För att främja identifiering och erkännande av kunnande kan uppgifter om studieprestationer inom det fria bildningsarbetet och den grundläggande konstundervisningen med den studerandes samtycke föras in i den nationella informationsresursen för undervisning och utbildning (informationsresursen KOSKI) som administreras av Utbildningsstyrelsen. På denna webbplats finns sammanställda anvisningar och rekommendationer för planering och genomförande av hanteringen av elevernas och de studerandenas samtycken för huvudmän för läroanstalter inom det fria bildningsarbetet, anordnare av utbildning i den grundläggande konstundervisningen samt läroanstalter.

I lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) föreskrivs om möjligheten att föra in vissa uppgifter om fritt bildningsarbete (9 d §) och grundläggande konstundervisning (9 e §) i informationsresursen för undervisning och utbildning som administreras av Utbildningsstyrelsen (nedan informationsresursen KOSKI eller KOSKI-tjänsten) med samtycke som eleven eller den studerande ger till utbildningsaktören. Lagändringarna har gradvis trätt i kraft i fråga om utbildning med fri inriktning inom det fria bildningsarbetet från och med 1.8.2021, i fråga om den grundläggande konstundervisningen från och med 1.1.2023 och för nationella kompetensmärken för grundläggande färdigheter som avlagts inom det fria bildningsarbetet (nedan kompetensmärken) från och med 1.1.2024.

Införande av uppgifter om den grundläggande konstundervisningen, utbildning med fri inriktning inom det fria bildningsarbetet eller nationella kompetensmärken för grundläggande färdigheter som avlagts inom det fria bildningsarbetet förutsätter att eleven frivilligt och uttryckligen ger utbildningsaktören sitt samtycke till att uppgifterna förs in i informationsresursen.  Samtycket ger den registrerade möjligheten att övervaka behandlingen av sina personuppgifter och påverka behandlingen av personuppgifter genom att återkalla samtycket. Att ge samtycke är alltid frivilligt för studerande och vårdnadshavare till minderåriga och underlåtenhet att ge samtycke får inte orsaka skada för personen, till exempel påverka bedömningen av den studerande.

Undervisnings- och kulturministeriet och Utbildningsstyrelsen kan stödja huvudmän för läroanstalter i arbetet med hantering av samtycken. Undervisnings- och kulturministeriet ansvarar för de anvisningar som gäller reformerna och tolkningen av lagstiftningen. Utbildningsstyrelsen ansvarar för det praktiska och tekniska genomförandet av reformerna (KOSKI-tjänsten och Min Studieinfo-tjänsten) och ger läroanstalterna anvisningar i fråga om dessa.

På denna webbplats hittar du anvisningar, rekommendationer och tilläggsinformationsmaterial som riktar sig till huvudmän för läroanstalter inom det fria bildningsarbetet, anordnare av utbildning inom den grundläggande konstundervisningen och läroanstalter som stöd för planeringen och genomförandet av informationshanteringsprocessen i anslutning till elevernas samtycken. Även utbildningsanordnare som anskaffar grundläggande konstundervisning, deras avtalsläroanstalter och huvudmännen för avtalsläroanstalter kan använda materialet som stöd för planeringen av sin gemensamma process.  På webbplatsen finns också svar på vanliga frågor om hantering av samtycken. De personer som ansvarar för hanteringen av läroanstalternas och utbildningsaktörernas samtycken kan använda webbplatsens innehåll i sitt eget arbete som hjälp för frågor som de får. Till vänster på denna webbplats hittar du en innehållsförteckning, vars rubriker du kan klicka på för att gå direkt till anvisningen under rubriken i fråga.

Längst ned på sidan finns även dokumentmallar som kan laddas ner. De är avsedda för utbildningsaktörer och läroanstalter för begäran om samtycke och för att ge information till den som ger samtycke. Dokumentmallarna, som kan ändras, är till sin natur rekommendationer, och utbildningsaktörerna är inte skyldiga att använda dessa uttryckliga dokumentmallar, utan de kan också välja att själva ta fram sina egna dokument.

Observera att anvisningarna på denna webbplats inte är avsedda som anvisningar för att föra in och kontrollera uppgifter, utan anvisningar för tjänstemän som använder läroanstalternas och utbildningsaktörernas KOSKI-tjänst, de personer som för in uppgifter i informationsresursen och kontrollerar dem finns i Utbildningsstyrelsens eDuuni-wiki. Hanteringen av samtycken föregår införandet av uppgifter och fortsätter även under behandlingen av uppgifterna, men är en separat process från införandet och behandlingen av uppgifter i informationsresursen. Samtyckena är i princip dokument från den utbildningsaktör som är gemensamt personuppgiftsansvarig, och de sparas inte i KOSKI-tjänsten.
 

Med utbildningsaktör avses i anvisningarna på denna webbplats huvudmän för läroanstalter inom fritt bildningsarbete som avses i lagen om fritt bildningsarbete (632/1998). Undervisnings- och kulturministeriet kan efter ansökan bevilja en kommun, samkommun, registrerad sammanslutning eller stiftelse tillstånd att driva sådana läroanstalter som avses i lagen om fritt bildningsarbete. Läroanstalter för fritt bildningsarbete är medborgarinstitut, folkhögskolor, sommaruniversitet, idrottsutbildningscenter och studiecentraler.

Huvudmännen för läroanstalter kan själva besluta om de möjliggör samtycke till införande av uppgifter för sina studerande i de situationer som avses i 9 d § i lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017), dvs.

  • från och med den 1.8.2021 för studerande som deltar i utbildning fri inriktning som beskrivits kompetensbaserat, samt
     
  • från och med 1.1.2024 för personer som har avlagt det nationella kompetensmärket för grundläggande färdigheter inom det fria bildningsarbetet.

Införandet av studieprestationsuppgifter för utbildning med fri inriktning kan påbörjas när som helst 1.8.2021 eller därefter enligt en tidsplan som fastställs av huvudmannen för läroanstalten. På motsvarande sätt är det också möjligt att börja föra in uppgifter om kompetensmärken när som helst 1.1.2024 eller därefter enligt den tidsplan som huvudmannen för läroanstalten själv fastställer. I fråga om utbildning med fri inriktning och kompetensmärken är det emellertid inte möjligt att begära samtycken retroaktivt och föra in studieprestationsuppgifter för tiden innan ändringarna i den lagstiftning som gäller dem har trätt i kraft.

Möjligheten att föra in uppgifter bör erbjudas på lika villkor för elever och studerande som deltar i samma utbildning. Detta gäller inte för utbildning som ordnas av huvudmannen, utan huvudmannen kan besluta att erbjuda möjligheten till exempel endast för deltagare i en enskild utbildning eller kurs, eller om så önskas i större omfattning. Huvudmannen kan besluta att möjliggöra detta antingen vid en eller flera läroanstalter som drivs av huvudmannen.

De lokala läroplanernas innehåll och strukturer varierar eller kan variera årligen, och det är huvudmannens eget beslut i vilken utsträckning det är möjligt att erbjuda eleverna eller de studerande möjligheten under olika läsår. Om detta erbjuds elever eller studerande i någon eller några utbildningar ska elever och studerande som inleder samma utbildning behandlas lika. Detta innebär inte att man är skyldig att erbjuda även elever och studerande i andra utbildningar samma möjlighet. Införande av uppgifter förutsätter också att huvudmannen för läroanstalten beskriver utbildningen kompetensbaserat och dess bedömningspraxis, och därför rekommenderas att huvudmannen för läroanstalten även tar hänsyn till sina egna resurser för den arbetsmängd som krävs för kompetensbasering och hantering av samtycken, när huvudmannen beslutar vilka utbildningars studerande som erbjuds möjligheten.

Huvudmännen för läroanstalter är gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen

En huvudman för en läroanstalt inom det fria bildningsarbetet, som har beslutat att möjliggöra samtycke till att uppgifter om fritt bildningsarbete förs in, blir också gemensamt personuppgiftsansvarig för informationsresursen efter att ha börjat ta emot samtycken och föra in uppgifter. I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om de uppgifter som hör till de gemensamt personuppgiftsansvariga och de beskrivs också i regeringens propositioner som gäller lagändringar. Nedan på denna webbplats finns en sammanfattande beskrivning av vilka uppgifter som hör till hanteringen av samtycken som de gemensamt personuppgiftsansvariga har när de börjar eller redan har börjat ta emot samtycken från sina studerande.

Enligt lagen om nationella studie- och examensregister bestämmer Utbildningsstyrelsen närmare hur de som för in uppgifter ska hålla uppgifterna uppdaterade. Utbildningsstyrelsen meddelar närmare föreskrifter också om datastrukturen i fråga om de uppgifter som anges i 9 d §. Utbildningsstyrelsens aktuella bestämmelser publiceras i eGrunder-tjänsten i Utbildningsstyrelsens föreskriftssamling.

Utbildningsstyrelsen bestämmer inte om genomförandet av informationshanteringsprocesser som anknyter till samtycken som begärs av huvudmannen för läroanstalten eller om tidsplanerna för deras framskridande, utan införandet av KOSKI-tjänsten, planeringen och genomförandet av informationshanteringsprocesser som anknyter till den samt tidsplanen för framskridandet är frivilliga för utbildningsaktörerna och kan beslutas av dem själva.  Utbildningsaktören beslutar också om vem eller vilka aktörer i den egna organisationen som i sina arbetsuppgifter ansvarar för planeringen och genomförandet av processer eller genomförandet eller främjandet av de åtgärder som behövs för införandet av KOSKI-tjänsten.

Varför är det frivilligt för utbildningsaktören att föra in dessa uppgifter?

Enligt regeringens proposition 19/2021 har man inte velat föreslå någon lagstadgad skyldighet att föra in uppgifter om utbildning med fri inriktning på grund av den fria naturen hos det fria bildningsarbetet. I det fria bildningsarbetet finns det inte heller någon personbaserad insamling av uppgifter och statsandelsfinansieringen grundar sig inte på antalet studerande, vilket skiljer det från andra utbildningsformer. Detta betyder att de studerandes närvaro och genomförande av utbildningen inte nödvändigtvis följs upp och att studieprestationen inte bedöms på samma sätt som i andra utbildningsformer. Av detta följer också att den föreslagna reformen inte föreslås genomföras utifrån myndighetsbehov, utan reformen syftar till att förverkliga den studerandes intresse genom att göra kunnandet synligt.

Indirekt skulle även övriga läroanstalter och arbetslivet dra nytta av lagändringen. Reformen främjar kontinuerligt lärande och därmed också samhällets intressen. Uppgifter som förts in i informationsresursen KOSKI ska inte användas för att beräkna statsandelar för läroanstaltsformer inom det fria bildningsarbetet och därmed ska statsandelssystemet för det fria bildningsarbetet inte ändras i reformen. Huvudmannen kan inom ramen för sina egna resurser gradvis ändra sitt utbildningsutbud till kompetensbaserat och börja erbjuda införande av studieprestationsuppgifterna utbildning för utbildning.

 

Tillbaka upp

Med utbildningsaktör avses i anvisningarna på denna webbplats även utbildningsanordnare som avses i lagen om grundläggande konstundervisning (633/1998). Enligt lagen kan kommunen ordna grundläggande konstundervisning, och dessutom kan grundläggande konstundervisning, enligt vad ministeriet beslutar, ordnas också vid statliga läroanstalter. Dessutom kan vederbörande ministerium bevilja en samkommun, en registrerad sammanslutning eller stiftelse tillstånd att ordna grundläggande konstundervisning. Utbildning ordnas i musikläroanstalter, andra läroanstalter som ordnar grundläggande konstundervisning eller på annat sätt.

Utbildningsanordnarna kan själva besluta om de möjliggör samtycke till införande av uppgifter för sina studerande i de situationer som avses i 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017), dvs.

  • från och med 1.1.2023 för elever i gemensamma studier i den allmänna lärokursen enligt grunderna för läroplanen för grundläggande konstundervisning, temastudier i den allmänna lärokursen, grundstudier i den fördjupade lärokursen och/eller fördjupade studier i den fördjupade lärokursen som föreskrivits av Utbildningsstyrelsen.

Enligt regeringens proposition (160/2022) tillämpas lagen om nationella studie- och examensregister när det gäller uppgifter om grundläggande konstundervisning på utbildning enligt lagen om grundläggande konstundervisning som har inletts 1.8.2018 eller senare och som inte hade avslutats 1.1.2023 när lagen trädde i kraft. Då har det samtycke som avses i 9 e § i lagen kunnat ges retroaktivt senast 31.12.2023. Genom regleringen har man velat möjliggöra att även utbildningsuppgifter om grundläggande konstundervisning som har pågått vid tidpunkten för lagens ikraftträdande har kunnat sparas i informationsresursen KOSKI. Detta innebär att om en elev eller studerande har påbörjat studierna mellan 1.8.2018 och 31.12.2022 och fortfarande har varit i undervisningen när lagen trädde i kraft, har det varit möjligt att retroaktivt ge samtycke till att uppgifter om studier som avlagts före lagens ikraftträdande har förts in senast 31.12.2023.

Införande av studieprestationsuppgifter för grundläggande konstundervisning som påbörjats och avlagts 1.1.2023 eller när som helst därefter kan inledas när som helst 1.1.2023 eller därefter enligt den tidsplan som utbildningsanordnaren har beslutat.

Uppgifterna kan föras in om de utbildningsaktörer som avses i lagen själva har beslutat att erbjuda denna möjlighet till sina elever eller studerande som deltar i samma utbildning. För utbildningsaktören är beslutet alltid frivilligt och den har ingen lagstadgad skyldighet att erbjuda sina elever eller studerande möjligheten. Den kan också besluta att erbjuda möjligheten endast i en del av de utbildningar den ordnar så att möjligheten erbjuds till elever eller studerande som deltar i samma utbildning, men inte generellt till alla elever eller studerande som deltar i dess undervisning.

Enligt regeringens proposition (160/2022) avses med samma utbildning elever som har slutfört samma lärokurs (studienivå) vid samma läroanstalt som ger grundläggande konstundervisning. En förutsättning för att uppgifterna ska kunna föras in är att man har beslutat att erbjuda dem till alla elever som deltar i samma utbildning. Med detta avses för det första att utbildning ges vid samma läroanstalt. Till exempel kan en kommun som anordnar utbildning skaffa tjänster för grundläggande konstundervisning i musik från olika musikläroanstalter eller sammanslutningar som administrerar dem. Med samma utbildning avses då utbildning som ges vid en musikläroanstalt och inte till exempel alla tjänster för grundläggande konstundervisning i musik som kommunen anskaffar från olika musikläroanstalter eller sammanslutningar som administrerar dem. Med samma utbildning avses dessutom lärokurser i den grundläggande konstundervisningen som Utbildningsstyrelsen fastställer i grunderna för läroplanen. Samma utbildning, som avses i paragrafen, skulle till exempel vid samma musikläroanstalt omfatta elever på samma studienivå inom den grundläggande undervisningen i musik, dvs. till exempel elever som avlägger gemensamma studier i den allmänna lärokursen.

