Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda

Utöver Utbildningsstyrelsen är aktörerna inom småbarnspedagogik (kommunerna, samkommunerna och privata serviceproducenter) gemensamt personuppgiftsansvariga för Varda. I enlighet med lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är aktörerna inom småbarnspedagogik ansvariga för att de nödvändiga uppgiftsinnehållen förs in i Varda. Dessutom ansvarar aktören inom småbarnspedagogik för att informera de registrerade om att deras uppgifter förts in i Varda.

 I Varda för aktörerna inom småbarnspedagogik in uppgifter om

• aktörer och verksamhetsställen inom småbarnspedagogik
• barn som deltar i småbarnspedagogik och deras vårdnadshavare
• personal inom småbarnspedagogik.

Uppgifterna förs in i Varda antingen manuellt i Vardas användargränssnitt på adressen https://virkailija.opintopolku.fi/varda/ eller med automatisk dataöverföring mellan aktörens informationssystem och Varda.

Uppgifterna som avses i 70 § i lagen om småbarnspedagogik ska föras in i informationsresursen inom småbarnspedagogik utan dröjsmål och löpande efter att uppgiften uppkommit och förts in i kommunens, samkommunens eller den privata serviceproducentens eget operativa informationssystem eller personregister. Om en ändring sker i uppgifterna i aktörens operativa informationssystem eller register, ska uppgifterna uppdateras i Varda. Uppgifterna ska finnas i Varda senast månadens 15:e dag och månadens sista dag om uppgifterna förs in via användargränssnittet och inom ett (1) dygn om uppgifterna överförs med automatisk dataöverföring mellan aktörens informationssystem och Varda.

I enlighet med 67 och 68 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) är kommunen, samkommunen och privata serviceproducenter skyldiga att i fråga om den service de producerar föra in de uppgifter som anges i 70 § i informationsresursen inom småbarnspedagogik (Varda) samt se till att de uppgiftsinnehåll som förs in är korrekta, felfria och aktuella. Aktören inom småbarnspedagogik har alltså en lagstadgad skyldighet att se till att uppgifterna som förs in i Varda är aktuella och korrekta. Aktören inom småbarnspedagogik ska tillhandahålla nödvändiga resurser för Varda och processerna i anslutning till Varda och på detta vis säkerställa att uppgifterna förs in i rätt tid, att uppgifterna som förs in är korrekta och aktuella samt aktörens egen dokumentering.

Läs mer:

• Varda – föreskrift, anvisningar och uppgiftsförteckning
• Utbildningsstyrelsens material för aktörer inom småbarnspedagogik för information till registrerade (exempelfraser och exempelmeddelande)
• Informationsresursen inom småbarnspedagogik - kommunikationsmaterial (UBS wiki) (delvis tillgängligt)
• Vardas användargränssnitt (kräver inloggning) och anvisningar för Vardas användargränssnitt

De uppgifter som sparats i informationsresursen inom småbarnspedagogiken om aktörerna inom småbarnspedagogik, verksamhetsställena inom småbarnspedagogik, barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet, klientavgifterna för barnen som deltar i småbarnspedagogik och uppgifter om vårdnadshavarna samt personalen inom småbarnspedagogik kan lämnas ut för myndigheternas verksamhet och för vetenskaplig forskning. Myndigheter får uppgifter ur tjänsten via ett programmeringsgränssnitt eller en elektronisk förbindelse eller i ett annat elektroniskt format. Utbildningsstyrelsen får lämna ut uppgifter till en sådan myndighet som med stöd av lagen om småbarnspedagogik eller någon annan lag har rätt att behandla uppgifterna. På informationsresursen tillämpas inte bestämmelserna om utlämnande av uppgifter som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas uppgifter (621/1999), med undantag för utlämnande av uppgifter för vetenskaplig forskning, och inte heller 21 § som gäller sammanställning av datamaterial på begäran.

