Osaamisen tunnistamisen ja tunnustaminen edistämiseksi tiedot vapaan sivistystyön ja taiteen perusopetuksen opintosuorituksista voidaan tallentaa Opetushallituksen ylläpitämään opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (KOSKI-tietovaranto) oppijan suostumuksella. Tältä verkkosivuilta löytyy kootusti ohjeita ja suosituksia oppijoiden suostumusten hallinnan suunnittelua ja toteutusta varten vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjille, taiteen perusopetuksen koulutuksen järjestäjille sekä oppilaitoksille.

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa (884/2017) säädetään mahdollisuudesta tallentaa tiettyjä vapaan sivistystyön (9 d §) sekä taiteen perusopetuksen (9 e §) tietoja Opetushallituksen ylläpitämään opetuksen ja koulutuksen tietovarantoon (jäljempänä KOSKI-tietovaranto tai KOSKI-palvelu) oppijan koulutustoimijalle antamalla suostumuksella. Lainsäädännön muutokset ovat tulleet asteittain voimaan vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen osalta 1.8.2021 alkaen, taiteen perusopetuksen osalta 1.1.2023 alkaen ja vapaassa sivistystyössä suoritettujen kansallisten perustaitojen osaamismerkkien (jäljempänä osaamismerkit) osalta 1.1.2024 alkaen. 

Taiteen perusopetuksen, vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen taikka vapaassa sivistystyössä suoritettujen kansallisten perustaitojen osaamismerkkien tietojen tallentaminen edellyttää, että oppija antaa vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti koulutustoimijalle suostumuksensa tietojen tallentamiseksi tietovarantoon. Suostumus antaa rekisteröidylle mahdollisuuden valvoa henkilötietojensa käsittelyä ja vaikuttaa henkilötietojen käsittelyyn peruuttamalla suostumuksen. Suostumuksen antaminen on oppijalle sekä alaikäisen huoltajalle aina vapaaehtoista, eikä sen antamatta jättäminen saa aiheuttaa henkilölle haittaa, kuten esimerkiksi vaikuttaa oppijan saamaan arviointiin. 

Opetus- ja kulttuuriministeriö ja Opetushallitus voivat tukea oppilaitosten ylläpitäjiä suostumusten hallintaan liittyvässä työssä. Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa uudistuksiin liittyvästä ohjeistuksesta, joka liittyy lainsäädännön tulkintaan. Opetushallitus vastaa uudistusten käytännön toimeenpanosta ja teknisestä toteutuksesta (KOSKI-palvelu ja Oma Opintopolku -palvelu) ja ohjeistaa oppilaitoksia näiden osalta. 

Tältä verkkosivulta löydät vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjille, taiteen perusopetuksen koulutuksen järjestäjille sekä oppilaitoksille suunnattuja ohjeita, suosituksia ja lisätietomateriaalia oppijoiden suostumuksiin liittyvän tiedonhallintaprosessin suunnittelun ja toteutuksen tueksi. Myös taiteen perusopetusta hankkivat koulutuksen järjestäjät, niiden sopimusoppilaitokset ja sopimusoppilaitosten ylläpitäjät voivat käyttää materiaaleja sopimansa yhteisen prosessinsa suunnittelun tukena.  Sivulta löytyy myös vastauksia suostumusten hallintaa koskeviin, usein kysyttyihin kysymyksiin. Oppilaitosten ja koulutustoimijoiden suostumusten hallinnasta vastaavat henkilöt voivat käyttää verkkosivun sisältöjä omassa työssään vastaan tulevien kysymysten apuna. Löydät tämän verkkosivun vasemmasta reunasta sisällysluettelon, jonka otsikkoja klikkaamalla pääset siirtymään suoraan kyseisen otsikon alta löytyvään ohjeeseen.

Sivun alaosasta ovat ladattavissa myös koulutustoimijoille ja oppilaitoksille suunnatut malliasiakirjat suostumuksen pyytämiseen sekä suostumuksen antajan informoimiseen. Muokattavaksi tarkoitetut malliasiakirjat ovat luonteeltaan suosituksia, eikä koulutustoimijoilla ole velvollisuutta käyttää näitä nimenomaisia malliasiakirjapohjia, vaan ne voivat päättää myös tuottaa omat asiakirjansa itse. 

Huomaathan, että tämän verkkosivun ohjeita ei ole tarkoitettu tietovarantoon tallennettavien tietojen tallentamisen ja tarkistamisen ohjeeksi, vaan ohjeet oppilaitosten ja koulutustoimijoiden KOSKI-palvelua käyttäville, tietoja tietovarantoon tallentaville sekä niitä tarkistaville virkailijoille löytyvät Opetushallituksen eDuuni-wikistä. Suostumusten hallinta edeltää tietojen tallentamista ja jatkuu myös tietojen käsittelyn aikana, mutta on tietovarannossa tapahtuvasta tietojen tallentamisesta ja käsittelystä erillinen prosessinsa. Suostumukset ovat lähtökohtaisesti yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutustoimijan asiakirjoja, eikä niitä tallenneta KOSKI-palveluun.

Koulutustoimijalla tarkoitetaan tämän verkkosivun ohjeissa vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa (632/1998) tarkoitettua vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjää. Opetus- ja kulttuuriministeriö voi myöntää kunnalle, kuntayhtymälle, rekisteröidylle yhteisölle tai säätiölle luvan vapaasta sivistystyöstä annetun lain mukaisen oppilaitoksen ylläpitämiseen hakemuksesta. Vapaan sivistystyön oppilaitoksia ovat kansalaisopistot, kansanopistot, kesäyliopistot, liikunnan koulutuskeskukset ja opintokeskukset.

Oppilaitoksen ylläpitäjät voivat itse päättää siitä, mahdollistavatko ne suostumuksen antamisen tietojen tallentamiseksi valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) 9 d §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa oppijoilleen, eli

  • 1.8.2021 alkaen vapaatavoitteiseen, osaamisperusteisesti kuvattuun koulutukseen osallistuville opiskelijoille, sekä
  • 1.1.2024 alkaen vapaassa sivistystyössä kansallisen perustaitojen osaamismerkin suorittaneille henkilöille.

Vapaatavoitteisen koulutuksen opintosuoritustietojen tallentaminen on mahdollista aloittaa milloin tahansa 1.8.2021 tai sen jälkeen oppilaitoksen ylläpitäjän päättämässä aikataulussa. Vastaavasti myös osaamismerkkien tietojen tallentaminen on mahdollista aloittaa milloin tahansa 1.1.2024 tai sen jälkeen siinä aikataulussa, kun oppilaitoksen ylläpitäjä itse päättää. Vapaatavoitteisen koulutuksen eikä osaamismerkkien osalta ei ole kuitenkaan mahdollista pyytää suostumuksia takautuvasti ja tallentaa opintosuoritustietoja niitä koskevien lainsäädännön muutosten voimaantuloa edeltävältä ajalta.

Mahdollisuutta tietojen tallentamiseen tulisi tarjota yhdenvertaisesti samaan koulutukseen osallistuville oppijoille. Tämä ei tarkoita kaikkea ylläpitäjän järjestämää koulutusta, vaan ylläpitäjä voi päättää tarjota mahdollisuutta esimerkiksi vain yksittäisen koulutuksen tai kurssin osallistujille, tai niin halutessaan laajemmin. Ylläpitäjä voi päättää mahdollistaa asian joko yhdessä, tai useammassa ylläpitämässään oppilaitoksessa.

Paikallisten opetussuunnitelmien sisällöt ja rakenteet vaihtelevat tai voivat vaihdella vuosittain, ja on ylläpitäjän oma päätös, missä laajuudessa sen on mahdollista tarjota oppijoille mahdollisuutta minäkin lukuvuonna. Mikäli sitä jossain tai joissain koulutuksissa tarjotaan oppijoille, on silloin saman koulutuksen aloittavia oppijoita kohdeltava yhdenvertaisesti. Tämä ei tarkoita, että myös muiden koulutusten oppijoille olisi velvollisuus tarjota sama mahdollisuus. Tietojen tallentaminen edellyttää oppilaitoksen ylläpitäjältä myös koulutuksen osaamisperusteista kuvaamista ja arviointikäytäntöjä, joten oppilaitoksen ylläpitäjän voi olla suositeltavaa huomioida myös omat resurssinsa osaamisperusteisuuteen ja suostumusten hallintaan vaadittavaan työmäärään, kun se päättää, minkä koulutuksien oppijoille se mahdollisuutta aikoo tarjota.

Oppilaitosten ylläpitäjät ovat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä

Vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjä, joka on päättänyt mahdollistaa suostumuksen antamisen vapaan sivistystyön tietojen tallentamiseksi, ryhtyy suostumusten vastaanottamisen ja tietojen tallentamisen aloitettuaan myös tietovarannon yhteisrekisterinpitäjäksi. Yhteisrekisterinpitäjille kuuluvista tehtävistä säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa ja niitä kuvaillaan myös lainmuutoksiin liittyvissä hallituksen esityksissä. Jäljempänä tällä verkkosivulla on kootusti kuvattuna, mitä suostumusten hallintaan liittyviä tehtäviä yhteisrekisterinpitäjille kuuluu, kun ne aloittavat tai ovat jo aloittaneet suostumusten vastaanottamisen oppijoiltaan.

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaan Opetushallitus määrää tarkemmin, miten tiedon tallentajien on pidettävä tietovarantoon tallennettavat tiedot ajantasaisina. Opetushallitus antaa tarkempia määräyksiä myös 9 d §:ssä säädettyjen vapaan sivistystyön tietojen tietorakenteista. Opetushallituksen ajantasaiset määräykset julkaistaan ePerusteet-palvelussa Opetushallituksen määräyskokoelmassa.

Opetushallitus ei määrää oppilaitoksen ylläpitäjän pyytämiin suostumuksiin liittyvien tiedonhallintaprosessien toteuttamisesta eikä niiden etenemisaikatauluista, vaan KOSKI-palvelun käyttöönotto, siihen liittyvien tiedonhallintaprosessien suunnittelu ja toteutus sekä etenemisaikataulu ovat koulutustoimijoille vapaaehtoisia ja sen itsensä päätettävissä.  Koulutustoimija päättää myös siitä, kuka tai mitkä tahot sen omassa organisaatiossa vastaavat työtehtävissään prosessien suunnittelusta ja toteutuksesta tai KOSKI-palvelun käyttöönotossa tarvittavien toimenpiteiden toteuttamisesta tai edistämisestä.

Miksi näiden tietojen tallentaminen on koulutustoimijalle vapaaehtoista?

Hallituksen esityksen 19/2021 mukaan vapaatavoitteisten koulutustietojen tallentamiseen ei ole haluttu ehdottaa lakisääteistä velvoitetta vapaan sivistystyön vapaasta luonteesta johtuen. Vapaassa sivistystyössä ei myöskään ole henkilöperusteista tiedonkeruuta eikä valtionosuusrahoitus perustu opiskelijamääriin, mikä erottaa sen muista koulutusmuodoista. Tämä tarkoittaa sitä, ettei opiskelijoiden läsnäoloa ja koulutuksen suorittamista välttämättä seurata ja opintosuoritusta arvioida samalla tavalla kuin muissa koulutusmuodoissa. Tästä seuraa myös se, että esitettyä uudistusta ei ehdoteta toteutettavaksi viranomaistarpeista lähtien, vaan uudistuksella tavoitellaan opiskelijan edun toteutumista osaamisen näkyväksi tekemisen kautta.

Välillisesti lakimuutoksesta hyötyisivät myös muut oppilaitokset ja työelämä. Uudistus edistäisi jatkuvaa oppimista ja näin ollen myös yhteiskunnan etua. KOSKI-tietovarantoon tallennettuja tietoja ei käytettäisi vapaan sivistystyön oppilaitosmuotojen valtionosuuksien laskemiseen eikä uudistuksessa näin ollen muutettaisi vapaan sivistystyön valtionosuusjärjestelmää. Ylläpitäjä voi omien resurssiensa puitteissa porrastaa koulutustarjontansa muuttamista osaamisperusteiseksi ja alkaa tarjota opintosuoritustietojen tallentamista koulutus kerrallaan. 
 

Takaisin ylös

Koulutustoimijalla tarkoitetaan tämän verkkosivun ohjeissa myös taiteen perusopetuksesta annetussa laissa (633/1998) tarkoitettua koulutuksen järjestäjää. Lain mukaan kunta voi järjestää taiteen perusopetusta, minkä lisäksi taiteen perusopetusta voidaan, sen mukaan kuin ministeriö päättää, järjestää myös valtion oppilaitoksessa. Lisäksi asianomainen ministeriö voi myöntää kuntayhtymälle, rekisteröidylle yhteisölle tai säätiölle luvan järjestää taiteen perusopetusta. Koulutusta järjestetään musiikkioppilaitoksissa tai muissa taiteen perusopetusta antavissa oppilaitoksissa taikka muulla tavoin.

Koulutuksen järjestäjät voivat itse päättää siitä, mahdollistavatko ne suostumuksen antamisen tietojen tallentamiseksi valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) 9 e §:ssä tarkoitetuissa tilanteissa oppijoilleen, eli

  • 1.1.2023 alkaen Opetushallituksen määräämien taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteiden mukaisten yleisen oppimäärän yhteisten opintojen, yleisen oppimäärän teemaopintojen, laajan oppimäärän perusopintojen ja/tai laajan oppimäärän syventävien opintojen oppilaille.

Hallituksen esityksen (160/2022) mukaan taiteen perusopetuksen tietojen osalta valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annettua lakia sovelletaan 1.8.2018 tai sen jälkeen aloitettuun taiteen perusopetuksesta annetun lain mukaiseen koulutukseen, joka ei ole ollut lain voimaan tullessa 1.1.2023 päättynyt. Tällöin lain 9 e §:ssä tarkoitettu suostumus on voitu antaa takautuvasti viimeistään 31.12.2023. Sääntelyllä on haluttu mahdollistaa se, että myös lain voimaantuloajankohtana kesken olevaa taiteen perusopetusta koskevia koulutustietoja on voitu tallentaa KOSKI-tietovarantoon. Tämä tarkoittaa, että mikäli oppija on aloittanut opinnot 1.8.2018 – 31.12.2022 välisenä aikana ja on ollut yhä opetuksessa lain voimaan tullessa, on takautuva suostumus ennen lain voimaantuloa suoritettujen opintojen tietojen tallentamiseksi ollut mahdollista antaa viimeistään 31.12.2023.

1.1.2023 tai milloin tahansa sen jälkeen aloitettujen ja suoritettujen taiteen perusopetuksen opintosuoritustietojen tallentaminen on mahdollista aloittaa milloin tahansa 1.1.2023 tai sen jälkeen koulutuksen järjestäjän päättämässä aikataulussa.

Tiedot voidaan tallentaa, mikäli laissa tarkoitetut koulutustoimijat ovat itse päättäneet tätä mahdollisuutta samaan koulutukseen osallistuville oppijoilleen tarjota. Koulutustoimijalle päätös on aina vapaaehtoinen, eikä sillä ole lakisääteistä velvollisuutta tarjota mahdollisuutta oppijoilleen. Se voi myös päättää tarjota mahdollisuutta vain osassa järjestämistään koulutuksista siten, että mahdollisuutta tarjotaan samaan koulutukseen osallistuville oppijoille, mutta ei yleisesti kaikille sen opetuksessa oleville oppijoille.

Hallituksen esityksen (160/2022) mukaan taiteen perusopetuksessa samalla koulutuksella tarkoitetaan samassa taiteen perusopetusta antavassa oppilaitoksessa saman oppimäärän (opintotason) suorittaneita oppilaita. Tietojen tallentamisen edellytyksenä on, että sitä on päätetty tarjota kaikille samaan koulutukseen osallistuville oppilaille. Tällä tarkoitetaan ensinnäkin sitä, että koulutusta annetaan samassa oppilaitoksessa. Esimerkiksi koulutuksen järjestäjänä toimiva kunta voi hankkia musiikin alan taiteen perusopetuksen palveluja eri musiikkioppilaitoksilta tai niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä. Samalla koulutuksella tarkoitetaan tällöin yhdessä musiikkioppilaitoksessa annettua koulutusta, eikä esimerkiksi kaikkia kunnan eri musiikkioppilaitoksilta tai niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä hankkimia musiikin alan taiteen perusopetuksen palveluja. Samalla koulutuksella viitataan lisäksi taiteen perusopetuksen oppimääriin, jotka Opetushallitus vahvistaa opetussuunnitelman perusteissa. Pykälässä tarkoitetussa samassa koulutuksessa olisivat esimerkiksi samassa musiikkioppilaitoksessa musiikinalan taiteen perusopetuksen saman opintotason eli esimerkiksi yleisen oppimäärän yhteisiä opintoja suorittavat oppilaat.

