Miten kehittämistyö saadaan kiinni strategiaan

Jokaiselle koulutuksen kehittäjälle on tuttu kysymys, miten kehitetty toimintamalli saadaan juurtumaan osaksi organisaation normaalia toimintaa. ESR-rahoitteisessa Zoomi – Sujuvat siirtymät -koordinaatiohankkeessa sekä Suomen ammatillisen koulutuksen kulttuuri ja urheiluliitto SAKU ry:ssä on pohdittu tätä pitkään. Yhteisen pohdinnan tuloksena on syntynyt Kiinni strategiaan -malli, joka ohjaa kehitetyn toimintamallin kiinnittämisessä osaksi organisaation arkea.

Kiinni strategiaan -malli on kehitetty yhdessä ammatillisten koulutusten johtajien kanssa ja alun perin se on tehty Liikkuva opiskelu -ohjelman kehittämishankkeiden juurrutustyön tueksi. Mallissa on hyödynnetty Zoomi – sujuvia siirtymiä -koordinaatiohankkeen koordinoitavien hankkeiden kokemuksia toiminnan juurruttamisesta. Zoomi koordinoi hankeverkostoa, jossa kehitetään sujuvia siirtymiä ammatilliseen koulutukseen, ammatillisen koulutuksen aikana sekä siirtymiä työelämään ja jatko-opintoihin.

Juurruttaminen alusta alkaen

Miten uusi kehitettävä toiminta saadaan osaksi organisaation suunnitelmallista ja strategista toimintaa? Kysymys on tärkeää pitää mielessä kehittämishankkeiden toiminnan alusta asti niin, että siihen on vastattu jo hankkeen aikana, ja toiminta on kiinnittynyt osaksi arkea hankkeen päätyttyä. Kehittämistyön ja kokeilujen lisäksi hankkeiden suunnitelmissa olisi hyvä olla myös kehitettävän mallin juurrutussuunnitelma.

Mitä lisäarvoa hankkeissa kehitettävä uusi toimintamalli tuo? Toisaalta mitä resursseja sen käyttö vaatii? Ennen päätöksentekoa puntaroidaan käyttöönotettavan mallin kokonaistaloudellisuus. Merkittävää juurrutustyössä on johdon sitoutuminen eri tasoilla. Kiinni strategiaan -malli antaa eväät juurruttamiseen jokaisessa kehittämisen vaiheessa. Yksi mallin keskeinen elementti on strategiapeili, jonka kautta peilataan toimintaa joka kohdassa.

Toimintaa muutetaan yhteistyössä

Koordinaattorin unelmana on, että hankkeiden aikana motivoidaan ja perehdytetään henkilöstö uuteen toimintaan, jonka tuloksille on määritelty mittarit, joita seurataan. Selkeästi määriteltyjen laadukkaiden toimintaprosessien ja vastuiden jaon ansiosta toiminta on tasa-arvoista ja -laatuista sekä jatkuvasti kehittyvää.

Olemme Kiinni strategiaan -mallissa ja Zoomissa korostaneet erityisesti juurruttamistyön oikea-aikaisuutta ja yhteistyöverkostojen merkitystä. Ei riitä, että juurruttamista aletaan pohtia vasta hankkeen lopussa. Usein hanketyössä nostetaan esille hankkeen lyhyt kesto ja levittämiselle sekä juurruttamiselle jäävän ajan lyhyys. Juurruttaminen on aloitettava heti hankkeen alussa. Lisäksi tarvitaan yhteistyöverkostoja organisaation sisällä ja eri organisaatioiden välillä. Yhteistyön avulla juurruttaminen omaan organisaation ja tulosten levittäminen myös laajemmin hyödynnettäväksi on mahdollista.

Vaikka kehittämistyötä olisi tehty ensisijaisesti paikalliseen tarpeeseen, tulokset ovat usein hyödynnettävissä valtakunnallisesti. Olkaa rohkeita ja ajatelkaa laajasti, verkostoitukaa omassa organisaatiossa ja laajemmin muiden kanssa. Kertokaa mitä kehittämistyötä teette, miksi ja miten myös muut voisivat siitä hyötyä.