Opetushallituksen lisäksi yhteisrekisterinpitäjiä Vardassa ovat varhaiskasvatustoimijat (kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat). Varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti varhaiskasvatustoimijat ovat vastuussa vaadittujen tietosisältöjen tallentamisesta Vardaan. Lisäksi varhaiskasvatustoimijan vastuulla on rekisteröityjen informointi heidän tietojensa tallentamisesta Vardaan.
Varhaiskasvatustoimijat tallentavat Vardaan tiedot
- varhaiskasvatustoimijoista ja toimipaikoista
- varhaiskasvatuksessa olevista lapsista ja heidän huoltajistaan
- varhaiskasvatuksen henkilöstöstä.
Tietojen tallentaminen Vardaan tapahtuu joko käsin Vardan käyttöliittymässä osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda/ tai varhaiskasvatustoimijoilla käytössä olevan tietojärjestelmän ja Vardan välisellä automaattisella tiedonsiirrolla.
Varhaiskasvatuslain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tulee tallentaa varhaiskasvatuksen tietovarantoon viipymättä ja ajantasaisesti sen jälkeen, kun tieto on syntynyt ja tallennettu varhaiskasvatusta järjestävän kunnan, kuntayhtymän ja yksityisen palveluntuottajan omaan operatiiviseen tietojärjestelmään tai henkilörekisteriin. Mikäli tietoihin tulee muutos varhaiskasvatustoimijan operatiivisessa tietojärjestelmässä tai rekisterissä, tiedot tulee tallentaa ajantasaisiksi Vardaan. Tietojen tulee olla Vardassa käyttöliittymän kautta tallennettaessa kuukauden 15. päivään sekä kuukauden viimeiseen päivään mennessä ja varhaiskasvatustoimijalla käytössä olevan tietojärjestelmän ja Vardan välisellä automaattisella tiedonsiirrolla siirrettäessä yhden (1) vuorokauden kuluessa.
Varhaiskasvatuslain (540/2018) 67 ja 68 §:ien mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus paitsi tallentaa tietovarantoon (Varda) lain 70 §:ssä tarkoitetut tiedot tuottamastansa varhaiskasvatuksesta, niin myös huolehtia tallentamansa tietosisällön oikeellisuudesta, virheettömyydestä sekä ajantasaisuudesta. Varhaiskasvatustoimijalla on siis lakisääteinen velvollisuus huolehtia, että tiedot tallentuvat Vardaan ajantasaisesti ja oikein. Varhaiskasvatustoimijan tulee järjestää Vardaa varten tarvittavat resurssit sekä Vardaan liittyvät prosessit ja varmistaa näin tietojen tallentaminen aikataulussa, tallennettujen tietojen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen liittyvä laatutyö sekä varhaiskasvatustoimijan oma dokumentointi.