Laissa tarkoitetut koulutuksen järjestäjät ovat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä

Taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitettu koulutuksen järjestäjä, joka on päättänyt mahdollistaa suostumuksen antamisen taiteen perusopetuksen tietojen tallentamiseksi, ryhtyy suostumusten vastaanottamisen ja tietojen tallentamisen aloitettuaan myös tietovarannon yhteisrekisterinpitäjäksi. Yhteisrekisterinpitäjille kuuluvista tehtävistä säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa ja niitä kuvaillaan myös lainmuutoksiin liittyvissä hallituksen esityksissä. Jäljempänä tällä verkkosivulla on kootusti kuvattuna, mitä suostumusten hallintaan liittyviä tehtäviä yhteisrekisterinpitäjille kuuluu, kun ne aloittavat tai ovat jo aloittaneet suostumusten vastaanottamisen oppijoiltaan.

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaan Opetushallitus määrää tarkemmin, miten tiedon tallentajien on pidettävä tietovarantoon tallennettavat tiedot ajantasaisina. Opetushallitus antaa tarkempia määräyksiä myös 9 e §:ssä säädettyjen taiteen perusopetuksen tietojen tietorakenteista. Opetushallituksen ajantasaiset määräykset julkaistaan ePerusteet-palvelussa Opetushallituksen määräyskokoelmassa.

Opetushallitus ei kuitenkaan määrää koulutuksen järjestäjien pyytämiin suostumuksiin liittyvien tiedonhallintaprosessien toteuttamisesta eikä niiden etenemisaikatauluista, vaan KOSKI-palvelun käyttöönotto, siihen liittyvien tiedonhallintaprosessien suunnittelu ja toteutus sekä etenemisaikataulu ovat koulutustoimijoille vapaaehtoisia ja sen itsensä päätettävissä.  Koulutustoimija päättää myös siitä, kuka tai mitkä tahot sen omassa organisaatiossa vastaavat työtehtävissään prosessien suunnittelusta ja toteutuksesta tai KOSKI-palvelun käyttöönotossa tarvittavien toimenpiteiden toteuttamisesta tai edistämisestä.

Miksi näiden tietojen tallentaminen on koulutustoimijalle vapaaehtoista?

Hallituksen esityksen 160/2022 mukaan taiteen perusopetuksen koulutustietojen tallentamiseen ei ole haluttu ehdottaa lakisääteistä velvoitetta opetuksen vapaasta luonteesta johtuen. Esitettyä uudistusta ei ehdoteta toteutettavaksi viranomaistarpeista lähtien, vaan uudistuksella tavoitellaan oppilaan edun toteutumista osaamisen näkyväksi tekemisen kautta. Välillisesti lakimuutoksesta hyötyisivät myös muut oppilaitokset ja työelämä. Uudistus edistäisi jatkuvaa oppimista ja näin ollen myös yhteiskunnan etua. KOSKI-tietovarantoon tallennettuja tietoja ei käytettäisi taiteen perusopetuksen oppilaitosmuotojen valtionosuuksien laskemiseen eikä uudistuksessa näin ollen muutettaisi taiteen perusopetuksen valtionosuusjärjestelmää.

Sopimusoppilaitos ja sen ylläpitäjä voivat sopia koulutustoimijan kanssa yhteisistä toimintatavoista

Taiteen perusopetuksen koulutuksen järjestäjä voi lisäksi hankkia taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitetut palvelut julkiselta tai yksityiseltä yhteisöltä taikka säätiöltä. Koulutuksen järjestäjä vastaa silloin siitä, että sen hankkimat palvelut järjestetään lain mukaisesti.

Sopimusoppilaitoksen ylläpitäjällä tarkoitetaan tämän verkkosivun ohjeissa taiteen perusopetuksen oppilaitoksen ylläpitäjää, jolta koulutuksen järjestäjä, kuten esimerkiksi kunta, hankkii taiteen perusopetusta. Koulutustoimija, joka vastaa hankkimiensa palveluiden lainmukaisuudesta ja on laissa tarkoitettu yhteisrekisterinpitäjä, voi sopia lukuunsa toimivan sopimusoppilaitoksen ja sen ylläpitäjän kanssa, miten käytännön toimenpiteet oppijoiden suostumusten hallinnan osalta toteutetaan. Sopimusoppilaitoksen ylläpitäjä ei kuitenkaan ole tietovarannon yhteisrekisterinpitäjä. Tiedonhallintaprosessi edellyttää näissä tilanteissa yhteistyötä ja yhteisten toimenpiteiden suunnittelua.

Taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitettu koulutuksen järjestäjä, kuten kunta, päättää niin hankkimassaan kuin järjestämässäänkin taiteen perusopetuksessa, mahdollistetaanko tietojen tallentaminen samaan koulutukseen osallistuville oppilaille. Hankkiva koulutuksen järjestäjä vastaa myös koulutuksen lainmukaisuudesta ja se on myös valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa tarkoitettu tietovarannon yhteisrekisterinpitäjä ja koulutuksen järjestäjänä se. Näin ollen, taiteen perusopetusta hankintakoulutuksena tuottava sopimusoppilaitos ja sen ylläpitäjä eivät voi päättää suostumusten vastaanottamisen ja hankintakoulutuksessa olevien oppilaiden tietojen tallentamisen aloittamisesta itsenäisesti ilman taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitettua koulutuksen järjestäjän päätöstä, sillä yhteisrekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet ovat laissa tarkoitetulla koulutuksen järjestäjällä.

Opetus- ja kulttuuriministeriön antaman ohjeistuksen mukaisesti koulutuksen järjestäjä voi määritellä ja sopia hankintakoulutuksena taiteen perusopetusta tuottavan sopimusoppilaitoksen ylläpitäjän kanssa, miten käytännön toimenpiteet suostumusten hallinnan prosessissa toteutetaan hankintakoulutuksessa olevien oppijoiden osalta. Laissa tarkoitettu hankkiva koulutuksen järjestäjä vastaa kuitenkin näissäkin tilanteissa yhteisrekisterinpitäjälle kuuluvista velvoitteista, kuten suostumusasiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä ja siitä, että sopimusoppilaitos noudattaa koulutuksen järjestäjän päätöstä osallistuessaan tiedonhallinnan prosessiin. Prosessin suunnittelu ja toteuttaminen edellyttää sekä koulutuksen järjestäjältä, kuten esimerkiksi kunnalta, sekä hankitun taiteen perusopetuksen osalta sopimusoppilaitokselta ja sen ylläpitäjältä toimenpiteitä ja yhteistä suunnittelua.

Sopimusoppilaitos ja sen ylläpitäjä, joille hankkiva koulutuksen järjestäjä päättää mahdollistaa opetuksessa olevien oppilaiden tietojen tallentamisen, voivat sopia KOSKI-palvelun käyttöönotosta ja tietojen tallentamisen aloittamisesta yhdessä koulutuksen järjestäjän kanssa. Sopimusoppilaitos, sen ylläpitäjä ja hankkiva koulutuksen järjestäjä voivat suunnitella toteutettavat toimenpiteet ja tiedonhallintaprosessinsa yhteistyössä. Näissä tilanteissa tulee sopimusoppilaitoksen ja koulutuksen järjestäjän, kuten kunnan, tulee yhteistyössä suunnitella ja sopia käytännön toimenpiteistä niin, että koulutuksen järjestäjän on mahdollista vastata sille säädetyistä yhteisrekisterinpitäjän velvoitteista.  

Jos sama sopimusoppilaitos tuottaa taiteen perusopetusta hankintakoulutuksena useammalle eri koulutuksen järjestäjälle, esimerkiksi kahdelle eri kunnalle, kukin koulutuksen järjestäjä päättää KOSKI-palvelun käyttöönotosta ja vastaa itse vastuullaan olevista yhteisrekisterinpitäjän velvoitteista hankkimansa koulutuksen osalta, sekä ohjeistaa hankkimansa koulutuksen osalta noudatettavista käytännöistä.

On myös mahdollista, että sama organisaatio toimii samanaikaisesti esimerkiksi vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjänä, ja taiteen perusopetuksen sopimusoppilaitoksen ylläpitäjänä, jolta muu koulutustoimija hankkii taiteen perusopetusta. Tällaisia organisaatioita voivat olla esimerkiksi ne yksityisten yhteisöjen ja säätöiden ylläpitämät vapaan sivistystyön oppilaitokset, joilta jokin kunta hankkii taiteen perusopetusta. Tällöin tulee huomioida, missä tilanteissa organisaatio toimii itse yhteisrekisterinpitäjänä ja koulutustoimijana, ja missä tilanteissa se toimii toisen yhteisrekisterinpitäjän lukuun sen sopimuskumppanina ja henkilötietojen käsittelijänä.

Miksi sopimusoppilaitoksen ylläpitäjä ei ole yhteisrekisterinpitäjä? Voiko Opetushallitus antaa poikkeusluvan tähän?

Yhteisrekisterinpitäjistä säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa (5 §, 9 e §) ja taiteen perusopetuksen koulutuksen järjestäjistä sekä koulutuksen hankkimisesta taiteen perusopetuksesta annetussa laissa (2 §, 4 §). Opetushallitus ei voi määrätä eikä antaa poikkeuslupia näiden osalta. 
 

Takaisin ylös

Tietojen tallentaminen edellyttää, että oppilaitoksen ylläpitäjä on päättänyt tarjota tietovarantoon tallentamista koulutuksen opiskelijoille, määritellyt koulutuksen laajuuden opintopisteinä, kuvannut koulutuksen osaamisperusteisesti sekä arvioinut opiskelijan suorituksen suhteessa kuvaukseen.

Vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän on 1.8.2021 alkaen tallennettava KOSKI-tietovarantoon seuraavat tiedot mainitun lain 6 b §:ssä säädetyt edellytykset täyttävässä, muussa kuin mainitun lain 7 a luvussa taikka oppivelvollisuuslain 5 §:n 2 momentissa tarkoitetussa koulutuksessa olevista opiskelijoistaan, jos oppilaitoksen ylläpitäjä on päättänyt tarjota tietovarantoon tallentamista koulutukseen osallistuville opiskelijoille ja opiskelija suostuu tietojen tallentamiseen:

1) koulutuksen nimi ja koulutuksen laajuus;
2) koulutuksen päättymispäivä;
3) osaamisen arviointi.

Koulutusten nimet ovat aina paikallisesti päätettyjä ja paikallisissa opetussuunnitelmissa kuvattuja. Koulutuksen osaamisperusteinen kuvaus tehdään viemällä paikallinen opetussuunnitelma tai kurssisuunnitelma Opetushallituksen ePerusteet-palveluun. Vähimmäisvaatimuksena on, että koulutuksessa saavutettu osaaminen on hyväksytty, eli opiskelijan osaaminen vastaa vähintään koulutuksen osaamisperusteisessa kuvauksessa olevaa tasoa. Arviointiasteikko on siis tällöin hyväksytty / hylätty. Mikäli oppilaitos päättää käyttää koulutuksessaan asteikkoarviointia, koulutuksen osaamisperusteisesta kuvauksesta tulee käydä ilmi, mitä arviointiasteikon arvosanaa osaamisen kuvaus vastaa.

Informoi oppijaa ennen suostumuksen antamista

Oppilaitoksen ylläpitäjän on ennen suostumuksen antamista annettava oppijalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Oppijalle tulee kertoa myös viranomaisten (Kela, Tilastokeskus) tietojensaantioikeuksista sekä siitä, miten tämä voi halutessaan perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle.

Milloin suostumus annetaan?

Edellä tarkoitettu opiskelijan suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle koulutuksen alkaessa.

Suostumus annetaan oppilaitoksen ylläpitäjälle ylläpitäjän ohjeistamalla tavalla koulutuksen alkaessa, jotta koulutus voidaan vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetulla tavalla myös arvioida. Arviointi on jatkuva prosessi, ja oppilaitoksessa on oltava riittävän aikaisin tiedossa, mikäli oppija toivoo suorituksestaan arviointia. Koulutuksen alkamista ei ole siis sidottu eikä laissa säädetty määriteltäväksi esimerkiksi tiettyihin päivämääriin tai opetuskertojen määrään suhteuttaen, vaan oppilaitoksen ylläpitäjä itse määrittelee, mihin asti sen on mahdollista missäkin tapauksessa vastaanottaa suostumus oppijalta.

Kuka suostumuksen antaa, jos oppija on alaikäinen?

Alaikäiseltä lapselta tarvitaan tietojen tallentamiseen myös tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumus.

Koulutuksen paikallinen nimi merkitään suostumusasiakirjalle

Koulutuksen suorittavalta oppijalta on pyydettävä suostumus nimenomaisesti kyseisen koulutuksen tietojen tallentamiseen. Olennaista on, että oppija ymmärtää, minkä tietojen tallentamiseen hän antaa suostumuksensa, ja että tietoja tallentava virkailija ymmärtää, että yhdelle opiskeluoikeudelle tallennetaan vain sen koulutuksen tiedot, jonka tallentamiseen oppija on suostunut.  

Koulutus saattaa olla itsessään vain yksittäinen kurssi. On kuitenkin mahdollista, että koulutus on niin laaja, että se sisältää useita kursseja tai koulutuksen osia. Suostumusasiakirjalle merkitään koulutuksen nimi, mutta asiakirjalle ei ole tarvetta eritellä koulutuksen nimen lisäksi sen rakennetta, kuten sen sisältämiä koulutuksen osia tai kursseja, mikäli se sellaisia sisältää. Yksittäisen vapaan sivistystyön koulutuksen tiedot tallennetaan yhdelle ja samalle opiskeluoikeudelle KOSKI-palvelussa eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. Oppija voi halutessaan silloin myös hallinnoida antamaansa suostumusta opiskeluoikeuskohtaisesti ja koulutuskohtaisesti Oma Opintopolku-palvelussa.

Jos oppija suorittaa samassa oppilaitoksessa useita koulutuksia ja häneltä pyydetään useita suostumuksia, suostumukset on sallittua ottaa samalle asiakirjalle.  Ne tulee silloin nimenomaisesti eritellä riittävän selkeästi, jotta oppijalle on selkeää, minkä tietojen tallentamiseen hän on suostunut, ja koulutustoimija kykenee peruutustilanteissa tekemään merkinnän, minkä koulutuksen osalta suostumus on peruutettu. Suostumus on koulutuskohtainen, joten tällaisessa tilanteessa oppijalla olisi useampia opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelussa. 
Oppija voi tietojen tallentamisen jälkeen hallinnoida tietojaan ja perua antamansa suostumuksen opiskeluoikeuskohtaisesti ja koulutuskohtaisesti Oma Opintopolku-palvelussa.

Säilytä suostumus pysyvästi

Oppilaitoksen ylläpitäjän on säilytettävä suostumus pysyvästi ja tehtävä siihen merkintä, jos suostumus myöhemmin peruutetaan.

Missä tilanteissa suostumusten säilytysvastuu siirtyy Opetushallitukselle?

Jos vapaan oppilaitoksen ylläpitäjän toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, siirtyy valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä tarkoitettujen vapaatavoitteisen koulutuksen sekä osaamismerkkien suostumusten osalta rekisterinpitäjän vastuu Opetushallitukselle osana valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 5 §:n 3 momentissa kuvattuja tehtäviä. Mikäli yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutustoimijan toiminta lakkaa siten, etteivät sen vastuut siirry toiselle oikeushenkilölle, tulee koulutustoimijan olla lakkautumisesta tiedon saatuaan viipymättä yhteydessä Opetushallitukseen osoitteeseen koski(a)opintopolku.fi taikka kirjaamo(a)oph.fi, ja pyytää ohjeet suostumuksen hallinnan vastuiden siirtymiseen liittyviin käytännön toimenpiteisiin.

Miksi näiden tietojen tallentaminen perustuu suostumukseen?

Vapaassa sivistystyössä voi suorittaa vapaatavoitteisia yleissivistäviä opintoja, joissa tarkoituksena ei ole tutkinnon suorittaminen. Vapaan sivistystyön koulutus on opiskelijalle omaehtoista, vapaatavoitteista ja tutkintoon johtamatonta koulutusta. Vapaan sivistystyön ytimessä on vapaus; toimintaa ei ole valtiovallan suunnalta ohjattu yhtä vahvasti kuin muita koulutusmuotoja. Siksi vapaassa sivistystyössä ei ole valtakunnallisia opetussuunnitelman perusteita tai muita määräyksiä, joita tulisi valtakunnallisesti noudattaa. Oppilaitosten ylläpitäjät päättävät itse vapaasta sivistystyöstä annetun lain puitteissa, miten he koulutustoimintansa järjestävät ja minkä sisältöistä koulutusta tarjoavat.