De utbildningsanordnare som avses i lagen är gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen

En utbildningsanordnare som har beslutat att möjliggöra samtycke till införande av uppgifter om grundläggande konstundervisning blir, efter att ha börjat ta emot samtycken och föra in uppgifter, också gemensamt personuppgiftsansvarig för informationsresursen. I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om de uppgifter som hör till de gemensamt personuppgiftsansvariga och de beskrivs också i regeringens propositioner som gäller lagändringar. Nedan på denna webbplats finns en sammanfattande beskrivning av vilka uppgifter som hör till hanteringen av samtycken som de gemensamt personuppgiftsansvariga har när de börjar eller redan har börjat ta emot samtycken från sina studerande.

Enligt lagen om nationella studie- och examensregister bestämmer Utbildningsstyrelsen närmare hur de som för in uppgifter ska hålla uppgifterna uppdaterade. Utbildningsstyrelsen utfärdar närmare bestämmelser om de datastrukturer för uppgifter om den grundläggande konstundervisningen som det också föreskrivs om i 9 e §. Utbildningsstyrelsens aktuella bestämmelser publiceras i eGrunder-tjänsten i Utbildningsstyrelsens föreskriftssamling.

Utbildningsstyrelsen bestämmer inte om genomförandet av informationshanteringsprocesser som anknyter till samtycken som begärs av utbildningsanordnare eller om tidsplanerna för deras framskridande, utan införandet av KOSKI-tjänsten, planeringen och genomförandet av informationshanteringsprocesser som anknyter till den samt tidsplanen för framskridandet är frivilliga för utbildningsaktörerna och kan beslutas av dem själva.  Utbildningsaktören beslutar också om vem eller vilka aktörer i den egna organisationen som i sina arbetsuppgifter ansvarar för planeringen och genomförandet av processer eller genomförandet eller främjandet av de åtgärder som behövs för införandet av KOSKI-tjänsten.

Varför är det frivilligt för utbildningsaktören att föra in dessa uppgifter?

Enligt regeringens proposition 160/2022 har man på grund av undervisningens fria karaktär inte velat föreslå någon lagstadgad skyldighet att föra in uppgifter om utbildningen i fråga om grundläggande konstundervisning. Enligt förslaget genomförs den föreslagna reformen inte med utgångspunkt i myndighetsbehov, utan syftet med reformen är att tillgodose elevens intresse genom att synliggöra kunnandet. Indirekt skulle även övriga läroanstalter och arbetslivet dra nytta av lagändringen. Reformen främjar kontinuerligt lärande och därmed också samhällets intressen. De uppgifter som införts i informationsresursen Koski används inte för att beräkna statsandelarna för läroanstaltsformerna inom den grundläggande konstundervisningen, och statsandelssystemet för grundläggande konstundervisning ändras således inte i samband med reformen.

Avtalsläroanstalten och dess huvudman kan komma överens med utbildningsaktören om gemensamma tillvägagångssätt

En anordnare av grundläggande konstundervisning kan dessutom skaffa de tjänster som avses i lagen om grundläggande konstundervisning av en offentlig eller privat sammanslutning eller stiftelse. Utbildningsanordnaren svarar då för att de tjänster som den anskaffar ordnas i enlighet med lagen.

Med huvudman för en avtalsläroanstalt avses i anvisningarna på denna webbplats den huvudman för en läroanstalt för grundläggande konstundervisning, från vilken utbildningsanordnaren, till exempel kommunen, anskaffar grundläggande konstundervisning. En utbildningsaktör som svarar för lagenligheten i de tjänster som den skaffar och är en gemensamt personuppgiftsansvarig enligt lagen kan komma överens med den avtalsläroanstalt som verkar för utbildningsaktörens räkning och dess huvudman om hur de praktiska åtgärderna för hanteringen av elevernas samtycken genomförs. Huvudmannen för avtalsläroanstalten är emellertid inte gemensamt personuppgiftsansvarig för informationsresursen. I dessa situationer förutsätter informationshanteringsprocessen samarbete och planering av gemensamma åtgärder.

En utbildningsanordnare som avses i lagen om grundläggande konstundervisning, såsom en kommun, beslutar om huruvida det är möjligt att föra in uppgifter för elever som deltar i samma utbildning i den grundläggande konstundervisning som den anskaffar och ordnar. Den anskaffande utbildningsanordnaren ansvarar också för utbildningens lagenlighet och är även en gemensamt personuppgiftsansvarig för informationsresursen som avses i lagen om nationella studie- och examensregister. Därmed kan en avtalsläroanstalt som producerar grundläggande konstundervisning som anskaffningsutbildning och dess huvudman inte självständigt besluta om att ta emot samtycken och börja föra in uppgifter om elever som deltar i anskaffningsutbildning utan ett sådant beslut av utbildningsanordnaren som avses i lagen om grundläggande konstutbildning, eftersom den gemensamt personuppgiftsansvariges ansvar och skyldigheter ligger hos den utbildningsanordnare som avses i lagen.

Enligt undervisnings- och kulturministeriets anvisningar kan utbildningsanordnaren fastställa och komma överens med huvudmannen för en avtalsläroanstalt som producerar grundläggande konstundervisning om hur de praktiska åtgärderna i processen för hantering av samtycken genomförs för de elever och studerande som deltar i anskaffningsutbildning. Den anskaffande utbildningsanordnaren som avses i lagen svarar emellertid även i dessa situationer för de skyldigheter som tillhör den gemensamt personuppgiftsansvarige, såsom permanent bevaring av samtyckesdokumenten och att avtalsläroanstalten följer utbildningsanordnarens beslut när den deltar i informationshanteringsprocessen. Planeringen och genomförandet av processen förutsätter åtgärder och gemensam planering både av utbildningsanordnaren, såsom till exempel kommunen, och av avtalsläroanstalten och dess huvudman när det gäller anskaffad grundläggande konstundervisning.

Avtalsläroanstalten och dess huvudman, för vilka den anskaffande utbildningsanordnaren beslutar att möjliggöra införande av uppgifter om elever som deltar i undervisningen, kan komma överens om införandet av KOSKI-tjänsten och inledandet av införandet av uppgifter tillsammans med utbildningsanordnaren. Avtalsläroanstalten, dess huvudman och den anskaffande utbildningsanordnaren kan planera de åtgärder som ska genomföras och sin informationshanteringsprocess i samarbete. I dessa situationer ska avtalsläroanstalten och utbildningsanordnaren, såsom kommunen, i samarbete planera och komma överens om praktiska åtgärder så att utbildningsanordnaren kan svara för de skyldigheter för den gemensamt personuppgiftsansvarige som föreskrivits för den.  

Om samma avtalsläroanstalt producerar grundläggande konstundervisning som anskaffningsutbildning för flera olika utbildningsanordnare, till exempel två olika kommuner, beslutar varje utbildningsanordnare om införandet av KOSKI-tjänsten och svarar själv för den gemensamt personuppgiftsansvariges skyldigheter för den utbildning som anskaffas samt ger anvisningar om praxis som ska följas för den utbildning som anskaffas.

Det är också möjligt att samma organisation samtidigt är huvudman för till exempel en läroanstalt inom det fria bildningsarbetet, och huvudman för en avtalsläroanstalt inom den grundläggande konstundervisningen, från vilken en annan utbildningsaktör anskaffar grundläggande konstundervisning. Sådana organisationer kan till exempel vara läroanstalter inom de fria bildningsarbetet som drivs av privata sammanslutningar och stiftelser och från vilka en kommun anskaffar grundläggande konstundervisning. Då ska man beakta i vilka situationer organisationen själv agerar som gemensamt personuppgiftsansvarig och utbildningsaktör och i vilka situationer den agerar för en annan gemensamt personuppgiftsansvarigs räkning som dess avtalspartner och personuppgiftsbiträde.

Varför är huvudmannen för en avtalsläroanstalt inte gemensamt personuppgiftsansvarig? Kan Utbildningsstyrelsen meddela dispens för detta?

I lagen om nationella studie- och examensregister (5 §, 9 e §) föreskrivs om gemensamt personuppgiftsansvariga och i lagen om grundläggande konstundervisning (2 §, 4 §) föreskrivs om anordnare av grundläggande konstundervisning och anskaffning av utbildning. Utbildningsstyrelsen kan inte föreskriva eller meddela dispens för dessa. 
 

Tillbaka upp

Införande av uppgifter förutsätter att huvudmannen för läroanstalten har beslutat att erbjuda studerande i utbildningen införande i informationsresursen, fastställt utbildningens omfattning i studiepoäng, beskrivit utbildningen kompetensbaserat och bedömt den studerandes prestation i förhållande till beskrivningen.

Från och med 1.8.2021 ska en huvudman för en läroanstalt enligt lagen om fritt bildningsarbete i fråga om sina studerande inom sådan utbildning som uppfyller de förutsättningar som anges i 6 b § i den lagen, och som inte är utbildning som avses i 7 a kap. i den lagen eller i 5 § 2 mom. i läropliktslagen, föra in följande uppgifter i informationsresursen KOSKI, om huvudmannen har beslutat att erbjuda sig att föra in uppgifterna i informationsresursen för de studerande som deltar i utbildningen och den studerande samtycker till att uppgifterna förs in:

1) utbildningens namn och omfattning;
2) datum då utbildningen avslutas;
3) bedömningen av kunnandet.

Utbildningarnas namn bestäms alltid lokalt och beskrivs i de lokala läroplanerna. En kompetensbaserad beskrivning av utbildningen görs genom att överföra den lokala läroplanen eller kursplanen till Utbildningsstyrelsens eGrunder-tjänst. Minimikravet är att det kunnande som förvärvats inom utbildningen har godkänts, dvs. att den studerandes kunnande motsvarar åtminstone den nivå som ingår i den kompetensbaserade beskrivningen av utbildningen. Bedömningen är i så fall godkänd/underkänd. Om läroanstalten beslutar att använda en bedömningsskala inom utbildningen, ska det av den kompetensbaserade beskrivningen av utbildningen framgå vilket vitsord på skalan som motsvarar beskrivningen.

Informera den studerande innan samtycke ges

Huvudmannen för läroanstalten ska innan samtycket ges ge den studerande information om hur uppgifter som förts in i informationsresursen kan behandlas, lämnas ut och bevaras. Av samtycket ska det framgå att det har getts frivilligt och uttryckligen. Den studerande ska också informeras om myndigheternas (FPA, Statistikcentralen) rätt att få information samt om hur han eller hon kan återkalla sitt samtycke genom att meddela Utbildningsstyrelsen om detta.

När ges samtycket?

Den studerandes samtycke, som avses ovan, ges till läroanstaltens huvudman som för in uppgifterna när utbildningen börjar.

Samtycke ges till huvudmannen för läroanstalten enligt huvudmannens anvisningar när utbildningen inleds, så att utbildningen även kan bedömas på det sätt som avses i lagen om fritt bildningsarbete. Bedömningen är en kontinuerlig process, och läroanstalten måste underrättas tillräckligt tidigt om den studerande önskar en bedömning av sin prestation. Början av utbildningen är alltså inte bunden och det föreskrivs inte i lagen att den ska fastställas till exempel i förhållande till vissa datum eller antalet undervisningstillfällen, utan huvudmannen för läroanstalten fastställer själv till vilken tidpunkt den i olika fall kan ta emot samtycke från den studerande.

Vem ger samtycke om eleven eller den studerande är minderårig?

För att föra in uppgifter om ett minderårigt barn krävs samtycke även av dennes vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare.

Utbildningens lokala namn anges på samtyckesdokumentet

Man ska begära samtycke av den deltagare som genomför utbildningen uttryckligen för införande av uppgifter om utbildningen i fråga. Det centrala är att eleven eller den studerande förstår vilka uppgifter han eller hon ger sitt samtycke till att föra in och att den tjänsteman som för in uppgifterna förstår att för en studierätt införs endast uppgifter om den utbildning, till vilken eleven eller den studerande har gett samtycke.  

Utbildningen kan i sig vara endast en enskild kurs. Det är emellertid möjligt att utbildningen är så omfattande att den innehåller flera kurser eller delar av en utbildning. På samtyckesdokumentet antecknas utbildningens namn, men det finns inget behov av att förutom utbildningens namn specificera dess struktur, såsom utbildningens delar eller kurser som den innehåller, om den innehåller sådana. Uppgifter om en enskild utbildning inom det fria bildningsarbetet förs in för en och samma studierätt i KOSKI-tjänsten enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. Om den eleven eller den studerande så önskar kan han eller hon också administrera sitt samtycke studierättsspecifikt och utbildningsspecifikt i tjänsten Min Studieinfo.

Om eleven eller den studerande genomgår flera utbildningar på samma läroanstalt och flera samtycken begärs från honom eller henne, är det tillåtet att ta samtyckena på samma dokument.  Då ska de uttryckligen specificeras tillräckligt tydligt så att det är tydligt för eleven eller den studerande vilka uppgifter han eller hon har samtyckt till att spara och så att utbildningsaktören vid återkallande kan göra en anteckning för vilken utbildning samtycket har återkallats. Samtycket är utbildningsspecifikt, och därmed skulle eleven eller den studerande i en sådan situation ha flera studierättigheter i KOSKI-tjänsten. 

Efter att uppgifterna har sparats kan eleven eller den studerande hantera sina uppgifter och återkalla sitt samtycke studierättsspecifikt och utbildningsspecifikt i tjänsten Min Studieinfo.

Bevara samtycket permanent

Huvudmannen för läroanstalten ska bevara samtycket permanent och göra en anteckning om samtycket senare återkallas.

I vilka situationer överförs bevaringsansvaret för samtycken till Utbildningsstyrelsen?

Om den verksamhet som bedrivs av huvudmannen för en läroanstalt inom det fria bildningsarbetet läggs ner och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig i fråga om samtycken för utbildning med fri inriktning och kompetensmärken som avses i 9 d § i lagen om nationella studie- och examensregister som en del av de uppgifter som beskrivs i 5 § 3 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister. Om den utbildningsaktör som är gemensamt personuppgiftsansvarig lägger ner sin verksamhet så att dess ansvar inte överförs på en annan juridisk person, ska utbildningsaktören utan dröjsmål efter att ha fått kännedom om nedläggningen kontakta Utbildningsstyrelsen på adressen koski(a)opintopolku.fi eller kirjaamo(a)oph.fi och be om anvisningar för de praktiska åtgärder som gäller överföringen av ansvaret för hanteringen av samtycken.

Varför baserar sig införandet av dessa uppgifter på samtycke?

I det fria bildningsarbetet kan man avlägga allmänbildande studier med fri inriktning, vars syfte inte är att avlägga examen. Utbildning i fritt bildningsarbete är för studerande frivillig utbildning med fri inriktning, och den leder inte till en examen. Kärnan i det fria bildningsarbetet är frihet; verksamheten har inte styrts lika starkt av statsmakten som andra utbildningsformer. Därför finns det i det fria bildningsarbetet inga nationella grunder för läroplanen eller andra bestämmelser som bör följas nationellt. Huvudmännen för läroanstalterna bestämmer själva inom ramen för lagen om fritt bildningsarbete hur de ordnar sin utbildningsverksamhet och vad utbildningen ska innehålla.

