Utöver Utbildningsstyrelsen är aktörerna inom småbarnspedagogik (kommunerna, samkommunerna och privata serviceproducenter) gemensamt personuppgiftsansvariga för Varda. I enlighet med lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är aktörerna inom småbarnspedagogik ansvariga för att de nödvändiga uppgiftsinnehållen förs in i Varda. Dessutom ansvarar aktören inom småbarnspedagogik för att informera de registrerade om att deras uppgifter förts in i Varda.
I Varda för aktörerna inom småbarnspedagogik in uppgifter om
- aktörer och verksamhetsställen inom småbarnspedagogik
- barn som deltar i småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare
- personal inom småbarnspedagogik
- dessutom kommunen eller samkommunen för in uppgifter om stödet och stödtjänsterna som ges inom småbarnspedagogiken på summanivå i Varda
Uppgifterna förs in i Varda antingen manuellt i Vardas användargränssnitt på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/varda/ eller med automatisk dataöverföring mellan aktörens informationssystem och Varda.
Uppgifterna som avses i 70 § i lagen om småbarnspedagogik ska föras in i informationsresursen inom småbarnspedagogik utan dröjsmål och löpande efter att uppgiften uppkommit och förts in i kommunens, samkommunens eller den privata serviceproducentens eget operativa informationssystem eller personregister. Om en ändring sker i uppgifterna i aktörens operativa informationssystem eller register, ska uppgifterna uppdateras i Varda. Uppgifterna ska finnas i Varda senast månadens 15:e dag och månadens sista dag om uppgifterna förs in via användargränssnittet och inom ett (1) dygn om uppgifterna överförs med automatisk dataöverföring mellan aktörens informationssystem och Varda.
I enlighet med 67 och 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är kommunen, samkommunen och privata serviceproducenter skyldiga att i fråga om den service de producerar föra in de uppgifter som anges i 70 § i informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda) samt se till att de uppgiftsinnehåll som förs in är korrekta, felfria och aktuella. Aktören inom småbarnspedagogik har alltså en lagstadgad skyldighet att se till att uppgifterna som förs in i Varda är aktuella och korrekta. Aktören inom småbarnspedagogik ska tillhandahålla nödvändiga resurser för Varda och processerna i anslutning till Varda och på detta vis säkerställa att uppgifterna förs in i rätt tid, att uppgifterna som förs in är korrekta och aktuella samt aktörens egen dokumentering.