Vapaan sivistystyön vapaatavoitteisten koulutusten tietoihin voi sisältyä kurssitietoja, jotka voivat antaa henkilön yksityiselämästä epäsuoria vihjeitä. Jokin kurssitieto voi antaa epäsuoran vihjeen henkilön sairaudesta, vammasta, poliittisista mielipiteistä, toimimisesta ammattiyhdistysliikkeessä tai uskonnollisesta tai filosofisesta vakaumuksesta. Tietovarantoon tallennettavat tiedot eivät lähtökohtaisesti ole luonteeltaan arkaluonteisia. On kuitenkin mahdollista, että vapaan sivistystyön koulutustietoihin sisältyy tietoja, jotka voivat antaa henkilön yksityiselämästä epäsuoria vihjeitä, joita henkilö ei haluaisi julkisesti nähtäville. Tämän vuoksi hallituksen esityksessä (HE 19/2021) on ehdotettu, että tietojen tallentaminen tietovarantoon olisi sidottu henkilön itsensä antamaan suostumukseen. Ketään henkilöä ei näin ollen velvoiteta tallentamaan vapaassa sivistystyössä suorittamiaan kursseja tietovarantoon.  

Mitä hyötyä näiden tietojen tallentamisesta on?

Tilastokeskuksen koulutustilastojen mukaan vapaana sivistystyönä järjestettyyn aikuiskoulutukseen osallistui 1,6 miljoonaa opiskelijaa vuonna 2019. Sama henkilö saattoi osallistua koulutukseen useamman kerran vuoden aikana. Kun sama henkilö otetaan opiskelijamäärässä huomioon vain kerran, netto-opiskelijamääräksi saadaan lähes 900 000 henkilöä. Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusen mukaan vuonna 2021 vapaana sivistystyönä järjestettyyn koulutukseen osallistui yli 700 000 opiskelijaa, ja vapaan sivistystyön koulutukset muodostavat merkittävän osan aikuisten suorittamista koulutuksista vuosittain. Vapaan sivistystyön tietojen tallentaminen mahdollistaa etenkin aikuisväestölle omien opintosuoritustietojen hyödyntämisen ja näkyväksi tekemisen Oma Opintopolku-palvelun avulla.

 

Takaisin ylös

Vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän, joka on päättänyt tarjota osaamismerkkien suorittamista, on 1.1.2024 alkaen tallennettava tietovarantoon vapaasta sivistystyöstä annetun lain 6 c §:ssä säädetyistä osaamismerkeistä seuraavat suoritustiedot, jos osaamismerkin suorittaja suostuu tietojen tallentamiseen:

1) osaamismerkin nimi;
2) osaamismerkin suorittamispäivä;
3) osaamisen arviointi.

Informoi oppijaa ennen suostumuksen antamista

Oppilaitoksen ylläpitäjän on ennen suostumuksen antamista annettava oppijalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Oppijalle tulee kertoa myös viranomaisten (Kela, Tilastokeskus) tietojensaantioikeuksista sekä siitä, miten tämä voi halutessaan perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle.

Milloin suostumus annetaan?

Osaamismerkin suorittajan suostumus annetaan tiedot tallentavalle oppilaitoksen ylläpitäjälle osaamismerkkiä haettaessa.

Kuka suostumuksen antaa, jos oppija on alaikäinen?

Alaikäiseltä lapselta tarvitaan tietojen tallentamiseen myös tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumus.

Osaamismerkin nimi merkitään suostumusasiakirjalle

Osaamismerkin suorittavalta oppijalta on pyydettävä suostumus nimenomaisesti kyseisen osaamismerkin tietojen tallentamiseen. Olennaista on, että oppija ymmärtää, minkä tietojen tallentamiseen hän antaa suostumuksensa, ja että tietoja tallentava virkailija ymmärtää, että yhdelle opiskeluoikeudelle tallennetaan vain sen osaamismerkin tiedot, jonka tallentamiseen oppija on suostunut.  

Suostumusasiakirjalle merkitään osaamismerkin nimi. Yksittäisen osaamismerkin tiedot tallennetaan yhdelle ja samalle opiskeluoikeudelle KOSKI-palvelussa eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. Oppija voi halutessaan silloin myös hallinnoida antamaansa suostumusta opiskeluoikeuskohtaisesti Oma Opintopolku-palvelussa.

Jos oppija suorittaa samassa oppilaitoksessa useita osaamismerkkejä ja häneltä pyydetään useita suostumuksia, suostumukset on sallittua ottaa samalle asiakirjalle.  Ne tulee silloin nimenomaisesti eritellä riittävän selkeästi, jotta oppijalle on selkeää, minkä tietojen tallentamiseen hän on suostunut, ja koulutustoimija kykenee peruutustilanteissa tekemään merkinnän, minkä osaamismerkin osalta suostumus on peruutettu. Suostumus on osaamismerkkikohtainen, joten tällaisessa tilanteessa oppijalla olisi useampia opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelussa. Oppija voi tietojen tallentamisen jälkeen hallinnoida tietojaan ja perua antamansa suostumuksen opiskeluoikeuskohtaisesti Oma Opintopolku-palvelussa.

Säilytä suostumus pysyvästi

Oppilaitoksen ylläpitäjän on säilytettävä suostumus pysyvästi ja tehtävä siihen merkintä, jos suostumus myöhemmin peruutetaan.

Missä tilanteissa suostumusten säilytysvastuu siirtyy Opetushallitukselle?

Jos vapaan oppilaitoksen ylläpitäjän toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, siirtyy valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä tarkoitettujen osaamismerkkien suostumusten osalta rekisterinpitäjän vastuu Opetushallitukselle osana valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 5 §:n 3 momentissa kuvattuja tehtäviä. Mikäli yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutustoimijan toiminta lakkaa siten, etteivät sen vastuut siirry toiselle oikeushenkilölle, tulee koulutustoimijan olla lakkautumisesta tiedon saatuaan viipymättä yhteydessä Opetushallitukseen osoitteeseen koski(a)opintopolku.fi taikka kirjaamo(a)oph.fi, ja pyytää ohjeet suostumuksen hallinnan vastuiden siirtymiseen liittyviin käytännön toimenpiteisiin.

Miksi näiden tietojen tallentaminen perustuu suostumukseen?

Kuten vapaatavoitteisen koulutuksenkin, myös osaamismerkin suorittaneen henkilön antama suostumus toimii henkilötietojen käsittelyn suojatoimena (HE 68/2023).
 

Takaisin ylös

KOSKI-tietovarantoon tallennetaan muitakin vapaan sivistystyön koulutustietoja, kuin niitä, joista on säädetty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä. Lain 9 a §:ssa säädetään oppivelvollisille suunnattujen sekä jatkuvaan oppimiseen suunnattujen vapaan sivistystyön koulutusten tietojen tallentamisesta.

Vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa tarkoitetun oppilaitoksen ylläpitäjän on tallennettava 9 a § mukaiset tiedot tietovarantoon vapaasta sivistystyöstä annetun lain 7 a luvussa sekä oppivelvollisuuslain (1214/2020) 5 §:n 2 momentissa tarkoitetussa koulutuksessa sekä Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksesta annetun lain 8 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetussa koulutuksessa olevista opiskelijoistaan. Näiden tietojen tallentaminen ei perustu oppijan suostumukseen, vaan on oppilaitoksen ylläpitäjän lakisääteinen velvollisuus.

Tämä tarkoittaa, ettei oppijan suostumusta pyydetä tietojen tallentamiseksi silloin, jos:  

  • oppija suorittaa oppivelvollisuuttaan kansanopiston järjestämässä koulutuksessa, joissa noudatetaan vapaasta sivistystyöstä annetun lain 7 a luvussa tai oppivelvollisuuslain (1214/2020) 5 §:n 2 momentissa tarkoitettuja opetussuunnitelmien perusteita tai opetussuunnitelmasuositusta 1.8.2021 tai sen jälkeen,
     
  • tai oppija opiskelee vapaan sivistystyön koulutuksessa, joka on järjestetty Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (JOTPA) valtionavustuksella 1.1.2022 tai sen jälkeen.

Edellä mainittujen tietojen tallentaminen ei myöskään ole vapaaehtoista oppilaitoksen ylläpitäjälle, vaan sen lakisääteinen velvollisuus siitä alkaen, kun oppija aloittaa koulutuksessa. Näiden tietojen tallentamiseksi on omat, suoritustyyppikohtaiset ohjeensa eDuuni-wikissä ja niiden tallentamisesta on aina ajantasainen määräys Opetushallituksen määräyskokoelmassa ePerusteet-palvelussa.

Huomaathan kuitenkin, että mikäli oppija suorittaa kansallisen perustaitojen osaamismerkin, jonka järjestäminen on rahoitettu JOTPA:n myöntämällä valtionavustuksella, edellyttää osaamismerkin tietojen tallentaminen suostumusta 9 d §:ssä tarkoitetulla tavalla myös silloin, vaikka sen rinnalla oppija suorittaisi valtionavustuksella järjestettyä koulutusta. Vastaavasti on myös silloin, kun oppivelvollinen suorittaa osaamismerkin oppivelvollisuuskoulutuksen, kuten Opistovuosi oppivelvollisille -linjan aikana. Vaikka koulutuksen suoritustietojen tallentaminen on lakisääteinen velvollisuus, ei osaamismerkin tietoja tule tallentaa ilman oppijan vapaaehtoista suostumusta näissäkään tilanteissa.

Takaisin ylös

Taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitetun koulutuksen järjestäjän on 1.1.2023 alkaen huolehdittava siitä, että KOSKI-tietovarantoon tallennetaan seuraavat tiedot mainitun lain 7 a §:ssä tarkoitetulla tavalla opintopisteinä määritellyssä koulutuksessa olevista oppilaista, jos koulutuksen järjestäjä on päättänyt tarjota tietovarantoon tallentamista samaan koulutukseen osallistuville oppilaille ja oppilas suostuu tietojen tallentamiseen:

1) koulutuksen nimi ja laajuus;
2) koulutuksen alkamisen ja päättymisen ajankohdat;
3) osaamisen arviointi.

Hallituksen esityksen 160/2022 mukaan koulutuksen nimestä tulisi ilmetä, minkä taiteenalan koulutuksesta on kyse. Voimassa olevat opetussuunnitelman perusteet koskevat arkkitehtuuria, kuvataidetta, käsityötä, mediataiteita, musiikkia, tanssia, sanataidetta, sirkustaidetta ja teatteritaidetta. Koulutuksen laajuudesta tietovarantoon tallennettavat tiedot koskisivat opetussuunnitelman perusteissa määriteltyjen kokonaisten oppimäärien perusosia: yleisen oppimäärän yhteiset opinnot, yleisen oppimäärän teemaopinnot, laajan oppimäärän perusopinnot ja laajan oppimäärän syventävät opinnot. Koulutuksen laajuudella tarkoitetaan koulutuksen määrittelemistä opintopisteinä.

Koulutuksen nimellä tarkoitetaan esimerkiksi kuvataiteen yleisen oppimäärän opintoja taikka sanataiteen laajan oppimäärän perusopintoja.

Informoi oppijaa ennen suostumuksen antamista

Koulutustoimijan on ennen suostumuksen antamista annettava oppijalle tietoa siitä, kuinka tietovarantoon tallennettuja tietoja voidaan käsitellä, luovuttaa ja säilyttää. Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Oppijalle tulee kertoa myös viranomaisten (Kela, Tilastokeskus) tietojensaantioikeuksista sekä siitä, miten tämä voi halutessaan perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle.

Milloin suostumus annetaan?

Hallituksen esityksen 160/2022 mukaan oppilaan suostumus annetaan tietovarantoon kirjattavan oppimäärän opintotasoa (yleisen oppimäärän yhteiset opinnot, yleisen oppimäärän teemaopinnot, laajan oppimäärän perusopinnot ja laajan oppimäärän syventävät opinnot) koskevan opetuksen alkaessa.

Kuka suostumuksen antaa, jos oppija on alaikäinen?

Alle 15 vuotta täyttäneen lapsen osalta suostumuksen antamisesta ja sen peruuttamisesta päättää hänen huoltajansa tai hänen muu laillinen edustajansa. Alaikäisen lapsen, joka on täyttänyt 15 vuotta, tietojen tallentamiseen tarvitaan sekä lapsen että hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumus.

Taiteenalan oppimäärän perusosa (opintotason) nimitieto merkitään suostumusasiakirjalle

Tämä tarkoittaa sitä, että oppijalta on pyydettävä suostumus nimenomaisesti kyseisen taiteenalan oppimäärän perusosan opintotason, kuten esimerkiksi kuvataiteen laajan oppimäärän, tietojen tallentamiseen. Opintoihin sisältyviä paikallisia opintokokonaisuuksia, jotka kuvataan paikallisessa opetussuunnitelmassa, ei tarvitse eritellä suostumusasiakirjalle.

Montako suostumusta tarvitaan koko taiteenalan oppimäärän tietojen tallentamiseen?

Esimerkiksi kuvataiteen laajan oppimäärän samassa oppilaitoksessa suorittavalta oppijalta on pyydettävä kaksi suostumusta: ensimmäinen perusopintojen, ja toinen syventävien opintojen tietojen tallentamiseen. Tiedot tallennetaan silloin yhdelle ja samalle opiskeluoikeudelle ja kummankin opintotason suoritustiedot omille ns. päätason suorituksen välilehdilleen eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. Oppija voi halutessaan hallinnoida antamaansa suostumusta paitsi opiskeluoikeuskohtaisesti, myös opintotasokohtaisesti Oma Opintopolku-palvelussa.

Jos oppija suorittaa samassa oppilaitoksessa taiteenalan oppimäärän molemmat perusosat (opintotasot) ja häneltä pyydetään useita suostumuksia, suostumukset on sallittua ottaa samalle asiakirjalle.  Ne tulee silloin nimenomaisesti eritellä riittävän selkeästi, jotta oppijalle on selkeää, minkä tietojen tallentamiseen hän on suostunut, ja koulutustoimija kykenee peruutustilanteissa tekemään merkinnän, minkä opintotason suoritustietojen osalta suostumus on peruutettu.

Olennaista on, että oppija ymmärtää, minkä tietojen tallentamiseen hän antaa suostumuksensa, ja että tietoja tallentava virkailija ymmärtää, että yhdelle opiskeluoikeuden päätason suorituksen välilehdelle tallennetaan vain sen taiteenalan oppimäärän perusosan tiedot, joiden tallentamiseen oppija on suostunut. Samalla opiskeluoikeudella voi olla yksi tai kaksi päätason suorituksen välilehteä riippuen siitä, onko oppija aloittanut tai suorittanut vain yhden vaiko kahden oppimäärän perusosan (opintotason) opinnot, ja onko tämä antanut suostumuksen vain yhden, vaiko molempien opintotasojen tietojen tallentamiseen.  

Säilytä suostumus pysyvästi

Suostumus on säilytettävä pysyvästi. Suostumukseen on tehtävä merkintä, jos se peruutetaan.

Missä tilanteissa suostumusten säilytysvastuu siirtyy Opetushallitukselle?

Jos taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitetun, yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutuksen järjestäjän toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, siirtyy valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 e §:ssä tarkoitettujen taiteen perusopetuksen suostumusten osalta rekisterinpitäjän vastuu Opetushallitukselle osana valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 5 §:n 3 momentissa kuvattuja tehtäviä. Mikäli yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutustoimijan toiminta lakkaa siten, etteivät sen vastuut siirry toiselle oikeushenkilölle, tulee koulutustoimijan olla lakkautumisesta tiedon saatuaan viipymättä yhteydessä Opetushallitukseen osoitteeseen koski(a)opintopolku.fi taikka kirjaamo(a)oph.fi, ja pyytää ohjeet suostumuksen hallinnan vastuiden siirtymiseen liittyviin käytännön toimenpiteisiin.