Uppgifterna om utbildningar med fri inriktning inom fritt bildningsarbete kan innehålla kursuppgifter som kan ge indikationer om personens privatliv. Någon kursinformation kan ge indikationer om en persons sjukdom, funktionsnedsättning, politiska åsikter, verksamhet i en fackförening eller religiösa eller filosofiska övertygelse. De uppgifter som bevaras i informationsresursen är i princip inte känsliga till sin natur. Det är emellertid möjligt att utbildningsuppgifterna om fritt bildningsarbete innehåller uppgifter som kan ge indikationer om personens privatliv som personen inte önskar att ska komma till allmän kännedom. Därför föreslås det i regeringens proposition (RP 19/2021) att införandet av uppgifter i informationsresursen ska vara bundet till personens eget samtycke. Därför ska ingen förpliktas att registrera sina kurser som avlagts inom det fria bildningsarbetet i informationsresursen.  

Vad är nyttan med att föra in dessa uppgifter?

Enligt Statistikcentralens utbildningsstatistik deltog 1,6 miljoner studerande i vuxenutbildning som ordnades som fritt bildningsarbete under 2019. Samma person kunde delta i utbildningen flera gånger under året. När samma person endast beaktas en gång i antalet studerande, blir nettoantalet studerande nästan 900 000 personer. 

Enligt Utbildningsförvaltningens statistiktjänst Vipunen deltog över 700 000 studerande i utbildning som ordnades som fritt bildningsarbete under 2021, och utbildningar inom fritt bildningsarbete utgör en betydande del av den utbildning som vuxna genomförs årligen. Införande av uppgifter om fritt bildningsarbete gör det särskilt för den vuxna befolkningen möjligt att utnyttja och synliggöra egna studieprestationsuppgifter med hjälp av tjänsten Min Studieinfo. 
 

 

Tillbaka upp

En huvudman för en läroanstalt som avses i lagen om fritt bildningsarbete och som har beslutat erbjuda möjligheten att avlägga kompetensmärken ska från och med 1.1.2024 i fråga om kompetensmärken enligt 6 c § i lagen om fritt bildningsarbete föra in följande uppgifter om avläggande i informationsresursen, om den som avlägger ett kompetensmärke samtycker till att uppgifterna förs in:

1) kompetensmärkets namn;
2) datum då kompetensmärket avlagts;
3) bedömningen av kunnandet.

Informera den studerande innan samtycke ges

Huvudmannen för läroanstalten ska innan samtycket ges ge den studerande information om hur uppgifter som förts in i informationsresursen kan behandlas, lämnas ut och bevaras. Av samtycket ska det framgå att det har getts frivilligt och uttryckligen. Den studerande ska också informeras om myndigheternas (FPA, Statistikcentralen) rätt att få information samt om hur han eller hon kan återkalla sitt samtycke genom att meddela Utbildningsstyrelsen om detta.

När ges samtycket?

Samtycke från den som avlägger kompetensmärket ges till den huvudman för läroanstalten som för in uppgifterna vid ansökan om kompetensmärket.

Vem ger samtycke om den studerande är minderårig?

För att föra in uppgifter om ett minderårigt barn krävs samtycke även av dennes vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare.

Namnet på kompetensmärket antecknas i samtyckesdokumentet

Man ska begära samtycke av den studerande som avlägger kompetensmärket till införande av uppgifter om kompetensmärket i fråga. Det centrala är att den studerande förstår vilka uppgifter han eller hon ger sitt samtycke till att föra in och att den tjänsteman som för in uppgifterna förstår att för en studierätt införs endast uppgifter om det kompetensmärke, till vars införande den studerande har samtyckt.  

Namnet på kompetensmärket antecknas i samtyckesdokumentet. Uppgifterna om ett enskilt kompetensmärke sparas för en och samma studierätt i KOSKI-tjänsten enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. Om den studerande så önskar kan han eller hon också administrera sitt samtycke studierättsspecifikt i tjänsten Min Studieinfo.

Om den studerande avlägger flera kompetensmärken på samma läroanstalt och flera samtycken begärs av honom eller henne, är det tillåtet att ta samtycken på samma dokument.  Då ska de uttryckligen specificeras tillräckligt tydligt så att det är tydligt för den studerande vilka uppgifter han eller hon har samtyckt till att spara och så att utbildningsaktören vid återkallande kan göra en anteckning för vilket kompetensmärke samtycket har återkallats. Samtycket är kompetensmärkesspecifikt, och därmed skulle den studerande i en sådan situation ha flera studierättigheter i KOSKI-tjänsten. Efter att uppgifterna har sparats kan den studerande hantera sina uppgifter och återkalla sitt samtycke studierättsspecifikt och utbildningsspecifikt i tjänsten Min Studieinfo.

Bevara samtycket permanent

Huvudmannen för läroanstalten ska bevara samtycket permanent och göra en anteckning om samtycket senare återkallas.

I vilka situationer överförs bevaringsansvaret för samtycken till Utbildningsstyrelsen?

Om den verksamhet som bedrivs av huvudmannen för en läroanstalt inom det fria bildningsarbetet läggs ner och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig i fråga om samtycken för kompetensmärken som avses i 9 d § i lagen om nationella studie- och examensregister som en del av de uppgifter som beskrivs i 5 § 3 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister. Om den utbildningsaktör som är gemensamt personuppgiftsansvarig lägger ner sin verksamhet så att dess ansvar inte överförs på en annan juridisk person, ska utbildningsaktören utan dröjsmål efter att ha fått kännedom om nedläggningen kontakta Utbildningsstyrelsen på adressen koski(a)opintopolku.fi eller kirjaamo(a)oph.fi och be om anvisningar för de praktiska åtgärder som gäller överföringen av ansvaret för hanteringen av samtycken.

Varför baserar sig införandet av dessa uppgifter på samtycke?

Precis som vid utbildning med fri inriktning fungerar också samtycket från den person som har avlagt kompetensmärket som en skyddsåtgärd för behandlingen av personuppgifter (RP 68/2023).
 

Tillbaka upp

I informationsresursen KOSKI införs även andra uppgifter om utbildning inom fritt bildningsarbete än de som det föreskrivs om i 9 d § i lagen om nationella studie- och examensregister. I 9 a § i lagen föreskrivs om införande av uppgifter om sådan utbildning inom det fria bildningsarbetet som riktar sig till läropliktiga och till kontinuerligt lärande.

En huvudman för en läroanstalt enligt lagen om fritt bildningsarbete ska i fråga om sina studerande inom utbildning som avses i 7 a kap. i lagen om fritt bildningsarbete och i 5 § 2 mom. i läropliktslagen (1214/2020) samt i 8 § 1 mom. 2 punkten i lagen om Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning i informationsresursen föra in uppgifter enligt 9 a §. Införandet av dessa uppgifter grundar sig inte på elevens samtycke, utan är en lagstadgad skyldighet för huvudmannen för läroanstalten.

Detta betyder att deltagarens samtycke inte begärs för att föra in uppgifter om:  

  • den studerande fullgör sin läroplikt i utbildning som ordnas av en folkhögskola och där grunderna för läroplaner eller rekommendation till läroplan som avses i 7 a kap. i lagen om fritt bildningsarbete eller 5 § 2 mom. i läropliktslagen (1214/2020) följs 1.8.2021 eller därefter,
     
  • eller studerar i utbildning inom det fria bildningsarbetet som ordnats med statsunderstöd från Servicecentret för kontinuerligt lärande och sysselsättning (Skols) 1.1.2022 eller därefter.

Införande av ovan nämnda uppgifter är inte heller frivilligt för huvudmannen för läroanstalten, utan dess lagstadgade skyldighet från och med det att den studerande börjar i utbildningen. För att föra in dessa uppgifter finns det egna, prestationstypspecifika anvisningar i eDuuni-wiki och det finns alltid en aktuell föreskrift om hur uppgifterna förs in i Utbildningsstyrelsens föreskriftssamling i eGrunder-tjänsten.

Observera emellertid att om en studerande avlägger ett nationellt kompetensmärke för grundläggande färdigheter, vars ordnande har finansierats med statsunderstöd som beviljats av Skols, förutsätter införandet av uppgifterna om kompetensmärket samtycke på det sätt som avses i 9 d § även om den studerande vid sidan av detta avlägger en utbildning som ordnats med statsunderstöd. Motsvarande gäller också när en läropliktig avlägger ett kompetensmärke under en läropliktsutbildning, till exempel under linjen Folkhögskoleåret för läropliktiga. Även om det är en lagstadgad skyldighet att föra in prestationsuppgifter om utbildningen, ska uppgifterna om kompetensmärket inte föras in utan den studerandes frivilliga samtycke även i dessa situationer.
 

Tillbaka upp

En utbildningsanordnare enligt lagen om grundläggande konstundervisning ska från och med 1.1.2023 se till att följande uppgifter om elever inom en utbildning som har definierats i studiepoäng i 7 a § i den lagen förs in i informationsresursen KOSKI, om utbildningsanordnaren har beslutat att erbjuda införande av uppgifter i informationsresursen för elever som deltar i samma utbildning och eleven samtycker till att uppgifterna förs in:

1) utbildningens namn och omfattning;
2) datum när utbildningen har inletts och avslutats;
3) bedömningen av kunnandet.

Enligt regeringens proposition 160/2022 ska det av utbildningens namn ska framgå vilket konstområde utbildningen gäller. De gällande grunderna för läroplanen gäller arkitektur, bildkonst, slöjd, mediekonst, musik, dans, ordkonst, cirkuskonst och teaterkonst. De uppgifter om utbildningens omfattning som ska föras in i informationsresursen gäller grunddelarna av de hela lärokurser som anges i grunderna för läroplanen: gemensamma studier i den allmänna lärokursen, temastudier i den allmänna lärokursen, grundstudier i den fördjupade lärokursen och fördjupade studier i den fördjupade lärokursen. Med utbildningens omfattning avses att utbildningen definieras i studiepoäng.

Med utbildningens namn avses till exempel studier i den allmänna lärokursen i bildkonst eller grundstudier i den fördjupade lärokursen i ordkonst.

Informera eleven innan samtycke ges

Utbildningsaktören ska innan samtycke ges ge eleven information om hur uppgifter som förts in i informationsresursen kan behandlas, lämnas ut och bevaras. Av samtycket ska det framgå att det har getts frivilligt och uttryckligen. Den studerande ska också informeras om myndigheternas (FPA, Statistikcentralen) rätt att få information samt om hur han eller hon kan återkalla sitt samtycke genom att meddela Utbildningsstyrelsen om detta.

När ges samtycket?

Enligt regeringens proposition 160/2022 ska samtycke ges när undervisningen börjar i fråga om studienivån (gemensamma studier i den allmänna lärokursen, temastudier i den allmänna lärokursen, grundstudier i den fördjupade lärokursen och fördjupade studier i den fördjupade lärokursen) i den lärokurs som ska föras in i informationsresursen.

Vem ger samtycke om eleven är minderårig?

För barn under 15 år beslutar vårdnadshavaren eller barnets andra lagliga företrädare om att ge samtycke och återkalla det. För införande av uppgifter om ett minderårigt barn som har fyllt 15 år krävs samtycke från både barnet och barnets vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare.

Namnuppgiften för grunddelen av lärokursen i konstområdet (studienivå) antecknas i samtyckesdokumentet

Detta betyder att man ska be om elevens eller den studerandes uttryckliga samtycke till att föra in uppgifter om studienivån för grunddelen i lärokursen i konstområdet i fråga, såsom till exempel den fördjupade lärokursen i bildkonst. Lokala studiehelheter som ingår i studierna och som beskrivs i den lokala läroplanen behöver inte specificeras i samtyckesdokumentet.

Hur många samtycken behövs för att föra in uppgifterna om hela lärokursen i konstområdet?

Till exempel ska man be om två samtycken från en elev eller studerande som avlägger den fördjupade lärokursen i bildkonst vid samma läroanstalt: det ena samtycket för införande av uppgifter om grundstudierna och det andra om de fördjupade studierna. Uppgifterna sparas då för en och samma studierätt och prestationsuppgifterna för båda studienivåerna på sina egna s.k. flikar för prestationer på huvudnivå enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. Eleven eller den studerande kan, om han eller hon så önskar, administrera sitt samtycke förutom studierättsspecifikt även studienivåspecifikt i tjänsten Min Studieinfo.

Om eleven avlägger båda grunddelarna (studienivåerna) av en lärokurs i konstområdet på samma läroanstalt och flera samtycken begärs av honom eller henne, är det tillåtet att ta samtycken på samma dokument.  Då ska de uttryckligen specificeras tillräckligt tydligt så att det är tydligt för eleven eller den studerande vilka uppgifter han eller hon har samtyckt till att spara och så att utbildningsaktören vid återkallande kan göra en anteckning för vilken studienivås prestationsuppgifter samtycket har återkallats.

Det centrala är att eleven  förstår för vilka uppgifter han eller hon ger sitt samtycke till att föra in och att den tjänsteman som för in uppgifterna förstår att man på fliken för huvudnivåns prestation för en studierätt endast inför de uppgifter om grunddelen i lärokursen i det konstområde, till vilkas införande eleven eller den studerande har samtyckt. Samma studierätt kan ha en eller två flikar för prestationer på huvudnivå beroende på om eleven eller den studerande har påbörjat eller slutfört studierna av grunddelar i endast en eller två lärokurser (studienivåer) och om denne har gett sitt samtycke till att uppgifter om endast en eller båda studienivåerna förs in.  

Bevara samtycket permanent

Samtycket ska bevaras permanent. Man ska göra en anteckning i samtycket om det återkallas.

I vilka situationer överförs bevaringsansvaret för samtycken till Utbildningsstyrelsen?

Om den verksamhet som bedrivs av en utbildningsanordnare som avses i lagen om grundläggande konstundervisning och som är gemensamt personuppgiftsansvarig och den personuppgiftsansvariges uppgifter inte överförs på någon annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig i fråga om samtycken för grundläggande konstundervisning som avses i 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister som en del av de uppgifter som beskrivs i 5 § 3 mom. i lagen om nationella studie- och examensregister. Om den utbildningsaktör som är gemensamt personuppgiftsansvarig lägger ner sin verksamhet så att dess ansvar inte överförs på en annan juridisk person, ska utbildningsaktören utan dröjsmål efter att ha fått kännedom om nedläggningen kontakta Utbildningsstyrelsen på adressen koski(a)opintopolku.fi eller kirjaamo(a)oph.fi och be om anvisningar för de praktiska åtgärder som gäller överföringen av ansvaret för hanteringen av samtycken.

