Ohjeita Erasmus+ -hankkeiden toteuttamiseen 2021-2027

Kun Opetushallituksesta haetulle Erasmus+ -hankkeellesi on myönnetty rahoitus, saat Opetushallituksesta ohjeet hankkeen toimeenpanoon, hallinnointiin ja raportointiin. Sopimusten laatiminen ja toiminnan eri vaiheiden dokumentointi ovat keskeinen osa hankkeissa tehtävää kansainvälistä yhteistyötä ja toiminnan laadunvarmistusta. Koko hankekauden ajan sinua tukee nimetty yhteyshenkilö Opetushallituksessa.

Mitä tarkoittaa Opetushallituksesta jaettava Erasmus+ -rahoitus?

Toimeenpanovirasto EACEA:n rahoittamien hankkeiden hallinnointiohjeet löydät alempaa tältä sivulta.

1. Allekirjoita sopimukset

Hankkeenne hyväksymisen jälkeen lähetämme koordinoivalle organisaatiolle hankesopimuksen sähköisesti allekirjoitettavaksi 4–5 kuukauden kuluessa hakuajan päättymisestä. Kun hankesopimus on allekirjoitettu myös Opetushallituksessa, hanke voi aloittaa toimintansa ja maksamme ensimmäisen maksuerän edunsaajan tilille. Joissakin hanketyypeissä on lisäksi suositeltavaa tehdä hankekumppaneiden kanssa erilliset partnerisopimukset, joissa määritellään tarkemmin muun muassa kunkin kumppanin tehtävät, budjetti ja raportointivelvollisuudet. Partnerisopimuksen mallipohja on saatavilla tämän osion alla. 

2. Osallistu aloituskoulutukseen

Järjestämme hankkeille aloituskoulutusta, joissa käydään läpi hankkeen koordinointiin ja hallinnointiin liittyviä asioita. Koulutusten aiheita ovat esimerkiksi rahoitussäännöt, taloushallinto, sopimuksen sisältö, seuranta ja raportointi, hankkeen vetäminen ja vaikuttavuus. 

3. Järjestä taloushallinto

Avaa hankkeellesi kirjanpidossa oma seurantakohde, jonka avulla pidät hankkeen menot ja tulot erillään kaikista muista organisaatiosi kuluista. Laadi hanketta koskeville laskuille tiliöintiohjeet, jotta kaikki hanketta koskevat laskut tiliöidään hankkeen seurantakohteelle. Näin pystyt helposti seuraamaan hankkeesi taloustilannetta. Mikäli hankkeessa on partneriorganisaatioita, sovi heidän kanssaan tuen maksukäytännöistä. Säilytä hanketta koskevat tositteet organisaatiosi talousjärjestelmässä, verkkolevyllä tai paperisina hankemapissa. Tarkasta hankkeen kirjanpito säännöllisesti ja korjaa virheelliset kirjaukset.

4. Raportoi Beneficiary Module -järjestelmässä

Beneficiary Module (BM) on komission järjestelmä, jonka avulla hallinnoit Erasmus+ -hankkeen eri vaiheita ja kirjaat osallistujat. Sen kautta pyydät myös yksittäisten osallistujien raportit ja lähetät loppuraportin kansalliselle toimistolle. Palvelu on tarjolla vain englannin kielellä. BM-järjestelmä ei ole vielä käytössä; ilmoitamme hankkeille suoraan, kun se on käytettävissä. 

5. Laadi väliraportti

Hankekauden aikana hankkeenne toimittaa kansalliselle toimistolle 1–2 väliraporttia riippuen hankkeenne kestosta. Väliraportoinnin tarkoituksena on varmistaa, että 1) hankkeenne on edennyt suunnitelmien mukaisesti, 2) hanketukea on käytetty asianmukaisesti ja 3) hanketuen käyttö vastaa rahoitussopimuksen sisältöä. Varsinaista kulujen kelpoisuutta ei väliraportointivaiheessa tarkasteta. Joissakin hanketyypeissä väliraportointiin voi myös liittyä hanketuen toinen maksuerä. 

6. Osallistu koulutuksiin

Järjestämme rahoituksen saaneille hankkeille koulutusta muun muassa hankkeiden hallinnoinnista ja viestinnästä. Et siis jää yksin hankkeesi kanssa, vaan saat meiltä tukea hankkeesi laadukkaaseen toteuttamiseen. Pääset myös verkostoitumaan muiden samantyyppisiä hankkeita toteuttavien kanssa ja saat heiltä arvokasta vertaistukea. 

7. Varaudu hankkeen tarkastukseen

Opetushallitus tekee osaan hankkeista erilaisia seuranta- ja tarkastuskäyntejä, joiden tarkoituksena on varmistaa hankkeen tavoitteiden saavuttaminen, projektihallinnon toimivuus sekä hanketuen asianmukainen käyttö. Tarkastuksia voidaan tehdä sopimuskauden aikana (esimerkiksi sisällön ja talouden tarkastus) tai hankkeen päättymisen jälkeen (tilintarkastus). 

8. Laadi ja lähetä loppuraportti

Hankkeenne päättymisen jälkeen teillä on 60 vuorokautta aikaa toimittaa hankkeen loppuraportti. Raportti arvioidaan Opetushallituksessa ja/tai ulkopuolisen asiantuntijan toimesta. Saatte hankkeenne toteutuksesta kirjallisen palautteen. Loppuraportin hyväksymisen jälkeen maksamme teille hanketuen viimeisen erän yleensä 60 vuorokauden sisällä. Loppumaksun määrä pohjautuu loppuraportin laatuarviointiin ja hyväksyttyihin kuluihin.

Yhteistyöhankkeiden alla on kaksi eri toimintoa:

• pienimuotoiset kumppanuushankkeet (KA210)
• kumppanuushankkeet (KA220)

Alta löydät ohjeet näiden molempien toimintotyyppien hallinnointiin. 

Viesti hankkeestasi, jotta kiinnostava toiminta ja sen tulokset leviävät! Erasmus+ -hankkeesta ja sen saamasta rahoituksesta viestiminen on myös yksi edellytys rahoituksen saamiselle. Tarkemmat ohjeet ja logot löydät viestintäohjeet-sivultamme.

Voit myös toimia Instagramissa Suomen kansallisena Erasmus+ -lähettiläänä. Lue lisää alta.