Tältä sivulta löydät tietoa opiskelijan ja hänen huoltajansa tietojen luovuttamisesta opiskeluhuoltopalveluille.
Pöydällä on oppikirja, kyniä sekä penaali.
Kuva: Niina Rodionoff

Tältä sivulta löydät koulutuksen järjestäjille suunnatun tukimateriaalin keskeisestä lainsäädännöstä, joka koulutuksen järjestäjän on huomioitava luovuttaessaan opiskelijoiden ja heidän huoltajiensa tietoja opiskeluhuoltopalveluille. Myös opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisten on hyvä tutustua tukimateriaaliin. Tämän kappaleen lopusta löydät tiivistelmän, johon on koottu tukimateriaalin keskeinen sisältö.

Tukimateriaalin kappaleissa 2 ja 3 käsitellään henkilötietojen luovuttamisen perusteita, eli mitä henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan, mitkä ovat luovuttamisen lakisääteiset edellytykset sekä mitä koulutuksen järjestäjän on huomioitava erilaisia tiedonluovutustapoja määriteltäessä. Kappaleessa 4 käsitellään tarkemmin sitä, milloin opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen perustuu lakiin ja milloin tietojen luovutukseen on pyydettävä suostumus.

Tukimateriaalin kappaleissa 5–8 kerrotaan, mitä tietoja koulutuksen järjestäjä voi luovuttaa koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon (ml. suun terveydenhuolto), opiskeluhuollon kuraattoripalveluihin, opiskeluhuollon psykologipalveluihin sekä mitä tietoja koulutuksen järjestäjä voi luovuttaa opiskeluhuoltopalveluiden edustajalle silloin, kun tämä vastaa monialaisen asiantuntijaryhmän koollekutsumisesta. Tukimateriaalin lopussa kappaleissa 9–13 käsitellään tietojen luovuttamista prosessina, eli tietopyyntöjen käsittelyä, päätöksentekoa sekä mahdollisten sopimusten laatimista. 

Kappaleesta 14 löydät otsikkotasolla suorat linkit usein kysyttyihin kysymyksiin, jotka on laadittu tukimateriaalin perusteella. Näitä kysymyksiä ovat muun muassa:
-    Mitä tietoja koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon (terveydenhoitajat, lääkärit)?
-    Mitä tietoja koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa suun terveydenhuoltoon?
-    Mitä tietoja koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa opiskeluhuollon kuraattoripalveluihin?
-    Mitä tietoja koulutuksen järjestäjä saa luovuttaa opiskeluhuollon psykologipalveluihin?
-    Voiko Opetushallitus linjata, onko opiskelijahallintojärjestelmässä tai sen käyttöliittymässä (kuten Wilmassa tai muussa vastaavassa) toteutettu tietojen luovutus lainmukainen?
-    Voidaanko koulutuksen järjestäjän käyttöliittymää (kuten Wilmaa tai vastaavaa) käyttää opiskeluhuoltopalvelujen ajanvaraukseen ja muuhun asiaan liittyvään opiskeluhuoltopalvelujen viestintään?

Tukimateriaalin kappaleeseen 15 on listattu tukimateriaalin perusteena oleva keskeinen lainsäädäntö.

Tukimateriaalin kappaleisiin on sisällytetty opetus- ja kulttuuriministeriön vetämässä arkkitehtuurityössä laaditut prosessikaaviot. Arkkitehtuurityö tehtiin yhteistyössä, johon osallistuivat opetus- ja kulttuuriministeriön ja Opetushallituksen lisäksi sosiaali- ja terveysministeriö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Visma Oy ja Kuntien Tiera Oy. Arkkitehtuurikaavioiden toteutuksesta vastasi CSC – Tieteen tietotekniikan keskus. 

Koulutuksen järjestäjällä tarkoitetaan tässä tukimateriaalissa esi- ja perusopetuksen, lukio- ja ammatillisen koulutuksen, tutkintokoulutukseen valmentavan koulutuksen (TUVA), työhön ja itsenäiseen elämään valmentavan koulutuksen (TELMA) sekä vapaan sivistystyön oppivelvollisuuskoulutuksen järjestäjää oppilas- ja opiskelijahuoltolain 1 §:n mukaisesti. Opiskelijalla tarkoitetaan myös esi- ja perusopetuksen lasta tai oppilasta. Opiskeluhuoltopalveluilla tarkoitetaan koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoa sekä opiskeluhuollon kuraattori- ja psykologipalveluja. Huoltajalla tarkoitetaan opiskelijan huoltajaa tai tämän muuta laillista edustajaa. Tukimateriaalissa ei käsitellä esiopetusikäisen lapsen neuvolapalveluja.

Webinaarin materiaalit
Tukimateriaalin tiivistelmä
Tukimateriaalin tiivistelmä (pdf, 736.04 KB)
Takaisin ylös

Koulutuksen järjestäjä kerää erilaisia tietoja opiskelijoista ja heidän huoltajistaan. Opiskelijoihin ja huoltajiin liittyvät tiedot ovat henkilötietoja. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi- ja yhteystiedot, sekä opiskelijan koulutukseen liittyvät tiedot kuten poissaolo-, arvosana-, päätös- ja muut vastaavat tiedot. Opiskelijoista ja heidän huoltajistaan kerätyistä tiedoista muodostuu henkilörekistereitä, joiden tietoja tyypillisesti säilytetään ja käsitellään koulutuksen järjestäjän opiskelijahallinto- tai muussa vastaavassa järjestelmässä. Tiettyjä rekistereihin kuuluvia asiakirjoja saatetaan säilyttää myös paperiasiakirjoina.

Koulutuksen järjestäjä kerää opiskelijoiden ja huoltajien tietoja pääsääntöisesti lakisääteisen koulutuksen järjestämistä varten. Tätä tarkoitusta varten muodostuvaa henkilörekisteriä kutsutaan tässä tekstissä opiskelijarekisteriksi. Opiskelijarekisterin nimestä ei ole erikseen säädetty, joten nimeämiskäytännöt saattavat vaihdella eri koulutuksen järjestäjien välillä. Opiskelijarekisteriin sisältyy yleensä muun muassa opiskelijan ja hänen huoltajansa nimi- ja yhteystiedot, opiskelijan henkilötunnus, poissaolotiedot, arvosanat ja suoritetut opinnot, sekä opiskelijan pedagogisen tuen tarpeeseen liittyviä asiakirjoja. Eri koulutusmuotoja koskevat tiedot muodostavat erilliset rekisterit. Koulutuksen järjestäjä kerää opiskelijoiden ja näiden huoltajien tietoja myös opiskeluhuoltorekisteriin, joka on opiskelijarekisteristä erillinen rekisteri. Opiskeluhuoltorekisterin nimestä, sisällöstä ja sen tietojen luovuttamisesta on säädetty erikseen opiskeluhuoltolaissa. Rekistereiden tunnistaminen ja erottaminen on tärkeää, sillä esimerkiksi tietojen luovutuksen perusteena oleva sääntely vaihtelee osittain rekisterien välillä. 

Henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta vastaa rekisterinpitäjä. Opiskelijarekisterin ja opiskeluhuoltorekisterin osalta rekisterinpitäjänä toimii koulutuksen järjestäjä. Koulutuksen järjestäjä on siten vastuussa siitä, että näissä rekistereissä olevia tietoja käsitellään lainmukaisesti niiden koko elinkaaren ajan. Käsittelyllä tarkoitetaan kaikkia henkilötietoihin kohdistuvia toimia, kuten tietojen luovuttamista toiselle viranomaiselle. 

Henkilötietojen luovuttamisesta on kyse esimerkiksi silloin, kun koulutuksen järjestäjä antaa opiskelijaa tai hänen huoltajaansa liittyviä tietoja opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisille opiskeluhuoltopalvelujen ja monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi. Tietojen luovuttamisella tarkoitetaan siten muun muassa tilannetta, jossa koulutuksen järjestäjä antaa Wilma- tai muut vastaavat tunnukset kuraattorille, psykologille, lääkärille tai terveydenhoitajalle opiskelijan tai hänen huoltajansa tietojen katsomiseksi omasta tietojärjestelmästään. On kuitenkin tärkeää huomata, että henkilötiedot luovutetaan aina rekisterinpitäjinä toimivien viranomaisten välillä, vaikka tietoja pyytäisi toisen viranomaisen alaisuudessa työskentelevä henkilö. 

Koulutuksen järjestäjän luovutettua tiedot opiskeluhuoltopalveluille, opiskeluhuoltopalveluissa vastataan saatujen tietojen lainmukaisesta käsittelystä ja rekisterinpidon vastuut määräytyvät sitä koskevan lainsäädännön perusteella. Saadut tiedot kirjataan yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa oppilas- ja opiskelijahuoltolain 20 §:n 2 momentin mukaisesti. Opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt (terveydenhoitaja, psykologi ja lääkäri) kirjaavat opiskelijan yksilökohtaista työtä koskevat tiedot potilasasiakirjoihin. Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat opiskelijan yksilökohtaista työtä koskevat tiedot sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin. Potilasasiakirjojen ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen käsittelystä säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetussa laissa (703/2023). 

Koulutuksen järjestäjä vastaa rekisterinpitäjänä siitä, että opiskelijoiden ja huoltajien tietojen luovutus opiskeluhuoltopalveluille on tehty lain mukaisesti. Koulutuksen järjestäjän on siten ennen tietojen luovutusta tarkistettava, että luovutukselle laissa säädetyt edellytykset täyttyvät. Henkilötietojen luovutuksen edellytyksiä käsitellään tarkemmin jäljempänä kappaleessa 3. Koulutuksen järjestäjän on myös pystyttävä jälkikäteen osoittamaan, että käsittely on ollut kaikilta osin lain mukaista. Tätä kutsutaan rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuudeksi. Henkilötietojen käsittelyä ja siihen liittyviä velvoitteita kuten osoitusvelvollisuutta on käsitelty tarkemmin Opetushallituksen tietosuojaoppaassa. 

Takaisin ylös

Koulutuksen järjestäjä vastaa siitä, että sen toteuttama tietojen luovutus opiskeluhuoltopalveluille on tehty lain mukaisesti. Tietojen luovutuksen edellytykset riippuvat siitä, minkälaisia tietoja koulutuksen järjestäjä on luovuttamassa. Esimerkiksi yleiset tiedot koulun toiminnasta ja ajankohtaisista asioista ovat julkisia tietoja, joten niitä voidaan luovuttaa opiskeluhuoltopalveluihin ilman koulutuksen järjestäjän erillistä harkintaa. Tällaisia tietoja ovat muun muassa tiedot oppilaitoksen tapahtumista tai vanhempainilloista. Myös erilaiset koulutuksen järjestäjien laatimat pakolliset suunnitelmat (esim. hyvinvointisuunnitelma, opiskeluhuoltosuunnitelma, kiusaamisen vastainen suunnitelma sekä yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma) ovat lähtökohtaisesti julkisia, joskin niihin sisällytettyjen tietojen salassa pidettävyys on tarkistettava tapauskohtaisesti. Esimerkiksi turvallisuuteen ja varautumiseen liittyvät tiedot ja asiakirjat voivat olla salassa pidettäviä. 

