HUOM! Tämän sivun tiedot koskevat Erasmus+ -ohjelmakaudella 2021-2027 rahoitettuja kumppanuushankkeita (KA220). Sivun lopusta löydät linkit muiden KA2-hankkeiden hallintosivuille.

Onnistu Erasmus+ -hankkeen hallinnoinnissa! Tältä sivulta löydät ohjeita, lomakkeita ja työkaluja, joita tarvitset Erasmus+ -kumppanuushankkeen koordinaattorina hankehallinnon eri vaiheissa. Huomaathan, että rahoitusmalli ja ohjeet ovat erilaiset vuoden 2021 hankkeille kuin vuodesta 2022 eteenpäin rahoitetuille hankkeille.

Hankkeen hyväksymisestä päättää aina hanketta rahoittavan maan Erasmus+ kansallinen toimisto, joten on keskeistä, että hanketta koordinoiva organisaatio toimii rahoittavan kansallisen toimiston ohjeiden mukaisesti.

Vuokaavio Erasmus+ -hankkeen vaiheista (kaikki tekstit kaavion alla)

Hankkeen toimeenpanoon ja hallinnointiin sisältyy erilaisia vaiheita ja toimenpiteitä. Tutustu hankkeen etenemiseen linkistä. 

Takaisin ylös

Rahoituspäätöksen jälkeen hanketta koordinoiva organisaatio tekee Suomen kansallisen Erasmus+ -toimiston eli Opetushallituksen kanssa avustussopimuksen. Avustussopimuksesta käy ilmi, mitä sääntöjä ja velvoitteita tukea saavan organisaation on noudatettava esimerkiksi hankkeen raportointiin liittyen. 

Vuoden 2023 avustussopimus
Vuodesta 2023 alkaen avustussopimuksen liitteet ovat osana sopimusta yhtenä kokonaisuutena. Alta löydät sopimuspohjan, katso tarkat sopimuksen ehdot aina oman hankkeesi sopimuksesta.

Vuoden 2022 avustussopimuksen liitteet
Vuodesta 2022 alkaen hankkeissa on käytössä kertakorvausrahoitusmalli (lump sum).

Annex I: tietoa esimerkiksi koordinaattorin ja partnereiden rooleista ja velvollisuuksista sekä sopimusmuutoksista.
Annex III: keskeiset säännöt aktiviteettien kelpoisuudesta, sopimusmuutoksista, loppuraportista ja hanketarkastuksista.

Vuoden 2021 avustussopimuksen liitteet
Vuoden 2021 hankkeissa on yksikkökuluihin (unit cost) perustuva rahoitusmalli, joka oli käytössä myös edellisellä ohjelmakaudella 2014-2020.

Annex I: tietoa esimerkiksi koordinaattorin ja partnereiden rooleista ja velvollisuuksista sekä sopimusmuutoksista.
Annex III: keskeiset säännöt budjetista, aktiviteettien kelpoisuudesta, sopimusmuutoksista, loppuraportista ja hanketarkastuksista.
Annex III Addendum: erityiset budjettisäännöt virtuaalisia aktiviteetteja COVID-19 vuoksi järjestäville hankkeille.
Annex IV: yksikkökulukorvausten määrät.

Takaisin ylös

Avustussopimuksen lisäksi avustuksen käyttöä määrittelee ja ohjaa Erasmus+ -ohjelmaopas. Opas sisältää tietoa rahoitussäännöistä ja hanketarkastuksista. Lue sekä B-osion Kumppanuushankkeet että C-osion Tietoja hakijoille.  

Lisäksi opas kertakorvausmallista (Handbook on the lump sum funding model) sisältää hyödyllistä tietoa kertakorvaukseen perustuvasta rahoitusmallista, työpaketeista ja indikaattoreista. 

Varmista, että luet oikean vuoden oppaita eli siltä vuodelta, kun hankkeellesi on myönnetty rahoitusta.

Oppaat kertakorvauksesta
Takaisin ylös

Hankkeissa voi tapahtua erilaisia muutoksia sopimuskauden aikana ja niistä tulee ilmoittaa kansalliseen toimistoon. Tietyt muutokset edellyttävät sopimusmuutoksen tekemistä.  

Ilmoita organisaation laillisen edustajan ja hankkeen yhteishenkilön muutoksista yhteystietojen muutosilmoituslomakkeella. 

Hae sopimusmuutoslomakkeella sellaisia avustussopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät Opetushallituksen hyväksyntää. Ole yhteydessä hankkeesi yhteyshenkilöön Opetushallituksessa ennen sopimusmuutoslomakkeen lähettämistä. 