Med nedläggning av utbildningsanordnarens verksamhet avses inte situationer där verksamheten i den avtalsläroanstalt som producerar anskaffningsutbildning för utbildningsanordnarens räkning eller dess huvudmans verksamhet läggs ner.  Ansvaret för hanteringen av samtycken för elever som deltar eller har deltagit i anskaffningsutbildning ligger hos den utbildningsanordnare som avses i lagen om grundläggande konstundervisning och som är gemensamt personuppgiftsansvarig. En anskaffande anordnare av utbildning som avses i lagen om grundläggande konstundervisning, såsom till exempel en kommun, instruerar den utbildningsaktör som producerar anskaffningsutbildning och avtalsläroanstalten om de praktiska åtgärder som ska iakttas, om avtalsläroanstalten deltar i processen för hantering av elevernas samtycke för utbildningsanordnarens räkning i enlighet med detta beslut. Det rekommenderas att utbildningsanordnaren och avtalsläroanstalten på förhand kommer överens om tillvägagångssätt i situationer där avtalsläroanstaltens verksamhet läggs ner eller samarbetet mellan huvudmannen för läroanstalten och utbildningsanordnaren upphör.

Varför baserar sig införandet av dessa uppgifter på samtycke?

Uppgifter om den grundläggande konstundervisningen kan vara sekretessbelagda om de gäller fritidssysselsättningar på det sätt som avses i 24 § 1 mom. 32 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Personens samtycke utgör en skyddsåtgärd för behandlingen av personuppgifter.

Vad är nyttan med att föra in dessa uppgifter?

Utbildningsstyrelsen utredde tillståndet för ordnandet av grundläggande konstundervisning under hösten 2019. Av rapporten Grundläggande konstundervisning 2020, som gavs ut av Utbildningsstyrelsen, framgår att den grundläggande konstundervisningen har etablerat sig som en viktig del av det finländska utbildningssystemet och konstfostran. Antalet elever i den grundläggande konstundervisningen har nästan fördubblats sedan 1993, och totalt studerade under läsåret 2019–2020 cirka 128 000 elever vid läroanstalter inom den grundläggande konstundervisningen, varav två tredjedelar avlade studier i den fördjupade lärokursen och en tredjedel studier i den allmänna lärokursen.

Införande av studieprestationer i KOSKI-tjänsten stärker den grundläggande konstundervisningens ställning i det finländska utbildningssystemet och gör de kunskaper och färdigheter som uppnåtts i undervisningen synliga vid sidan av det kunnande som förvärvats i andra utbildningsformer. Med hjälp av KOSKI-tjänsten kan man göra det kunnande som uppnåtts genom fleråriga studier inom olika konstområden mer synligt än tidigare när en elev söker sig till exempel till andra stadiet eller högskolan eller övergår till arbetslivet. Införande av uppgifter om grundläggande konstundervisning det möjligt för eleverna och de studerande att utnyttja sina egna studieprestationsuppgifter och göra dem synliga med hjälp av tjänsten Min Studieinfo.
 

Tillbaka upp

I lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) föreskrivs om uppgifter som ska föras in i KOSKI-tjänsten och om gemensamt personuppgiftsansvariga. En utbildningsaktör som beslutar att börja föra in dessa uppgifter i en utbildning inom det fria bildningsarbetet eller grundläggande konstundervisning som han eller hon ordnar, eller i grundläggande konstundervisning som han eller hon anskaffar i samarbete med sin avtalsläroanstalt, blir efter att ha börjat ta emot samtycken och föra in uppgifter även gemensamt personuppgiftsansvarig för informationsresursen.  

Längre ner i detta avsnitt kan du läsa mer om vad som bör beaktas vid planeringen av processen för hantering av samtycken och vilka uppgifter de gemensamt personuppgiftsansvariga har i processen för hantering av samtycken.

Samtycke som grund för behandling av personuppgifter

Samtycket är en möjlig rättslig grund för behandlingen av personuppgifter. Samtycket ger den registrerade möjligheten att övervaka behandlingen av sina personuppgifter och påverka behandlingen av personuppgifter genom att återkalla samtycket. För att ett samtycke ska vara giltigt ska det vara en specifik, medveten, genuint frivillig och entydig viljeyttring. Den registrerade kan ge sitt samtycke för ett förutbestämt, uttryckligt och lagligt ändamål. Med uttryckligt samtycke avses att personen vet var uppgifterna förs in, vem som kan behandla dem efter att de har förts in och hur personen senare kan administrera utlämnandet av uppgifter i tjänsten Min Studieinfo.

Det ska vara möjligt att vägra att ge samtycke. Samtycke kan inte anses ha getts frivilligt om den registrerade inte har en verklig möjlighet till fritt val och om han eller hon inte senare kan vägra att ge samtycke eller återkalla det utan att det orsakar honom eller henne olägenhet.

Samtycket åsidosätter aldrig dataskyddsprinciperna. Du kan till exempel inte samla in uppgifter i större omfattning än vad som är nödvändigt med tanke på användningssyftet eller avvika från skyldigheterna att skydda personuppgifter.

Eftersom införande av nationella kompetensmärken för grundläggande färdigheter som avlagts i utbildning inom det fria bildningsarbetet och av studieprestationsuppgifter enligt grunderna för läroplanen för grundläggande konstundervisning förutsätter elevens eller den studerandes samtycke, förutsätter införandet av uppgifterna även att utbildningsaktören och läroanstalten planerar och genomför en informationshanteringsprocess som gäller elevernas och de studerandes samtycken för samtyckenas hela livscykel. Hanteringen av samtycken föregår införandet av uppgifter och fortsätter med bevaring av samtycken även under behandlingen av uppgifterna, men är en separat process från införandet av uppgifter. Samtyckena är i princip handlingar från den utbildningsaktör som ordnar utbildningen eller avläggandet av kompetensmärket och som på eget beslut har blivit gemensamt personuppgiftsansvarig, och de sparas inte i KOSKI-tjänsten.

Den gemensamt personuppgiftsansvariges uppgifter

I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om informationsresursens personuppgiftsansvariga. Huvudmän för läroanstalter inom det fria bildningsarbetet som för in uppgifter om det fria bildningsarbetet, anordnare av grundläggande konstundervisning och Utbildningsstyrelsen som administrerar informationsresursen är gemensamt personuppgiftsansvariga för informationsresursen, när de först har beslutat om att börja föra in uppgifter.

Utbildningsstyrelsen svarar för informationsresursens allmänna funktion och för de tekniska förutsättningarna för att föra in, behandla och lämna ut uppgifter.

Utbildningsaktörer som fungerar som gemensamt personuppgiftsansvariga ansvarar för att uppgifterna är korrekta samt för den registrerades rätt till rättelse av uppgifter enligt lagen. Utbildningsaktörerna svarar i fråga om de uppgifter som de fört in för korrektheten enligt artikel 5.1 d och för den registrerades rätt till rättelse enligt artikel 16 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), nedan den allmänna dataskyddsförordningen.

Utbildningsstyrelsen svarar för den personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen och för tillgodoseendet av den registrerades övriga rättigheter.

Endast i en situation där verksamheten hos en utbildningsaktör, som avses i denna anvisning, läggs ner och uppgifterna för den personuppgiftsansvarige i fråga inte överförs till en annan juridisk person, blir Utbildningsstyrelsen personuppgiftsansvarig i fråga om de uppgifter som förts in i informationsresursen samt för de samtycken som avses i 9 d och 9 e §.

Uppgifter och ansvar som gäller hanteringen av samtycken beskrivs dessutom i regeringens propositioner. Nedan har vi sammanställt information om vilka åtgärder hanteringen av samtycken i huvudsak kräver av utbildningsaktören.

Utbildningsaktörens uppgifter i processen för hantering av samtycken

Med samtyckeshanteringens livscykel avses i huvudsak

  • information till den studerande och minderåriga elevers vårdnadshavare innan samtycke ges (information till den registrerade),
     
  • begäran om och emottagande av samtycken (givande av samtycke)
     
  • och permanent bevaring av samtycken som getts,
     
  • samt vid behov åtgärder som gäller återkallande av samtycke och som utbildningsanordnaren som är gemensamt personuppgiftsansvarig ansvarar för.

Utbildningsaktör är gemensamt personuppgiftsansvarig

  • svarar för att den eller de som ger samtycke informeras innan samtycket ges så att man redogör för eleven och minderårigas vårdnadshavare var uppgifterna förs in, vem som kan behandla dem efter införandet och hur personen senare kan administrera utlämnandet av uppgifter i tjänsten Min Studieinfo,
     
  •  svarar för att eleven vid begäran om samtycke även informeras om myndigheternas (FPA, Statistikcentralen) rättigheter att få information som avses i lagen samt om den registrerades rätt att återkalla sitt samtycke,
     
  • svarar för begäran om samtycke från en elev eller studerande och/eller en minderårig elevs vårdnadshavare eller lagliga företrädare till att uppgifterna förs in och att samtyckesdokumentet bevaras permanent,
     
  • är skyldig att visa att elevens eller den studerandes samtycke har getts,
     
  • svarar för att man i situationer där samtycket återkallas ser till att information om återkallandet av samtycket antecknas i dokumenten,
     
  • svarar för de åtgärder som behövs vid återkallelse av samtycke samt för att processen för informationshantering och databehandling har ordnats enligt lag, om Utbildningsstyrelsen i återkallelsesituationer meddelar utbildningsanordnaren att eleven har återkallat sitt samtycke, och
     
  • är skyldig att säkerställa att uppgifterna i fråga efter återkallande av samtycket och radering inte längre överförs från läroanstaltens källsystem som utbildningsanordnaren själv administrerar och inte heller från läroanstaltens källsystem som utbildningsanordnaren har skaffat av en annan aktör till informationsresursen KOSKI.

Begäran om samtycke till behandling av personuppgifter

När du som personuppgiftsansvarig begär om den registrerades samtycke till behandling av personuppgifter ska du åtminstone ange

  • den personuppgiftsansvarige eller de personuppgiftsansvariga (gemensamt personuppgiftsansvar) och andra eventuella parter till vilka uppgifterna lämnas ut,
     
  • alla separata användningsändamål för vilka samtycke har begärts,
     
  • vilka uppgifter som samlas in från den registrerade,
     
  • den registrerades rätt att återkalla sitt samtycke,
     
  • användning av uppgifter för att fatta automatiserade individuella beslut och profilering,
     
  • riskerna med överföring av uppgifter till länder utanför EU när det inte har fattats något beslut om adekvat skyddsnivå för landet och lämpliga skyddsåtgärder inte har vidtagits.

I dataskyddslagen föreskrivs om behandling av personbeteckningar.  En personbeteckning får behandlas med den registrerades samtycke eller när behandlingen regleras i lag. Dessutom får en personbeteckning behandlas, om det är viktigt att entydigt specificera den registrerade. En personbeteckning får inte onödigtvis antecknas i handlingar som skrivs ut eller upprättas på basis av ett register.

Anvisningar från Europeiska unionens arbetsgrupp för dataskydd för behandling av personuppgifter som grundar sig på samtycke

Europeiska unionens arbetsgrupp för dataskydd har gett anvisningar för behandling av personuppgifter som grundar sig på samtycke och som kan användas som vägledning. När man ber om samtycke ska man fästa vikt vid följande faktorer och se till att de genomförs:

  • Samtycket ska ges frivilligt.
     
  • Beskrivningen av de åtgärder som har vidtagits på grundval av samtycket ska vara detaljerad och tydligt skriven.

Minimiuppgifter i anknytning till informationen är:

  • Utnämning av personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden
  • Beskrivning av syftena med den databehandling som sker på grundval av samtycke
  • Beskrivning av den insamlade informationen och behandlingen av den
  • En tydligt uttryckt möjlighet att när som helst återkalla samtycke och tydlig beskrivning av åtgärden för att återkalla samtycke
  • Beskrivning av de förfaranden som används av de personuppgiftsansvariga för att meddela samtyckesgivaren om eventuella dataläckor eller andra dataskydds- eller personuppgiftsincidenter.

Personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning behöver inte specificeras som en del av begäran om samtycke. I samband med begäran om samtycke ska man emellertid också beakta den mer allmänna informationsskyldigheten och vilka uppgifter som ska lämnas när personuppgifter samlas in från den registrerade. Den allmänna informationsskyldigheten förutsätter identifiering av mottagare, inklusive personuppgiftsbiträden som agerar för den personuppgiftsansvariges räkning.

I den grundläggande konstundervisningen, om utbildningsanordnaren har beslutat att en avtalsläroanstalt som fungerar som dess upphandlingspartner eller dess huvudman kan genomföra information till elever och vårdnadshavare för utbildningsanordnarens räkning och ta emot samtyckesdokument innan de lämnas till utbildningsanordnaren för permanent bevaring, ska även den databehandlarorganisation som verkar för utbildningsanordnarens räkning specificeras i samband med informationen och samtycket. För att fylla i dessa uppgifter finns det särskilda platser i dokumentmallarna.

Utbildningsstyrelsens uppgifter i processen för samtyckeshantering

I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om Utbildningsstyrelsens uppgifter som gemensamt personuppgiftsansvarig och informationsresursens administratör, och dessutom beskrivs dessa även i regeringens propositioner.

Utbildningsstyrelsens ansvar och skyldigheter som gemensamt personuppgiftsansvarig i processen för hantering av elevers och studerandes samtycken:

  • svarar för att KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning beskriver den registrerades rätt till radering av uppgifter och återkallande av samtycke,
     
  • svarar för att den registrerade har tillgång till det sätt och de metoder som beskrivs i dataskyddsbeskrivningen för att meddela Utbildningsstyrelsen om återkallandet av samtycket,
     
  • svarar för att uppgifterna tas bort från datalagret samt för att en anmälan görs till utbildningsaktören i situationer där eleven eller den studerande meddelar att samtycket ska återkallas,
     
  • svarar för att samtycken bevaras permanent, om verksamheten hos den utbildningsaktör som samlat in samtycken läggs ned, så att dess ansvar inte överförs till en annan juridisk person. 
     
Tillbaka upp

Syftet med informationen är att den registrerade ska få en heltäckande och tydlig bild av hela behandlingen av personuppgifter. Personen ska veta var uppgifterna förs in, vem som kan behandla dem efter att de har förts in och hur personen senare kan administrera utlämnandet av uppgifter i tjänsten Min Studieinfo. Han eller hon ska också få information om myndigheternas (FPA, Statistikcentralen) rättigheter att få information samt om hur han eller hon kan återkalla sitt samtycke genom att meddela Utbildningsstyrelsen om detta. 

I detta avsnitt hittar du mer information om vad som avses med information till den registrerade och vad det är viktigt att ge den registrerade information om innan denne ger sitt samtycke till att uppgifterna förs in.

När ska informationen ges?