Koulutuksen järjestäjän toiminnan lakkaamisella ei tarkoiteta tilanteita, joissa hankintakoulutusta koulutuksen järjestäjälle sen lukuun tuottavan sopimusoppilaitoksen tai sen ylläpitäjän toiminta lakkaa.  Vastuu hankintakoulutuksessa olevien tai olleiden oppilaiden suostumusten hallinnasta on yhteisrekisterinpitäjänä toimivalla, taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitetulla hankkivalla koulutuksen järjestäjällä. Taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitettu hankkiva koulutuksen järjestäjä, kuten esimerkiksi kunta, ohjeistaa hankintakoulutuksen tuottavaa koulutustoimijaa ja sopimusoppilaitosta noudatettavista käytännön toimenpiteistä, jos sopimusoppilaitos osallistuu oppijoiden suostumuksen hallinnan prosessiin koulutuksen järjestäjän lukuun tämän päätöksen mukaisesti. Koulutuksen järjestäjän ja sopimusoppilaitoksen on suositeltavaa sopia ennakkoon myös toimintatavoista tilanteissa, joissa sopimusoppilaitoksen toiminta lakkaa tai oppilaitoksen ylläpitäjän ja koulutuksen järjestäjän yhteistyö päättyy.

Miksi näiden tietojen tallentaminen perustuu suostumukseen?

Taiteen perusopetusta koskevat tiedot voivat olla salassa pidettäviä, jos ne koskevat vapaa-ajan harrastusta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:n 1 momentin 32 kohdassa tarkoitetulla tavalla. Henkilön antama suostumus toimii henkilötietojen käsittelyn suojatoimena.

Mitä hyötyä näiden tietojen tallentamisesta on?

Opetushallitus selvitti taiteen perusopetuksen järjestämisen tilaa syksyllä 2019. Opetushallituksen julkaisemasta Taiteen perusopetus 2020-raportista selviää, että taiteen perusopetus on vakiintunut tärkeäksi osaksi suomalaista koulutusjärjestelmää ja taidekasvatusta. Taiteen perusopetuksen oppilasmäärä on vuodesta 1993 lähes kaksinkertaistunut, ja kaikkiaan lukuvuonna 2019–2020 taiteen perusopetuksen oppilaitoksissa opiskeli yhteensä noin 128 000 oppilasta, joista kaksi kolmasosaa opiskeli laajan oppimäärän opintoja ja yksi kolmasosa yleisen oppimäärän opintoja.

Opintosuoritusten tallentaminen KOSKI-palveluun vahvistaa taiteen perusopetuksen asemaa suomalaisessa koulutusjärjestelmässä ja tuo opetuksessa saavutetut tiedot ja taidot näkyväksi muissa koulutusmuodoissa hankitun osaamisen rinnalla. KOSKI-palvelun avulla voidaan tuoda aiempaa paremmin näkyväksi eri taiteenalojen monivuotisissa opinnoissa saavutettua osaamista, kun oppilas hakeutuu opiskelemaan esimerkiksi toiselle asteelle tai korkeakouluun tai siirtyy työelämään. Taiteen perusopetuksen tietojen tallentaminen mahdollistaa oppijoille omien opintosuoritustietojen hyödyntämisen ja näkyväksi tekemisen Oma Opintopolku-palvelun avulla.

Takaisin ylös

KOSKI-palveluun tallennettavista tiedoista ja tietovarannon yhteisrekisterinpitäjistä säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa (884/2017). Koulutustoimija, joka päättää aloittaa näiden tietojen tallentamisen järjestämässään vapaan sivistystyön tai taiteen perusopetuksen koulutuksessa, taikka hankkimassaan taiteen perusopetuksessa yhteistyössä sopimusoppilaitoksensa kanssa, ryhtyy suostumusten vastaanottamisen ja tietojen tallentamisen aloitettuaan myös tietovarannon yhteisrekisterinpitäjäksi.  

Alempaa tästä osiosta voit lukea lisää siitä, mitä suostumusten hallinnan prosessin suunnittelussa tulisi ottaa huomioon ja millaisia tehtäviä yhteisrekisterinpitäjillä on suostumusten hallinnan prosessissa.

Suostumus henkilötietojen käsittelyn perusteena

Suostumus on yksi mahdollinen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle. Suostumus antaa rekisteröidylle mahdollisuuden valvoa henkilötietojensa käsittelyä ja vaikuttaa henkilötietojen käsittelyyn peruuttamalla suostumuksen. Jotta suostumus on pätevä, sen on oltava yksilöity, tietoinen, aidosti vapaaehtoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu. Rekisteröity voi antaa suostumuksen ennalta määriteltyyn, nimenomaiseen ja lailliseen tarkoitukseen. Suostumuksen nimenomaisuudella tarkoitetaan sitä, että henkilö tietää, minne tiedot tallennetaan, kuka niitä voi tallentamisen jälkeen käsitellä ja kuinka henkilö voi myöhemmin hallinnoida tietojen luovuttamista Oma Opintopolku-palvelussa.

Suostumuksen antamisesta on oltava mahdollisuus kieltäytyä. Suostumusta ei voida pitää vapaaehtoisesti annettuna, jos rekisteröidyllä ei ole todellista vapaan valinnan mahdollisuutta ja jos hän ei voi myöhemmin kieltäytyä suostumuksen antamisesta tai peruuttaa sitä ilman, että siitä aiheutuu hänelle haittaa.

Suostumus ei koskaan syrjäytä tietosuojaperiaatteita. Et voi esimerkiksi kerätä tietoja laajemmin kuin käyttötarkoituksen kannalta on tarpeen tai poiketa henkilötietojen suojaamisvelvoitteista.

Koska vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen, vapaassa sivistystyössä suoritettujen kansallisten perustaitojen osaamismerkkien sekä taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteiden mukaisten opintosuoritustietojen tallentaminen edellyttää oppijan suostumusta, edellyttää tietojen tallentaminen koulutustoimijalta ja oppilaitokselta myös oppijoiden suostumuksiin liittyvän tiedonhallintaprosessin suunnittelua ja toteuttamista koko suostumusten elinkaaren ajalta. Suostumusten hallinta edeltää tietojen tallentamista ja jatkuu suostumuksen säilyttämisellä myös tietojen käsittelyn aikana, mutta on tietojen tallentamisesta erillinen prosessinsa. Suostumukset ovat lähtökohtaisesti yhteisrekisterinpitäjäksi omalla päätöksellään ryhtyneen koulutuksen tai osaamismerkin suorituksen järjestävän koulutustoimijan asiakirjoja, eikä niitä tallenneta KOSKI-palveluun.

Yhteisrekisterinpitäjän tehtävät

Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjistä on säädetty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa. Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat, kun ne ovat ensin tietojen tallentamisen aloittamisesta päättäneet, vapaan sivistystyön tietoja tallentavat vapaan sivistystyön oppilaitosten ylläpitäjät, taiteen perusopetuksen koulutuksen järjestäjät sekä tietovarantoa ylläpitävä Opetushallitus.

Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisistä edellytyksistä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.

Yhteisrekisterinpitäjänä toimivat koulutustoimijat vastaavat tietojen täsmällisyydestä sekä laissa tarkoitetusta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Koulutustoimijat vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen.

Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista ja muiden rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta.

Ainoastaan tilanteessa, jossa tässä ohjeessa tarkoitetun koulutustoimijan toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen sekä 9 d ja 9 e §:ssä tarkoitettujen suostumusten osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus.

Suostumusten hallintaan liittyviä tehtäviä ja vastuita on kuvailtu lisäksi hallituksen esityksissä. Alle on koottu tietoa siitä, mitä toimenpiteitä suostumusten hallinta pääpiirteissään koulutustoimijalta edellyttää.

Koulutustoimijan tehtävät suostumusten hallinnan prosessissa

Suostumusten hallinnan elinkaarella tarkoitetaan pääpiirteissään

  • oppijan ja alaikäisen oppijan huoltajan informointia ennen suostumuksen antamista (rekisteröidyn informointi),
     
  • suostumusten pyytämistä ja vastaanottamista (suostumuksen antaminen)
     
  •  ja annettujen suostumusten pysyvää säilyttämistä,
     
  • sekä tarvittaessa suostumuksen peruuttamiseen liittyviä, tietovarannon yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutuksen järjestäjän vastuulla olevia toimenpiteitä.

Yhteisrekisterinpitäjänä toimiva koulutustoimija

  • vastaa siitä, että suostumuksen antajaa tai antajia informoidaan ennen suostumuksen antamista siten, että oppilaalle ja alaikäisen huoltajalle selvitetään, minne tiedot tallennetaan, kuka niitä voi tallentamisen jälkeen käsitellä ja kuinka henkilö voi myöhemmin hallinnoida tietojen luovuttamista Oma Opintopolku -palvelussa,
     
  • vastaa siitä, että suostumusta pyydettäessä oppijaa informoidaan myös laissa tarkoitetuista viranomaisten (Kela, Tilastokeskus) tietojensaantioikeuksista sekä rekisteröidyn oikeudesta perua antamansa suostumus,
     
  • vastaa opetuksessa olevan oppijan ja/tai alaikäisen oppijan huoltajan tai laillisen edustajan suostumuksen pyytämisestä tietojen tallentamiseen ja suostumusasiakirjan pysyvästä säilyttämisestä,
     
  • on velvollinen osoittamaan, että oppijan suostumus on annettu,
     
  • vastaa siitä, että suostumuksen peruutustilanteissa huolehditaan siitä, että asiakirjoihin merkitään tieto suostumuksen peruuttamisesta,
     
  • vastaa suostumuksen peruutustilanteissa tarvittavista toimenpiteistä sekä siitä, että tiedonhallinnan ja tietojen käsittelyn prosessi lainmukaisesti järjestetty, mikäli Opetushallitus ilmoittaa peruutustilanteissa koulutuksen järjestäjälle oppijan peruuttaneen antamansa suostumuksen, ja
     
  • on velvollinen varmistamaan sen, että suostumuksen peruuttamisen ja tietojen poistamisen jälkeen kyseiset tiedot eivät enää siirry koulutuksen järjestäjän itse ylläpitämän oppilaitoksen, eikä myöskään sen toiselta toimijalta hankkiman koulutuksen ylläpitäjän oppilaitoksen lähdejärjestelmästä KOSKI-tietovarantoon.

Suostumuksen pyytäminen henkilötietojen käsittelyyn

Kun rekisterinpitäjänä pyydät rekisteröidyn suostumusta henkilötietojen käsittelylle, sinun on ilmoitettava vähintään

  • rekisterinpitäjä tai rekisterinpitäjät (yhteisrekisterinpitäjyys) ja muut mahdolliset tahot, joille tietoja luovutetaan,
     
  • kaikki erilliset käyttötarkoitukset, joita varten suostumus on pyydetty,
     
  • mitä tietoja rekisteröidyltä kerätään,
     
  • rekisteröidyn oikeus peruuttaa suostumus,
     
  • tietojen käyttäminen automatisoitujen yksittäispäätösten tekemiseen ja profilointiin,
     
  • riskit tietojen siirrosta EU:n ulkopuolisiin maihin, kun maan osalta ei ole tehty päätöstä tietosuojan tason riittävyyden osalta ja asianmukaisia suojatoimia ei ole toteutettu.

Henkilötunnuksen käsittelystä on säädetty tietosuojalaissa.  Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää. Henkilötunnusta ei tule merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Euroopan unionin tietosuojaryhmän ohjeita suostumukseen perustuvan henkilötiedon käsittelyyn

Euroopan unionin tietosuojatyöryhmä on antanut ohjeistuksia suostumukseen perustuvan henkilötiedon käsittelyyn, joita voidaan hyödyntää suuntaa antavina. Suostumusta pyydettäessä tulee kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin ja huolehtia niiden toteutumisesta:

  • Suostumuksen antaminen täytyy olla vapaaehtoista.
  • Kuvaus suostumuksen perusteella tehdyistä toimenpiteistä tulee olla yksityiskohtaisesti ja selkeällä kielellä kuvattu.

Minimitiedot informointiin liittyen ovat:

  • Rekisterinpitäjien sekä tiedon käsittelijöiden nimeäminen
     
  • Suostumuksen perusteella tehdyn tiedonkäsittelyn tarkoitusten kuvaaminen
     
  • Kerätyn tiedon ja sen käsittelyn kuvaus
     
  • Selkeästi ilmaistu mahdollisuus perua suostumus milloin tahansa sekä suostumuksen perumisen toimenpiteen selkeä kuvaus
     
  • Kuvaus menettelyistä, joilla rekisterinpitäjät ilmoittavat suostumuksen antajalle mahdollisista tietovuodoista tai muista tietoturva- tai tietosuojaloukkauksista.

Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsitteleviä käsittelijöitä ei tarvitse yksilöidä osana suostumuksen pyytämistä. Suostumuksen pyytämisen yhteydessä on kuitenkin huomioitava myös yleisempi informointivelvollisuus ja se, mitä tietoja on toimitettava, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä. Yleinen informointivelvoite edellyttää vastaanottajien yksilöintiä, mukaan lukien rekisterinpitäjän lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät.

Taiteen perusopetuksessa, mikäli koulutuksen järjestäjä on päättänyt, että sen hankintakumppanina toimiva sopimusoppilaitos tai sen ylläpitäjä voivat toteuttaa koulutuksen järjestäjän lukuun oppilaiden ja huoltajien informoinnin ja vastaanottaa suostumusasiakirjat ennen niiden toimittamista koulutuksen järjestäjälle pysyvästi säilytettäviksi, tulee informoinnin ja suostumuksen antamiseen yhteydessä yksilöidä myös koulutuksen järjestäjän lukuun toimiva tietojen käsittelijäorganisaatio. Näiden tietojen täyttämiselle on malliasiakirjoihin varattu omat kohtansa.

Opetushallituksen tehtävät suostumusten hallinnan prosessissa

Opetushallituksen tehtävistä yhteisrekisterinpitäjänä ja tietovarannon ylläpitäjänä on säädetty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa, minkä lisäksi niitä kuvaillaan myös hallituksen esityksissä.

Yhteisrekisterinpitäjänä toimivan Opetushallituksen vastuut ja velvollisuudet oppijoiden suostumusten hallinnan prosessissa:

  • vastaa siitä, että KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella on kuvattuna rekisteröidyn oikeus tietojen poistamiseen ja suostumuksen peruuttamiseen,
     
  • vastaa siitä, että rekisteröidyllä on käytössään tietosuojaselosteella kuvattu tapa ja keinot ilmoittaa suostumuksen peruuttamisesta Opetushallitukselle,
     
  • vastaa tietojen poistamisesta tietovarannosta sekä koulutustoimijalle tehtävästä ilmoituksesta tilanteissa, joissa oppija ilmoittaa suostumuksen peruuttamisesta,
     
  • vastaa suostumusten pysyvästä säilyttämisestä, mikäli suostumuksia keränneen koulutustoimijan toiminta lakkaa siten, etteivät sen vastuut siirry toiselle oikeushenkilölle. 
Takaisin ylös

Informoinnin tarkoituksena on, että rekisteröity saa kattavan ja selkeän kuvan henkilötietojen käsittelyn kokonaisuudesta. Henkilön tulee tietää, minne tiedot tallennetaan, kuka niitä voi tallentamisen jälkeen käsitellä ja kuinka henkilö voi myöhemmin hallinnoida tietojen luovuttamista Oma Opintopolku-palvelussa. Hänen tulee saada tietoa myös viranomaisten (Kela, Tilastokeskus) tietojensaantioikeuksista sekä siitä, miten tämä voi halutessaan perua antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle. 
Tästä osiosta löydät lisätietoa siitä, mitä rekisteröidyn informoinnilla tarkoitetaan, sekä siitä, mistä rekisteröidylle on tärkeää antaa tietoa ennen, kun tämä antaa suostumuksensa tietojensa tallentamiseen.

Milloin informointi tulee tehdä?

Informointi on mahdollista tehdä ennen suostumuksen antamista koulutuksen alkaessa, tai mikäli oppijan suostumus vastaanotetaan koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä sähköisessä järjestelmässä, jo ennen opetuksen alkamista ilmoittautumisen yhteydessä. Vastaavasti osaamismerkin suorittajaa tulee informoida ennen, kun tämä antaa suostumuksensa koulutustoimijalle. Olennaista on, että suostumuksen antajaa on informoitu ennen, kun tämä antaa suostumuksensa tietojensa tai alaikäisen huollettavansa tietojen tallentamiseksi. Koulutustoimija päättää itse, vastaanottaako se suostumuksia jo koulutukseen ilmoittautumisen yhteydessä, koulutuksen alkaessa vaiko molemmilla tavoilla. 

Koulutustoimija päättää myös itse, mihin asti koulutuksen alkaessa suostumuksen voi viimeistään antaa. Koulutuksen tai opetuksen alkamisen määritelmää ei ole sidottu opetuskertojen määrään tai koulutuksen kestoon.  
 