Utlämnande av uppgifter ur Varda

Uppgifter lämnas regelbundet lämnas ut ur Varda exempelvis till Folkpensionsanstalten (FPA) och Statistikcentralen. Dessutom är det möjligt att lämna ut uppgifter ur Varda i enskilda fall till myndigheter och forskare. Processen vid utlämnandet av uppgifter inleds när en myndighet eller forskare skickar e-post till Utbildningsstyrelsen på adressen aineistopyynnot [at] oph.fitarget="_blank". Före man tar kontakt, lönar det sig att bekanta sig med Vardas uppgiftsförteckning, som innehåller information om uppgiftsinnehåll som förs in i Varda. När en myndighet eller forskare begär uppgifter, ska man dessutom meddela Utbildningsstyrelsen för vilket ändamål uppgifterna ska användas och lämna annan information som behövs för att klarlägga förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna samt redogöra för hur uppgifterna kommer att skyddas på behörigt sätt. Om Utbildningsstyrelsen bedömer att det finns en motivering till att lämna ut uppgifter, skickar Utbildningsstyrelsen myndigheten/forskaren en blankett med begäran om uppgifter som myndigheten/forskaren ska fylla i.

Vardas årsrapport i utbildningsförvaltningens tjänst Vipunen

Från och med verksamhetsåret 2021 har den årliga rapporten om småbarnspedagogik sammanställts utifrån uppgifterna som har förts in informationsresursen inom småbarnspedagogik som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Årsrapporten publiceras årligen i utbildningsförvaltningens tjänst Vipunen på adressen https://vipunen.fi/sv-fi/. Uppgifterna är offentliga och tillgängliga för alla. Statistikcentralen publicerar dessutom varje år Finlands officiella statistik (FOS) utgående från uppgifterna i Varda.

Vardas Puls-tjänst

Det är möjligt att följa med hur uppgifter förs in i Varda i Vardas Puls-tjänst. Tjänsten beskriver hur aktörerna inom småbarnspedagogik har fört in uppgifter i Varda och sammanställer Vardas centrala nyckeltal till en enkelt läsbar form. Pulsen uppdateras med tio minuters mellanrum och ingen inloggning krävs för att använda tjänsten.

Läs mer:

• Processen för utlämnandet av uppgifter ur Varda
• Regelbunden och enskild utlämning av uppgifter
• Vardas årsrapport
• Vardas Puls-tjänst

Utbildningsstyrelsen ansvarar enligt 67 § 2 mom. i lagen om småbarnspedagogik för

• informationsresursens allmänna funktion och för applikationsprogrammeringsgränssnitten för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter. Utbildningsstyrelsen svarar även för informationsresursens allmänna funktion, tillgänglighet och oföränderlighet samt för skyddande och bevarande av uppgifter.
• lagenligheten vid överlåtelse av uppgifter ur informationsresursen och för att granska förutsättningarna för öppnande av applikationsprogrammeringsgränssnitten samt för att meddela övriga personuppgiftsansvariga att gränssnitten öppnats. 
• att ge forskningstillstånd för utlämnande av uppgifter ur informationsresursen.

• beträffande de uppgifter som är införda i informationsresursen svarar Utbildningsstyrelsen i enlighet med dataskyddsförordningen (2016/679) för den registrerades rätt till tillgång till sina personuppgifter enligt artikel 15, begränsa behandlingen av personuppgifter enligt artikel 18 och för skyldigheten att meddela varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut om eventuella rättelser eller radering av personuppgifter eller begränsningar av behandling som skett enligt artikel 19.
• Om kommunen, samkommunen eller den privata serviceproducenten upphör och dennes uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig för de berörda personuppgifterna i resursen.

Informationsresursen Varda utvecklas i samarbete med undervisnings- och kulturministeriet och den tekniska leverantören för Varda.

För styrningen av Varda svarar en styrgrupp tillsatt av undervisnings- och kulturministeriet.