Information kan ges innan samtycke ges när utbildningen börjar, eller om elevens eller den studerandes samtycke tas emot i samband med anmälan till utbildningen i det elektroniska systemet, redan innan undervisningen börjar i samband med anmälan. På motsvarande sätt ska den som avlägger kompetensmärket informeras innan denne ger sitt samtycke till utbildningsaktören. Det centrala är att den som gett sitt samtycke har informerats innan denne ger sitt samtycke till att uppgifterna om honom eller henne eller en minderårig som står under hans eller hennes vårdnad förs in. Utbildningsaktören bestämmer själv om den tar emot samtycken redan i samband med anmälan till utbildningen, när utbildningen börjar eller på båda sätten. 

Utbildningsaktören bestämmer också själv fram till vilken tidpunkt vid utbildningens början som samtycke senast kan ges. Definitionen av utbildningens eller undervisningens början är inte bunden till antalet undervisningstillfällen eller utbildningens längd.  


KOSKI-tjänstens informationsinnehåll

Nedan beskrivs i huvuddrag vilka uppgifter om eleven eller den studerande som sparas när denne har gett sitt samtycke till införande av uppgifter om fritt bildningsarbete eller grundläggande konstundervisning. Mer information om informationsinnehållet finns också i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning och i eDuuni-wiki. 

Uppgifter om eleven eller den studerande

Utbildningsstyrelsen administrerar ett studentnummerregister som det föreskrivs om i lagen om nationella studie- och examensregister. KOSKI-tjänsten använder studentnummerregistret som sin bakgrundstjänst.

När utbildningsaktören för första gången för in uppgifter om en elev eller studerande ska följande personuppgifter om eleven sparas:
1.     efternamn, förnamn
2.    personbeteckning eller studentnummer för en person som inte har en finländsk personbeteckning
I samband med att prestationsuppgifterna förs in skapas dessutom ett studentnummer för eleven eller den studerande, om han eller hon inte redan har ett sådant. Mer information om Utbildningsstyrelsens studentnummerregister finns i eDuuni-wiki och i dataskyddsbeskrivningen för studentnummerregistret. 

Vid bildandet av ett studentnummer lagras följande uppgifter om eleven eller den studerande i studentnummerregistret:

1.    namn
2.    studentnummer
3.    personbeteckning (endast studentnummer om personen inte har personbeteckning)
4.    medborgarskap
5.    kön
6.    modersmål
7.    behövlig kontaktinformation

Övriga uppgifter (4–7) i studentnummerregistret som administreras av Utbildningsstyrelsen kompletteras automatiskt för studerande med personbeteckning via befolkningsdatasystemet. För studerande utan personbeteckning ska utbildningsaktören separat fylla i de övriga uppgifterna (4–7) när studentnumret skapas. Anvisningar för detta finns i Utbildningsstyrelsens eDuuni-wiki. 

Utbildningsstyrelsens anvisningar för utbildningsanordnare om hur man skapar ett studentnummer för en studerande utan personbeteckning finns i eDuuni-wiki.

Uppgifter om fritt bildningsarbete som förs in i informationsresursen KOSKI

Det föreskrivs i 9 d § i lagen om nationella studie- och examensregister om det informationsinnehåll inom det fria bildningsarbetet som ska föras in.

Informationsinnehållet i den fritt inriktade utbildningen är i allmänhet följande:
1.    utbildningens namn och omfattning;
2.    datum då utbildningen avslutas;
3.    bedömningen av kunnandet.

Utbildningens startdatum är inte en uppgift som ska föras in, och därmed innehåller alla studierättigheter endast information om utbildningens slutdatum. Studierättens längd visas endast som ett dygn, även om utbildningen de facto skulle ha tagit en längre tid. Uppgifterna om studierätten syns alltid i tjänsten först när utbildningen har avslutats. Om resultatet av bedömningen av kunnandet är att elevens eller den studerandes prestation blir underkänd, förs inte informationen in i informationsresursen. 

Informationsinnehållet i kompetensmärket är i allmänhet följande:

1.    namnet på kompetensmärket;
2.    datum då kompetensmärket avlagts;
3.    bedömningen av kunnandet.

Som studierättens varaktighet visas endast ett dygn (datum då kompetensmärket avlagts). Uppgifterna om studierätten syns alltid i tjänsten först när avläggandet av kompetensmärket har upphört.

Uppgifter om grundläggande konstundervisning som förs in i informationsresursen KOSKI

I 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om det informationsinnehåll som ska föras in om grundläggande konstundervisning.

Informationsinnehållet är i allmänhet följande:

1.    utbildningens namn och omfattning i studiepoäng
2.    datum när utbildningen har inletts och avslutats;
3.    bedömningen av kunnandet.

Uppgifterna om studierätten syns i tjänsten redan under undervisningen, när införandet av uppgifter har börjat efter att undervisningen har börjat. Som studierättens varaktighet visas de faktiska tidpunkter när utbildningen har inletts och avslutats. Om utbildningen fortfarande pågår och studierätten är aktiv visas varaktigheten i formatet startdatum – (tomt).

Var förs uppgifterna in?

Uppgifterna förs in i den nationella informationsresursen för undervisning och utbildning (informationsresursen KOSKI eller KOSKI-tjänsten) som administreras av Utbildningsstyrelsen. I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs det om de uppgifter som förs in. Införandet av uppgifter grundar sig i fråga om fritt bildningsarbete på 9 d § i lagen och i fråga om grundläggande konstundervisning på 9 e §. 

Eleven eller den studerande och en minderårig elevs vårdnadshavare kan se uppgifterna i informationsresursen i tjänsten Min Studieinfo som administreras av Utbildningsstyrelsen. Uppgifterna finns i avsnittet Mina studieprestationer. Du måste logga in för att komma åt tjänsterna. Vid inloggningen används Suomi.fi-identifikation, så du behöver bankkoder, ett mobilcertifikat eller ett identitetskort med chip.

Vem kan hantera dem efter att de har förts in?

I fråga om fritt bildningsarbete som avses i 9 d § och i fråga om grundläggande konstundervisning som avses i 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister är behandlingen av personuppgifter i princip begränsad endast till nödvändig behandling som utförs av utbildningsaktören som fungerar som gemensamt personuppgiftsansvarig och Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen och utbildningsaktören behandlar uppgifterna i egenskap av gemensamt personuppgiftsansvarig. Nedan hittar du en närmare beskrivning av saken. 

Utbildningsstyrelsen administrerar informationsreserven och svarar för att uppgifterna lämnas ut enligt lag

Utbildningsstyrelsen svarar för informationsresursens allmänna funktion samt för den tekniska anslutningen för införande, behandling och utlämnande av information. De tjänsteleverantörer som deltar i administrationen och utvecklingen av KOSKI-tjänsten (personuppgiftsbiträden) kan granska personuppgifterna i KOSKI-tjänsten i informationshanteringsuppgifter som anknyter till arbetsuppgifterna som Utbildningsstyrelsens personuppgiftsansvarig.

Utbildningsstyrelsen beslutar om utlämnande av uppgifter ur informationsresursen och svarar för att utlämnandet sker på ett lagenligt sätt. Utbildningsstyrelsen får ta fram från informationsresursen informationsmaterial som behövs för utvärdering, forskning, utveckling, statistikföring och annan uppföljning samt styrning och finansiering när det gäller undervisningen och utbildningen. Det ovan nämnda som föreskrivs i 10 § 2 mom. i lagen tillämpas emellertid inte på de uppgifter som avses i 9 d § och 9 e §, vilket innebär att Utbildningsstyrelsen också svarar för att uppgifterna inte lämnas ut från informationsresursen till sådana parter som inte har rätt till uppgifterna.

Myndigheternas rätt till information

Vissa myndigheter har enligt lagstiftningen rätt att få de uppgifter som förts in i informationsresursen och som avses i 9 d § eller 9 e §.  Statistikcentralen och Folkpensionsanstalten har med stöd av den lagstiftning som gäller dem möjlighet att begära samma uppgifter från informationsresursen som de har rätt att få av huvudmannen för läroanstalten och utbildningsanordnaren.

Enligt 15 § 5 punkten i statistiklagen (280/2004) är statliga myndigheter trots sekretessbestämmelserna skyldiga att lämna Statistikcentralen de personuppgifter som är nödvändiga för statistikframställningen och som beskriver en persons utbildning. 

41 b § 3 punkten i lagen om studiestöd (65/1994) föreskriver att för verkställigheten av studiestödet har Folkpensionsanstalten trots sekretessbestämmelserna och andra begränsningar i fråga om erhållande av uppgifter rätt att avgiftsfritt av läroanstalterna eller från Utbildningsstyrelsens eller undervisnings- och kulturministeriets informationsresurs få identifikations- och individualiseringsuppgifter för de studerande samt uppgifter om de studerandes studier och uppföljningen av studierna. 

Därför är det viktigt för den som ger samtycket att veta att även om uppgifter om utbildning med fri inriktning, kompetensmärken eller grundläggande konstundervisning som finns i informationsresursen KOSKI inte är heltäckande i statistik- eller beslutsfattandesyfte, kan Statistikcentralen eller Folkpensionsanstalten ändå begära uppgifter om dem, varvid Utbildningsstyrelsen är skyldig att lämna ut de begärda uppgifterna från informationsresursen. 

När utbildningsaktören ber om samtycke ska den studerande informeras om ovan nämnda myndigheters rätt att få information.


Utbildningsaktörerna behandlar personuppgifter och svarar för att uppgifterna är korrekta

Utbildningsaktörerna ansvarar för skyddet av de fysiska personer som de lagrar uppgifter om vid behandlingen av personuppgifter samt för den gemensamt personuppgiftsansvariges övriga skyldigheter enligt lagen. När det gäller utbildning inom det fria bildningsarbetet och kompetensmärken är behandlingen av personuppgifter som anknyter till införande av uppgifter begränsad till endast nödvändig behandling som utförs av huvudmannen för läroanstalten och Utbildningsstyrelsen. Utbildningsaktörens tjänstemän och tjänstemännen vid den läroanstalt som utbildningsaktören driver kan se och behandla uppgifter i tjänsten Administratörens Studieinfo inom ramen för sina egna giltiga, organisationsbundna behörigheter. Tjänstemännen har inte tillgång till uppgifter som förts in av andra organisationer. Utbildningsaktören svarar för att den beviljar sina tjänstemän användarrättigheter till tjänsterna i tjänstehelheten Studieinfo på ett ändamålsenligt sätt och med beaktande av principen om uppgiftsminimering. Anvisningar för användarhantering finns i eDuuni-wiki. 

I princip gäller ovanstående även för uppgifter om grundläggande konstundervisning. En anordnare av utbildning som avses i lagen om grundläggande konstundervisning, till exempel en kommun, kan själv ordna de utbildningstjänster som avses i lagen eller skaffa dem från en offentlig eller privat sammanslutning eller stiftelse. Utbildningsanordnaren svarar då för att de tjänster som den anskaffar ordnas i enlighet med lagen. 

Om en avtalsläroanstalt, där den anskaffade undervisningen ordnas och som bedömer elevens studier, deltar i processen för hantering av elevernas samtycke och/eller behandling av uppgifter för utbildningsanordnarens räkning i enlighet med ett avtal som ingåtts med utbildningsanordnaren, behandlar även avtalsläroanstalten uppgifter om de elever som deltar i undervisningen för utbildningsanordnarens räkning. I dessa fall deltar eleven i grundläggande konstundervisning som anskaffats av utbildningsanordnaren, såsom kommunen, och den avtalsläroanstalt som genomför anskaffningsutbildningen fungerar som personuppgiftsbiträde för utbildningsanordnarens räkning. 

En avtalsläroanstalt eller dess huvudman är emellertid inte en gemensamt personuppgiftsansvarig för informationsresursen som avses i lagen. Utbildningsanordnaren svarar alltid för att de tjänster som den anskaffar ordnas i enlighet med lagen. Läroanstaltens och utbildningsaktörens tjänstemän kan se och behandla uppgifter i tjänsten Administratörens Studieinfo inom ramen för sina egna giltiga, organisationsbundna behörigheter. Det är viktigt att anvisningarna i eDuuni-wiki följs noggrant när uppgifterna förs in, så att både utbildningsanordnaren som är gemensamt personuppgiftsansvarig och avtalsläroanstalten kan behandla uppgifterna och sköta sina egna uppgifter.

Eleven eller den studerande ser sina uppgifter och kan återkalla sitt samtycke i tjänsten Min Studieinfo

När elevens eller den studerandes uppgifter har sparats i informationsresursen KOSKI för första gången syns de omedelbart även i Min Studieinfo-tjänsten. När du har loggat in i avsnittet Mina studieprestationer kan du granska dina prestationsuppgifter. I anslutning till uppgifter som förts in med ditt samtycke ser du en anteckning om att uppgifterna om studieprestationen i fråga har förts in med ditt samtycke. 

Eleverna eller de studerande beslutar själva om huruvida deras prestationsuppgifter ska delas med tredje part och kan dela sina uppgifter till exempel för erkännande av kunnande. På Studieinfos webbplats hittar du anvisningar för hur du kan skapa en länk för prestationsdelning för att dela dina egna studieuppgifter. 

Observera dock att om de införda uppgifterna på grund av den registrerades egen vilja skulle ha använts till exempel som en del av genomförandet av andra studier, kan det utgöra ett sådant motiverat skäl för Utbildningsstyrelsens och utbildningsaktörens behandling att uppgifterna inte längre kan raderas även om samtycket återkallas. Ett sådant fortsatt utnyttjande anses vara om den studerande själv i Min Studieinfo-tjänsten har skapat en länk för prestationsdelning som innehåller prestationsuppgifterna i fråga, som har kunnat delas med tredje part och som har kunnat utnyttjas för att erkänna och identifiera kunnande. Detta beskrivs också i den dokumentmall som är avsedd för att informera den registrerade samt i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning. 

I tjänsten Min Studieinfo hittar eleven eller den studerande också en knapp i anslutning till sina prestationsuppgifter som sparats med eget samtycke. Genom att klicka på knappen kan man återkalla det samtycke som getts. När man klickar på knappen raderas studieprestationsuppgifterna i fråga permanent från informationsresursen och det är inte längre möjligt att återställa uppgifterna efter återkallandet. Utbildningsstyrelsen får information om återkallandet och meddelar utbildningsaktören om detta. Då är utbildningsaktörens uppgift att se till att samma uppgifter inte förs in på nytt i informationsresursen. Alternativt kan återkallandet av samtycket meddelas med en blankett som det finns mer information om i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning.

Hur länge bevaras uppgifterna i informationsresursen?

I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs om bevaringstiden för uppgifter som har förts in i informationsresursen, och enligt 11 § i lagen ska de uppgifter som förs in i informationsresursen bevaras permanent. 

Om eleven eller den studerande emellertid utövar sin rätt att återkalla sitt samtycke och uppgifterna raderas, raderas prestationsuppgifterna i fråga i denna situation permanent från informationsresursen på det sätt som beskrivs i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning. Därefter finns det inte längre någon information i informationsresursen om vilka prestationsuppgifter elevens eller den studerandes studierätt har haft. Raderingen av uppgifter gäller emellertid endast uppgifter i informationsresursen, inte läroanstaltens eget studieadministrationssystem. 