Opiskelijan ja hänen huoltajansa tietojen luovuttaminen on tarkemmin säänneltyä, sillä kyseessä on henkilötietojen luovutus. Koulutuksen järjestäjän on tärkeää tunnistaa, mihin henkilörekisteriin luovutettavat tiedot kuuluvat ja minkä lainsäädännön perusteella luovutuksen laillisuutta arvioidaan. Opiskeluhuoltopalvelujen tarvitsemia tietoja voi sisältyä esimerkiksi opiskeluhuoltorekisteriin, jolloin tietojen luovutukseen sovelletaan oppilas- ja opiskelijahuoltolain 20 §:n 3 momenttia, 22 ja 23 §:ää. Tietojen luovuttaminen opiskeluhuoltorekisteristä edellyttää suostumusta tai tiedon luovuttamiseen oikeuttavaa lainsäännöstä. Opiskeluhuoltopalvelujen tarvitsemia tietoja voi sisältyä myös koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteriin. Opiskelijarekisteristä, siihen kuuluvista tiedoista tai niiden luovuttamisesta ei ole nimenomaisesti säädetty erikseen. Opiskelijarekisterin määritelmää ja sisältöä on käsitelty tarkemmin edellä kappaleessa 2. Opiskelijarekisterin tietojen luovutukseen liittyviä edellytyksiä käsitellään tarkemmin alla.

Takaisin ylös

Ensimmäisenä edellytyksenä tietojen luovuttamiselle opiskelijarekisteristä on, että opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisilla on oikeus saada luovutuksen kohteena olevat tiedot lain tai suostumuksen perusteella. Tähän oikeuteen viitataan jäljempänä tiedonsaantioikeutena. Opiskeluhuoltopalvelujen tiedonsaantioikeudet määräytyvät useiden eri säännösten perusteella. Opiskelijarekisterin tietojen luovuttamiseen sovelletaan yleislakina julkisuuslain säännöksiä. Opiskeluhuoltopalvelujen oikeudesta saada opiskelijarekisteriin kuuluvia salassa pidettäviä tietoja on säädetty erikseen oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa sekä kutakin koulutusmuotoa koskevassa lainsäädännössä. Tiedonsaantioikeuteen liittyviä säännöksiä sisältyy myös kulloinkin soveltuvaan sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntöön. 

Ennen tietojen luovutusta koulutuksen järjestäjän on määriteltävä, ovatko luovutettavat tiedot julkisia vaiko salassa pidettäviä. Sen lisäksi koulutuksen järjestäjän on tarkistettava, luovutetaanko tiedot niitä pyytävälle opiskeluhuoltopalvelulle suoraan lain nojalla vai edellyttääkö tietojen luovutus suostumusta. 

Tietojen julkisuutta ja salassapitoa sekä tietojen luovuttamista on käsitelty tarkemmin Opetushallituksen Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa -oppaassa. Suostumusta ja sen pyytämistä käsitellään jäljempänä tarkemmin kappaleessa 4. 

Takaisin ylös

Toisena edellytyksenä tietojen luovuttamiselle opiskelijarekisteristä on, että tietojen luovutuksessa noudatetaan yleisiä tietosuojaperiaatteita. Yleisistä tietosuojaperiaatteista on säädetty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa ja niitä ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus ja tietojen minimointi, täsmällisyys, eheys ja luottamuksellisuus sekä säilytyksen rajoittaminen. Tietojen luovutuksissa korostuu erityisesti tietojen minimointiperiaate. 

Minimointiperiaatteen mukaan luovutettavien henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on välttämätöntä käsittelyn tarkoituksen kannalta. Koulutuksen järjestäjä voi siten luovuttaa opiskeluhuoltopalveluille vain sellaisia tietoja, joihin opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisilla on tiedonsaantioikeus ja vain siinä laajuudessa, kuin se on välttämätöntä tietojen käyttötarkoituksen eli yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämistä ja toteuttamista varten. Välttämättömyys on arvioitava tapauskohtaisesti, eikä tietoja voida luovuttaa vain varmuuden vuoksi.

Takaisin ylös

Kolmantena edellytyksenä on, että valittu tietojenluovutustapa täyttää laissa säädetyt edellytykset. Viranomainen voi luovuttaa tietoja toiselle viranomaiselle teknisen rajapinnan tai katseluyhteyden välityksellä, tai muulla tavalla. Muita tapoja ovat esimerkiksi antamalla tiedoista kopio tai tuloste tai tiedot sähköisessä muodossa. Teknisen rajapinnan ja katseluyhteyden käytölle on asetettu laissa nimenomaisia edellytyksiä, joiden täyttymistä koulutuksen järjestäjän on arvioitava tapauskohtaisesti. Näistä edellytyksistä johtuen teknistä rajapintaa tai katseluyhteyttä ei välttämättä voida käyttää kaikissa luovutuksissa, vaikka opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisilla olisi tiedonsaantioikeus joihinkin opiskelijarekisterissä oleviin tietoihin. 

Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan tietojenluovutustapaa, jossa tietojenvaihto tapahtuu automaattisesti tietojärjestelmien välillä. Tiedonhallintalain mukaan viranomaisten on pääsääntöisesti toteutettava säännöllisesti toistuva ja vakiosisältöinen, sähköinen tietojen luovuttaminen tietojärjestelmien välillä teknisten rajapintojen avulla, jos vastaanottavalla viranomaisella on tietoihin laissa säädetty tiedonsaantioikeus. Säännöllisesti toistuva ja vakiosisältöinen tietojen sähköinen luovuttaminen voidaan toteuttaa muulla tavalla, jos teknisen rajapinnan toteuttaminen tai käyttö ei ole teknisesti tai taloudellisesti tarkoituksenmukaista. Tiedonhallintalaissa ei ole tarkemmin säädetty säännöllisyydestä, joten tietojen luovuttaminen voi tapahtua esimerkiksi päivittäin, viikoittain, kerran toimikaudessa tai vuodessa. Vakiosisältöisyydellä tarkoitetaan, että tietojärjestelmien välillä välitettävien tietojen rakenne ei merkittävästi muutu luovutusten välillä. Lisäksi, jos teknisen rajapinnan kautta on tarkoitus luovuttaa henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja, luovutettavien tietojen tapauskohtainen tarpeellisuus tai välttämättömyys tietoja saavan viranomaisen tehtävien hoitamiseksi on varmistettava. Teknisen rajapinnan käytölle asetettuja vaatimuksia ja niiden täyttymistä on käsitelty tarkemmin tiedonhallintalautakunnan ohjeistuksessa (ks. linkki alla).

Katseluyhteydellä tarkoitetaan tietojärjestelmään toteutettua, tietoaineiston katselun mahdollistavaa rajattua näkymää. Viranomainen voi avata katseluyhteyden toiselle viranomaiselle sellaisiin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla viranomaisella on tiedonsaantioikeus. Tietoja luovuttava viranomainen vastaa siitä, että järjestelmä tukee katselumahdollisuuden rajaamista vain tiedonsaantioikeuden määrittämiin tarpeellisiin tai välttämättömiin tietoihin. Katseluyhteys tulee toteuttaa siten, että tietoja voidaan hakea ainoastaan yksittäisinä hakuina. Hakukriteerien on siten oltava sellaisia, että niiden perusteella ei voida hakea suurta määrää useita henkilöitä koskevia tietoja. Haun on rajoituttava yhden tai muutamaan kriteerit täyttävän henkilön tietoihin. Katseluyhteyden avaamiselle asetettuja vaatimuksia ja niiden täyttymistä on käsitelty tarkemmin tiedonhallintalautakunnan ohjeistuksessa (ks. linkki alla).

Sähköisen tai paperisen kopion antamisessa on huomioitava mm. julkisuuslain sekä tiedonhallintalain säännökset. Tietojen luovutustavan on tässäkin tapauksessa oltava lainmukainen ja tietoturvallinen. Esimerkiksi tiedonhallintalain tiedonsiirtoa tietoverkossa koskevan säännöksen perusteella opiskelijan tai hänen huoltajansa salassa pidettäviä tietoja ei voida välittää avoimen tietoverkon välityksellä.

Takaisin ylös

Arvioidessaan tietojen luovutusedellytyksiä koulutuksen järjestäjän tulee tarkistaa, tuleeko tiedot luovuttaa suoraan lain nojalla vai onko tietojen luovuttamiseen pyydettävä opiskelijan tai hänen huoltajansa suostumus. Koulutuksen järjestäjän on myös kerrottava tietojen luovutusten yleisistä lähtökohdista tietosuoja-asetuksessa säädetyn mukaisesti. Opiskelijalla ja hänen huoltajallaan on lisäksi lähtökohtaisesti oikeus saada tietää, keille tietoja on luovutettu ja millä perusteella. Rekisteröityjen informointia on käsitelty tarkemmin Opetushallituksen tietosuojaoppaassa (ks. linkki alla).

Silloin kun opiskeluhuoltopalveluista pyydetään opiskelijan tai hänen huoltajansa tietoja suostumukseen perustuen, opiskeluhuoltopalvelut vastaavat suostumuksen pyytämisestä ja sen yhteydessä tarvittavien tietojen antamisesta opiskelijalle tai tämän huoltajalle. 

Lainsäädännössä on useita säännöksiä, joissa säädetään koulutuksen järjestäjän velvoitteesta tietojen luovuttamiseen tai opiskeluhuoltopalvelujen oikeudesta tietojen saamiseen. Yksilökohtainen opiskeluhuolto perustuu vapaaehtoisuuteen sekä yhteistyöhön opiskelijan ja hänen huoltajansa kanssa, mutta osa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa toteutettavasta tietojen luovutuksesta perustuu suoraan lakiin eikä suostumusta tällöin pyydetä. Tukimateriaalin kappaleissa 5–8 on käsitelty yksityiskohtaisesti sitä, milloin tietojen luovutus opiskeluhuoltopalveluille perustuu lakiin ja milloin suostumukseen. Alla muutamia muita käytännön esimerkkejä.

Esimerkki 1. Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 16 §:n mukainen yhteydenotto. Jos oppilaitoksen työntekijä arvioi, että opiskelija tarvitsee opiskeluhuoltopalveluja, hänen on otettava viipymättä yhteyttä koulu- tai opiskeluterveydenhuollon työntekijään (terveydenhoitaja/lääkäri) tai opiskeluhuollon psykologiin tai kuraattoriin yhdessä opiskelijan kanssa. Oppilaitoksen työntekijän on samalla annettava tiedossaan olevat tuen tarpeen arvioimiseksi tarvittavat tiedot. Velvoite koskee koko oppilaitoksen henkilökuntaa ja yhteydenoton syyksi riittää oppilaitoksen työntekijän huoli opiskelijan terveydestä, hyvinvoinnista tai muusta työntekijän havaitsemasta tai hänen tietoonsa tulleesta ongelmasta, johon oppilaitoksen työntekijä arvioi opiskelijan tarvitsevan opiskeluhuoltopalveluja. 

Yhteydenotto tulisi ensisijaisesti tehdä yhdessä opiskelijan kanssa. Jos yhteydenottoa ei ole mahdollista tehdä yhdessä, opiskelijalle on annettava tieto yhteydenotosta ja mahdollisuus keskustella yhteydenottoon liittyvistä syistä. Lähtökohtaisesti tulisi pyrkiä siihen, että tieto toimitettaisiin opiskelijalle ennen yhteydenottoa. Myös opiskelijan huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle on annettava tieto yhteydenotosta opiskeluhuollon työntekijään, jollei oppilas- ja opiskelijahuoltolain 18.2 §:ssä tai muussa laissa säädetä toisin.