KOSKI-palvelun tietosisältö

Alla on kuvattu pääpiirteissään, mitä tietoja oppijasta tallennetaan, kun tämä on antanut suostumuksensa vapaan sivistystyön tai taiteen perusopetuksen tietojen tallentamiseen. Tietosisällöstä löydät lisätietoa myös KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta sekä eDuuni-wikistä. 

Oppijaa koskevat tiedot

Opetushallitus ylläpitää oppijanumerorekisteriä, josta säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa. KOSKI-palvelu käyttää oppijanumerorekisteriä taustapalvelunaan.

Koulutustoimijan tallentaessa ensimmäistä kertaa oppijasta tietoja, tulee tallentaa oppijasta seuraavat henkilötiedot:

1.    sukunimi, etunimet
2.    henkilötunnus tai henkilölle, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, oppijanumero

Oppijalle muodostetaan suoritustietojen tallentamisen yhteydessä lisäksi oppijanumero, mikäli oppilaalla ei sitä entuudestaan ole. Löydät lisätietoa Opetushallituksen oppijanumerorekisteristä eDuuni-wikistä sekä oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteelta. 

Oppijanumeron muodostamisessa oppijasta tallentuu oppijanumerorekisteriin seuraavat tiedot:

1.    nimi
2.    oppijanumero
3.    henkilötunnus (pelkkä oppijanumero, jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta)
4.    kansalaisuus
5.    sukupuoli
6.    äidinkieli
7.    tarpeelliset yhteystiedot

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin muut tiedot (4–7) täydentyvät henkilötunnuksellisille oppijoille automaattisesti väestötietojärjestelmästä. Henkilötunnuksettomalle oppijalle koulutustoimijan tulee täydentää erikseen muut tiedot (4–7) oppijanumeroa luotaessa. Ohjeet tähän löytyvät Opetushallituksen eDuuni-wikistä. 

Opetushallituksen ohjeet koulutuksen järjestäjille oppijanumeron luomisesta henkilötunnuksettomalle oppijalle löytyvät eDuuni-wikistä.

KOSKI-tietovarantoon tallennettavat vapaata sivistystyötä koskevat tiedot

Vapaan sivistystyön tallennettavasta tietosisällöstä on säädetty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä.

Vapaatavoitteisen koulutuksen tietosisältö on yleispiirteiltään seuraava:

1.    koulutuksen nimi ja koulutuksen laajuus;
2.    koulutuksen päättymispäivä;
3.    osaamisen arviointi.

Koulutuksen alkamispäivä ei ole tallennettava tieto, joten kaikki opiskeluoikeudet sisältävät tiedon ainoastaan koulutuksen päättymispäivästä. Opiskeluoikeuden kestona näkyy vain yksi vuorokausi, vaikka koulutus olisi tosiasiassa kestänyt kauemmin. Opiskeluoikeuden tiedot näkyvät palvelussa aina vasta, kun koulutus on päättynyt. Mikäli osaamisen arvioinnin tuloksena on hylätä oppijan suoritus, ei tietoa tallenneta tietovarantoon. 

Osaamismerkin tietosisältö on yleispiirteiltään seuraava:
1.    osaamismerkin nimi;
2.    osaamismerkin suorittamispäivä;
3.    osaamisen arviointi.

Opiskeluoikeuden kestona näkyy vain yksi vuorokausi (osaamismerkin suorittamispäivä). Opiskeluoikeuden tiedot näkyvät palvelussa aina vasta, kun osaamismerkin suorittaminen on päättynyt.

KOSKI-tietovarantoon tallennettavat taiteen perusopetusta koskevat tiedot

Taiteen perusopetuksen tallennettavasta tietosisällöstä on säädetty valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 e §:ssä.

Tietosisältö on yleispiirteiltään seuraava:

1.    koulutuksen nimi ja laajuus opintopisteinä
2.    koulutuksen alkamisen ja päättymisen ajankohdat;
3.    osaamisen arviointi.

Opiskeluoikeuden tiedot näkyvät palvelussa jo opetuksen aikana, kun tietojen tallentaminen on alkanut opetuksen alkamisen jälkeen. Opiskeluoikeuden kestona näkyvät opetuksessa olon tosiasialliset aloittamisen ja päättymisen ajankohdat. Jos koulutus on vielä meneillään ja opiskeluoikeus on aktiivinen, kesto näkyy muodossa alkamispäivämäärä – (tyhjä).

Minne tiedot tallennetaan?

Tiedot tallennetaan Opetushallituksen ylläpitämään opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (KOSKI-tietovaranto tai KOSKI-palvelu), mihin tallennettavista tiedoista säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa. Tietojen tallentaminen perustuu vapaan sivistystyön osalta lain 9 d §:hen ja taiteen perusopetuksen osalta 9 e §:hen. 
Oppija sekä alaikäisen huoltaja näkevät tietovarannossa olevat tiedot Opetushallituksen ylläpitämässä Oma Opintopolku-palvelussa, mistä tiedot löytyvät Omat opintosuoritukseni -osiosta. Päästäksesi palveluihin, joudut kirjautumaan sisään. Kirjautumisessa käytetään suomi.fi-tunnistautumista, joten tarvitset pankkitunnukset, mobiilivarmenteen tai sirullisen henkilökortin.
Kuka niitä voi tallentamisen jälkeen käsitellä?

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä tarkoitettujen vapaan sivistystyön ja 9 e §:ssä tarkoitettujen taiteen perusopetuksen osalta henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti rajattu vain välttämättömään, yhteisrekisterinpitäjänä toimivan koulutustoimijan ja Opetushallituksen suorittamaan käsittelyyn. Opetushallitus ja koulutustoimija käsittelevät tietoja yhteisrekisterinpitäjän ominaisuudessa. Alta löydät tarkemman kuvauksen asiasta. 


Opetushallitus ylläpitää tietovarantoa ja vastaa tietojen luovutusten lainmukaisuudesta

Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. KOSKI-palvelun ylläpitoon ja sen kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan KOSKI-palvelun sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen rekisterinpitäjän tehtäviin liittyvissä tiedonhuollollisissa tehtävissä.
Opetushallitus päättää tietojen luovuttamisesta tietovarannosta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. Opetushallitus voi tuottaa tietovarannosta opetuksen ja koulutuksen arvioinnin, tutkimuksen, kehittämisen, tilastoinnin ja muun seurannan sekä ohjauksen ja rahoituksen edellyttämiä tietoaineistoja. Edellä mainittua, lain 10 § 2 momentissa säädettyä ei kuitenkaan sovelleta 9 d § ja 9 e §:ssä tarkoitettuihin tietoihin, mikä tarkoittaa, että Opetushallitus vastaa myös siitä, ettei tietoja luovuteta tietovarannosta sellaisille tahoille, joilla ei ole oikeutta tietoihin.


Viranomaisten tietojensaantioikeudet

Eräillä viranomaisilla on lainsäädäntöön perustuva oikeus saada tietovarantoon tallennetut, 9 d §:ssä tai 9 e §:ssä tarkoitetut tiedot.  Tilastokeskuksella ja Kansaneläkelaitoksella on niitä koskevan lainsäädännön nojalla mahdollisuus pyytää tietovarannosta samoja tietoja, mitkä niillä on oikeus saada oppilaitoksen ylläpitäjältä ja koulutuksen järjestäjiltä.

Tilastolain (280/2004) 15 §:n 5. kohdan mukaan valtion viranomaiset ovat velvollisia antamaan salassapitosäännösten estämättä Tilastokeskukselle tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät henkilötiedot, jotka kuvaavat henkilön koulutusta. 

Opintotukilain (65/1994) 41 b §:n 3. kohdan mukaan Kansaneläkelaitoksella on oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta opintotuen täytäntöönpanoa varten oppilaitokselta tai Opetushallituksen taikka opetus- ja kulttuuriministeriön tietovarannosta opiskelijoiden tunnistamista ja yksilöintiä koskevat tiedot sekä opiskelijan opintoja ja opintojen seurantaa koskevat tiedot. 

Näin ollen, suostumuksen antajan on tarpeen tietää, että vaikka KOSKI-tietovarannossa olevat vapaatavoitteisen koulutuksen, osaamismerkkien taikka taiteen perusopetuksen tiedot eivät ole tilastointi- tai päätöksentekotarkoituksessa kattavia, niihin voi kuitenkin kohdistua Tilastokeskuksen tai Kansaneläkelaitoksen tietopyyntö, jolloin Opetushallituksella on velvollisuus luovuttaa pyydetyt tiedot tietovarannosta. 

Koulutustoimijan on suostumusta pyytäessään informoitava opiskelijaa edellä mainituista viranomaisten tietojensaantioikeuksista.


Koulutustoimijat käsittelevät henkilötietoja ja vastaavat tietojen oikeellisuudesta

Koulutustoimijat vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä muista niille laissa säädetyistä yhteisrekisterinpitäjän velvollisuuksista. Vapaan sivistystyön koulutuksen ja osaamismerkkien osalta tietojen tallentamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely on rajattu vain välttämättömään, oppilaitoksen ylläpitäjän ja Opetushallituksen suorittamaan käsittelyyn. Koulutustoimijan ja sen ylläpitämän oppilaitoksen virkailijat näkevät ja pääsevät käsittelemään tietoja Virkailijan Opintopolku-palvelussa omien voimassa olevien, organisaatioon sidottujen käyttöoikeuksiensa puitteissa. Virkailijoilla ei ole pääsyä muiden organisaatioiden tallentamiin tietoihin. Koulutustoimija vastaa siitä, että se myöntää virkailijoilleen käyttöoikeudet Opintopolun palvelukokonaisuuden palveluihin asianmukaisesti ja tietojen minimointiperiaatteen huomioiden. Käyttäjähallinnan ohjeet löytyvät eDuuni-wikistä. 

Lähtökohtaisesti edellinen pätee myös taiteen perusopetuksen tietoihin. Taiteen perusopetuksesta annetussa laissa tarkoitetun koulutuksen järjestäjä, esimerkiksi kunta, voi järjestää laissa tarkoitetut koulutuspalvelut itse tai hankkia julkiselta tai yksityiseltä yhteisöltä taikka säätiöltä. Koulutuksen järjestäjä vastaa silloin siitä, että sen hankkimat palvelut järjestetään lain mukaisesti. 

Mikäli sopimusoppilaitos, jossa hankittu opetus järjestetään ja joka arvioi oppilaan opinnot, osallistuu oppijoiden suostumuksen hallinnan ja/tai tietojen käsittelyn prosessiin koulutuksen järjestäjän lukuun koulutuksen järjestäjän kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti, myös sopimusoppilaitos käsittelee opetuksessaan olevien oppijoiden tietoja koulutuksen järjestäjän lukuun. Näissä tapauksissa taiteen perusopetuksen oppilas on koulutuksen järjestäjän, kuten kunnan, hankkimassa taiteen perusopetuksessa, ja hankintakoulutuksen toteuttava sopimusoppilaitos toimii koulutuksen järjestäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä. 

Sopimusoppilaitos tai sen ylläpitäjä ei ole kuitenkaan tietovarannon laissa tarkoitettu yhteisrekisterinpitäjä. Koulutuksen järjestäjä vastaa aina siitä, että sen hankkimat palvelut järjestetään lain mukaisesti. Oppilaitoksen ja koulutustoimijan virkailijat näkevät ja pääsevät käsittelemään tietoja Virkailijan Opintopolku-palvelussa omien voimassa olevien, organisaatioon sidottujen käyttöoikeuksiensa puitteissa. On tärkeää, että tietojen tallentamisessa noudatetaan huolellisesti eDuuni-wikin ohjeita, jotta sekä yhteisrekisterinpitäjänä toimiva koulutuksen järjestäjä, että sopimusoppilaitos pääsevät käsittelemään tietoja ja huolehtimaan omista tehtävistään.

Oppija näkee tietonsa ja voi perua antamansa suostumuksen Oma Opintopolku-palvelussa

Kun oppijan tietoja on ensi kertaa tallennettu KOSKI-tietovarantoon, ne näkyvät välittömästi myös Oma Opintopolku-palvelussa. Omat opintosuoritukseni -osioon kirjauduttasi, pääset tarkastelemaan suoritustietojasi. Suostumuksella tallennettujen tietojen yhteydessä näet merkinnän, että kyseiset opintosuoritustiedot ovat suostumuksellasi tallennettuja. 

Oppija päättää itse suoritustietojensa mahdollisesta jakamisesta kolmannelle osapuolelle ja voi jakaa tietojaan esimerkiksi osaamisen tunnustamista varten. Opintopolun verkkosivuilta löydät ohjeita, miten suoritusjakolinkin voi muodostaa omien opintotietojen jakamista varten. 

Huomaathan kuitenkin, että jos tallennettuja tietoja olisi rekisteröidyn omasta tahdosta johtuen käytetty esimerkiksi osana toisten opintojen suorittamista, se voi muodostaa Opetushallituksen ja koulutustoimijan käsittelylle sellaisen perustellun syyn, että tietoja ei enää voitaisi poistaa, vaikka suostumus peruutettaisiin. Tällaisena jatkohyödyntämisenä pidetään sitä, mikäli oppija on itse muodostanut Oma Opintopolku-palvelussa kyseiset suoritustiedot sisältävän suoritusjakolinkin, joka on ollut jaettavissa 3. osapuolelle, ja jota on voitu hyödyntää osaamisen tunnustamisessa ja tunnistamisessa. Tämä on kuvattu myös rekisteröidyn informointiin tarkoitetussa malliasiakirjassa sekä KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella. 

Oma Opintopolku-palvelusta omien suostumuksella tallennettujen suoritustietojensa yhteydestä oppija löytää myös painikkeen, jota klikkaamalla on mahdollista peruuttaa annettu suostumus. Painikkeen käyttäminen poistaa kyseiset opintosuoritustiedot tietovarannosta pysyvästi, eikä tietoja ole enää mahdollista palauttaa perumisen jälkeen. Opetushallitus saa tiedon peruuttamisesta, ja ilmoittaa asiasta koulutustoimijalle, jonka tehtävänä on tuolloin huolehtia, ettei samoja tietoja tallenneta tietovarantoon enää uudelleen. Vaihtoehtoisesti suostumuksen peruutuksesta voi ilmoittaa lomakkeella, josta löytyy lisätietoa KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta.

Kauanko tietovarannossa olevia tietoja säilytetään?

Tietovarantoon tallennettujen tietojen säilytysajasta säädetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetussa laissa, jonka 11 § mukaan tietovarantoon tallennettavat tiedot säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi. 

Mikäli oppija kuitenkin käyttää oikeuttaan perua antamansa suostumus ja tiedot poistetaan, siinä tilanteessa tietovarannossa olevat kyseiset suoritustiedot poistetaan pysyvästi KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella kuvatulla tavalla. Sen jälkeen tietovarannossa ei ole enää olemassa tietoa siitä, mitä suoritustietoja oppijan opiskeluoikeudella on ollut. Tietojen poistaminen koskee kuitenkin vain tietovarannossa olevia tietoja, ei oppilaitoksen omaa opintohallintojärjestelmää. 

Käytetäänkö tietoja automatisoitujen yksittäispäätösten tekemiseen ja profilointiin? 

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa. Tämä on kuvattu myös KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella.


Riskit tietojen siirrosta EU:n ulkopuolisiin maihin, kun maan osalta ei ole tehty päätöstä tietosuojan tason riittävyyden osalta ja asianmukaisia suojatoimia ei ole toteutettu

KOSKI-tietovarannossa olevia tietoja säilytetään Amazon Web Services- palveluntarjoajan konesaleissa EU-alueella. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämä on kuvattu myös KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella. 
 

Takaisin ylös

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista

Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista. Suostumusta ei voida pitää vapaaehtoisesti annettuna, jos rekisteröidyllä ei ole todellista vapaan valinnan mahdollisuutta ja jos hän ei voi myöhemmin kieltäytyä suostumuksen antamisesta tai peruuttaa sitä ilman, että siitä aiheutuu hänelle haittaa. 

Suostumuksesta tulee käydä ilmi, että se on annettu vapaaehtoisesti ja nimenomaisesti. Koulutustoimijan on pystyttävä osoittamaan, että rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, ja että annettu suostumus täyttää sille laissa säädetyt edellytykset. Nimenomaisuudella tarkoitetaan sitä, että suostumuksen antava henkilö tietää, minne tiedot tallennetaan, kuka niitä voi tallentamisen jälkeen käsitellä ja kuinka henkilö voi myöhemmin hallinnoida tietojen luovuttamista Oma Opintopolku-palvelussa.

