledning, övrig personal, potentiella deltagare och samarbetspartner.

Kanaler för intern kommunikation kan utöver ett intranät, olika webbplattformar (Teams etc.), e-post, möten och träffar även vara projektets webbplats samt olika sociala medieplattformar och bloggar.

2. Extern kommunikation

Den externa kommunikationens mål är att göra projektet och dess resultat kända för utomstående aktörer och en större publik. Fundera på vilka du vill nå. Att välja en avgränsad målgrupp är bättre än att vagt försöka nå ”den stora allmänheten”.

Välj kommunikationskanal och stil enligt målgruppen. 

Kanaler för extern kommunikation kan vara seminarier, evenemang, föredrag/presentationer, öppet hus, webbplatser, bloggar, sociala medier, publikationer (t.ex. rapporter, broschyrer, verksamhetsberättelser), pressmeddelanden eller artiklar i traditionella medier.

Målgrupperna för extern kommunikation är kunder och andra berörda parter, myndigheter, projektets administratörer och finansiärer samt traditionella medier.

Kommunikationskanaler

Kommunikationskanaler är exempelvis

• webbtjänster och bloggar
• videor och videobloggar
• e-postlistor och nyhetsbrev
• sociala medier
• pressmeddelanden och tidningsartiklar
• evenemang, utbildningar, seminarier och mässor
• tidningsannonser, broschyrer och andra publikationer

Kommunikationskanalen väljs utifrån målet och målgruppen Fundera på hur innehållet ska utformas, både med tanke på målgruppen och utifrån de uttryckssätt och -möjligheter som är naturliga för den aktuella kanalen.

Sociala medier

Sociala medier är en viktig kommunikationskanal även i projekt. Många journalister finns på Twitter, så man kan söka upp journalister och redaktioner även i sociala medier genom att rikta ett träffande inlägg om projektet direkt till en journalist.

Man kan också vara aktiv i sociala medier exempelvis genom att publicera en blogg eller videoblogg under projektet eller genom att skapa en profil för projektet på någon plattform i sociala medier. När man skapar innehåll kan man använda bilder, rapporter, föredrag, videor eller projektbesöksdagböcker. Om man använder fotografier av personer ska man alltid komma ihåg att be dem om lov att använda bilderna!

När man kommunicerar på Twitter och Instagram kan man gärna använda hashtaggar som lämpar sig för projektets tema. I samband med Erasmus+-programmet används ofta exempelvis följande:

• #ErasmusPlus
• #ErasmusPlusFI
• #ILoveErasmusPlus
• #internationalisering

Pressmeddelande

Meddelandets mål är att väcka journalisternas intresse och få dem att skriva om projektet. Fundera på vad i projektet som är intressant eller aktuellt för mediernas publik, och förmedla denna centrala information till redaktionerna på ett kortfattat och kärnfullt sätt.

Följ medier, nyheter och sociala medier i ditt område och inom din bransch – på så sätt får du en uppfattning om vad det skrivs om i nyheterna just nu och vad som är aktuellt. Ta på dig journalistglasögonen och bli en nyhetsnörd!

Fundera på saken ur läsarnas eller tittarnas och inte ur projektets synvinkel. Det är lättare att väcka intresse hos lokala än hos riksomfattande medier, men en del projekt tar upp sådant som kan väcka ett bredare intresse. Så var inte blyga att kontakta medierna!

Redaktionerna tar helst emot meddelanden per e-post. De har ofta särskilda e-postadresser för nyhetstips. Ett annat sätt att kontakta medier är att ta direkt kontakt med redaktions- eller nyhetschefen eller någon journalist som är intresserad av ämnet.

Direkta kontakter till medier

Att kontakta redaktionen direkt kan ofta vara ett bättre alternativ än att skicka ett pressmeddelande. Man kan också göra det som komplement till att skicka ett pressmeddelande.

När man lägger fram en artikelidé för en journalist måste man göra det på ett övertygande sätt. Fokusera på det perspektiv som intresserar journalisten och det medium som hen representerar! 

Tänk på att journalister alltid är intresserade av förändring. Vad har man fått till stånd för nytt? Hur fungerar organisation X nu annorlunda än tidigare?

Beloppet för projektfinansieringen är oftast inte så intressant, om det inte handlar om en exceptionellt stor summa. Även om exempelvis 400 000 euro kan vara en enorm summa för en organisation, överskrider finansiering av denna storlek inte nödvändigtvis nyhetströskeln ens i en landskapstidning. 

Bjud in en journalist till ett evenemang inom projektet, såsom ett besök av en utländsk grupp, ett aktuellt seminarium eller projektets avslutning – eller erbjud ett intressant intervjuobjekt. I synnerhet journalister vid lokaltidningar kommer gärna för att skriva en artikel, om temat är intressant för området.

Man kan gärna erbjuda ett intervjuobjekt vars vardag på ett konkret sätt påverkas av projektet. Det är mycket mer sannolikt att journalisten skriver en artikel om hen får intervjua exempelvis en ung invandrare som hotas av marginalisering än om intervjuobjektet är verksamhetsledaren som sköter projektets budget och bokföring.

Ta kontakt i tid, för i synnerhet när det gäller tidningar som utkommer sällan fastslås artiklarnas teman långt i förväg. Redaktionernas resurser är också begränsade, i synnerhet när det gäller små medier.

Ett kärnfullt e-postmeddelande med de viktigaste bakgrundsuppgifterna och ett uppföljande telefonsamtal några dagar senare är det effektivaste sättet att säkerställa att inbjudan kommer fram. Redaktionerna brukar kontaktas av många, och bara ett e-postmeddelande försvinner lätt i mängden.

Tog projektet slut? – Ni hinner ännu!

Har ert projekt redan avslutats? Ingen fara! Projektens effekter syns ofta först i efterhand. Även om själva projektet är slut kan det nu vara en bra tidpunkt att berätta utåt om hur det har påverkat och hur resultaten ännu lever vid läroanstalten.

Det är aldrig för sent att berätta om kunskaper och goda erfarenheter som man fått genom ett projekt!

I mappen nedan finner du presentationsdiorna. Med hjälp av diorna kan du som en del av presentationen av ditt Erasmus+-projekt berätta kortfattat om Erasmus+.

ErasmusDays är ett tre dagar långt evenemang under vilket det sprids information och erfarenheter om utbildnings-, ungdoms- och idrottsprojekten inom Erasmus+ på olika håll i Europa. Organisationer och personer som deltagit i projekten eller utbytesperioderna kan ordna egna evenemang och registrera dem som en del av ErasmusDays-dagarna. ErasmusDays är en fin möjlighet att lyfta fram internationell verksamhet, att få större synlighet för den egna verksamheten och även att synliggöra positiva effekter av EU.

Evenemangen kan till exempel vara seminarier, fotoutställningar, morgonsamlingar, workshoppar, utflykter, idrottstävlingar eller evenemang som utnyttjar informations- och kommunikationsteknik på nätet. Innehållet kan till exempel vara ett pågående eller avslutat projekt, erfarenheter från mobilitetsperioder eller möten mellan kulturer.