Används uppgifterna för automatiserat individuellt beslutsfattande och profilering? 

Uppgifterna i registret används inte för profilering och de omfattas inte av automatiskt beslutsfattande. Detta beskrivs också i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning.
 

Riskerna med överföring av uppgifter till länder utanför EU när det inte har fattats något beslut om adekvat skyddsnivå för landet och lämpliga skyddsåtgärder inte har vidtagits.

Uppgifterna i informationsresursen KOSKI bevaras i Amazon Web Services-tjänsteleverantörens datacenter i EU-området. Uppgifterna överförs inte utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Detta beskrivs också i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning. 
 

Tillbaka upp

Det är alltid frivilligt att ge samtycke

Det är alltid frivilligt att ge samtycke. Samtycke kan inte anses ha getts frivilligt om den registrerade inte har en verklig möjlighet till fritt val och om han eller hon inte senare kan vägra att ge samtycke eller återkalla det utan att det orsakar honom eller henne olägenhet. 

Av samtycket ska det framgå att det har getts frivilligt och uttryckligen. Utbildningsaktören ska kunna påvisa att den registrerade har gett sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter och att det samtycke som getts uppfyller de förutsättningar som föreskrivs i lagen. Med uttrycklighet avses att den person som ger samtycke vet var uppgifterna förs in, vem som kan behandla dem efter att de förts in och hur personen senare kan administrera utlämnandet av uppgifter i tjänsten Min Studieinfo.

För att föra in uppgifter om fritt bildningsarbete om ett minderårigt barn krävs samtycke även av dennes vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare (9 d §).

För barn under 15 år beslutar vårdnadshavaren eller barnets andra lagliga företrädare om att ge samtycke och återkalla det i fråga om uppgifter om grundläggande konstundervisning. För att föra in uppgifter om grundläggande konstundervisning för ett minderårigt barn som har fyllt 15 år krävs både barnets och barnets vårdnadshavares eller en annan laglig företrädares samtycke (9 e §). 

Samtycket kan ges i pappersformat eller elektroniskt

Eftersom samtycket är en förutsättning för införande av uppgifter har utbildningsaktören ansvarsskyldighet för att samtycke har getts. Därför rekommenderas inte att samtycken tas emot muntligen, utan skriftligen antingen på papper eller elektroniskt så att den som gett samtycket kan identifieras. 

Identifiering av samtyckesgivare/verifiering av identitet

I samband med att ett pappersantecknat samtycke ges ska den som begär samtycket verifiera samtyckesgivarens identitet i en officiell handling (pass eller identitetskort). 

Om identiteten för den som gett samtycket verifieras med en tillfällig officiell handling, såsom ett temporärt identitetskort, ska den utbildningsaktör som för in elevens eller den studerandes uppgifter se till att eleven eller den studerande identifieras i enlighet med anvisningarna i Administratörens Studieinfo i eDuuni och att personbeteckningen uppdateras till studentnumret när en elev eller studerande utan personbeteckning får en personbeteckning. Utbildningsaktören ska, om den tar emot samtycke i en sådan situation, se till att det också är möjligt att identifiera eleven eller den studerande så att dennes uppgifter inte blir kvar i KOSKI-tjänsten utan identifiering efter att utbildningen har avslutats. Tjänstemannens anvisningar för uppdatering av uppgifter om en elev eller studerande utan personbeteckning finns i Utbildningsstyrelsens eDuuni-wiki. 

Om samtycke begärs i digitalt format ska en metod för stark inledande autentisering eller stark autentisering användas vid inloggning i systemet. 

Alternativt kan utbildningsaktören i det elektroniska anmälningssystemet ta emot samtycke även utan stark identifiering, om samtyckesgivarens identitet kontrolleras när utbildningen börjar med hjälp av ett officiellt identitetsbevis. 
De minderåriga som inte har möjlighet till stark autentisering eller som inte kan ge sitt samtycke i det elektroniska systemet kan alternativt ge sitt samtycke eller identifiera sig på plats vid läroanstalten. Det primära alternativet är att identifiera den minderåriga med hjälp av pass eller identitetskort. Om den minderåriga eleven inte har ett sådant identitetsbevis som kan användas för att identifiera honom eller henne, är ett sekundärt alternativ till identifiering av den minderåriga att göra identifieringen via vårdnadshavaren. I dessa situationer är alternativet en försäkran från vårdnadshavaren om att det är fråga om samma barn eller unga person. I sådana situationer förutsätter identifiering av en minderårig som görs via vårdnadshavaren att både vårdnadshavaren och barnet eller den unga samtidigt är närvarande vid läroanstalten under identifieringen.


Vad ges samtycket till?

Samtycke kan inte begäras generellt för införande av alla uppgifter om utbildningar eller kompetensmärken som en elev eller studerande har genomfört vid läroanstalten. Av samtycket ska också framgå att det uttryckligen har getts för att föra in uppgifter om en viss utbildning inom det fria bildningsarbetet, studienivå för lärokursen i grundläggande konstundervisning eller det nationella kompetensmärket för grundläggande färdigheter i KOSKI-databasen, dvs.

  • för införande av uppgifter om en viss kurs eller utbildning med fri inriktning inom det fria bildningsarbetet,
     
  • eller om ett visst nationellt kompetensmärke för grundläggande färdigheter som avlagts inom det fria bildningsarbetet,
     
  • eller om en grunddel i lärokursen i ett konstområde inom en viss konst (studienivå), såsom till exempel grundstudierna i den fördjupade lärokursen i bildkonst. 

Kan en elev eller studerande ge flera samtycken?

En enskild elev eller studerande kan ge utbildningsaktören flera samtycken till exempel när han eller hon 

  • avlägger flera separata kurser eller utbildningar med fri inriktning inom det fria bildningsarbetet, 
  • eller avlägger flera kompetensmärken, 
  • eller avlägger vid samma läroanstalt båda studienivåerna i en lärokurs inom ett konstområde, till exempel grundstudier och fördjupade studier i den fördjupade lärokursen i bildkonst, 
  • eller avlägger vid samma läroanstalt studier inom mer än ett konstområde, till exempel grundstudier i den fördjupade lärokursen i bildkonst och grundstudier i den allmänna lärokursen i ordkonst. 

Hur många samtycken kan ett dokument ha?

I lagen föreskrivs inte separat hur många samtycken ett dokument kan ha, så länge det tydligt framgår av dokumentet att den som gett samtycket har förstått till vilka uppgifter om en uttrycklig utbildning, vilken studienivå för en lärokurs i grundläggande konstundervisning eller vilket kompetensmärke som samtycket har getts till. Utbildningsaktören ska utforma sitt samtyckesdokument så att namnet och uppgifterna om den utbildning som är föremål för samtycket framgår tydligt och att det är möjligt att göra en anteckning om återkallande så att det framgår av dokumentet vilken särskild utbildning eller vilket kompetensmärke återkallandet gäller.  

Om fler än ett uttryckligt samtycke begärs med samma dokument – till exempel för införande av uppgifter om båda grunddelarna i en lärokurs inom ett visst konstområde som avlagts vid samma läroanstalt – ska de då specificeras tydligt i dokumentet så att utbildningarna i fråga har beskrivits uttryckligen och tydligt och utbildningsanordnaren i återkallandesituationer har möjlighet att göra en anteckning eller anteckningar om för vilken uttryckliga grunddel i lärokursen i konstområdet (till exempel grundstudierna i den fördjupade lärokursen i bildkonst) eller grunddelar samtycket har återkallats. På motsvarande sätt, om en elev eller studerande avlägger flera separata kurser inom det fria bildningsarbetet och/eller kompetensmärken på en läroanstalt, kan samtycken samlas i samma dokument, men de ska specificeras och beskrivas tydligt. 

Om samtyckesgivaren återkallar sitt samtycke, meddelar denne Utbildningsstyrelsen om saken, som vidare informerar utbildningsaktören. Utbildningsaktören ska då kunna anteckna i dokumentet vilken utbildning, studienivå i lärokursen eller kompetensmärke som återkallandet gäller.

Ska enskilda kurser inom det fria bildningsarbetet, kompetensmärken eller lokala studiehelheter inom grundläggande konstundervisning namnges i samtyckesdokumentet?

Fritt bildningsarbete

När utbildningen består av en enskild kurs ska utbildningens lokala namn beskrivas i dokumentet. På motsvarande sätt ska även kompetensmärket, vars uppgifter förs in, namnges i dokumentet. 

Det är möjligt att en enskild utbildning inom det fria bildningsarbetet innehåller flera kurser eller delar av utbildningen. Till exempel kan utbildningen i folkhögskolans s.k. långa linje för utbildning med fri inriktning bestå av flera kurser eller delar av utbildningen som man beslutar om i de lokala läroplanerna. När utbildningen innehåller flera delar eller kurser ska utbildningens lokala namn beskrivas i dokumentet. Eventuella delar av utbildningen eller kurser som ingår i den utbildning som beskrivs i den lokala läroplanen behöver inte specificeras i dokumentet, utan samtycket omfattar alla prestationsuppgifter om avläggandet av denna utbildning som namnges i dokumentet. Efter att samtycket har getts skapas i informationsresursen en studierätt, för vilken man antecknar utbildningens lokala namn. I delprestationsuppgifter i studierätten lagras uppgifter om utbildningsdelar som eleven eller den studerande har avlagt eller om de kurser som utbildningen innehåller enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. Eleven eller den studerande kan administrera sina uppgifter studierättsspecifikt, dvs. om han eller hon vill kan han eller hon återkalla sitt samtycke för hela den enskilda utbildningen eller kompetensmärket.

Grundläggande konstundervisning

Enligt grunderna för läroplanen utarbetar och godkänner utbildningsanordnaren en läroplan för varje konstområde enligt grunderna för lärokursen i grundläggande konstundervisning som Utbildningsstyrelsen har beslutat om samt preciserar och specificerar dem. Om en utbildningsanordnare, till exempel en kommun, anskaffar grundläggande konstundervisning från en offentlig eller privat sammanslutning eller en stiftelse, godkänner utbildningsanordnaren läroplanen och ansvarar för att de tjänster som anskaffas ordnas i enlighet med lagen om grundläggande konstundervisning. Läroplanen ska enligt vad som föreskrivs i grunderna för läroplanen för grundläggande konstundervisning innehålla information om undervisningens struktur och omfattning samt studiehelheterna på studienivåerna. 

I regeringens proposition 160/2022 beskrivs att i den grundläggande konstundervisningen ska samtycke ges när undervisningen börjar i fråga om studienivån (gemensamma studier i den allmänna lärokursen, temastudier i den allmänna lärokursen, grundstudier i den fördjupade lärokursen och fördjupade studier i den fördjupade lärokursen) i den lärokurs som ska föras in i informationsresursen.  

Samtycke kan begäras och ges för införande av uppgifter om en enskild studienivå, till exempel om gemensamma studier i den allmänna lärokursen i bildkonst eller om grundstudier i den fördjupade lärokursen i ordkonst. Då ska man i dokumentet ange studiernas konstområde, lärokurs samt den grunddelen i lärokursen (studienivå), för vilken samtycke ges till införande av uppgifter, dvs. till exempel gemensamma studier i den allmänna lärokursen i bildkonst. De lokala studiehelheter som ingår i den utbildning som beskrivs i den lokala läroplanen behöver inte specificeras i samtyckesdokumentet, utan samtycket omfattar prestationsuppgifterna om hela lärokursen i fråga inom det utsedda konstområdet på studienivån. Efter att samtycket har getts skapas i informationsresursen en studierätt, vars prestationstyp väljs enligt studienivån för den lärokurs som samtycket gäller. I uppgifterna om delprestationer för studierätten kan uppgifter om lokala studiehelheter som ingår i studienivån föras in enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. 

Om en elev eller studerande avlägger vid samma läroanstalt hela lärokursen i ett konstområde – till exempel gemensamma studier i den allmänna lärokursen i bildkonst och temastudier i den allmänna lärokursen – är det därmed nödvändigt att begära två samtycken, ett för införande av uppgifter om båda studienivåerna, och namnge dessa i samtyckesdokumentet eller -dokumenten. Om eleven eller den studerande avlägger och har gett sitt samtycke till införande av uppgifter om båda studienivåerna, införs uppgifterna om studienivåerna för en och samma studierätt på sina egna flikar enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. I uppgifterna om delprestationer för studierätten kan uppgifter om lokala studiehelheter som ingår i studienivån föras in enligt anvisningarna i eDuuni-wiki. 

Eleven eller den studerande kan administrera sina uppgifter om grundläggande konstundervisning som förts in för en enskild studierättighet flikspecifikt, dvs. han eller hon kan återkalla sitt samtycke endast för en studienivå – och även för de lokala studiehelheter som den innehåller. Han eller hon kan återkalla sitt samtycke för uppgifter om antingen endast en eller båda studienivåer. 
 

Tillbaka upp

Samtycket bevaras permanent enligt 9 d § och 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister. 

Var bevaras samtyckena?

Vid planeringen av förvaringspraxis rekommenderas det att man beaktar om utbildningsaktören samlar in samtycken elektroniskt eller i pappersformat samt övriga arbetsskeden i den egna interna processen. Det kan vara lämpligt att utforma praxis för bevaring av samtycke tillsammans med den egna organisationens dataskyddsombud, den som ansvarar för arkiveringsärenden och/eller de som ansvarar för informationssystem, så att de olika stegen i processen planeras och beaktas heltäckande.

Samtycken som ges av elever och studerande eller minderåriga elevers vårdnadshavare och tillhörande utbildningsaktörers dokument är inte en del av KOSKI-tjänstens informationsinnehåll, och samtyckesdokument som mottagits från elever eller studerande förs inte in i KOSKI-tjänsten. Samtyckesdokumenten är i princip utbildningsaktörens material, vid vars behandling och bevaring utbildningsanordnaren ska beakta de ansvar och skyldigheter som föreskrivits för den gemensamt personuppgiftsansvarige, om den har beslutat att möjliggöra grundläggande konstundervisning, utbildning med fri inriktning inom det fria bildningsarbetet eller införande av uppgifter om kompetensmärken i KOSKI-tjänsten och har mottagit elevernas eller de studerandes samtycken till detta. 

Är samtyckena offentliga dokument?

Rätten att få information om handlingar som utfärdats av en myndighet, till exempel kommunala myndigheter, är en grundläggande rättighet. Myndighetshandlingar är offentliga, om inte något annat föreskrivs i lag. Enligt 24 § 1 mom. 32 punkten i offentlighetslagen är handlingar som innehåller uppgifter om en persons politiska övertygelse eller uppgifter om åsikter som personen har uttalat privat eller uppgifter om någons levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet eller fritidssysselsättningar, familjeliv eller andra med dem jämförbara personliga förhållanden sekretessbelagda. 