Alaikäiseltä lapselta tarvitaan vapaan sivistystyön tietojen tallentamiseen myös tämän huoltajan tai muun laillisen edustajan suostumus (9 d §). Taiteen perusopetuksen tietojen osalta puolestaan alle 15 vuotta täyttäneen lapsen osalta suostumuksen antamisesta ja sen peruuttamisesta päättää hänen huoltajansa tai hänen muu laillinen edustajansa. Alaikäisen lapsen, joka on täyttänyt 15 vuotta, taiteen perusopetusta koskevien tietojen tallentamiseen tarvitaan sekä lapsen, että hänen huoltajansa tai muun laillisen edustajansa suostumus (9 e §). 


Suostumus voidaan antaa paperilla tai sähköisenä

Koska suostumus on tietojen tallentamisen edellytys, on koulutustoimijalla osoitusvelvollisuus siitä, että suostumus on annettu. Tämän vuoksi suostumuksia ei suositella otettavaksi vastaan suullisesti, vaan kirjallisesti joko paperilla tai sähköisenä siten, että suostumuksen antaja voidaan tunnistaa. 


Suostumuksen antajan tunnistaminen / henkilöllisyyden varmistaminen

Paperille kirjatun suostumuksen antamisen yhteydessä tulee suostumuksen pyytäjän varmistaa suostumuksen antajan henkilöllisyys virallisesta asiakirjasta (passi tai henkilökortti). 

Mikäli suostumuksen antajan henkilöllisyys varmistetaan väliaikaisesta virallisesta asiakirjasta, kuten väliaikaisesta henkilökortista, tulee oppijan tietoja tallentavan koulutustoimijan huolehtia Virkailijan Opintopolussa eDuunista löytyvien ohjeiden mukaisesti oppijan yksilöinnistä ja henkilötunnuksen päivittämisestä oppijanumerolle, kun henkilötunnukseton oppija saa henkilötunnuksen. Koulutustoimijan tulee, mikäli se vastaanottaa suostumuksen tällaisessa tilanteessa, huolehtia siitä, että sen on myös mahdollista yksilöidä oppija niin, etteivät oppijan tiedot jää roikkumaan ilman yksilöintiä KOSKI-palveluun koulutuksen päättymisen jälkeen. Virkailijan ohjeet hetuttoman oppijan tietojen päivittämiseen löytyvät Opetushallituksen eDuuni-wikistä. 

Mikäli suostumus pyydetään digitaalisessa muodossa, tulee järjestelmään kirjautumisessa olla käytössä vahva ensitunnistautuminen tai vahvan tunnistautumisen menetelmä. 

Vaihtoehtoisesti koulutustoimija voi sähköisessä ilmoittautumisjärjestelmässä vastaanottaa suostumuksen myös ilman vahvaa tunnistautumista, mikäli suostumuksen antajan henkilöllisyys tarkistetaan koulutuksen alkamisen yhteydessä virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. 

Ne alaikäiset, joilla ei ole mahdollisuutta vahvaan tunnistautumiseen, tai jotka eivät pysty antamaan suostumustaan sähköisessä järjestelmässä, voivat vaihtoehtoisesti antaa suostumuksensa tai tunnistautua paikan päällä oppilaitoksessa. Ensisijainen vaihtoehto on tunnistaa alaikäinen passista tai henkilökortista. Jos alaikäisellä oppilaalla ei ole sellaista henkilöllisyystodistusta, josta hänet voitaisiin tunnistaa, on toissijaisena vaihtoehtona alaikäisen tunnistamiseen tehdä tunnistaminen huoltajan kautta. Niissä tilanteissa vaihtoehtona on huoltajan antama vakuutus siitä, että kyse on samasta lapsesta tai nuoresta. Näissä tilanteissa huoltajan kautta tehty alaikäisen tunnistaminen edellyttää sekä huoltajan, että lapsen tai nuoren yhtäaikaista paikallaoloa oppilaitoksessa tunnistamisen aikana.

Mihin suostumus annetaan?

Suostumusta ei voi pyytää yleisesti kaikkien oppijan oppilaitoksessa suorittamien koulutusten tai osaamismerkkien tietojen tallentamiseen. Suostumuksesta tulee myös käydä ilmi, että se on annettu nimenomaisesti tietyn vapaan sivistystyön koulutuksen, taiteen perusopetuksen oppimäärän opintotason tai kansallisen perustaitojen osaamismerkin tietojen tallentamiseksi KOSKI-tietovarantoon, eli

  • tietyn vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön kurssin tai koulutuksen,
     
  • tai tietyn vapaassa sivistystyössä suoritetun kansallisen perustaitojen osaamismerkin,
     
  • tai tietyn taiteen perusopetuksen taiteenalan oppimäärän perusosan (opintotason), kuten esimerkiksi kuvataiteen laajan oppimäärän perusopintojen, tietojen tallentamiseen. 
     

Voiko oppija antaa useita suostumuksia?

Yksittäinen oppija voi antaa koulutustoimijalle useitakin suostumuksia esimerkiksi silloin, kun hän 

  • suorittaa useita erillisiä vapaan sivistystyön vapaatavoitteisia kursseja tai koulutuksia, 
     
  • tai suorittaa useita osaamismerkkejä, 
     
  • tai suorittaa samassa oppilaitoksessa jonkin taiteenalan oppimäärän molemmat opintotasot, esimerkiksi kuvataiteen laajan oppimäärän perusopinnot ja syventävät opinnot, 
     
  • tai suorittaa samassa oppilaitoksessa useamman kuin yhden taiteenalan opintoja, esimerkiksi kuvataiteen laajan oppimäärän perusopintoja sekä sanataiteen yleisen oppimäärän perusopintoja. 
     

Montako suostumusta yhdellä asiakirjalla voi olla?

Laissa ei ole erikseen säädetty, montako suostumusta yhdellä asiakirjalla voi olla, kunhan asiakirjasta ilmenee selkeästi, että suostumuksen antaja on ymmärtänyt, minkä nimenomaisen koulutuksen, taiteen perusopetuksen oppimäärän opintotason tai osaamismerkin tietojen tallentamiseen suostumus on annettu. Koulutustoimijan tulee suunnitella suostumusasiakirjansa sellaiseksi, että suostumuksen kohteena olevan koulutuksen nimi ja tiedot ilmenevät selkeästi, ja että sen on mahdollista tehdä peruutusta koskeva merkintä siten, että asiakirjalta ilmenee, mitä nimenomaista koulutusta tai osaamismerkkiä peruutus koskee.  

Jos samalla asiakirjalla pyydetään useampi kuin yksi nimenomainen suostumus  – esimerkiksi samassa oppilaitoksessa suoritetun tietyn taiteenalan oppimäärän molempien perusosien tietojen tallentamiseen – tulee ne silloin eritellä asiakirjalla selkeästi niin, että kyseiset koulutukset on nimenomaisesti ja selkeästi kuvattu ja koulutuksen järjestäjän on peruutustilanteissa mahdollista tehdä merkintä tai merkinnät, mitä nimenomaista taiteenalan oppimäärän perusosaa (esimerkiksi kuvataiteen laajan oppimäärän perusopinnot) tai perusosia koskeva suostumus on peruutettu. 

Vastaavasti, mikäli oppija suorittaa oppilaitoksessa useita toisistaan erillisiä vapaan sivistystyön kursseja ja/tai osaamismerkkejä, suostumukset voi kerätä samalle asiakirjalle, mutta ne tulee eritellä ja kuvata selkeästi. 

Mikäli suostumuksen antaja peruuttaa antamansa suostumuksen, suostumuksen antaja ilmoittaa asiasta Opetushallitukselle, joka edelleen informoi koulutustoimijaa. Tämän on silloin kyettävä merkitsemään asiakirjalle, mitä koulutusta, oppimäärän opintotasoa tai osaamismerkkiä peruutus silloin koskee.


Nimetäänkö vapaan sivistystyön yksittäisiä kursseja, osaamismerkkejä tai taiteen perusopetuksen paikallisia opintokokonaisuuksia suostumusasiakirjalle?

Vapaa sivistystyö

Silloin, kun koulutus muodostuu yksittäisestä kurssista, tulee koulutuksen paikallinen nimi kuvata asiakirjaan. Vastaavasti myös osaamismerkki, jonka tietoja tallennetaan, tulee nimetä asiakirjalle. 

On mahdollista, että yksittäinen vapaan sivistystyön koulutus sisältää useita kursseja tai koulutuksen osia. Esimerkiksi kansanopiston ns. pitkän vapaatavoitteisen linjan koulutus voi muodostua useammasta kurssista tai koulutuksen osasta, joista päätetään paikallisissa opetussuunnitelmissa. Silloin, kun koulutus sisältää useita koulutuksen osia tai kursseja, tulee koulutuksen paikallinen nimi kuvata asiakirjaan. Paikallisessa opetussuunnitelmassa kuvattuun koulutukseen sisältyviä koulutuksen mahdollisia osia tai kursseja ei tarvitse eritellä asiakirjalle, vaan suostumus kattaa koko kyseisen, asiakirjalle nimetyn koulutuksen suoritustiedot. Tietovarantoon luodaan silloin suostumuksen antamisen jälkeen yksi opiskeluoikeus, jolle kirjataan koulutuksen paikallinen nimi, ja opiskeluoikeuden osasuoritustietoihin tallennetaan oppijan suorittamien koulutuksen osien tai sen sisältämien kurssien tiedot eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. 

Oppija voi hallinnoida tietojaan opiskeluoikeuskohtaisesti, eli hän voi halutessaan perua antamansa suostumuksen koko yksittäisen koulutuksen tai osaamismerkin osalta.

Taiteen perusopetus

Opetussuunnitelman perusteiden mukaan koulutuksen järjestäjä laatii ja hyväksyy kullekin taiteenalalle opetussuunnitelman Opetushallituksen päättämien taiteen perusopetuksen oppimäärien opetussuunnitelman perusteiden mukaan tarkentaen ja täsmentäen niitä. Jos koulutuksen järjestäjä, kuten esimerkiksi kunta, hankkii taiteen perusopetuksen julkiselta tai yksityiseltä yhteisöltä taikka säätiöltä, koulutuksen järjestäjä hyväksyy opetussuunnitelman ja vastaa siitä, että sen hankkimat palvelut järjestetään taiteen perusopetuksesta annetun lain mukaisesti. Opetussuunnitelman tulee sisältää sen mukaan, kuin taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteissa määrätään, tietoa opetuksen rakenteesta ja laajuudesta sekä opintotasojen opintokokonaisuuksista. 

Hallituksen esityksessä 160/2022 on kuvattu, että taiteen perusopetuksessa suostumus olisi annettava tietovarantoon kirjattavan oppimäärän opintotasoa (yleisen oppimäärän yhteiset opinnot, yleisen oppimäärän teemaopinnot, laajan oppimäärän perusopinnot ja laajan oppimäärän syventävät opinnot) koskevan opetuksen alkaessa.  

Suostumus voidaan pyytää ja antaa yksittäisen opintotason, kuten esimerkiksi kuvataiteen yleisen oppimäärän yhteisten opintojen tai sanataiteen laajan oppimäärän perusopintojen tietojen tallentamiseen. Tällöin asiakirjaan tulee nimetä opintojen taiteenala, oppimäärä sekä oppimäärän perusosa (opintotaso), jonka tietojen tallentamiseen suostumus annetaan, eli esimerkiksi kuvataiteen yleisen oppimäärän yhteiset opinnot. Paikallisessa opetussuunnitelmassa kuvattuun koulutukseen sisältyviä paikallisia opintokokonaisuuksia ei tarvitse eritellä suostumusasiakirjalle, vaan suostumus kattaa koko kyseisen, nimetyn taiteenalan oppimäärän opintotason suoritustiedot. Tietovarantoon luodaan silloin suostumuksen antamisen jälkeen yksi opiskeluoikeus, jonka suoritustyyppi valitaan suostumuksen kohteena olevan oppimäärän opintotason mukaisesti. Opiskeluoikeuden osasuoritustietoihin voidaan tallentaa opintotason sisältämien paikallisten opintokokonaisuuksien tiedot eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. 

Jos oppija suorittaa samassa oppilaitoksessa taiteenalan koko oppimäärän opinnot – esimerkiksi kuvataiteen yleisen oppimäärän yhteiset opinnot ja yleisen oppimäärän teemaopinnot – on siis tarpeen pyytää kaksi suostumusta, yksi kummankin opintotason tietojen tallentamiseen ja nimetä nämä suostumusasiakirjalle tai -asiakirjoille. Mikäli oppija suorittaa ja on antanut suostumuksensa oppimäärän molempien opintotasojen tietojen tallentamiseen, yhdelle ja samalle opiskeluoikeudelle tallennetaan opintotasojen tiedot omille välilehdilleen eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. Opiskeluoikeuden osasuoritustietoihin voidaan tallentaa opintotason sisältämien paikallisten opintokokonaisuuksien tiedot eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti. 

Oppija voi hallinnoida yksittäiselle opiskeluoikeudelle tallennettuja taiteen perusopetuksen tietojaan välilehtikohtaisesti, eli hän voi halutessaan perua antamansa suostumuksen vain yhden opintotason - ja myös sen sisältämien paikallisten opintokokonaisuuksien - osalta. Hän voi halutessaan perua antamansa suostumuksen joko vain yhden, tai molempien opintotasojen tietojen osalta. 
 

Takaisin ylös

Suostumus säilytetään valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d §:ssä ja 9 e §:ssä säädetyn mukaan pysyvästi. 


Missä suostumuksia säilytetään?

Säilytyskäytäntöjä suunnitellessa on suositeltavaa huomioida se, kerääkö koulutustoimija suostumuksia sähköisinä vaiko paperisina, sekä muut oman sisäisen prosessin työvaiheet. Suostumuksen säilyttämisen käytäntöjä voi olla suositeltavaa suunnitella yhdessä oman organisaation tietosuojavastaavan, arkistointiasioista vastaavan tai/ja tietojärjestelmistä vastaavien kanssa, jotta prosessin eri vaiheet tulevat kattavasti suunnitelluksi ja huomioiduksi.

Oppijoiden tai alaikäisten oppijoiden huoltajien antamat suostumukset ja niihin liittyvät koulutustoimijoiden asiakirjat eivät ole osa KOSKI-palvelun tietosisältöä, eikä KOSKI-palveluun tallenneta oppijoilta vastaanotettuja suostumusasiakirjoja. Suostumusasiakirjat ovat lähtökohtaisesti koulutustoimijan materiaalia, joiden käsittelyssä ja säilyttämisessä koulutuksen järjestäjän tulee huomioida yhteisrekisterinpitäjälle säädetyt vastuut ja velvoitteet, mikäli on päättänyt mahdollistaa taiteen perusopetuksen, vapaatavoitteisen vapaan sivistystyön koulutuksen tai osaamismerkkien tietojen tallentamisen KOSKI-palveluun ja vastaanottanut oppijoiden suostumuksia tätä varten. 


Ovatko suostumukset julkisia asiakirjoja?

Oikeus saada tietoja viranomaisen, kuten esimerkiksi kunnan viranomaisten, asiakirjoista on perusoikeus. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 32 kohdan mukaan salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilön poliittisesta vakaumuksesta tai tietoja henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä taikka tietoja henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista. 
Vapaan sivistystyön koulutuksen sekä taiteen perusopetuksen osalta tiedot voivat täyttää kohdan mukaisen kuvauksen asiakirjoista, jotka sisältävät tietoja henkilön poliittisesta vakaumuksesta tai tietoja henkilön yksityiselämän piirissä esittämistä mielipiteistä taikka tietoja henkilön elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan tai vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai muista niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista.

Opetus- ja kulttuuriministeriön antaman ohjeen mukaan rekisteröity voi antaa suostumuksen ennalta määriteltyyn, nimenomaiseen ja lailliseen tarkoitukseen. Suostumusta ei voi käyttää muuhun käyttötarkoitukseen kuin siihen, johon rekisterinpitäjä on sen pyytänyt. 

Näin ollen voi sanoa, että se ei ole julkinen asiakirja.

Takaisin ylös

Suostumusten hallinta on opintosuoritustietojen tallentamisesta ja tietovarannossa tapahtuvasta tietojen käsittelystä erillinen tiedonhallinnan prosessinsa, joka edeltää oppijan tietojen tallentamisen aloittamista. Ohjeita oppijoiden opintosuoritustietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja tarkistamiseen KOSKI-tietovarannossa ylläpidetään eDuuni-wikissä. 

