Verktyg för att koppla utvecklingsarbetet till organisationens strategi

Blogg
Samarbetsnätverk och etableringsarbete i rätt tid bidrar till mer bestående förändringar i verksamheten.

Inka Ruokolainen och Maria Käkelä

Ihmisiä pöydän äärellä keskustelelmassa

Hur kan man etablera en verksamhetsmodell som blivit till genom utvecklingsarbete så att den blir en del av organisationens normala verksamhet? Det här är en bekant fråga för alla som arbetar med att utveckla utbildningen. Det är också en fråga som man länge har funderat på i det ESF-finansierade koordineringsprojektet Zoomi ─ Smidiga övergångar och vid Kultur- och idrottsförbundet för yrkesutbildningen i Finland, SAKU rf. Som ett resultat av gemensamma reflektioner har man tagit fram en modell för hur utvecklingsarbetet kan kopplas till organisationens strategi och vardag (på finska Kiinni strategiaan -malli).

Modellen har utvecklats tillsammans med ledarna för yrkesutbildningarna och ursprungligen har den tagits fram för att stödja implementeringen av utvecklingsprogrammen inom ramen för programmet Studier i rörelse. I arbetet med att utveckla modellen har man dragit nytta av erfarenheterna inom koordineringsprojektet Zoomi ─ Smidiga övergångar. Zoomi-projektet koordinerar ett nätverksprojekt som har som mål att utveckla smidiga övergångar till och under yrkesutbildningen samt från yrkesutbildningen vidare till arbetslivet och fortsatta studier.

Etablering från början av projektet

Hur ska ny verksamhet etableras som en del av organisationens systematiska och strategiska verksamhet? Frågan är viktig att ta i beaktande från och med början av utvecklingsprojektens verksamhet så att man har besvarat den redan under projektets gång, och att verksamheten har blivit en del av vardagen i det skedet då projektet avslutas. Utöver utvecklingsarbete och försök borde projekten i sina planer även ha med en plan för hur verksamhetsmodellerna som tas fram i projektet ska etableras.

Vilket mervärde ger den nya verksamhetsmodellen som utvecklas inom projektet? Vilka resurser kräver den? Innan man fattar beslut behöver man överväga hur helhetsekonomisk den planerade verksamheten är. Viktigt i etableringsarbetet är att ledningen förbinder sig till arbetet på olika nivåer. Den nya modellen för att koppla utvecklingsarbete till organisationens strategi (Kiinni strategiaan -malli) ger vägledning i alla skeden av utvecklingsarbetet. En central del av modellen är en så kallad strategispegel, utifrån vilken man kan reflektera över den planerade verksamheten i alla skeden av processen.

Verksamheten förändras genom samarbete

Drömmen för en projektkoordinator är att personalen under projektens gång ska motiveras och introduceras till den nya verksamheten och att resultaten följs upp med på förhand överenskomna mätare. Då verksamhetsprocesserna är tydligt definierade och högklassiga och ansvaret tydligt fördelat blir också verksamheten jämlik och av jämn kvalitet, samtidigt som den kontinuerligt utvecklas.

I den nya modellen och inom Zoomi-projektet har vi särskilt betonat hur viktigt det är att etableringsarbetet genomförs i rätt tid och hur viktigt det är med samarbetsnätverk. Det räcker inte att man börjar fundera över etableringen först i slutskedet av projektet. I projektarbeten framhävs ofta att projektet pågår en kort tid och att det finns ont om tid för att sprida och etablera verksamhetsmodeller. Etableringen av verksamhetsmodellerna behöver ändå påbörjas redan från början av ett projekt. Därtill behövs samarbetsnätverk inom organisationen och mellan olika organisationer. Med hjälp av samarbete är det möjligt att etablera verksamheten i den egna organisationen och sprida resultaten vidare att användas även av andra.

Även om utvecklingsarbetet i huvudsak skulle ha genomförts för lokala behov, är resultaten ofta ändå sådana att de kan utnyttjas nationellt. Var modiga och ha ett brett perspektiv, bilda nätverk i den egna organisationen och även med andra. Berätta om ert utvecklingsarbete, varför det genomförs och hur andra kan ha nytta av det.


Skribenter

Inka Ruokolainen
Inka Ruokolainen
Erityisasiantuntija
Maria Käkelä
Maria Käkelä
Verkostokoordinaattori