Yhteistyö ja avoimuus opiskelijan kanssa on tärkeää luottamuksen säilyttämiseksi ja yhteydenotto tulisi ensisijaisesti tehdä yhdessä opiskelijan kanssa. Oppilaitoksen työntekijän yhteydenotto opiskeluhuoltopalveluihin ja tietojen antaminen opiskelijan tuen tarpeen arvioimiseksi on lakisääteinen velvoite, eikä lain mukaan edellytä opiskelijan suostumusta.

Esimerkki 2. Asian käsittely opiskelijan tueksi koottavassa monialaisessa asiantuntijaryhmässä perustuu opiskelijan (tai tapauskohtaisesti hänen huoltajansa) suostumukseen, mutta ryhmään kuuluvat ammattilaiset voivat ryhmässä käydyn keskustelun lisäksi vaihtaa keskenään salassapitovelvoitteiden estämättä sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi. Näiltä osin tietojen luovutus perustuu oppilas- ja opiskeluhuoltolain 23.2 §:n, eikä siihen pyydetä suostumusta. Pyydettäessä suostumusta asiantuntijaryhmän kokoamiseen opiskelijalle ja huoltajalle tulee kertoa tästä samalla syntyvästä oikeudesta tietojen vaihtamiseen. Oikeus tietojen vaihtamiseen päättyy, kun monialaisen asiantuntijatyöryhmän työ päättyy. Monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenillä on lisäksi oikeus pyytää neuvoa opiskelijan asiassa tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta ja ilmaista heille siinä tarkoituksessa salassa pidettäviä tietoja siten kuin asiasta on julkisuuslain 26.3 §:ssä säädetty. Tässä tilanteessa tietojen luovutus perustuu oppilas- ja opiskeluhuoltolain 19.3 §:n sekä mainittuun julkisuuslain säännökseen. 

Esimerkki 3. Perusopetuslain mukaisessa oppimisen ja koulunkäynnin tuessa lähtökohtana on yhteistyö ja vuorovaikutus oppilaan ja hänen huoltajansa kanssa. Oppimisen ja koulunkäynnin tuessa ei ole kyse opiskeluhuollosta eikä se edellytä oppilaan tai hänen huoltajansa suostumusta. Oppilaan tietojen käsittely perustuu siten suoraan lakiin silloin, kun kyse on perusopetuslain 16 a §:ssä säädetystä moniammatillisesta käsittelystä tehostetun tuen aloittamiseksi ja järjestämiseksi tai 17.3 §:n mukaisesta selvityksestä erityisen tuen tarpeen arvioimiseksi. 

Esimerkki 4. Oppivelvollisen koulutuksen järjestäminen, ohjaus ja valvontavastuun toteuttaminen sekä opiskelupaikan osoittaminen. Oppivelvollisuuslain 23.4 §:n mukaisesti rehtorilla ja oppivelvollisen opetukseen osallistuvalla opettajalla on lain 4 §:ssä tarkoitetussa koulutuksessa oikeus saada salassapitosäännösten estämättä oppivelvollisen koulutuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot opiskeluhuoltotyöhön osallistuvilta. Lisäksi oppivelvollisen asuinkunnassa oppivelvollisuuden ohjaus- ja valvontavastuuta hoitavalla on oikeus saada salassapitosäännösten estämättä lain 14 §:ssä säädetyn ohjaus- ja valvontavastuun toteuttamiseksi sekä opiskelupaikan osoittamiseksi välttämättömät tiedot opiskeluhuoltotyöhön osallistuvilta. Tietojen luovutus näissä tilanteissa perustuu suoraan lakiin, eikä niihin pyydetä suostumusta.

Esimerkki 5. Suostumukseen perustuvasta tietojen luovutuksesta on kyse esimerkiksi silloin, kun opiskelija siirtyy toisen koulutuksen järjestäjän koulutukseen. Oppilas- ja opiskelijahuoltolain 23.3 §:n mukaisesti aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä opiskelijan (tai tapauskohtaisesti hänen huoltajansa) suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää opiskeluhuoltorekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia opiskeluhuollon jatkuvuuden kannalta. 

Takaisin ylös

Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon palvelut ovat lakisääteisiä terveydenhuollon palveluja ja niiden järjestämisestä vastaa hyvinvointialue. Kouluterveydenhuolto on peruskoululaisten maksuton terveyspalvelu, joka on saatavilla koulupäivien aikana. Toisen asteen opiskeluterveydenhuoltoon sisältyy terveyspalvelujen lisäksi sairaanhoito. Koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon kuuluvat muun muassa terveystarkastukset.

Koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon ovat oikeutettuja oppilaitosten opiskelijat ja tämän vuoksi koulu- ja opiskeluterveydenhuollon työntekijät tarvitsevat tiedon palvelun piiriin kuuluvista henkilöistä. 

Terveystarkastusten järjestämistä varten koulu- ja opiskeluterveydenhuolto (ml. suun terveydenhuolto) saa tiedot kaikista opiskelijoista, joille tarkastuksia ollaan lain mukaan järjestämässä. Alla olevassa kaaviossa 1 on kuvattu tähän liittyvä opiskelijoiden tietojen luovutus. Kaaviossa toimijaksi on määritelty terveydenhoitaja, mutta kaaviota sovelletaan vastaavasti suun terveydenhuollon edustajaan, jonka tehtäviin kuuluu tarvittavien tietojen pyytäminen koulutuksen järjestäjältä. Luovutettaviksi tiedoiksi on tunnistettu yksittäisen opiskelijan kohdalla nimi ja syntymäaika, jotka tarvitaan opiskelijan yksilöimiseksi sekä opiskelijan luokka- tai ryhmätieto. 

Koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimija (terveydenhoitaja tai lääkäri, suun terveydenhuollon edustaja) on tarvittaessa yhteydessä opiskelijan huoltajiin. Tähän tarkoitukseen hän pyytää ja saa huoltajien nimet ja yhteystiedot sekä huoltajien tiedoksisaantioikeudet käyttöönsä oppilaitoksen johdolta tai koulutuksen järjestäjän nimeämältä henkilöltä. 

Muussa kuin terveystarkastuksen järjestämiseen liittyvässä työssä koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimija (terveydenhoitaja tai lääkäri) määrittelee, mitä oppilaitoksen ylläpitämiä tietoja opiskelijan tuen tarpeen arvioinnissa, tukemisessa tai jatkohoitoon ohjauksessa tarvitaan. Näiden tietojen saamiseksi koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimija tarvitsee joko opiskelijan tai alaikäisen opiskelijan huoltajan suostumuksen, riippuen opiskelijan itsenäisestä päätöskyvystä. Koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimija arvioi, pystyykö alaikäinen opiskelija päättämään itsenäisesti itseään koskevien tietojen luovuttamisesta vai tarvitseeko suostumusta kysyä huoltajalta.

Arvionsa pohjalta koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimija pyytää suostumusta joko opiskelijalta itseltään tai huoltajalta. Mikäli suostumusta pyydetään huoltajilta eikä näiden yhteystietoja ole käytettävissä, koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimija pyytää ja saa huoltajien nimet, yhteystiedot ja tiedoksisaantioikeudet oppilaitoksen johdolta tai koulutuksen järjestäjän nimeämältä henkilöltä.

Alla olevassa taulukossa 1 kuvataan tiivistettynä tietojen luovutus koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä koulu- ja opiskeluterveydenhuoltoon (ml. suun terveydenhuolto). Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon toimijoista tietoja pyytää yleensä terveydenhoitaja, mutta myös lääkärillä on oikeus käsitellä koulutuksen järjestäjältä saatuja tietoja. Suun terveydenhuollon käyttöön tietoja pyytää vastaavasti se henkilö, jonka tehtäviin tietojen pyytäminen kuuluu, mutta myös suuhygienistit ja hammaslääkärit saavat käsitellä näitä tietoja. 

Jos taulukossa mainituissa tilanteissa koulu- tai opiskeluterveydenhuollolle (ml. suun terveydenhuolto) on välttämätöntä luovuttaa taulukon ensimmäisellä ja kolmannella rivillä mainituissa tilanteissa salassa pidettäviä henkilötietoja, koulu- tai opiskeluterveydenhuollon toimijan tiedonsaantioikeus perustuu oppilas- ja opiskelijahuoltolain 23 §:n 2 momenttiin, kun toimija osallistuu opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen. Tällä perusteella voidaan luovuttaa taulukon ensimmäisellä ja kolmannella rivillä mainitut välttämättömät tiedot myös silloin, kun opiskelijalla tai tämän huoltajalla on ns. turvakielto, tai kun opiskelija opiskelee erityisoppilaitoksessa. Tietojen salassa pidettävyydestä sekä mahdollisesta turvakiellosta on kerrottava tietojen luovutuksen yhteydessä. Tietojen luovutustavan tietoturvallisuus on varmistettava.

Liitteet
Kaavio 1 (pdf, 75.09 KB)
Tekstivastine kaavio 1 (pdf, 73.02 KB)
Taulukko 1 (pdf, 104.79 KB)
Takaisin ylös

Kuraattori antaa opiskelijoille tukea ja ohjausta haasteissa, joita voi olla esimerkiksi sosiaalisissa suhteissa, tunne-elämässä ja elämänhallinnassa. Tällaisen tuen ja ohjauksen tarve voi olla pitkäkestoista ja edellyttää laajaa tiedon saantia opiskelijan tilanteesta. Kuraattori voi joskus myös antaa opiskelijalle ohjausta ja neuvontaa ilman varsinaista asiakkuutta esimerkiksi muihin palveluihin hakeutumisesta. Kuraattoripalvelut ovat sosiaalihuollon palveluja ja niiden järjestämisestä vastaa hyvinvointialue. Koulutuksen järjestäjällä on opiskelijoihin liittyviä tietoja, joiden luovuttamista kuraattoripalveluiden käyttöön kuvataan alla olevassa kaaviossa 2. Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen kuraattorille edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi kuraattoripalveluun.

Yhteydenotto kuraattoripalveluihin voi tapahtua monella eri tavalla. Yhteyttä voi ottaa opiskelija itse mutta myös esimerkiksi hänen huoltajansa tai opettaja. Yhteydenottajalla ei ole merkitystä tilanteen etenemisen kannalta. Tämän vuoksi kaaviossa ei ole määritelty yhteydenottajaa tarkemmin. Ensimmäisessä vaiheessa kuraattori tarkistaa, että opiskelija on oikeutettu kuraattoripalveluihin. Oppilaitoksen johto tai koulutuksen järjestäjän nimeämä henkilö luovuttaa tätä tarkoitusta varten tarvittavat luokka/ryhmä -tiedot ja opiskelijan syntymäajan. 

Kuraattori arvioi kuraattoripalvelujen tarpeen ja kiireellisyyden. Hän on tarvittaessa yhteydessä opiskelijan huoltajiin. Oppilaitoksen johto tai koulutuksen järjestäjän nimeämä henkilö luovuttaa tähän tarkoitukseen kuraattorille huoltajien nimet ja yhteystiedot sekä huoltajien tiedoksisaantioikeudet.