Koulutustoimija päättää, milloin ja mistä alkaen tietojen tallentaminen KOSKI-palveluun aloitetaan ensimmäisellä kerralla. Koulutustoimija voi määritellä itse myös etenemisaikataulun sekä suunnitteluun ja toteutukseen tarvitsemansa ajan ja resurssit. Opiskeluoikeuden luominen ja tietojen tallentaminen voidaan aloittaa, kun tietoja käsittelevillä ja tallentavilla virkailijoilla on mahdollisuus aloittaa tietojen tallentaminen. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tietojen tallentajalla on opiskeluoikeuden luomiseksi tarvittavat oppijan ja kyseisen koulutuksen tiedot. 

Opetushallitus määrää, miten tallennettavat tiedot pidetään ajantasaisina

Valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain mukaisesti Opetushallitus määrää tarkemmin, miten tiedon tallentajien on pidettävä KOSKI-tietovarantoon tallennettavat tiedot ajantasaisina. Opetushallitus määrää tarkemmin myös tallennettavien tietojen tietosisällöstä. Löydät voimassa olevien, Opetushallituksen julkaisemien määräysten tiedot ePerusteet-palvelusta, Opetushallituksen määräyskokoelmasta.  

Kun tietojen tallentaminen palveluun on ensi kertaa aloitettu, tulee sen jälkeen jatkuvasti huolehtia tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. eDuuni-wikistä löytyy ohjemateriaalia tietojen käsittelyn ja tiedon laadusta huolehtimisen prosessien tueksi. 

Ohjeet tietojen tallentamiseen ja tarkistamiseen löytyvät eDuuni-wikistä

Vapaan sivistystyön vapaatavoitteisen koulutuksen, osaamismerkkien ja taiteen perusopetuksen tietorakenteet ja sisällöt poikkeavat toisistaan, ja jokaisen suoritustyypin tiedot on tallennettava niitä koskevien ohjeiden mukaisesti. Millään KOSKI-palvelussa olevalla opiskeluoikeudella ei voi olla toisistaan erillisten koulutusten tai osaamismerkkien tietoja sen paremmin vapaassa sivistystyössä, kun taiteen perusopetuksessakaan. Kun kyse on suostumuksella tallennettavista tiedoista, on erittäin tärkeää noudattaa huolellisesti eDuuni-wikin koulutusmuoto- ja suoritustyyppikohtaisia ohjeita tietoja tallentaessa ja tarkistaessa. Näin varmistut siitä, että oppija pääsee hallinnoimaan tietojaan Oma Opintopolku-palvelussa laissa tarkoitetulla tavalla, ja että hänen opintosuoritustietonsa on tallennettu oikein. 

Huomaathan myös, että ohjeellinen tietojen tallentamisen aikataulu näillä eri koulutustyypeillä poikkeaa toisistaan. Vapaan sivistystyön tietojen tallentaminen aloitetaan vasta, kun oppija on päättänyt koulutuksen tai osaamismerkin suorittamisen. Taiteen perusopetuksen, jonka opinnot voivat kestää useita vuosia, tietojen tallentaminen aloitetaan ohjeellisesti jo silloin, kun oppija aloittaa opetuksessa, ja tietoja päivitetään opetuksen aikana ja sen päättyessä. 
 

Takaisin ylös

Jotta suostumus olisi pätevä, se on voitava peruuttaa ilman haitallisia seurauksia. 

Suostumuksen voi valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d § ja 9 e § tarkoittamissa tilanteissa milloin tahansa peruuttaa ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle, jonka on edelleen ilmoitettava peruuttamisesta yhteisrekisterinpitäjänä toimivalle koulutustoimijalle. Opetushallitus vastaa tietovarannon ylläpitäjänä tietoihin liittyvästä vastustamisoikeuden ja suostumuksen peruutuksen käsittelystä, mahdollisesta tietojen poistamisesta ja sen teknisistä järjestelyistä. Tämä on kuvattu myös KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella. 

Jos rekisteröity peruuttaisi suostumuksensa, Opetushallituksen olisi lähtökohtaisesti poistettava valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain 9 d § ja 9 e §:ssä tarkoitetulla tavalla tiedot tietovarannosta. Sen sijaan, jos tallennettuja tietoja olisi rekisteröidyn omasta tahdosta johtuen käytetty esimerkiksi osana toisten opintojen suorittamista, se voi muodostaa Opetushallituksen ja oppilaitoksen ylläpitäjän käsittelylle sellaisen perustellun syyn, että tietoja ei enää voitaisi poistaa, vaikka suostumus peruutettaisiin (HE 19/2021, HE 160/2022, He 68/2023). Tällaisena jatkohyödyntämisenä pidetään sitä, mikäli oppija on itse muodostanut Oma Opintopolku-palvelussa suoritusjakolinkin, joka on ollut jaettavissa 3. osapuolelle, ja jota on voitu hyödyntää esimerkiksi osaamisen tunnustamisessa ja tunnistamisessa. Tämä on kuvattu myös KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella sekä oppijan informointiin tarkoitetussa malliasiakirjassa.

Opetushallitus ilmoittaa yhteisrekisterinpitäjänä toimivalle koulutustoimijalle suostumuksen peruutuksesta sekä siitä johtuvista toimenpiteistä. Koulutustoimijan on tuolloin paitsi tehtävä saamaansa suostumukseen merkintä, myös varmistuttava siitä, että suostumuksen peruuttamisen ja tietojen poistamisen jälkeen kyseiset suoritustiedot eivät enää siirtyisi lähdejärjestelmästä eikä niitä uudelleen käsin tallennettaisi tietovarantoon. 


Kuka suostumuksen voi perua?

Oppija voi peruuttaa antamansa suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle, jonka on edelleen ilmoitettava peruuttamisesta yhteisrekisterinpitäjänä toimivalle koulutustoimijalle. 

Vapaan sivistystyön tietojen osalta samat oikeudet suostumuksen perumiseen koskevat myös alaikäisen huoltajaa tai laillista edustajaa. Taiteen perusopetuksen tietojen osalta on 9 e §:ssä säädetty tarkemmin, että alle 15 vuotta täyttäneen lapsen osalta suostumuksen antamisesta ja sen peruuttamisesta päättää hänen huoltajansa tai hänen muu laillinen edustajansa. Alaikäinen lapsi, joka on täyttänyt 15 vuotta, taikka hänen huoltajansa tai muu laillinen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa taiteen perusopetuksen tietojen tallentamiseksi annetun suostumuksen ilmoittamalla siitä Opetushallitukselle, jonka on edelleen ilmoitettava peruuttamisesta koulutuksen järjestäjälle.

Miten suostumuksen peruuttamisesta ilmoitetaan Opetushallitukselle?

Oppijan oikeus ja keinot tietojen poistamiseen on kuvattu KOSKI-palvelun tietosuojaselosteella. Ilmoitus suostumuksen peruuttamisesta voidaan tehdä kirjautuneena Oma Opintopolku -palvelussa, tai vaihtoehtoisesti kirjallisesti peruutuslomakkeella, jonka saantiosoite löytyy KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta. Nämä vaihtoehdot on kuvattu myös suostumuksen antajan informointiin tarkoitetussa malliasiakirjassa.


Oppija voi peruuttaa suostumuksensa kirjautuneena Oma Opintopolussa

Oppija voi kirjautua vahvasti tunnistautuneena Oma Opintopolku -palveluun. Omat opintosuoritukseni -osiosta löytyvät kaikki hänen tietoihinsa tallennetut opiskeluoikeudet ja niiden sisältämät suoritustiedot. Oppija, jolle on tallennettu vapaan sivistystyön vapaatavoitteisen koulutuksen tai osaamismerkin tietoja, voi tämän kyseisen suorituksen kohdalla klikata Peruuta suostumus- painiketta Suoritukset-otsikon alla näkyvällä välilehdellä. Välilehtiä on näissä tapauksissa aina vain yksi, ja painikkeen käyttö poistaa opiskeluoikeuden tiedot sekä kaikki sen sisältämät opintosuoritustiedot välittömästi. Jos oppijalla on useita opiskeluoikeuksia, jokaisella näistä on oma peruutuspainikkeensa.

Oppija, jolle on tallennettu taiteen perusopetuksen tietoja, voi tämän kyseisen suorituksen kohdalla klikata Peruuta suostumus- painiketta Suoritukset-otsikon alla näkyvällä välilehdellä. Välilehtiä on näissä tapauksissa joko yksi tai kaksi. Taiteen perusopetuksessa suostumus on annettava oppimäärän perusosakohtaisesti ja se voidaan perua myös oppimäärän perusosakohtaisesti opintotasojen tietojen välilehdillä. Painikkeen käyttö poistaa kyseisen välilehden tiedot sekä kaikki sen sisältämät opintosuoritustiedot välittömästi. Mikäli välilehtiä on vain yksi, painikkeen käyttö poistaa opiskeluoikeuden tiedot sekä kaikki sen sisältämät opintosuoritustiedot välittömästi.
Suostumuksen peruutuspainikkeen klikkaamisen jälkeen käyttöliittymä avaa uuden ikkunan, jossa oppijaa pyydetään vahvistamaan, että hän ymmärtää suostumuksen peruutuksen olevan pysyvä, ja vahvistamisen jälkeen kyseinen opiskeluoikeus taikka välilehti poistuu välittömästi oppijan tiedoista. Tämän jälkeen edes Opetushallituksen ei ole enää mahdollista tarkistaa tai selvittää, mitä suoritustietoja opiskeluoikeudella tai välilehdellä on ollut. 

Mikäli oppija poistaa koko opiskeluoikeuden sen sisältämine suoritustietoineen, jäljelle jää ainoastaan opiskeluoikeuden OID-tunnistenumero, tieto suostumuksen peruuttamisen päivämäärästä ja tieto siitä, mitä opiskeluoikeuden ja sen suorituksen tyyppiä peruutettu suostumus koskee. Tietojen poistaminen tapahtuu Oma Opintopolussa oppijan peruutettua suostumuksensa välittömästi peruutustoiminnallisuuden käyttämisen jälkeen. Suostumuksen peruutus on pysyvä, eikä tietoja ole mahdollista palauttaa peruutustoiminnallisuuden käyttämisen jälkeen. 
Tämän jälkeen Opetushallitus on yhteydessä koulutustoimijaan ja antaa tiedon peruutuksen ajankohdasta, oppijanumerosta sekä opiskeluoikeuden OID-tunnistetiedon sekä ohjeistaa tekemään merkinnän suostumusasiakirjaan ja estämään tietojen uudelleen siirtämisen tietovarantoon.  Tietoja ei poisteta kuitenkaan oppilaitosten omista opintohallintojärjestelmistä, sillä suostumuksen peruutus koskee vain KOSKI-tietovarannossa olevia tietoja.

KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta löytyvä ilmoituslomake

Oppija voi vaihtoehtoisesti täyttää KOSKI-palvelun tietosuojaselosteelta löytyvän linkin kautta saatavissa olevan, ladattavan lomakkeen ja lähettää sen Opetushallitukselle lomakkeelta löytyvään osoitteeseen paperipostina tai sähköpostitse. Lomake on saatavilla suomeksi ja ruotsiksi. Oppijalla, jolle on tallennettu tietoja tietovarantoon ja joka ei pääse ei pääse Oma Opintopolussa kirjautuneena tarkastelemaan tietojaan, on aina mahdollisuus ilmoittaa suostumuksen peruuttamisesta lomakkeella tietosuojaselosteen ohjeen mukaisesti.  

Mikäli lomake lähetetään sähköpostilla, suosittelemme turvapostin käyttöä. Opetushallitus voi olla lomakkeen saatuaan yhteydessä suostumuksensa peruuttamisesta ilmoittaneeseen oppijaan tämän lomakkeella ilmoittamiin yhteystieto-osoitteisiin, mikäli asian hoitaminen sitä edellyttää. Lomake on mahdollista tulostaa ja toimittaa myös paperipostina lomakkeelle merkittyyn postiosoitteeseen. 
Kun lomake on saapunut ja se on käsitelty, Opetushallitus huolehtii tietojen poistamisesta tietovarannosta ja ilmoittaa asiasta koulutustoimijalle vastaavalla tavalla, kun silloin, jos oppija itse peruuttaisi antamansa suostumuksen Oma Opintopolku-palvelussa. 


Mitä koulutustoimijan tulee huomioida peruutustilanteissa?

Opetushallitus ilmoittaa tiedon suostumuksen peruutuksesta saatuaan koulutustoimijalle suostumuksen peruutuksesta sekä tehdyistä toimenpiteistä. Opetushallitus ilmoittaa suostumuksen peruutuksesta rekisterinpitäjänä toimivalle koulutustoimijalle, jonka tulee huolehtia muun muassa siitä, ettei kyseisiä tietoja tallenneta eikä siirretä KOSKI-tietovarantoon enää uudelleen ja että peruutustilanteista säädetyistä muista toimenpiteistä huolehditaan. Tilanteissa, joissa oppilaan suoritustiedot poistetaan KOSKI-tietovarannosta tämän peruutettua suostumuksensa, tulee koulutustoimijan saama suostumus silti säilyttää ja siihen merkitä, että suostumus tietojen tallentamiseksi on peruttu. Malliasiakirjan lopussa on tätä varten oma paikkansa peruutusmerkinnälle.

Ilmoitus tehdään lähtökohtaisesti koulutustoimijan nimeämälle KOSKI-pääkäyttäjälle, joten koulutuksen järjestäjän tulee huolehtia siitä, että henkilöillä, jolle koulutuksen järjestäjä on myöntänyt KOSKI-palvelun käyttöoikeudet, on peruutustilanteissa riittävät tiedot toimia ja informoida tietojen tallentajia, esimerkiksi oppilaitoksen opintohallintojärjestelmän käyttäjiä, omassa organisaatiossa noudatettavista prosesseista peruutustilanteissa. 

Mikäli kyse on hankitusta taiteen perusopetuksesta, tulee koulutuksen järjestäjän tulee suunnitella, tarvittaessa yhdessä hankintakoulutusta tuottavan sopimusoppilaitoksen ja/tai sen ylläpitäjän kanssa, tähän liittyvä tiedonhallintaprosessinsa sellaiseksi, että koulutuksen järjestäjän on tosiasiassa mahdollista estää suoritustietojen uudelleen tallentaminen tai lähdejärjestelmästä siirtyminen silloinkin, jos suoritustietoja on alun perin lähetetty sopimusoppilaitoksen ylläpitämän oppilaitoksen lähdejärjestelmästä. Koulutuksen järjestäjä vastaa siitä, että sen lukuun toimiva tietojen käsittelijä, esimerkiksi sopimusoppilaitos tai sen ylläpitäjä, toimii lainsäädännön ja annettujen ohjeiden mukaisesti.


Miten toimin, mikäli Opetushallitus ilmoittaa oppijamme peruneen antamansa suostumuksen?

Koulutustoimijalla on velvollisuus huolehtia siitä, että

  • kyseisiä tietoja ei enää uudelleen siirretä opintohallintojärjestelmästä eikä käyttöliittymässä tallenneta tietovarantoon, 
  • ja että oppijan antamaan suostumusasiakirjaan merkitään tieto peruuttamisesta.
     

Koulutustoimija päättää itse käytännön toimenpiteistä, miten peruutusmerkintä tehdään asiakirjaan, ja vastaa omien tiedonhallintaprosessiensa suunnittelusta. 

Mikäli tiedot on tallennettu Virkailijan Opintopolun käyttöliittymässä, on suostumukseen tehtävä merkintä, eikä tietoja saa enää tallentaa tietovarantoon uudelleen. 

Mikäli opiskeluoikeuden tiedot on siirretty opintohallintojärjestelmästä, on suostumukseen tehtävä merkintä, eikä tietoja saa enää siirtää tietovarantoon uudelleen. Kun suostumus on peruutettu ja kyseiset tiedot suoritustietoineen pysyvästi poistettu tietovarannosta, KOSKI-palvelun validaatiot pyrkivät hylkäämään uudet tiedonsiirrot, mikäli opiskeluoikeuden tietoja lähetetään samalla, jo kerran peruutuksen kohteena olleen opiskeluoikeuden OID-tunnisteella, mutta koulutustoimijan tulee siitä huolimatta varmistua omilla toimenpiteillään siitä, ettei tietoja yritetä siirtää tai tallentaa enää uudelleen tietovarantoon. Tarkistathan tarvittaessa oppilaitoksen oman opintohallintojärjestelmän ohjeista, miten tiedonsiirto estetään yksittäisen opiskeluoikeuden tai sen välilehden osalta. 