Muissa sopimusmuutoksissa saat tarkemmat ohjeet Opetushallituksesta. Muita muutoksia ovat esimerkiksi: 

  • organisaatioiden yhdistyminen 
  • organisaation virallisen nimen muutos 
  • pankkitietojen muutos 
Sopimusmuutosohjeet
Valitse oikea ohje hankkeesi rahoitusvuoden mukaan.
Takaisin ylös

Kumppanuushankkeet raportoidaan Erasmus+ Project management and reporting tool -raportointijärjestelmässä (Beneficiary Module). Koulutamme järjestelmän käytöstä webinaareissa. Hankkeen aktiviteetit merkitään tähän komission ylläpitämään raportointijärjestelmään. Sinne tehdään myös hankkeen loppuraportti.  

Raportointijärjestelmä löytyy kirjautumalla EU Login -tunnuksilla Erasmus+ ja Euroopan solidaarisuusjoukot -sivustolle. Valitse valikosta Projects ja My Projects. Hankkeen koordinaattori voi lisätä käyttöoikeuksia järjestelmässä myös muille hankkeessa toimiville henkilöille omasta ja partneriorganisaatioista.

Hankkeen tiedot ovat julkisesti nähtävillä Erasmus+ Project Results -sivustolla. Hankkeen päätyttyä tehdyt tuotokset lisätään sivustolle. 

Väliraportointi

Vuoden 2023 hankkeiden väliraportit täytetään raportointijärjestelmässä (Beneficiary Module) ja lähetetään sitä kautta.

Vuoden 2022 hankkeiden väliraportit lähetetään erillisellä lomakkeella. Täydennä alempaa löytyvä väliraporttipohja yhdessä hankekumppaneiden kanssa ja tallenna raportti PDF-muotoon. Lähetä raportti oman sektorisi lomakkeella:
Väliraporttipohjat ja -ohjeet
Valitse oikea väliraporttipohja ja -ohje hankkeesi rahoitusvuoden mukaan.
Ohjeet raportointijärjestelmään
Huomaathan, että ohjeet ovat erilaiset vuoden 2021 hankkeille.
Takaisin ylös

Alta löydät mallilomakkeita, joita voi hyödyntää hankkeessa. Lomakkeita voi muokata hankkeenne tarpeisiin sopivaksi esimerkiksi vastuiden ja aikataulujen osalta. Voitte myös käyttää omia lomakkeita. 

Mallilomakkeet
Mallilomakkeet 2021 rahoitetuille hankkeille
Financial monitoring template (xlsx, 371.82 KB)
Green travel declaration (EN) (docx, 146.61 KB)
Takaisin ylös

Järjestämme hankkeen hallintoon ja raportointiin liittyviä koulutuksia, joihin kutsumme hankkeiden koordinaattorit. Jos hankkeessasi on vaihtunut koordinaattori, voit pyytää linkkiä koulutusten materiaaleihin hankkeesi yhteyshenkilöltä Opetushallituksessa. Suosittelemme myös liittymään koulutussektorisi sähköpostilistoille (ks. kohta Ota yhteyttä Erasmus+ kansalliseen toimistoon). 

Ilmoitathan hankkeen yhteyshenkilöiden muutoksista Opetushallitukseen muutosilmoituslomakkeella, jotta saat tiedot koulutuksista (ks. kohta Muutoksista ilmoittaminen).

Takaisin ylös

Erasmus+ -ohjelmasta rahoitetun hankkeen koordinaattorin on huolehdittava, että hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta tiedotetaan tarkoituksenmukaisesti, avoimesti ja näkyvästi. Erasmus+ -logoa on käytettävä hankkeen viestinnässä sekä rahoituslähde on mainittava. 

Vinkkejä hankeviestintään
Takaisin ylös

Ota yhteyttä oman sektorisi kumppanuushankkeiden yhteyshenkilöön Opetushallituksessa mikäli sinulla on kysyttävää hankkeen hallinnosta.

Liity sähköpostilistalle

Liittymällä sektorisi sähköpostilistalle saat ajankohtaista tietoa kansainvälistymismahdollisuuksista.
Takaisin ylös

Pienimuotoisille kumppanuushankkeille (KA210) on oma ohjesivunsa hallinnointiin ja raportointiin.  

Lisäksi edellisellä Erasmus+ -ohjelmakaudella 2014-2020 rahoitetuille strategisille kumppanuushankkeille on erillinen hallinnointisivu.  

Takaisin ylös