Kuraattori määrittelee palvelujen tarpeen ja kiireellisyyden arviota tehdessään ja/tai myöhemmin kuraattoripalvelua toteuttaessaan, mitä oppilaitoksen ylläpitämiä tietoja hän tarvitsee. Kuraattorin tiedonsaantioikeus perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 64 §:n 1 momenttiin. Kuraattori esittää lakiin perustuvan pyynnön ja kun tiedot arvioidaan säännöksen mukaisesti välttämättömäksi, on tiedot luovutettava ilman suostumusta.

Alla olevassa taulukossa 2 kuvataan tiivistettynä tietojen luovutus koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä opiskeluhuollon kuraattoripalveluihin. Jos taulukossa mainituissa tilanteissa kuraattorille on välttämätöntä luovuttaa salassa pidettäviä henkilötietoja, kuraattorin tiedonsaantioikeus perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 64 §:n 1 momenttiin. Näillä perusteilla koulutuksen järjestäjä voi luovuttaa taulukossa mainitut, välttämättömät tiedot kuraattoripalveluille myös silloin, kun opiskelijalla tai tämän huoltajalla on ns. turvakielto, tai kun opiskelija opiskelee erityisoppilaitoksessa. Tietojen salassa pidettävyydestä sekä mahdollisesta turvakiellosta on kerrottava tietojen luovutuksen yhteydessä. Tietojen luovutustavan tietoturvallisuus on varmistettava.

Liitteet
Kaavio 2 (pdf, 220.9 KB)
Tekstivastine kaavio 2 (pdf, 74.91 KB)
Taulukko 2 (pdf, 112.06 KB)
Takaisin ylös

Hyvinvointialueen terveydenhuolto järjestää opiskelijoille psykologipalveluita, jotka ovat koulu- ja opiskeluterveydenhuollon sekä kuraattoripalveluiden tavoin lakisääteisiä, vapaaehtoisia, maksuttomia sekä luottamuksellisia. Psykologit tukevat opiskelijan oppimista, koulunkäyntiä, opiskelua, sosiaalisia ja psyykkisiä valmiuksia sekä hyvinvointia ja edistävät mielenterveyttä. Tällainen tuki ja ohjaus edellyttää usein myös sitä, että psykologi saa tietoa opiskelijan tilanteesta. Koulutuksen järjestäjällä on opiskelijoihin liittyviä tietoja, joiden luovuttamista psykologipalveluiden käyttöön kuvataan alla olevassa kaaviossa 3. Opiskelijan ja tämän huoltajan tietojen luovuttaminen psykologille edellyttää, että opiskelijan asia on tullut hoidettavaksi opiskeluhuollon psykologipalveluun.

Psykologipalvelu käynnistyy sillä, että jokin taho ottaa yhteyttä psykologiin opiskelijan asiassa. Yhteyttä voi ottaa opiskelija itse mutta myös esimerkiksi tämän huoltaja tai opettaja. Tämän vuoksi kaaviossa ei ole määritelty yhteydenottajaa tarkemmin. Ensimmäisessä vaiheessa psykologi tarkistaa, että opiskelija on oikeutettu psykologipalveluihin. Oppilaitoksen johto tai koulutuksen järjestäjän nimeämä henkilö luovuttaa tätä tarkoitusta varten tarvittavat luokka-/ryhmä -tiedot ja opiskelijan syntymäajan. Psykologi on tarvittaessa yhteydessä opiskelijan huoltajiin. Tähän tarkoitukseen psykologi pyytää ja saa huoltajien nimet ja yhteystiedot sekä huoltajien tiedoksisaantioikeudet käyttöönsä oppilaitoksen johdolta tai koulutuksen järjestäjän nimeämältä henkilöltä.

Psykologi määrittelee ne opiskelijaa koskevat tiedot, joita katsoo tarvitsevansa opiskelijan tilanteeseen perehtymisessä ja opiskelijan tarvitseman tuen ja ohjauksen tarjoamisessa. Näiden tietojen luovuttaminen edellyttää opiskelijan tai hänen huoltajansa suostumusta. Kaaviossa tietoihin on viitattu tietoryhmittäin, mutta suostumusta pyydettäessä tiedot tulisi yksilöidä riittävällä tarkkuudella niin, että opiskelija tai tämän huoltaja tietää yksiselitteisesti, mitä tietoja psykologille luovutetaan. 

Alaikäisen opiskelijan kohdalla psykologi arvioi, pystyykö opiskelija päättämään itsenäisesti itseään koskevien tietojen luovuttamisesta vai tarvitseeko suostumusta kysyä huoltajalta. Arvionsa pohjalta psykologi pyytää suostumusta joko opiskelijalta itseltään tai huoltajalta. Mikäli suostumusta pyydetään huoltajilta eikä näiden yhteystietoja ole käytettävissä, psykologi pyytää ja saa huoltajien nimet, yhteystiedot ja tiedoksisaantioikeudet oppilaitoksen johdolta tai koulutuksen järjestäjän nimeämältä henkilöltä.

Alla olevassa taulukossa 3 kuvataan tiivistetysti tietojen luovutus koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä opiskeluhuollon psykologipalveluihin. Jos taulukon kahdella ensimmäisellä rivillä mainituissa tilanteissa on välttämätöntä luovuttaa psykologille salassa pidettäviä henkilötietoja, psykologin tiedonsaantioikeus perustuu oppilas- ja opiskelijahuoltolain 23 §:n 2 momenttiin silloin, kun psykologi osallistuu opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen. Tällä perusteella koulutuksen järjestäjä voi luovuttaa taulukossa olevat välttämättömät tiedot psykologipalveluille myös silloin, kun opiskelijalla tai tämän huoltajalla on ns. turvakielto, tai kun opiskelija opiskelee erityisoppilaitoksessa. Tietojen salassa pidettävyydestä sekä mahdollisesta turvakiellosta on kerrottava tietojen luovutuksen yhteydessä. Tietojen luovutustavan tietoturvallisuus on varmistettava.

Liitteet
Kaavio 3 (pdf, 374.8 KB)
Tekstivastine kaavio 3 (pdf, 77.33 KB)
Taulukko 3 (pdf, 107 KB)
Takaisin ylös

Opiskelijan tuen tarpeen selvittäminen ja tuen järjestäminen voi joskus edellyttää useamman eri alan ammattilaisen erityisalan osaamista ja asiantuntijoiden yhteistyötä. Tällaisessa tilanteessa muodostetaan tarpeellisiksi katsotuista asiantuntijoista koostuva monialainen asiantuntijaryhmä, joka selvittää tuen tarvetta ja järjestää tarvittavaa tukea oppilas- ja opiskelijahuoltolain 14 §:n mukaisesti. Opiskelijan tai tämän huoltajan suostumus on edellytys monialaisen asiantuntijaryhmän kokoamiselle sekä kunkin asiantuntijan osallistumiselle opiskelijan asian ja tietojen käsittelemiseen.

Tapahtumaketju käynnistyy sillä, että jokin kyseisen opiskelijan opiskeluhuoltoon osallistuva opiskeluhuoltopalvelujen tai oppilaitoksen henkilökunnan edustaja ilmaisee opiskelijaan liittyvän huolensa ja pitää monialaisen asiantuntijaryhmän perustamista tarpeellisena. Koollekutsujana voi toimia esimerkiksi opettaja, terveydenhoitaja, kuraattori tai psykologi. Tarvittaessa opiskeluhuoltopalvelujen sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö arvioi alaikäisen opiskelijan kyvyn tehdä itsenäisesti itseään koskevia päätöksiä hoidettavassa asiassa. Koollekutsuja kysyy tämän arvion perusteella suostumusta monialaisen asiantuntijaryhmän perustamiseen joko opiskelijalta itseltään tai hänen huoltajaltaan. Mikäli suostumusta pyydetään huoltajilta eikä näiden yhteystietoja ole käytettävissä, oppilaitoksen johto tai koulutuksen järjestäjän nimeämä henkilö luovuttaa koollekutsujalle pyynnöstä huoltajien nimet, yhteystiedot ja tiedoksisaantioikeudet suostumuksen pyytämistä varten.

Mikäli suostumusta monialaisen ryhmän perustamiselle ei saada, monialaisen asiantuntijaryhmän perustamiseen liittyvä tapahtumaketju päättyy. Opiskelijan tuki voi kuitenkin jatkua esimerkiksi opiskeluhuoltopalveluina, jotka jatkuvat riippumatta siitä, perustetaanko monialaisista ryhmää vaiko ei.

Laissa todetaan, että monialaisen asiantuntijaryhmän työskentelyyn opiskelijan tai hänen huoltajansa suostumuksella osallistuvat asiantuntijat voivat ilmaista toisilleen kaikki asian hoitamisen kannalta välttämättömiksi katsomansa salassa pidettävätkin tiedot sekä konsultoida muita asiantuntijoita oppilas- ja opiskelijahuoltolain 23 §:n mukaisesti. Opiskelijaa ja tarvittaessa hänen huoltajaansa informoidaan asianmukaisesti ryhmän toimintaperiaatteista, muun muassa siitä, että monialaisen asiantuntijaryhmän työskentelyyn osallistuvilla oppilaitoksen henkilökuntaan kuuluvilla on oikeus tuoda ryhmän muiden jäsenten tietoon opiskelijan tietoja oppilaitoksen opiskelijarekisteristä niiltä osin kuin näitä pidetään asian hoitamisen kannalta välttämättöminä.

Alla olevassa, opiskeluhuollon tietoarkkitehtuuria kuvaavassa kaaviossa 4 kuvataan tietojen luovutus koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä tilanteessa, jossa opiskeluhuoltopalvelujen edustaja tarvitsee huoltajien tietoja voidakseen pyytää suostumusta monialaisen asiantuntijaryhmän perustamiseen. Kaaviossa ei kuitenkaan käsitellä monialaisen asiantuntijaryhmän toimintaa ja tähän liittyvää tiedonvaihtoa muutoin, eikä toimintaan liittyviä kirjauksia koulutuksen järjestäjän ylläpitämään opiskeluhuoltorekisteriin. Kaavioon ei ole kuvattu turvakiellon alaisten tietojen käsittelyä.

Alla olevassa taulukossa 4 kuvataan tiivistetysti tietojen luovutus koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä tilanteessa, jossa opiskeluhuoltopalvelujen edustaja tarvitsee huoltajien tietoja voidakseen pyytää suostumusta monialaisen asiantuntijaryhmän perustamiseen. Jos taulukossa mainitussa tilanteessa on välttämätöntä luovuttaa salassa pidettäviä henkilötietoja, opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisen tiedonsaantioikeus perustuu oppilas- ja opiskelijahuoltolain 23 §:n 2 momenttiin silloin, kun ammattilainen osallistuu opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen. Tällä perusteella koulutuksen järjestäjä voi luovuttaa taulukossa olevat tiedot suostumuksen pyytämiseksi myös silloin, kun opiskelijalla tai tämän huoltajalla on ns. turvakielto, tai kun opiskelija opiskelee erityisoppilaitoksessa. Tietojen salassa pidettävyydestä sekä mahdollisesta turvakiellosta on kerrottava tietojen luovutuksen yhteydessä. Tietojen luovutustavan tietoturvallisuus on varmistettava.

