Usein kysyttyä

Avainsanat: Oppilas- ja opiskelijahuolto Ammatillinen koulutus Esiopetus Lukiokoulutus Perusopetus Tutkintokoulutukseen valmentava koulutus Vapaa sivistystyö

Jos koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut haluavat tarjota mahdollisuuden opiskeluhuoltopalvelujen ajanvaraukseen yhteisessä käyttöliittymässä (kuten Wilma tai vastaava), koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden on ensin varmistettava, että tietojenkäsittely on mahdollista toteuttaa ratkaisussa lainmukaisesti. Ajanvarausten hallinnointi kuuluu opiskeluhuoltopalveluiden tehtäviin, joten koulutuksen järjestäjällä ei ole velvollisuutta tarjota käyttöliittymäänsä opiskeluhuoltopalveluiden käytettäväksi tähän tarkoitukseen, mutta opiskeluhuoltopalvelujen sujuvaksi järjestämiseksi yhteistyö eri tahojen kesken on hyvä asia.

Molempia viranomaisia koskevia tiedonhallinnan ja tietojen käsittelyn velvoitteita sisältyy useaan säädökseen. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden tulisi esimerkiksi tarkistaa, edellyttääkö suunniteltu ratkaisu tiedonhallintalain mukaisen muutosvaikutustenarvioinnin sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyn tietosuojan vaikutustenarvioinnin laatimista (ks. linkki alla). Huomioitavia velvoitteita sisältyy lisäksi muun muassa arkistolakiin, lakiin digitaalisten palveluiden järjestämisestä sekä laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalvelujen on myös varmistuttava, että järjestely on mahdollinen hankintalainsäädännön näkökulmasta. 

Yhteisessä viestintäratkaisussa koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut käyttävät ratkaisua toisistaan erillisinä viranomaisina, ja molempien on pystyttävä toteuttamaan niille kuuluvat lakisääteiset velvoitteet täysimääräisesti. Jos koulutuksen järjestäjän hankkimaa käyttöliittymää tai muuta vastaavaa viestintäratkaisua ei ole alun perin suunniteltu kahden eri viranomaisen käyttöä varten, sitä tulee kehittää vastaamaan lakisääteisiä velvoitteita.

Esimerkiksi opiskeluhuoltopalveluiden asiakkuus ja siihen liittyvät tiedot, kuten ajanvaraukset ja muu henkilökohtainen viestintä, ovat opiskeluhuollon salassa pidettäviä tietoja, jolloin huomioitavaksi tulee myös opiskeluhuoltopalveluihin sovellettava sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalaan kuuluva lainsäädäntö.