När det gäller utbildning inom det fria bildningsarbetet och grundläggande konstundervisning kan uppgifterna uppfylla beskrivningen i punkten av handlingar som innehåller uppgifter om en persons politiska övertygelse eller uppgifter om åsikter som personen har uttalat privat eller uppgifter om någons levnadssätt, deltagande i föreningsverksamhet eller fritidssysselsättningar, familjeliv eller andra med dem jämförbara personliga förhållanden.

Enligt undervisnings- och kulturministeriets anvisning kan en registrerad ge ett samtycke för ett på förhand fastställt, uttryckligt och lagligt syfte. Samtycket kan inte användas för något annat ändamål än det som den personuppgiftsansvarige har begärt det för. 

Därmed kan man säga att det inte är en offentlig handling.
 

Tillbaka upp

Hanteringen av samtycken är en informationshanteringsprocess som är separat från införande av uppgifter om studieprestationer och behandling av uppgifter i informationsresursen, och den föregår inledning av införande av elevens/den studerandes uppgifter. Anvisningar för hur man för in, behandlar och kontrollerar elevernas eller de studerandes studieprestationsuppgifter i KOSKI-databasen administreras i eDuuni-wiki. 

Utbildningsaktören beslutar när och från och med vilken tidpunkt införandet av uppgifter i KOSKI-tjänsten inleds första gången. Utbildningsaktören kan också själv fastställa tidsplanen samt den tid och de resurser som behövs för planering och genomförande. Skapandet av studierätten och införandet av uppgifterna kan påbörjas när de tjänstemän som behandlar och för in uppgifter har möjligheten att börja föra in uppgifterna. Detta kan till exempel betyda att den som för in uppgifterna har de uppgifter om eleven/den studerande och utbildningen i fråga som behövs för att skapa studierätten. 

Utbildningsstyrelsen bestämmer hur de uppgifter som förs in hålls uppdaterade

Enligt lagen om nationella studie- och examensregister bestämmer Utbildningsstyrelsen närmare hur de som för in uppgifter ska hålla de uppgifter som förs in i informationsresursen KOSKI uppdaterade. Utbildningsstyrelsen bestämmer också närmare om informationsinnehållet i de uppgifter som förs in. Uppgifter om de gällande föreskrifter som Utbildningsstyrelsen har publicerat finns i eGrunder-tjänsten, i Utbildningsstyrelsens föreskriftssamling.  
När man har börjat föra in uppgifter i tjänsten för första gången ska man därefter kontinuerligt se till att uppgifterna är uppdaterade och korrekta. I eDuuni-wiki finns anvisningsmaterial som stöd för processerna för databehandling och skötsel av datakvaliteten. 

Anvisningar för hur du för in och kontrollerar uppgifter finns i eDuuni-wiki

Informationsstrukturerna och innehållen i utbildning med fri inriktning inom det fria bildningsarbetet, kompetensmärkena och den grundläggande konstundervisningen skiljer sig åt, och uppgifterna om varje prestationstyp ska föras in enligt anvisningarna för dem. Ingen studierätt som finns i KOSKI-tjänsten kan innehålla information om utbildningar eller kompetensmärken som är separata från varandra, varken i det fria bildningsarbetet eller i den grundläggande konstundervisningen. När det gäller uppgifter som förs in med samtycke är det mycket viktigt att noggrant följa de utbildningsforms- och prestationstypspecifika anvisningarna i eDuuni-wiki när du för in och kontrollerar uppgifterna. På så sätt säkerställer du att eleven eller den studerande kan hantera sina uppgifter i tjänsten Min Studieinfo på det sätt som avses i lagen och att hans eller hennes studieprestationsuppgifter har sparats korrekt. 

Observera också att den vägledande tidsplanen för införande av uppgifter för dessa olika utbildningstyper skiljer sig åt. Införandet av uppgifter om fritt bildningsarbete inleds först när eleven eller den studerande har avslutat utbildningen eller avlagt kompetensmärket. Införande av uppgifter om den grundläggande konstundervisningen, vars studier kan pågå i flera år, inleds enligt anvisningarna redan när eleven eller den studerande påbörjar undervisningen, och uppgifterna uppdateras under undervisningen och när den avslutas. 
 

Tillbaka upp

För att ett samtycke ska vara giltigt måste det kunna återkallas utan negativa konsekvenser. 

Samtycket kan när som helst återkallas i de situationer som avses i 9 d § och 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister genom att meddela Utbildningsstyrelsen, som vidare ska meddela utbildningsaktören som är gemensamt personuppgiftsansvarig om återkallandet. Som administratör för informationsresursen svarar Utbildningsstyrelsen för behandlingen av rätten att invända och återkallelse av samtycke, eventuell radering av uppgifter och dess tekniska arrangemang. Detta beskrivs också i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning. 

Om den registrerade återkallar sitt samtycke ska Utbildningsstyrelsen i princip ta bort uppgifterna från informationsresursen på det sätt som avses i 9 d § och 9 e § i lagen om nationella studie- och examensregister. Om de registrerade uppgifterna däremot på grund av den registrerades egen vilja har använts till exempel i avläggandet av andra studier, kan det utgöra en sådan grundad anledning för Utbildningsstyrelsens, huvudmannens och läroanstaltens behandling att uppgifterna inte längre kan raderas även om samtycket återtas (RP 19/2021, RP 160/2022, RP 68/2023). Ett sådant fortsatt utnyttjande anses vara om eleven eller den studerande själv i tjänsten Min Studieinfo har skapat en länk för prestationsdelning som har kunnat delas ut till tredje part och som har kunnat utnyttjas till exempel för erkännande och identifiering av kunnande. Detta beskrivs också i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning och i en dokumentmall som är avsedd för att informera eleven eller den studerande.

Utbildningsstyrelsen meddelar den utbildningsaktör som är gemensamt personuppgiftsansvarig om återkallandet av samtycket och de åtgärder som följer av det. Utbildningsaktören ska då förutom att göra en anteckning i det erhållna samtycket också försäkra sig om att prestationsuppgifterna i fråga inte längre överförs från källsystemet och att de inte sparas manuellt i informationsresursen efter att samtycket återkallats och uppgifterna raderats. 

Vem kan återkalla samtycket?

Eleven eller den studerande kan återkalla sitt samtycke genom att meddela det till Utbildningsstyrelsen som vidare ska meddela utbildningsaktören som är gemensamt personuppgiftsansvarig om återkallandet. 

När det gäller uppgifter om fritt bildningsarbete gäller samma rättigheter att återkalla samtycke även för den minderårigas vårdnadshavare eller lagliga företrädare. När det gäller uppgifter om grundläggande konstundervisning föreskrivs det närmare i 9 e § att i fråga om barn under 15 år fattas beslut om samtycke och återkallande av det av barnets vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare för barnet. Ett minderårigt barn som har fyllt 15 år eller hans eller hennes vårdnadshavare eller annan laglig företrädare kan när som helst återkalla samtycket till införande av uppgifter om grundläggande konstundervisning genom att meddela Utbildningsstyrelsen som vidare ska meddela utbildningsanordnaren om återkallandet.

Hur meddelas Utbildningsstyrelsen om återkallandet av samtycket?

Elevens eller den studerandes rätt och metoder för radering av uppgifter beskrivs i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning. Meddelande om återkallande av samtycke kan göras inloggad i tjänsten Min Studieinfo, eller alternativt skriftligen med återkallelseblanketten, vars adress finns i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning. Dessa alternativ beskrivs också i en dokumentmall som är avsedd för att informera samtyckesgivaren.

Eleven eller den studerande kan återkalla sitt samtycke när han eller hon är inloggad i Min Studieinfo

Den studerande kan logga in i tjänsten Min Studieinfo med stark autentisering. I avsnittet Mina studieprestationer finns alla studierättigheter och prestationsuppgifter som förts in i hans eller hennes uppgifter. En elev eller studerande, för vilken uppgifter om en utbildning med fri inriktning eller ett kompetensmärke inom det fria bildningsarbetet har förts in, kan klicka på knappen Återkalla samtycke på fliken under rubriken Prestationer vid prestationen i fråga. I dessa fall finns det alltid bara en flik och när du klickar på knappen raderas uppgifterna om studierätten och alla studieprestationsuppgifter som den innehåller omedelbart. Om en elev eller studerande har flera studierättigheter har var och en av dem en egen knapp för återkallande.

En elev eller studerande för vilken uppgifter om grundläggande konstundervisning har sparats kan klicka på knappen Återkalla samtycke på fliken under rubriken Prestationer. I dessa fall finns det antingen en eller två flikar. I den grundläggande konstundervisningen ska samtycket ges för varje grunddel i lärokursen och det kan även återkallas för varje grunddel i lärokursen på flikarna för uppgifter om studienivåer. När man klickar på knappen raderas uppgifterna på fliken i fråga samt alla studieprestationsuppgifter som finns på den omedelbart. Om det bara finns en flik raderar knappen uppgifterna om studierätten och alla studieprestationsuppgifter som den innehåller omedelbart.

Efter att ha klickat på knappen för att återkalla samtycket öppnar användargränssnittet ett nytt fönster där eleven eller den studerande ombeds bekräfta att han eller hon förstår att återkallandet av samtycket är permanent, och efter bekräftelsen tas studierätten eller fliken i fråga omedelbart bort från elevens eller den studerandes uppgifter. Därefter är det inte ens möjligt för Utbildningsstyrelsen att kontrollera eller utreda vilka prestationsuppgifter som har funnits för studierätten eller på fliken. 
Om eleven eller den studerande tar bort hela studierätten med de prestationsuppgifter som den innehåller, återstår endast studierättens OID-identifieringsnummer, uppgift om datumet för återkallandet av samtycket och uppgift om vilken typ av studierätt och prestation som det återkallade samtycket gäller. Uppgifterna raderas i Min Studieinfo omedelbart efter att eleven eller den studerande har återkallat sitt samtycke efter att ha använt återkallelsefunktionen. Återkallandet av samtycket är permanent och det är inte möjligt att återställa uppgifterna efter att du har använt återkallelsefunktionen. 
Därefter kontaktar Utbildningsstyrelsen utbildningsaktören och ger information om tidpunkten för återkallandet, studentnumret och OID-identifieringsuppgiften för studierätten samt instruerar att göra en anteckning i samtyckesdokumentet och förhindra att uppgifterna överförs på nytt till informationsresursen.  Uppgifterna raderas emellertid inte från läroanstalternas egna studieadministrationssystem, eftersom återkallandet av samtycket endast gäller uppgifter som finns i informationsresursen KOSKI.

Anmälningsblankett i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning

Eleven eller den studerande kan alternativt fylla i en blankett som finns tillgänglig via länken i KOSKI-tjänstens dataskyddsbeskrivning och ladda ner den och skicka den till Utbildningsstyrelsen som papperspost eller per e-post till den adress som finns på blanketten. Blanketten finns på finska och svenska. En elev eller studerande, för vilken uppgifter har förts in i informationsresursen och som inte har tillgång till sina uppgifter när han eller hon är inloggad i Min Studieinfo, har alltid möjlighet att meddela om återkallande av samtycke med en blankett enligt anvisningarna i dataskyddsbeskrivningen.  

Om blanketten skickas per e-post rekommenderar vi krypterad e-post. Utbildningsstyrelsen kan efter att ha mottagit blanketten kontakta den elev eller studerande som har meddelat om återkallande av sitt samtycke via de kontaktuppgifter som eleven eller den studerande har angett på blanketten, om skötseln av ärendet kräver det. Det är möjligt att skriva ut blanketten och skicka den som papperspost till den postadress som anges på blanketten. 
När blanketten har anlänt och den har behandlats tar Utbildningsstyrelsen hand om raderingen av uppgifterna från informationsresursen och meddelar utbildningsaktören om detta på motsvarande sätt som om eleven eller den studerande själv skulle återkalla sitt samtycke i tjänsten Min Studieinfo. 

Vad ska utbildningsaktören beakta i återkallandesituationer?

Utbildningsstyrelsen meddelar utbildningsaktören om återkallandet av samtycket efter att ha fått information om återkallandet av samtycket samt om vidtagna åtgärder. Utbildningsstyrelsen meddelar den utbildningsaktör som är personuppgiftsansvarig om återkallandet av samtycket, och utbildningsaktören ska bland annat se till att uppgifterna i fråga inte förs in eller överförs till informationsresursen KOSKI på nytt och att andra åtgärder som föreskrivs om återkallande vidtas. I situationer där elevens eller den studerandes prestationsuppgifter tas bort från informationsresursen KOSKI efter att han eller hon har återkallat sitt samtycke, ska utbildningsaktörens samtycke ändå bevaras och man ska anteckna i det att samtycket till införande av uppgifter har återkallats. I slutet av dokumentmallen finns därför utrymme för en anteckning om återkallande.

Anmälan görs i princip till den KOSKI-administratör som utbildningsaktören har utsett, och därmed ska utbildningsanordnaren se till att de personer som utbildningsanordnaren har beviljat behörigheter till KOSKI-tjänsten har tillräcklig information för att vid återkallande agera och informera dem som för in uppgifter, till exempel läroanstaltens användare av studieadministrationssystemet, om de processer som iakttas i den egna organisationen i återkallandesituationer. 

Om det är fråga om anskaffad grundläggande konstundervisning ska utbildningsanordnaren, vid behov tillsammans med den avtalsläroanstalt som producerar anskaffningsutbildning och/eller dess huvudman, planera sin informationshanteringsprocess i anslutning till detta så att utbildningsanordnaren de facto kan förhindra att prestationsuppgifterna sparas på nytt eller att uppgifterna överförs från källsystemet även när prestationsuppgifter ursprungligen har skickats från läroanstaltens källsystem som administreras av avtalsläroanstalten. Utbildningsanordnaren svarar för att ett personuppgiftsbiträde som agerar för dess räkning, till exempel en avtalsläroanstalt eller dess huvudman, agerar i enlighet med lagstiftningen och givna anvisningar.

Vad gör jag om Utbildningsstyrelsen meddelar att vår elev eller studerande har återkallat sitt samtycke?

Utbildningsaktören är skyldig att se till att

  • uppgifterna i fråga inte längre överförs på nytt från studieadministrationssystemet och inte förs in i informationsresursen i användargränssnittet, 
     
  • och att informationen om återkallelse antecknas i det samtyckesdokument som eleven eller den studerande har gett.

Utbildningsaktören beslutar själv om de praktiska åtgärderna, hur anteckningen om återkallande görs i dokumentet och svarar för planeringen av sina egna informationshanteringsprocesser. 

Om uppgifterna har sparats i användargränssnittet i Administratörens Studieinfo ska en anteckning göras i samtycket och uppgifterna får inte längre föras in på nytt i informationsresursen. 