Mitä tietoja Opetushallitus ilmoittaa oppilaitokselle peruutustilanteissa?

Kun oppija peruuttaa antamansa suostumuksen, tiedot poistetaan tietovarannosta välittömästi. Opetushallituksen ei ole mahdollista ilmoittaa, minkä nimistä vapaan sivistystyön kurssia tai osaamismerkkiä peruutus koskee, tai eritellä, mitä paikallisia opintokokonaisuuksia taiteen perusopetuksen opiskeluoikeudella on ollut, sillä tietoja ei ole enää saatavilla eikä niitä voida palauttaa. 

Opetushallitus ilmoittaa pääpiirteissään seuraavat tiedot: 

  • opiskeluoikeuden OID,
     
  • oppijanumero
     
  • sekä suostumuksen peruutuksen aikaleima/ajankohtatieto.

Kenelle koulutustoimijan edustajalle Opetushallitus ilmoittaa peruutustilanteista?

Opetushallitus on tiedon peruutuksesta saatuaan jälkeen yhteydessä yhteisrekisterinpitäjänä toimivaan vapaan sivistystyön oppilaitoksen ylläpitäjään tai taiteen perusopetuksen koulutuksen järjestäjään. Tämä on Opetushallituksen lakisääteinen velvollisuus peruutustilanteissa. 

Ensisijainen yhteyshenkilö on koulutustoimijan KOSKI-pääkäyttäjä, minkä lisäksi ilmoitus voidaan lähettää oppilaitoksen KOSKI-pääkäyttäjälle, mikäli nämä ovat eri henkilö. Tarvittaessa viestin vastaanottajaksi voidaan merkitä esimerkiksi oppilaitoksen rehtori, mikäli Opintopolun Organisaatiopalvelun käyttäjähallinnasta ei yksiselitteisesti selviä, kuka henkilö oppilaitoksessa vastaa tietovarannon pääkäyttäjän tehtävistä. Henkilön tulee tarvittaessa välittää ilmoitus eteenpäin omassa organisaatiossaan jatkotoimenpiteitä varten. 

Suosittelemme, että koulutustoimijat huomioivat mahdolliset peruutustilanteet jo omaa tiedonhallintaprosessiaan suunnitellessaan, jotta peruutustilanteissa on selkeää, kelle tai keille asiasta tulee oppilaitoksen omassa sisäisessä prosessissa ilmoittaa, kun Opetushallitus ottaa yhteyttä. Tällaisia tahoja voivat olla esimerkiksi oppilaitoksen opintohallintojärjestelmän käyttäjät ja/tai taho, joka huolehtii suostumusasiakirjojen arkistoinnista ja säilyttämiseen liittyvistä toimenpiteistä.

Takaisin ylös

Tästä osiosta löydät vastauksia muihin usein kysyttyihin kysymyksiin. 


Miten koulutustoimijan tulee tehdä päätös suostumusten pyytämisen ja tietojen tallentamisen aloittamisesta?

Pääsääntöisesti koulutustoimijoiden ja niiden oppilaitosten omia sisäisiä päätösprosesseja ohjaavat esimerkiksi niiden omat hallintosäännöt. Opetushallituksen ei ole mahdollista antaa yleistä eikä organisaatiokohtaista neuvontaa, miten koulutustoimijan sisäisen päätöksenteon prosessin tulee tapahtua ja mitä sisäisiä toimenpiteitä se missäkin tapauksessa edellyttää. 


Miten toimin, jos oppija tai alaikäisen huoltaja ei halua antaa suostumustaan, vaikka tarjoamme mahdollisuutta siihen?

Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, eikä tietoja ei tule tallentaa oppijan ja/tai alaikäisen huoltajan tahdon vastaisesti. Oppijalla ja huoltajalla on oikeus olla antamatta suostumustaan, ja suostumuksen antamatta jättäminen ei saa aiheuttaa oppijalle haittaa.  

Miten toimin, jos oppija ottaa yhteyttä ilmoittaakseen suostumuksen peruuttamisesta, kun tietoja ei ole vielä tallennettu?

Tietoja ei tule tallentaa oppijan tahdon vastaisesti. Jos oppija ilmoittaa muuttaneensa mielensä, eikä tietojen tallentamista ole vielä aloitettu, on aiemmin annettu suostumus silloin aiheeton eikä tietoja tallenneta.

Tallennetaanko tietoja, jos oppija antoi suostumuksensa, mutta ei aloittanutkaan kyseisiä opintoja?

Vapaan sivistystyön osalta tietojen tallentaminen aloitetaan vasta, kun oppija on suorittanut koulutuksen tai osaamismerkin. Jos oppija ei koskaan aloitakaan kyseisiä opintoja, on suostumus silloin aiheeton, eikä tallennettavaa tietoa koskaan synny. 

Jos taiteen perusopetuksen oppilas on antanut suostumuksensa tietojen tallentamiseen esimerkiksi ilmoittautuessaan, eikä koskaan aloitakaan kyseisiä opintoja laisinkaan, on suostumus on silloin aiheeton, eikä tallennettavaa tietoa koskaan synny.

Tallennetaanko tietoja, jos oppija antoi suostumuksensa, aloitti opinnot ja lopetti yhden opetuskerran jälkeen?

Vapaan sivistystyön osalta tietojen tallentaminen aloitetaan vasta, kun oppija on suorittanut koulutuksen tai osaamismerkin. Jos oppija ei suorita loppuun kyseisiä opintoja eikä oppijan suoritusta voida arvioida, on suostumus silloin aiheeton, eikä tallennettavaa tietoa koskaan synny.

Jos taiteen perusopetuksen oppilas on ehtinyt aloittaa oppimäärän perusosan opinnot edes yhden opetuskerran ajaksi ja antanut suostumuksensa tietojen tallentamiseen, opiskeluoikeuden tiedot tallennetaan eDuuni-wikin ohjeiden mukaisesti, vaikka oppilas keskeyttäisi opinnot yhden tai muutaman opetuskerran jälkeen. Oppilas on silloin tosiasiassa aloittanut opetuksessa ja hänelle luodaan palveluun opiskeluoikeus. Opiskeluoikeudelle tallennettavia opintosuoritustietoja ei ole ehtinyt syntyä, joten sellaisia ei opiskeluoikeudelle tallenneta, vaan opiskeluoikeus päätetään päättävään tilaan todellisuutta vastaavasti. Ohje näihin tilanteisiin löytyy myös eDuuni-wikistä. Oppilaalla tai alaikäisen huoltajalla on halutessaan mahdollisuus itse peruuttaa suostumuksensa ja poistaa tiedot ilmoittamalla Opetushallitukselle Oma Opintopolku-palvelun tai tietosuojaselosteelta saatavissa olevan lomakkeen avulla.


Montako suostumusta pyydetään, jos oppilas suorittaa taiteenalan oppimäärän molemmat perusosat samassa oppilaitoksessa?

Jos oppilas suorittaa samassa oppilaitoksessa taiteenalan oppimäärän molemmat opintotasot, kuten esimerkiksi sanataiteen yleisen oppimäärän yhteiset opinnot ja teemaopinnot, ja oppilaitoksessa on mahdollistettu näiden molempien oppimäärän perusosien tietojen tallentaminen, annetaan oppilaan suostumus nimenomaisesti erikseen kummankin oppimäärän perusosan opintotason tietojen tallentamiseen. Oppilas voi antaa suostumuksensa molempien tai vain toisen perusosan tietojen tallentamiseen, vaikka suorittaisikin koko oppimäärän opinnot samassa oppilaitoksessa, ja koulutuksen järjestäjä olisi mahdollistanut molempien perusosien tietojen tallentamisen. Suostumuksen antaminen on aina vapaaehtoista. 

Jälkimmäisen perusosan opintojen tietojen tallentaminen samalle opiskeluoikeudelle voidaan aloittaa, kun suostumuksen antanut oppilas tosiasiassa aloittaa kyseisen perusosan opinnot. Hankintakoulutuksessa olevien oppilaiden osalta on koulutuksen järjestäjän ja sopimusoppilaitoksen hyvä sopia keskenään, miten suostumusten hallinta ja jatkuvien opintojen tietojen tallentamisen jatkaminen samalle opiskeluoikeudelle toteutetaan ohjeiden mukaisesti. Ohjeet tietojen tallentamiseen löytyvät eDuuni-wikistä.
Tallennetaanko tietoja, jos taiteen perusopetuksen oppimäärän yhden perusosan opinnot jo suorittanut ja toisen perusosan opintoihin ilmoittautunut oppilas antoi suostumuksensa, mutta ei aloittanutkaan toisen perusosan opintoja?

Vastaan voi tulla tilanne, jossa oppilas on jo suorittanut taiteenalan oppimäärän yhden perusosan opinnot samassa oppilaitoksessa ja ensimmäisen perusosan opintojen tiedot on jo aiemmin tallennettu oppilaan henkilökohtaiselle opiskeluoikeudelle. 
Jos oppilas ei seuraavan perusosan opintoihin ilmoittauduttuaan aloitakaan enää uuden perusosan opintoja, joiden tallentamiseen on antanut uuden suostumuksensa, ei jälkimmäisen perusosan tietoja tallenneta tietovarantoon opiskeluoikeudelle, vaikka suostumus olisi ehditty antaa, sillä oppilas ei tosiasiassa aloittanut kyseisen perusosan opintoja eikä niihin liittyvää, tallennettavaa tietoa ehdi syntyä ja annettu suostumus on silloin aiheeton. Aiemmin suoritetun perusosan tietoja ei kuitenkaan poisteta, vaan oppilas ja alaikäisen huoltaja voivat itse hallinnoida antamaansa suostumusta Oma Opintopolku-palvelussa oppimäärän perusosakohtaisesti. Ohjeet tietojen tallentamiseen löytyvät eDuuni-wikistä.

Hankintakoulutuksessa olevien oppilaiden osalta on koulutuksen järjestäjän ja sopimusoppilaitoksen hyvä sopia keskenään, miten suostumusten hallinta ja oppimäärän opintotasolta toiselle jatkuvien opintojen tietojen tallentamisen jatkaminen samalle opiskeluoikeudelle toteutetaan ohjeiden mukaisesti.

Voiko tunnustettuja opintoja tallentaa oppijan opintosuorituksiin tämän suostumuksella?

Lähtökohta on, että opiskeluoikeudelle voidaan tallentaa vain niitä tietoja, joiden tallentamiseen oppija on suostumuksen antanut.

Vapaatavoitteisessa koulutuksessa ei ole olemassa valtakunnallisia opetussuunnitelmien perusteita eikä määräyksiä opetussuunnitelman perusteiden mukaisten opintojen tunnustamisesta, eikä tietovarannon tietorakenteissa ole myöskään olemassa vaihtoehtoa, jolla tietty opintosuoritus voitaisiin teknisesti merkitä oppijan suoritustietoihin tunnustetuiksi opinnoiksi.

Taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteessa määrätään osaamisen tunnustamisesta ja aiemmin suoritettujen opintojen hyväksi lukemisesta. Taiteen perusopetuksen opetussuunnitelman perusteet edellyttää, että oppimääristä annettaviin todistuksiin merkitään oppilaan oppimäärän opintasolla (esim. laajan oppimäärän perusopinnot) suorittamat opinnot siten, että todistuksiin merkitään suoritetuista opinnoista kunkin opintokokonaisuuden nimi ja laajuus. Opetushallituksen antamien perustemääräysten mukaisesti laajan oppimäärän ja yleisen oppimäärän todistuksiin merkittäviin tietoihin ei sisälly tietoa, mihin opintoihin tai muulla tavoin hankittuun osaamiseen perustuen opiskelija on tietyn opintokokonaisuuden suorittanut, eli onko oppilas esimerkiksi opiskellut aiemmin toisessa oppilaitoksessa ja siellä suoritetut opinnot olisivat hyväksi luettu osaksi toisessa oppilaitoksessa loppuun suoritettua oppimäärää). Todistukseen ei pitäisi näin ollen sisältyä tietoa siitä, mikä osa opinnoista on hyväksi luettua ja mikä kyseisessä oppilaitoksessa suoritettua. 
Mikäli oppijan opintojen tietojen tallentamiseen on saatu opetuksen alkaessa suostumus, ja kyseisiin opintoihin tunnustetaan osaamista, ei suostumusasiakirjalle ei tarvitse eritellä, mikäli osa oppimäärän opintotason tai opintotasojen opinnoista on tunnustettua osaamista ja mikä suoritettua osaamista. Tunnustettu osaaminen voidaan tallentaa oppijan suostumuksella aivan vastaavalla tavalla, kun suoritettukin osaaminen, eikä näitä ole tarpeen eritellä tietoja tallennettaessa.  Taiteen perusopetuksen opiskeluoikeudelle on teknisesti mahdollista merkitä jokin osasuoritus tai osasuorituksia eli esimerkiksi paikallisia opintokokonaisuuksia tunnustetuiksi opinnoiksi, mutta tämä ei ole välttämätöntä, sillä asiaa ei merkitä todistuksellekaan. 

Takaisin ylös

Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa uudistukseen liittyvästä ohjeistuksesta, joka liittyy lainsäädännön tulkintaan.  Mikäli et löydä vastausta suostumusten hallintaan liittyvään kysymykseen tämän sivun ohjeista tai linkkien takaa löytyvistä taustamateriaaleista tai tarvitset neuvontaa niiden tulkintaan, voit lähettää kysymyksesi Opetushallitukselle osoitteeseen koski(a)opintopolku.fi. Jos suostumusten hallintaan liittyvä kysymys vaatii sellaista lainsäädännön tulkintaa, mikä ei ilmene julkaistuista ohjeista tai ohjeen perusteena olevista materiaaleista, Opetushallitus tarkistaa tarvittaessa laintulkinnan opetus- ja kulttuuriministeriöstä. Voit nopeuttaa kysymyksesi käsittelyä kertomalla heti ensimmäisessä viestissä, koskeeko kysymyksesi vapaan sivistystyön vaiko taiteen perusopetuksen tietojen tallentamiseksi annettavaa suostumusta vaiko kumpaakin, sekä ilmoittamalla koulutustoimijan organisaatiotiedot eli oppilaitoksen nimen sekä koulutustoimijan nimen.

KOSKI-palvelun käyttöohjeet, ohjeet tietojen tallentamiseen sekä KOSKI-palvelun käyttöoikeuksiin oppilaitoksille ja koulutustoimijoille löytyvät eDuuni-wikistä. Näitä koskevissa kysymyksissä neuvontaa saa osoitteesta koski(a)opintopolku.fi.
 

Takaisin ylös

Koulutustoimijat ja oppilaitokset voivat hyödyntää Opetushallituksen luomia malliasiakirjoja oppijan ja/tai alaikäisen oppijan huoltajan informoinnissa ja suostumusta pyydettäessä. Lomakepohjat ovat Microsoft Word-pohjaisia ja ne voi ladata omaan käyttöön muokattaviksi tämän verkkosivun alaosasta, Liitteet-osiosta.  Lomakkeet ovat luonteeltaan suosituksia, eikä koulutustoimijan ole pakollista käyttää nimenomaisesti Opetushallituksen julkaisemia mallipohjia, vaan se voi myös päättää tuottaa itse omat lomakepohjat omaan käyttöönsä.
 
Malliasiakirjoja on julkaistu kaksi kappaletta:

  • mallilomake oppijan ja/tai huoltajan suostumuksen pyytämiseen
  • mallilomake oppijan ja/tai huoltajan informointiin

Mallilomakkeissa on valmiit pohjatekstit sekä vapaan sivistystyön koulutusten ja osaamismerkkien, että taiteen perusopetuksen oppijoita koskevin osin. Malliasiakirjoissa on varattu myös taiteen perusopetuksen sopimusoppilaitoksille omia kohtiaan muokkaamista varten. Mikäli kaikki nämä vaihtoehdot eivät kuulu oman oppilaitoksesi suostumuksella tallennettavaan koulutustarjontaan ja/tai koske oppilaitostasi, voit poistaa lomakkeelta ylimääräiset vaihtoehdot sitä muokatessa. Malliasiakirjoihin kursivoidut ja keltaisella taustavärillä korostetut ohjetekstit on suunnattu koulutustoimijoille ja oppilaitoksille omien lomakkeiden muokkaamisen tueksi. Huomaathan poistaa kursivoidun oppilaitoksen ohjetekstin sekä korostusvärin muokkaamisen yhteydessä oppijoille ja alaikäisten huoltajille suunnatusta oppilaitoksen omasta versiosta.
 

Takaisin ylös
Liitteet
Päivitetty