Liitteet
Kaavio 4 (pdf, 390.78 KB)
Tekstivastine kaavio 4 (pdf, 74.94 KB)
Taulukko 4 (pdf, 101.36 KB)
Takaisin ylös

Opiskeluhuoltopalveluiden tietotarpeet voivat kohdistua oppilaitoksen toimintaan liittyviin tietoihin tai koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisterissä oleviin henkilötietoihin. Niiltä osin kuin opiskeluhuoltopalvelut tarvitsevat tietoja oppilaitoksen yleisestä toiminnasta, kuten tapahtumista ja vanhempainilloista, sekä oppilaitoksen lakisääteisistä julkisista suunnitelmista ja yhteisöllisestä opiskeluhuollosta, koulutuksen järjestäjä ja opiskeluhuoltopalvelut voivat vapaasti määritellä paikallisesti parhaat yhteistyötä tukevat ratkaisut tietojen välitystä varten. 

Niiltä osin kuin opiskeluhuoltopalveluiden tietotarpeet kohdistuvat koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteriin, kyseessä on julkisuuslain mukainen henkilötietojen luovuttaminen toiselle viranomaiselle. Koulutuksen järjestäjän kannalta kyse on hallintoasiasta, joka on kirjattava ja käsiteltävä koulutuksen järjestäjän toimintaan sovellettavan lainsäädännön sekä niihin perustuvien koulutuksen järjestäjän sisäisten ohjeiden mukaisesti. Myös tietosuoja-asetuksen mukainen osoitusvelvollisuus edellyttää, että koulutuksen järjestäjä pystyy hallussaan olevan dokumentaation perusteella osoittamaan toimineensa luovutuksissa lain edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten välillä käynnistyy tyypillisesti kirjallisen tietopyynnön laatimisella. Tietopyynnössä tietoja pyytävä viranomainen kuvaa yleensä mitä tietoja pyydetään luovutettavaksi, mihin säännöksiin tiedonsaantioikeudet (laki tai suostumus) perustuvat sekä millä tavalla tiedot pyydetään luovutettavan. Tietopyynnön saatuaan tietoja luovuttava viranomainen arvioi tietojen luovuttamisen edellytykset, pyytää tarvittaessa lisätietoja sekä tekee ratkaisun tietojen luovuttamisesta tai luovuttamatta jättämisestä julkisuuslain 14 §:n 4 momentin mukaisessa määräajassa. Jos tiedot voidaan luovuttaa, luovuttamisesta ei tarvitse tehdä valituskelpoista hallintopäätöstä. Koulutuksen järjestäjän on kuitenkin huolehdittava siitä, että ratkaisun tietojen luovuttamisesta on tehnyt se henkilö, joka on toimivaltainen päättämään asiasta esimerkiksi hallintosäännön ja/tai sen nojalla annetun delegointipäätöksen perusteella. Sen sijaan, jos tietoja ei kokonaan tai joiltain osin voida luovuttaa tietopyynnön mukaisesti, tietoja pyytäneelle viranomaiselle on aina tarjottava mahdollisuutta saada asiassa valituskelpoinen hallintopäätös. 

Tietopyyntöjä laatiessa voidaan hyödyntää erilaisia mallilomakkeita, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen malliasiakirjapohjaa (ks. linkki alla). Mallipohja on laadittu yksittäisiä tietojenluovutuksia varten, mutta sitä voidaan hyödyntää apuna myös esimerkiksi suunniteltaessa toistuvia tietojenluovutuksia, joista on mahdollista tehdä sopimus. Mallipohjien käytössä on kuitenkin huomioitava, että koulutuksen järjestäjä ei voi asettaa tietojen luovuttamisen edellytykseksi tietyn lomakkeen käyttämistä. Riittävää on, että tiedon pyytäjä on antanut kirjallisesti riittävän selvityksen tietojen luovuttamisen edellytysten arvioimiseksi. 

Tietopyyntöjen laatimisessa voidaan hyödyntää paikallisesti alla olevaa arkkitehtuurityöryhmässä laadittua koostetta, johon on tiivistetty yleisellä tasolla muun muassa opiskeluhuoltopalveluiden ammattilaisten tietotarpeet, käsittelyn tarkoitukset sekä oikeudet tietojen käsittelyyn. Tiedonhallintaa, tietopyyntöjen käsittelyä ja niihin liittyvää päätöksentekoa käsitellään puolestaan tarkemmin Opetushallituksen Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa -oppaassa. 

Tietojen luovuttamisesta ei yleensä tehdä sopimusta, sillä koulutuksen järjestäjän on viranomaisena päätettävä, voidaanko tiedot luovuttaa pyydetyllä tavalla. Sopimus voi kuitenkin olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun tietoja on mahdollista luovuttaa teknisen rajapinnan tai katseluyhteyden välityksellä. Näihin ratkaisuihin voi liittyä esimerkiksi käytännön toteutukseen liittyviä asioita, joista on tarpeen sopia koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden järjestäjän välillä. Sopimus voi olla hyödyllinen myös silloin, jos koulutuksen järjestäjän ja opiskeluhuoltopalveluiden järjestäjän välillä on tarvetta sopia yhteisestä toimintamallista toistuvien tietopyyntöjen käsittelyä varten, vaikka tietojen luovutustapa olisikin muu kuin tekninen rajapinta tai katseluyhteys.

Sopimuksen laatiminen ei siten ole välttämätöntä, mutta joissain tilanteissa se voi olla hyödyllinen keino sopia yhteisistä toimintamalleista tietojenluovutustilanteissa. Samassa sopimuksessa voidaan sopia kerralla tietojen luovutusten käytänteet kaikkien opiskeluhuoltopalvelujen osalta. Sopimiselle ei ole estettä, kunhan sopimuksen ehdot eivät ole ristiriidassa luovutukseen sovellettavan pakottavan lainsäädännön kanssa. Sopimuksen perusteella ei esimerkiksi voida luovuttaa sellaisia tietoja, joihin opiskeluhuoltopalveluilla ei ole tiedonsaantioikeutta, tai sopia sellaisesta tietojen luovuttamisen tavasta, joka ei ole lainmukainen. 

Sopimuspohja voidaan laatia yhteistyössä, mutta yleensä sopimuspohjaa tarjoaa se viranomainen, joka vastaa tietojen luovuttamisesta. Paikallista sopimuspohjaa laatiessa voidaan apuna hyödyntää alla olevaa mallisopimuspohjaa. Mallisopimuspohjan käytössä tulisi huomioida seuraavat asiat:

  • sopimusmallipohjaan on merkitty sinisellä ne kohdat, jotka on täydennettävä paikallisesti,
  • sopimuksen liitteen 1 osalta voidaan paikallisesti valita, otetaanko sopimukseen kaikki 1–4 kappaleet vaiko vain osa niistä,
  • sopimuksen liitteen 1 kappaleiden 1–4 täydentämisessä voi hyödyntää tämän tukimateriaalin sisältöä, erityisesti kappaleita 5, 6, 7 ja 8, 
  • sopimuskauden aikana tietojen luovutuksen perusteena oleva lainsäädäntö tai sen tulkinta voi muuttua, jolloin sopimusta on tarvittaessa päivitettävä vastaavasti,
  • sopijapuolten on tärkeää seurata lainsäädännön muutoksia ja oikeuskäytäntöä sekä niiden vaikutusta sopimuksen sisältöön, jotta tarvittavat muutokset sopimukseen on mahdollista suunnitella ja toteuttaa ajoissa ja että tietojen luovutukset eivät tarpeettomasti keskeydy, 
  • sopimuksen mahdollinen irtisanominen kokonaan tai osittain ei välttämättä poista velvoitetta tietojen luovuttamiseen; ne tiedot on edelleen luovutettava, joiden osalta lakiin säädetyt luovutusedellytykset täyttyvät,
  • sopimuksen hyväksymis- ja allekirjoittamisprosessissa on tarkistettava, kenellä on toimivalta hyväksyä sopimus ja allekirjoittaa se, 
  • sopimuksen hyväksyntää/allekirjoittamista koskevia määräyksiä voi olla esimerkiksi hallintosäännössä ja delegointipäätöksissä, ja hallintosääntö saattaa myös edellyttää, että sopimuksen hyväksymisestä on tehtävä päätös.

Seuraavissa kappaleissa 10–13 käsitellään tietojen luovuttamisen toimijoita sekä erilaisia tietojen luovuttamisen prosesseja kuten tietopyyntöjen käsittelyä ja sopimusten laatimista. Nämä prosessit ovat alla mainitun kaavion 5 mukaisesti: yksittäisen tietopyynnön käsittely ilman sopimusta, toistuvien tiedonluovutusten tietopyynnöt ja niiden käsittely sekä toistuvien tiedonluovutusten sopimusvalmistelu.

Liitteet
Tietotarpeet-kooste (pdf, 158.76 KB)
Sopimuksen Liite 1 (docx, 26.21 KB)
Sopimuksen Liite 2 (docx, 25.24 KB)
Kaavio 5 (pdf, 19.74 KB)
Takaisin ylös

Alla olevassa kaaviossa 6 kuvataan ne toimijat, jotka ovat mukana prosessissa silloin, kun koulutuksen järjestäjä luovuttaa hallussaan olevista oppilas- ja tai opiskelijarekistereistä henkilötietoja opiskeluhuoltopalveluille. Kaavion 6 sisältö on kuvattu kokonaan alla olevassa tekstissä.

Toimijakartan tarkoitus ja kaavion lukuohje. Kaaviossa on kuvattu ne roolit ja toimijat, jotka liittyvät tietojen luovuttamiseen esi- ja perusopetuksessa sekä toisen asteen opetuksessa ylläpidettävistä oppilas- / opiskelijarekistereistä. Ylimmällä tasolla tunnistetaan kaksi roolia: oppilas- /opiskelijarekisterinpitäjä, joka vastaa oppilas- / opiskelijarekisteriin kerätyistä tiedoista, sekä tiedonpyytäjä, joka pyytää saada käsitellä oppilas- / opiskelijarekisteriin kerättyjä tietoja tarkoitukseen, joka ei kuulu oppilas- /opiskelijarekisterin alkuperäisen käyttötarkoituksen piiriin.

Toisessa roolissa oleva toimija ylläpitää tietoja ja toisessa roolissa oleva pyytää saada niitä käyttöönsä. Näiden ylimmän tason roolien sisältä on tunnistettu vielä tarkempia rooleja. Roolilla viitataan asemaan, jossa voi toimia useampia konkreettisia tahoja, mutta joiden toiminta tässä asemassa olisi samankaltaista. 

Rooleja on nimetty vain siltä osin kuin ne liittyvät tietojen luovuttamiseen esi- ja perusopetuksessa sekä toisen asteen opetuksessa ylläpidettävistä oppilas- / opiskelijarekistereistä. Niinpä tässä kaaviossa ei ole kuvattuna sellaisia toimijoita tai rooleja, jotka liittyvät esimerkiksi opetuksen järjestämiseen tai sosiaalihuollon hallintoon. Tästä kaaviosta löytyvät kuitenkin kaikki ne roolit, jotka liittyvät tietojen luovuttamiseen ja esiintyvät muissa tietojen luovuttamiseen liittyvissä kaavioissa.

Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjään liittyvien termien valinta. Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjään liittyvien termien valinnassa on noudatettu seuraavia periaatteita: rekisterinpitäjään liittyen on valittu termit, joita käytetään EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelijä). Lisäksi rekisterinpitäjään liittyen on valittu termit, jotka liittyvät hallintolain mukaiseen asioiden ratkaisemiseen ja jotka eivät johda ajattelemaan, että kyseessä olisi tehtävänimike (valmistelusta vastaava, ratkaisusta vastaava, toimivaltainen viranhaltija).

Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjään liittyvät roolit. Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjään liittyvät roolit ovat seuraavat:

Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä. Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä. Tämä tarkoittaa sitä, että oppilas- / opiskelurekisterinpitäjä määrittelee oppilas- / opiskelijarekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Tämän vuoksi oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen määrittelemällä tavalla vastuussa niiden rekisteröityjen tietosuojasta, joiden tietoja rekisteriin on tallennettu. 

Rekisterinpitäjän on toteutettava tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietosuojan toteutumiseksi. Rekisterinpitäjä on vastuussa muun muassa tietojen käsittelyn laillisuudesta, kuten esimerkiksi luovuttamista koskevista päätöksistä. Asiaratkaisu kuuluu rekisterinpitäjän henkilökunnasta sille henkilölle, jonka tehtäviin tietojen luovuttamista koskeva ratkaisu on määritelty kuuluvaksi.

Henkilötietojen käsittelijä. Henkilötietojen käsittelijä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee oppilas- / opiskelijarekisteriin tallennettavia ja tallennettuja henkilötietoja oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjän lukuun. 

Henkilötietojen käsittelijä on tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjästä erillinen taho, jonka kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus niistä velvoitteista, joilla pyritään takaamaan rekisteröityjen tietosuojan toteutuminen henkilötietoja käsiteltäessä. Tässä toimijakartassa henkilötietojen käsittelijä on kuitenkin piirretty osaksi rekisterinpitäjää, koska rekisterinpitäjä on tahojen välisen sopimuksen kautta ohjausvastuussa ja käyttää ohjausvaltaa suhteessa henkilötietojen käsittelijään. Henkilötietojen luovuttamista oppilas- / opiskelijarekisteristä opiskeluhuoltopalveluiden ammattilaisten käyttöön kuvaavissa kaavioissa henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan myös sellaista tietojen käytännön ylläpidosta vastaavaa tahoa, joka toimii osana rekisterinpitäjän organisaatiota, eli ei pelkästään ulkoista tahoa, jonka kanssa on solmittu sopimus.

Henkilötietojen käsittelijä on vastuussa siitä, että se toteuttaa henkilötietojen käytännön käsittelyn tietoturvallisesti ja rekisterinpitäjän kanssa solmitun sopimuksen tai työn hoitamisesta annettujen ohjeiden ja määräysten mukaisesti.

Valmistelusta vastaava. Valmistelusta vastaava on taho, joka ei ratkaise asiaa, mutta vastaa asian selvittämisestä ja ratkaisuehdotuksen tekemisestä. Tietopyyntöön liittyen valmistelusta vastaava esimerkiksi selvittää, onko tietopyynnön esittäjä toimittanut riittävät tiedot asian ratkaisemiseksi ja mikäli näin on, onko tietopyynnön esittäjä tuonut esille riittävät perustelut eli käsittelyn tarkoituksen ja tiedonsaantioikeuden perusteet, joiden vuoksi hänelle tulisi luovuttaa pyydetyt tiedot. Säännöllisesti toistuviin tiedonluovutuksiin liittyvän sopimuksen valmistelusta vastaava käy tiedonpyytäjän kanssa tarvittavat neuvottelut ja työstää sopimustekstiä tilanteen vaatimalla tavalla. On myös mahdollista, että valmistelusta vastaava ja ratkaisusta vastaava taho ovat jossain tilanteessa yksi ja sama henkilö tai että molemmat tehtävät on esimerkiksi määritelty samaan virkaan kuuluviksi.

Ratkaisusta vastaava. Ratkaisusta vastaava on taho, joka tekee ratkaisun asiassa. Tietopyyntöön liittyen ratkaisija päättää, luovutetaanko tiedot niitä pyytäneelle taholle ja säännöllisesti toistuviin tietojen luovutuksiin liittyvässä sopimusasiassa ratkaisija päättää, solmitaanko tietojen pyytäjän kanssa ehdotetun kaltainen sopimus. On myös mahdollista, että valmistelusta vastaava ja ratkaisusta vastaava taho ovat yksi ja sama henkilö tai että molemmat tehtävät on määritelty samaan virkaan kuuluviksi.

Toimivaltainen viranhaltija. Toimivaltaisella viranhaltijalla viitataan sellaiseen tahoon, joka pystyy virka-asemansa tai tehtävänsä perusteella suorittamaan kaaviossa kuvatun toimenpiteen, esimerkiksi solmimaan samansisältöisenä toistuvia tiedonluovutuksia koskevan sopimuksen.

Tiedonpyytäjään liittyvien termien valinta. Tiedonpyytäjään liittyvien termien valinnassa on noudatettu seuraavia periaatteita: ylimmän tason termi on valittu niin, että se viittaa vain rooliin tiedon luovuttamisessa oppilas- / opiskelijarekisteristä sitä pyytävälle. Muut termit on valittu niin, että ne mahdollisimman hyvin vastaavat sitä tapaa, jolla opiskeluhuoltopalveluiden ammattilaiset hahmottavat oman toimintaympäristönsä

Tiedonpyytäjään liittyvät roolit ja toimijat. Tiedonpyytäjään liittyvät roolit ovat seuraavat:

Tiedonpyytäjä. Tiedonpyytäjä on yleisrooli, joka kattaa kaikki ne opiskeluhuoltopalveluihin liittyvät tahot, jotka pyytävät oppilas- / opiskelijarekisteriin kerättyjä tietoja. Niinpä esimerkiksi terveydenhuoltoon kuuluvassa kouluterveydenhuollossa toimiva lääkäri ja sosiaalihuoltoon kuuluva kuraattori voivat toimia tiedonpyytäjänä.

Terveydenhuolto. Terveydenhuolto viittaa toiminnalliseen kokonaisuuteen, jonka tavoitteena on edistää ja ylläpitää terveyttä, hyvinvointia, toimintakykyä sekä kaventaa terveyseroja, etenkin tarjoamalla ehkäiseviä, korjaavia ja kuntouttavia terveyspalveluita.

Kouluterveydenhuolto. Kouluterveydenhuolto viittaa siihen terveydenhuollon osaan, jota tarjotaan opiskeluhuoltopalveluina peruskoulun tai muun perusasteen oppilaitoksen oppilaalle. Tämä on erotettu opiskeluterveydenhuollosta, koska perusasteen oppilaiden kohdalla huoltajien rooli poikkeaa eräissä tiedonpyyntötilanteissa siitä, mikä huoltajien rooli on toisen asteen oppilaitosten opiskelijoiden kohdalla.

Kouluterveydenhuolto on tässä kaaviossa esitetty roolina, koska oppilaita koskeviin tietoihin pyydetään käsittelyoikeus kaikille kouluterveydenhuoltoon kuuluville toimijoille niissä tilanteissa, kun nämä toimivat kouluterveydenhuollon roolissa. Tämä tarkoittaa sitä, että kouluterveydenhuollossa toimivat lääkäri tai esimerkiksi sijaisena toimiva terveydenhoitaja saavat nähdä vakinaisen terveydenhoitajan pyytämät tiedot, mikäli he tarvitsevat niitä siihen käyttötarkoitukseen, johon niitä on alun perin pyydetty. 

Opiskeluterveydenhuolto. Opiskeluterveydenhuolto viittaa siihen terveydenhuollon osaan, jota tarjotaan opiskeluhuoltopalveluina toisen asteen oppilaitoksen opiskelijoille. Tämä on erotettu perusasteen oppilaille tarjottavasta kouluterveydenhuollosta, koska perusasteen oppilaiden kohdalla huoltajien rooli poikkeaa eräissä tiedonpyyntötilanteissa siitä, mikä huoltajien rooli on toisen asteen oppilaitosten opiskelijoiden kohdalla.

Opiskeluterveydenhuolto on tässä kaaviossa esitetty roolina, koska opiskelijoita koskeviin tietoihin pyydetään käsittelyoikeus kaikille opiskeluterveydenhuoltoon kuuluville toimijoille niissä tilanteissa, kun nämä toimivat opiskeluterveydenhuollon roolissa. Tämä tarkoittaa sitä, että opiskeluterveydenhuollossa toimivat lääkäri tai esimerkiksi sijaisena toimiva terveydenhoitaja saavat nähdä vakinaisen terveydenhoitajan pyytämät tiedot, mikäli he tarvitsevat niitä siihen käyttötarkoitukseen, johon niitä on alun perin pyydetty. 

Suun terveydenhuolto. Suun terveydenhuolto viittaa siihen terveydenhuollon osaan, joka liittyy suun terveyteen. Suun terveydenhuolto on tässä kaaviossa esitetty roolina, koska oppilaita ja opiskelijoita koskeviin tietoihin pyydetään käsittelyoikeus kaikille suun terveydenhuoltoon kuuluville toimijoille niissä tilanteissa, kun nämä toimivat suun terveydenhuollon roolissa. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi suun terveydenhuollossa toimivat hammaslääkäri tai sijaisena toimiva suuhygienisti saavat nähdä vakinaisen suuhygienistin tai hammashoitajan pyytämät tiedot, mikäli he tarvitsevat niitä siihen käyttötarkoitukseen, johon niitä on alun perin pyydetty. 

Opiskeluhuollon psykologipalvelut. Opiskeluhuollon psykologipalvelut viittaavat oppilaille ja opiskelijoille tarjottaviin mielenterveyttä ja hyvinvointia sekä oppimista ja koulukäyntiä edistäviin ja ongelmia ennalta ehkäiseviin palveluihin, joita tarjoaa tähän tehtävään osoitettu psykologi. 

Opiskeluhuollon psykologipalvelut on tässä kaaviossa esitetty roolina, koska oppilaita ja opiskelijoita koskeviin tietoihin pyydetään käsittelyoikeus kaikille opiskeluhuollon psykologipalveluihin kuuluville toimijoille niissä tilanteissa, kun nämä toimivat opiskeluhuollon psykologipalvelujen roolissa. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi opiskeluhuollon psykologipalveluissa sijaisena toimiva psykologi saa nähdä vakinaisen psykologin pyytämät tiedot, mikäli hän tarvitsee niitä siihen käyttötarkoitukseen, johon niitä on alun perin pyydetty. 

Sosiaalihuolto. Sosiaalihuolto viittaa toiminnalliseen kokonaisuuteen, jonka tavoitteena on edistää ja ylläpitää hyvinvointia, toimintakykyä ja sosiaalista turvallisuutta, etenkin tarjoamalla ehkäiseviä, korjaavia ja kuntouttavia sosiaalipalveluita.