Om uppgifterna om studierätten har överförts från studieadministrationssystemet, ska en anteckning göras i samtycket och uppgifterna får inte längre överföras till informationsresursen på nytt. När samtycket har återkallats och uppgifterna i fråga inklusive prestationsuppgifterna har tagits bort permanent från informationsresursen tenderar valideringarna i KOSKI-tjänsten att avvisa nya dataöverföringar, om uppgifter om studierätten skickas med samma OID-kod för studierätten som redan har återkallats, men utbildningsaktören ska trots detta med egna åtgärder säkerställa att man inte längre försöker överföra eller föra in uppgifter på nytt i informationsresursen. Kontrollera vid behov i anvisningarna i läroanstaltens eget studieadministrationssystem hur dataöverföringen förhindras för en enskild studierätt eller dess flik. 
Vilka uppgifter meddelar Utbildningsstyrelsen läroanstalten vid återkallande?
När en elev återkallar sitt samtycke raderas uppgifterna omedelbart från informationsresursen. Utbildningsstyrelsen kan inte meddela vilket namn den kurs eller det kompetensmärke inom det fria bildningsarbetet har som återkallandet gäller eller specificera vilka lokala studiehelheter som har hört till studierätten för grundläggande konstundervisning, eftersom uppgifterna inte längre är tillgängliga och de inte kan återställas. 

Utbildningsstyrelsen meddelar i huvuddrag följande uppgifter: 

  • studierättens OID
  • studentnummer
  • tidsstämpel/tidpunkt för återkallande av samtycke.

Vilken av utbildningsaktörernas representanter meddelar Utbildningsstyrelsen om återkallandesituationer?

Efter att ha fått besked om återkallandet kontaktar Utbildningsstyrelsen den huvudman för läroanstalten inom det fria bildningsarbetet som är gemensamt personuppgiftsansvarig eller anordnaren av grundläggande konstundervisning. Detta är Utbildningsstyrelsens lagstadgade skyldighet i återkallandesituationer. 

Den primära kontaktpersonen är utbildningsaktörens KOSKI-administratör, och dessutom kan anmälan skickas till läroanstaltens KOSKI-administratör, om dessa är olika personer. Vid behov kan till exempel läroanstaltens rektor anges som mottagare av meddelandet, om det inte entydigt framgår av användaradministrationen i Organisationstjänsten i Studieinfo vem som svarar för uppgifterna som informationsresursens administratör vid läroanstalten. Vid behov ska personen vidarebefordra anmälan inom sin egen organisation för vidare åtgärder. 

Vi rekommenderar att utbildningsaktörerna beaktar eventuella återkallandesituationer redan när de planerar sin egen informationshanteringsprocess, så att det i återkallandesituationer är tydligt vem eller vilka som ska underrättas i läroanstaltens egen interna process när Utbildningsstyrelsen tar kontakt. Sådana instanser kan till exempel vara användare av läroanstaltens studieadministrationssystem och/eller den instans som utför åtgärder som gäller arkivering och bevaring av samtyckesdokumenten.
 

Tillbaka upp

Här hittar du svar på andra vanliga frågor. 

Hur ska utbildningsaktören fatta beslut om att begära samtycken och börja föra in uppgifter?

I regel styrs utbildningsaktörernas och deras läroanstalters egna interna beslutsprocesser till exempel av deras egna förvaltningsstadgor. Utbildningsstyrelsen kan inte ge allmänna eller organisationsspecifika råd om hur utbildningsaktörens interna beslutsfattandeprocess ska ske och vilka interna åtgärder som krävs i varje enskilt fall. 

Vad gör jag om en elev, studerande eller en minderårigs vårdnadshavare inte vill ge sitt samtycke trots att vi erbjuder möjligheten till det?

Att ge samtycke är frivilligt och uppgifterna ska inte föras in mot elevens, den studerandes och/eller en minderårigs vårdnadshavares vilja. Eleven, den studerande och vårdnadshavaren har rätt att inte ge sitt samtycke, och underlåtenhet att ge samtycke får inte orsaka olägenhet för eleven eller den studerande.  
 

Vad gör jag om en elev eller studerande kontaktar mig för att meddela att han eller hon återkallar sitt samtycke när uppgifterna ännu inte har förts in?

Uppgifterna ska inte föras in mot elevens eller den studerandes vilja. Om eleven eller den studerande meddelar att han eller hon har ändrat sig och införandet av uppgifterna ännu inte har påbörjats, är det tidigare lämnade samtycket då ogrundat och uppgifterna förs inte in.

Införs uppgifter om en elev eller den studerande har gett sitt samtycke men inte påbörjade studierna i fråga?

När det gäller fritt bildningsarbete inleds registreringen av uppgifter först när eleven eller den studerande har avlagt utbildningen eller kompetensmärket. Om eleven eller den studerande aldrig påbörjar studierna i fråga är samtycket då ogrundat och det uppstår aldrig några uppgifter som ska föras in. 

Om en elev eller studerande inom grundläggande konstundervisning har gett sitt samtycke till att uppgifterna förs in till exempel när han eller hon anmäler sig och aldrig påbörjar studierna i fråga, är samtycket då ogrundat och uppgifter som ska föras in uppstår aldrig.
 

Ska man föra in uppgifter om en elev eller studerande har gett sitt samtycke, påbörjade studierna och avslutade dem efter ett undervisningstillfälle?

När det gäller fritt bildningsarbete inleds registreringen av uppgifter först när eleven eller den studerande har avlagt utbildningen eller kompetensmärket. Om eleven eller den studerande inte slutför studierna i fråga och elevens eller den studerandes prestation inte kan bedömas, är samtycket då ogrundat och det uppstår aldrig några uppgifter som ska föras in.

Om en elev i grundläggande konstundervisning har hunnit inleda studierna i grunddelen i lärokursen för minst ett undervisningstillfälle och har gett sitt samtycke till att uppgifterna förs in, förs uppgifterna om studierätten in enligt anvisningarna i eDuuni-wiki, även om eleven avbryter studierna efter en eller några undervisningstillfällen. Då har eleven de facto börjat i undervisningen och man skapar en studierätt för honom eller henne i tjänsten. Studieprestationsuppgifter som sparas för studierätten har inte hunnit uppstå, och därmed införs inte sådana för studierätten, utan studierätten avslutas i ett avslutat tillstånd som motsvarar verkligheten. Anvisningar för dessa situationer finns också i eDuuni-wiki. En elev eller en minderårig elevs vårdnadshavare har möjligheten att själv återkalla sitt samtycke och radera uppgifterna genom att meddela Utbildningsstyrelsen via tjänsten Min Studieinfo eller med hjälp av blanketten som finns i dataskyddsbeskrivningen.

Hur många samtycken begärs om eleven avlägger båda grunddelarna i lärokursen i konstområdet på samma läroanstalt?

Om en elev vid samma läroanstalt avlägger båda studienivåerna i lärokursen i konstområdet, såsom till exempel gemensamma studier och temastudier i den allmänna lärokursen i ordkonst, och läroanstalten har gjort det möjligt att föra in uppgifter om båda grunddelarna i lärokursen, ges elevens samtycke uttryckligen separat för införande av uppgifter om båda studienivåerna i lärokursens grunddel. Eleven kan ge sitt samtycke till att uppgifterna om båda eller bara den ena grunddelen förs in, även om han eller hon avlägger hela läroplanens studier på samma läroanstalt och utbildningsanordnaren skulle har möjliggjort införande av uppgifter om båda grunddelarna. Det är alltid frivilligt att ge samtycke. 

Införande av uppgifterna om studierna i den senare grunddelen för samma studierätt kan påbörjas när den elev eller den studerande som har gett sitt samtycke de facto inleder studierna i grunddelen i fråga. När det gäller elever som deltar i anskaffningsutbildning är det bra att utbildningsanordnaren och avtalsläroanstalten kommer överens om hur hanteringen av samtycken och införandet av uppgifter om fortlöpande studier för samma studierätt ska genomföras enligt anvisningarna. Anvisningar för hur uppgifter ska sparas finns i eDuuni-wiki.
 

Införs uppgifter om en elev som redan har avlagt studierna i en grunddel av en lärokurs i grundläggande konstundervisning och som har anmält sig till studierna i den andra grunddelen har gett sitt samtycke, men trots detta inte har inlett studierna i den andra grunddelen?

Det kan uppstå en situation där eleven redan har avlagt studierna för en grunddel av lärokursen i konstområdet på samma läroanstalt och uppgifterna om studierna i den första grunddelen redan tidigare har förts in i elevens personliga studierätt. 

Om eleven efter att ha anmält sig till studierna i följande grunddel ändå inte inleder studierna i den nya grunddelen, för vilka han eller hon har gett sitt nya samtycke, införs inte uppgifterna i den senare grunddelen i informationsreserven för studierätten, även om samtycket har hunnit ges, eftersom eleven eller den studerande i själva verket inte har inlett studierna i grunddelen i fråga och det inte hinner uppstå uppgifter som anknyter till dem och som ska föras in och därmed är det givna samtycket ogrundat. Uppgifterna om den tidigare genomförda grunddelen raderas emellertid inte, utan eleven och en minderårig elevs vårdnadshavare kan själva administrera sitt samtycke i tjänsten Min Studieinfo för varje grunddel i lärokursen. Anvisningar för hur uppgifter ska sparas finns i eDuuni-wiki.
När det gäller elever som deltar i anskaffningsutbildning är det bra om utbildningsanordnaren och avtalsläroanstalten kommer överens om hur hanteringen av samtycken och införandet av uppgifter om studier som fortsätter från en studienivå till en annan för samma studierätt genomförs enligt anvisningarna.
 

Kan erkända studier sparas i elevens eller den studerandes studieprestationer med dennes samtycke?

Utgångspunkten är att endast de uppgifter som eleven eller den studerande har gett sitt samtycke till kan föras in för studierätten.
I utbildning med fri inriktning finns det inga nationella grunder för läroplaner eller bestämmelser om erkännande av studier enligt grunderna för läroplaner, och det finns inte heller något alternativ i informationsresursens datastrukturer för att tekniskt kunna föra in en viss studieprestation som erkända studier i elevens eller den studerandes prestationsuppgifter.

I grunderna för läroplanen för grundläggande konstundervisning föreskrivs om erkännande av kunnande och tillgodoräknande av tidigare studier. Grunderna för läroplanen för grundläggande konstundervisning förutsätter att de studier som eleven har avlagt på läroplanens studienivå (t.ex. grundstudier i den fördjupade lärokursen) antecknas på de intyg som ges om lärokurser så att namnet och omfattningen av varje studiehelhet antecknas på intygen. Enligt de grundföreskrifter som Utbildningsstyrelsen har utfärdat innehåller de uppgifter som anges i betygen för den fördjupade lärokursen och den allmänna lärokursen inte information om baserat på vilka studier eller på annat sätt förvärvade kunskaper den studerande har avlagt en viss studiehelhet, dvs. om den studerande till exempel tidigare har studerat vid en annan läroanstalt och om studier som avlagts där skulle ha tillgodoräknats som en del av en lärokurs som slutförts vid en annan läroanstalt. Därmed bör betyget inte innehålla information om vilken del av studierna som är tillgodoräknad och vilken del som har avlagts vid läroanstalten i fråga. 

Om man vid undervisningens början har fått samtycke till att spara uppgifter om elevens eller den studerandes studier och om kunnande erkänns för studierna i fråga, behöver man inte specificera i samtyckesdokumentet om en del av studierna på lärokursens studienivå eller studienivåer är erkänt kunnande och vilket kunnande som har avlagts. Erkänt kunnande kan föras in med elevens eller den studerandes samtycke på precis motsvarande sätt som en avlagt kunnande, och det är inte nödvändigt att specificera dessa när uppgifterna förs in.  Det är tekniskt möjligt att anteckna en delprestation eller delprestationer, dvs. till exempel lokala studiehelheter, som erkända studier för studierätten inom grundläggande konstundervisning, men det är inte nödvändigt, eftersom detta inte heller antecknas på betyget. 

Tillbaka upp

Undervisnings- och kulturministeriet svarar för de anvisningar gällande reformen som gäller tolkning av lagstiftningen.  Om du inte hittar svar på en fråga om hanteringen av samtycken i anvisningarna på denna sida eller i bakgrundsmaterialet bakom länkarna eller om du behöver råd om tolkningen av dem, kan du skicka din fråga till Utbildningsstyrelsen på adressen koski(a)opintopolku.fi. Om en fråga som gäller hanteringen av samtycken kräver en sådan tolkning av lagstiftningen som inte framgår av de publicerade anvisningarna eller det material som ligger till grund för anvisningarna, kontrollerar Utbildningsstyrelsen vid behov tolkningen av lagstiftningen hos undervisnings- och kulturministeriet. Du kan påskynda behandlingen av din fråga genom att genast i det första meddelandet berätta om din fråga gäller samtycke till införande av uppgifter om fritt bildningsarbete eller grundläggande konstundervisning eller båda, samt genom att ange utbildningsaktörens organisationsuppgifter, dvs. läroanstaltens namn och utbildningsaktörens namn.

Bruksanvisningar för KOSKI-tjänsten, anvisningar för införande av uppgifter samt behörigheter till KOSKI-tjänsten för läroanstalter och utbildningsaktörer finns i eDuuni-wiki. Rådgivning om dessa frågor fås från adressen koski(a)opintopolku.fi.
 

Tillbaka upp

Utbildningsaktörer och läroanstalter kan använda de dokumentmallar som Utbildningsstyrelsen har tagit fram för att informera eleven/den studerande och/eller en minderårig elevs vårdnadshavare och begära samtycke. Blankettmallarna är Microsoft Word-baserade och kan laddas ner för eget bruk i avsnittet Bilagor längst ned på denna webbplats.  Blanketterna är till sin natur rekommendationer, och utbildningsaktören måste inte använda mallar som uttryckligen publicerats av Utbildningsstyrelsen, utan kan också besluta att ta fram egna blankettmallar för eget bruk. 

Två exemplar av dokumentmallar har publicerats:

  • standardblankett för begäran om elevens eller den studerandes och/eller vårdnadshavarens samtycke, 
  • och standardblankett för att informera eleven eller den studerande och/eller vårdnadshavaren.

Standardblanketterna innehåller färdiga grundtexter både för utbildningar och kompetensmärken inom det fria bildningsarbetet och för elever/studerande inom grundläggande konstundervisning. I dokumentmallarna finns det även egna fält, där man kan göra ändringar, för avtalsläroanstalter inom det grundläggande konstundervisningen . Om alla dessa alternativ inte ingår i din läroanstalts utbildningsutbud som förs in med din läroanstalts samtycke och/eller inte gäller din läroanstalt, kan du ta bort de extra alternativen från blanketten när du ändrar den. Instruktionstexterna som har markerats med kursiv stil och med gul bakgrundsfärg i dokumentmallarna är avsedda för utbildningsaktörer och läroanstalter som stöd för ändring av egna blanketter. Du kommer väl ihåg att ta bort läroanstaltens instruktionstext i kursiv stil och markeringsfärgen när du ändrar dokumenten från läroanstaltens egen version som är avsedd för elever och studerande samt vårdnadshavare för minderåriga.
 

Tillbaka upp
Attachments
Updated