Opiskeluhuollon kuraattoripalvelut. Opiskeluhuollon kuraattoripalvelut viittaavat siihen tukeen ja ohjaukseen koulunkäyntiin ja oppilaiden kehitykseen liittyvien sosiaalisten ja psyykkisten vaikeuksien ehkäisemiseksi ja poistamiseksi, joita tarjoaa tähän tehtävään osoitettu kuraattori.

Opiskeluhuollon kuraattoripalvelut on tässä kaaviossa esitetty roolina, koska oppilaita ja opiskelijoita koskeviin tietoihin pyydetään käsittelyoikeus kaikille opiskeluhuollon kuraattoripalveluihin kuuluville toimijoille niissä tilanteissa, kun nämä toimivat opiskeluhuollon kuraattoripalvelujen roolissa. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi opiskeluhuollon kuraattoripalveluissa sijaisena toimiva kuraattori saa nähdä vakinaisen kuraattorin pyytämät tiedot, mikäli hän tarvitsee niitä siihen käyttötarkoitukseen, johon niitä on alun perin pyydetty.

Liite
Kaavio 6 (pdf, 134.9 KB)
Takaisin ylös

Alla olevassa kaaviossa 7 on kuvattu tilanne, jossa opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen tai ammattilaiset tarvitsevat oppilas- /opiskelijarekisterissä olevia yksittäisiä, yhteen oppilaaseen tai opiskelijaan liittyviä tietoja. Kaavion 7 sisältö on kuvattu kokonaan alla olevassa tekstissä.

Tietojen luovuttaminen edellyttää, että tiedon pyytäjä pyytää tietoja, esittää syyn tietojen käsittelyyn ja ilmoittaa, mihin pyytäjän tiedonsaantioikeus perustuu. Tietojen luovuttaminen edellyttää myös, että oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä arvioi tietopyynnössä esitetyt perustelut ja ratkaisee niiden pohjalta, voiko tiedot luovuttaa.

Tietopyynnön käsittely on kuvattu normaalina asiankäsittelynä. Käytännön prosessin voi järjestää niin kevyesti, kuin se paikallisesti on mahdollista. Tärkeintä on, että tietojen luovuttamisen yhteydessä on tehty tietopyyntö ja esitetty sille riittävät perustelut, ja että koulutuksen järjestäjä on arvioinut nämä perustelut sekä tehnyt ratkaisun tietojen luovuttamisesta tai luovuttamatta jättämisestä. Kaaviossa kuvatun prosessin tueksi on laadittu tukimateriaalia, jotka löytyvät edeltä kappaleesta 9.

Prosessin kuvauksessa tehtyjä valintoja ja rajauksia. Yksittäisiä tietoja työssään tarvitseva opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen määrittelee joukon tietoja ja laatii näitä koskevan tietopyynnön. Joissakin tilanteissa tietojen käsittelyoikeus perustuu rekisteröidyn eli sen oppilaan tai opiskelijan, jonka tiedoista on kyse, antamaan suostumukseen. Tällainen suostumus tulee hankkia ennen tietopyynnön lähettämistä. Opiskeluhuoltopalveluiden ammattilaisen täytyy myös tunnistaa tehtävässä tarvittavien tietojen välttämättömyys ja pyytää vain näitä tietoja käyttöönsä. Tarvittavien tietojen rajaamista tai suostumuksen hankkimista ei kuvata tässä kaaviossa.

Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on useimmiten kunnan rooli, ja kunnan sisällä asian käsittelyyn osallistuu toimijoita useissa eri rooleissa. Tässä kaaviossa on tunnistettu kolme eri roolia: ensinnäkin päätöksentekoon liittyy kaksi roolia, jotka ovat tietojen luovutusasian valmistelusta vastaava ja tietojen luovutusasian ratkaisusta vastaava toimija. Näiden lisäksi on nimetty henkilötietojen käsittelijä, joka on mahdollisesti kunnan ulkoinen toimija, joka pitää yllä rekisteriä ja siinä olevia tietoja ja esimerkiksi luovuttaa tiedot tai järjestää niihin pääsyn sellaisille tahoille, joille tällainen oikeus on annettu.

On myös mahdollista, että kaikissa edellä mainituissa rooleissa (valmistelusta vastaava, ratkaisusta vastaava, henkilötiedon käsittelijä) toimii yksi ja sama henkilö. Joissain tilanteissa taas valmistelusta vastaamassa ja ratkaisusta vastaamassa on sama henkilö, mutta henkilötietojen käsittelijän roolissa on ulkopuolinen taho, jonka kanssa on tehty käsittelyä koskeva sopimus.

Jos tietoja pitää yllä taho, joka on osa rekisterinpitäjän organisaatiota, ei tämä tarkkaan ottaen ole EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelijä. Tämän tulisi olla rekisterinpitäjään nähden erillinen taho, jonka kanssa rekisterinpitäjällä on sopimus. Tässä kaaviossa henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan kuitenkin myös sellaisia tahoja, jotka toimivat osana rekisterinpitäjän, esimerkiksi kunnan, organisaatiota.

Kunnan normaalien käytäntöjen mukaisesti asian käsittelyyn liittyvistä tapahtumista tehdään merkintöjä asiankäsittelyjärjestelmään tai vastaavaan, jotta asian käsittelyn eteneminen voidaan todeta jälkikäteen. 

Syntyvät asiakirjat arkistoidaan lainsäädännön sekä arkistonmuodostajan sisäisten määräysten ja käytäntöjen mukaisesti. Nämä asiankäsittelyyn liittyvät yleiset tehtävät on selkeyden vuoksi jätetty kaaviosta pois – on kuitenkin kaikkien osapuolten oikeusturvan kannalta tärkeää, että nämä toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhtä huolellisesti kuin muussakin asiankäsittelyssä.

Opiskeluhuoltopalvelujen ammattilaisen tietojen käsittelyoikeus voi perustua lakiin tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Lakiin perustuva oikeus tai rekisteröidyn suostumus tulee esittää tietopyynnön yhteydessä, suostumus esimerkiksi liitteenä tai osana itse tietopyyntöä. Näiden seikkojen ajatellaan sisältyvän tietopyyntöön, eikä niitä ole kaaviossa erikseen mainittu.

Kaavioon on otettu mukaan tilanne, jossa tietopyynnössä on annettu riittämätön määrä tietoja asian ratkaisemiseksi ja valmistelija joutuu pyytämään tietopyynnön täydentämistä. Tietopyynnön täydentäminen on jätetty kaaviosta pois selkeyden vuoksi, mutta tietopyyntöä voidaan täydentää kunnan normaalin asiankäsittelyn tapaan.

Kaaviossa todetaan, että henkilötietojen käsittelijä luovuttaa tiedot tiedonpyytäjälle. Tällä ilmaisulla ei oteta kantaa siihen, millä tavalla tiedonpyytäjälle järjestetään mahdollisuus saada tiedot käyttöönsä; tietojen luovuttamisen tapa ratkaistaan tilanteen ja tarkoituksenmukaisuuden pohjalta.

Turvakieltojen tarkistamista ei ole kuvattu kaavioon sen lukukelpoisuuden varmistamiseksi. Tämä tulee kuitenkin huomioida prosessia käytännössä toteutettaessa joko osana siitä annettua ohjeistusta tai teknistä ratkaisua.

Mikäli päädytään siihen, että pyydettyjä tietoja ei luovuteta kokonaan tai osittain, tulee tiedonpyytäjälle kertoa mahdollisuudesta saada asiaa koskeva valituskelpoinen päätös. Tätä sekä mahdollista päätöksestä valittamista ei ole otettu huomioon kaaviossa sen lukukelpoisuuden varmistamiseksi. Mahdollisissa järjestelmätoteutuksissa ja niihin liittyvissä prosessikuvauksissa on kuitenkin otettava myös nämä vaihtoehdot huomioon.

Prosessin kulku. Prosessi käynnistyy sillä, että opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen eli tiedonpyytäjä lähettää tietopyynnön ja luovutusasian valmistelusta vastaava vastaanottaa sen ja ottaa sen käsittelyyn. Asian käsittelyyn ottamisesta annetaan tieto tiedonpyytäjälle. Tämän jälkeen asiaa valmisteleva tarkistaa tietopyynnön ja pyytää tarvittaessa tiedonpyytäjää täydentämään sitä. 

Kun asian valmistelusta vastaavalla on käytettävissään riittävillä tiedoilla varustettu tietopyyntö, valmistelusta vastaava harkitsee, voidaanko pyydetyt tiedot esitetyillä perusteilla luovuttaa tiedonpyytäjälle. Tässä yhteydessä valmistelusta vastaava tarkistaa myös pyydettyihin tietoihin mahdollisesti liittyvät turvakiellot. Valmistelusta vastaava laatii näkemyksensä mukaisen ehdotuksen asian ratkaisusta vastaavaa tahoa varten.

Asian ratkaisusta vastaava perehtyy laadittuun ehdotukseen ja tekee sen pohjalta ratkaisunsa. Mikäli ratkaisu on myönteinen, tiedonpyytäjän käyttöön järjestetään hänen pyytämänsä tiedot. Mikäli ratkaisu on kielteinen, se annetaan tiedoksi tiedonpyytäjälle, mutta mitään tietoja ei luovuteta. Samassa yhteydessä todetaan, että tiedonpyytäjällä on oikeus halutessaan saada asiasta valituskelpoinen päätös. Tiedonpyytäjällä on oikeus valituskelpoiseen päätökseen myös silloin, jos ratkaisu on ollut osittain kielteinen.

Tämä prosessi tuottaa siis ratkaisun yksittäistä tiedonluovutusta koskevassa asiassa sekä kielteisen ratkaisun yhteydessä myös tätä ratkaisua koskevan tiedoksiannon. Myönteinen tiedonluovutusratkaisu saa aikaan myös sen, että tietopyynnön esittäjälle luovutetaan hänen pyytämänsä tiedot.

Liitteet
Kaavio 7 (pdf, 181.22 KB)
Takaisin ylös

Alla olevassa kaaviossa 8 on kuvattu tilanne, jossa opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen tai ammattilaiset tarvitsevat säännöllisesti oppilas- /opiskelijarekisterissä olevia samansisältöisiä tietoja. Kaavion 8 sisältö on kuvattu kokonaan alla olevassa tekstissä.

Tarve saada säännöllisesti samansisältöisiä tietoja voi esiintyä esimerkiksi terveystarkastusten järjestämisen yhteydessä, sillä tarkastusten järjestäminen edellyttää tietoa oppilaitoksen oppilaista tai opiskelijoista, näiden nimistä, syntymäajoista ja kuulumisesta tiettyyn luokkaan tai ryhmään. Tällaisessa tilanteessa oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä luovuttaa hyvinvointialueelle näitä samansisältöisiä tietoja säännöllisesti eli tilanne toistuu niin ennakoitavana, että voidaan tehdä toistaiseksi voimassa oleva ratkaisu sekä laatia tiedonluovutuksen käytäntöjä ja vastuita yksityiskohtaisemmin määrittelevä sopimus.

Tietojen luovuttaminen edellyttää kuitenkin lainsäädännön mukaan myös tässä tapauksessa sitä, että tiedon tarvitsija pyytää tietoja, esittää syyn tietojen käsittelyyn sekä ilmoittaa, mihin pyytäjän tiedonsaantioikeus perustuu. Tietojen luovuttaminen edellyttää myös, että oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä arvioi tietopyynnössä esitetyt perustelut ja ratkaisee niiden pohjalta, voiko tiedot luovuttaa. Niiltä osin kuin tietojen luovutuksen perusteet ja sisältö pysyvät vakiosisältöisenä eli samana, sopimuksessa voidaan sopia tietojen toistuvasta luovuttamisesta esim. kouluvuosittain yhden tietopyynnön perusteella.

Tietopyynnön käsittely on kuvattu normaalina asiankäsittelynä. Käytännön prosessin voi järjestää niin kevyesti, kuin se paikallisesti on mahdollista. Tärkeintä on, että tietojen luovuttamisen yhteydessä on tehty tietopyyntö ja esitetty sille riittävät perustelut, ja että koulutuksen järjestäjä on arvioinut nämä perustelut sekä tehnyt ratkaisun tietojen luovuttamisesta tai luovuttamatta jättämisestä. Kaaviossa kuvatun prosessin tueksi on laadittu tukimateriaalia, jotka löytyvät edeltä kappaleesta 9.

Prosessin kuvauksessa tehtyjä valintoja ja rajauksia. Säännöllisesti samanlaisina toistuvia tietoja työssään tarvitseva opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen määrittelee tarvitsemansa tiedot ja laatii näitä koskevan tietopyynnön, jossa toteaa tiedontarpeen toistuvan säännöllisesti samanlaisena. Opiskeluhuoltopalveluiden ammattilaisen täytyy tunnistaa tehtävässä tarvittavien tietojen välttämättömyys ja pyytää vain näitä tietoja käyttöönsä. Tarvittavien tietojen rajaamista ei kuvata tässä kaaviossa.

Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on useimmiten kunnan rooli, ja kunnan sisällä asian käsittelyyn osallistuu lukuisia toimijoita useissa eri rooleissa. Tässä kaaviossa on tunnistettu kaksi eri roolia: tietojen luovutusasian valmistelusta vastaava ja tietojen luovutusasian ratkaisusta vastaava. 

Kunnan normaalien käytäntöjen mukaisesti asian käsittelyyn liittyvistä tapahtumista tehdään merkintöjä asiankäsittelyjärjestelmään tai vastaavaan. Myös syntyvät asiakirjat arkistoidaan lainsäädännön sekä arkistonmuodostajan sisäisten määräysten ja käytäntöjen mukaisesti.  Nämä asiankäsittelyyn liittyvät yleiset tehtävät on selkeyden vuoksi jätetty kaaviosta pois – on kuitenkin kaikkien osapuolten oikeusturvan kannalta tärkeää, että nämä toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhtä huolella kuin muidenkin asioiden käsittelyn yhteydessä.

Kaavioon on otettu mukaan tilanne, jossa tietopyynnössä on annettu riittämätön määrä tietoja luovutusta koskevan ratkaisun tekemiseksi ja valmistelija joutuu pyytämään tietopyynnön täydentämistä. Tietopyynnön täydentäminen on jätetty kaaviosta pois kaavion selkeyden vuoksi, mutta tietopyyntöä voidaan täydentää kunnan normaalin asiankäsittelyn tapaan.

Prosessin kulku. Prosessi käynnistyy sillä, että opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen eli tiedonpyytäjä lähettää tietopyynnön ja luovutusasian valmistelusta vastaava vastaanottaa sen ja ottaa sen käsittelyyn. Asian käsittelyyn ottamisesta annetaan tieto tiedonpyytäjälle. Tämän jälkeen valmistelusta vastaava tarkistaa tietopyynnön ja pyytää tarvittaessa tiedonpyytäjää täydentämään sitä.

Kun valmistelusta vastaavalla on käytettävissään riittävillä tiedoilla varustettu tietopyyntö, valmistelusta vastaava harkitsee, voidaanko pyydetyt tiedot esitetyillä perusteilla luovuttaa tiedonpyytäjälle. Tässä yhteydessä valmistelija tarkistaa myös pyydettyihin tietoihin mahdollisesti liittyvät turvakiellot. Valmistelija laatii näkemyksensä mukaisen ehdotuksen ratkaisusta vastaavaa varten.

Ratkaisusta vastaava taho perehtyy laadittuun ehdotukseen ja tekee sen pohjalta ratkaisunsa. Mikäli ratkaisu on kielteinen, se annetaan tiedoksi tiedonpyytäjälle, mutta mitään tietoja ei luovuteta. Samassa yhteydessä tuodaan tiedonpyytäjälle tiedoksi, että tämä voi pyytää, että asiasta tehdään valituskelpoinen hallintopäätös. Tiedonpyytäjällä on oikeus valituskelpoiseen päätökseen myös silloin, jos ratkaisu on ollut osittain kielteinen.

Mikäli samansisältöisenä säännöllisesti toistuvia tiedonluovutuksia koskevaa tiedonpyyntöä koskeva ratkaisu on myönteinen, ratkaisu annetaan tiedoksi tiedonpyytäjälle ja lisäksi oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä ryhtyy valmistelemaan tietojen luovutuksen käytännön yksityiskohtia ja osapuolten vastuita käsittelevää sopimusta. 

Tämä prosessi tuottaa siis ratkaisun toistuvaa tiedonluovutusta koskevassa asiassa sekä tätä ratkaisua koskevan tiedoksiannon. Myönteinen tiedonluovutuspäätös käynnistää lisäksi toisen prosessin: säännöllisten tiedonluovutusten sopimusvalmistelun ja sopimusten laatimisen, joka on kuvattu tarkemmin seuraavassa kappaleessa.

Liitteet:
Kaavio 8 (pdf, 139.98 KB)
Takaisin ylös

Alla olevassa kaaviossa 9 on kuvattu tilanne, jossa toistuvaa tiedonluovutusta koskeva tietopyyntö on ratkaistu myönteisesti ja tietojen luovuttamiseen liittyvistä käytännön kysymyksistä ja vastuista halutaan tehdä sopimus. Kaavion 9 sisältö on kuvattu kokonaan alla olevassa tekstissä.

Kaaviossa 9 kuvattu tilanne voi liittyä esimerkiksi terveystarkastusten järjestämiseen, joka edellyttää tietoa oppilaitoksen oppilaista tai opiskelijoista, näiden nimistä, syntymäajoista ja kuulumisesta tiettyyn luokkaan tai ryhmään. Tällaisessa tilanteessa oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä luovuttaa hyvinvointialueelle näitä samansisältöisiä tietoja säännöllisesti, eli tilanne toistuu niin ennakoitavana, että voidaan tehdä toistaiseksi voimassa oleva ratkaisu sekä lisäksi solmia tiedonluovutuksen käytäntöjä ja vastuita yksityiskohtaisemmin määrittelevä sopimus.

Sopimuksen solmimista koskevan ratkaisun tekeminen on kuvattu normaalina ratkaistavan asian käsittelynä. Käytännön prosessin voi järjestää niin kevyesti kuin se paikallisesti on mahdollista. Kaaviossa 9 kuvatun prosessin tueksi on laadittu tukimateriaalia, kuten mallisopimuspohja ja ohje sen käyttöön, jotka löytyvät edeltä kappaleesta 9. Toistuvaa tiedonluovutusta koskevan tietopyynnön käsittelystä on laadittu oma prosessikuvauksensa edellä kappaleessa 12.

Prosessin kuvauksessa tehtyjä valintoja ja rajauksia. Säännöllisesti samanlaisina toistuvia tietoja työssään tarvitseva opiskeluhuoltopalveluiden ammattilainen esittää tietoja koskevan tietopyynnön. Tietopyynnön esittämistä ja käsittelyä ei kuvata tässä kaaviossa.

Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on useimmiten kunnan rooli, ja kunnan sisällä asian käsittelyyn osallistuu lukuisia toimijoita useissa eri rooleissa. Tässä kaaviossa on tunnistettu kolme eri roolia: asian valmistelusta vastaava ja asian ratkaisusta vastaava sekä toimivaltainen viranhaltija.

Kunnan normaalien käytäntöjen mukaisesti asian käsittelyyn liittyvistä tapahtumista tehdään merkintöjä asiankäsittelyjärjestelmään tai vastaavaan. Syntyvät asiakirjat arkistoidaan lainsäädännön sekä arkistonmuodostajan sisäisten määräysten ja käytäntöjen mukaisesti. Nämä asiankäsittelyyn liittyvät yleiset tehtävät on selkeyden vuoksi jätetty kaaviosta pois. On kuitenkin kaikkien osapuolten oikeusturvan kannalta tärkeää, että nämä toimenpiteet suunnitellaan ja toteutetaan yhtä huolella kuin muidenkin asioiden käsittelyn yhteydessä.

Prosessin kulku. Prosessi käynnistyy sillä, että tietopyynnön ratkaisusta vastaava toimittaa sopimusasian valmistelusta vastaavalle tietojen luovuttamista koskevan myönteisen ratkaisun ja sopimusasian valmistelusta vastaava aloittaa käytännön yksityiskohtia ja osapuolten vastuita koskevan sopimuksen valmistelun.

Tämän jälkeen sopimusasian valmistelusta vastaava tarkistaa, onko olemassa soveltuvaa sopimuspohjaa ja – mikäli ei ole – laatii tarvittavan sopimuspohjan. Tässä laatimisella viitataan myös sellaiseen tilanteeseen, jossa aikaisemmin käytössä ollut sopimuspohja päivitetään vastaamaan muuttunutta tilannetta.

Tämän jälkeen sopimusasian valmistelusta vastaava ottaa yhteyttä tietopyynnön esittäneeseen tahoon ja työstää tämän kanssa sopimusta. Mikäli yhteisymmärrystä ei synny, prosessi päättyy. Mikäli yhteisymmärrys syntyy, tietopyynnön esittänyt taho allekirjoittaa sopimuksen sitä koskevien toimivaltamääräysten mukaisesti ja toimittaa sen sopimusasian valmistelusta vastaavalle taholle. Sopimusasian valmistelusta vastaava taho laatii sopimusta koskevan päätösehdotuksen. 

Sopimusasian ratkaiseva taho vastaanottaa päätösehdotuksen ja allekirjoitetun sopimuksen. Mikäli sopimusasian ratkaiseva taho päättää hylätä päätösehdotuksen, prosessi päättyy. Mikäli päätösehdotus hyväksytään, toimivaltainen viranhaltija hyväksyy päätöksen ja allekirjoittaa sopimuksen ja se lähetetään tietopyynnön esittäneelle taholle, joka vastaanottaa sen. Tämän jälkeen prosessi päättyy.

Tämä prosessi tuottaa siis ratkaisun toistuvaa tiedonluovutusta koskevan sopimuksen suhteen sekä kielteisessä tapauksessa tätä ratkaisua koskevan tiedoksiannon ja myönteisessä ratkaisussa allekirjoitetun sopimuksen.

Liitteet
Kaavio 9 (pdf, 218.8 KB)
Takaisin ylös

Alta löydät listauksen kaikista tukimateriaalin yhteydessä usein kysytyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista. Otsikkoa klikkaamalla pääset lukemaan kysymyksen ja vastauksen.

Usein kysyttyä:

Takaisin ylös

Alta löydät linkitykset tukimateriaalin perusteena olevaan keskeiseen lainsäädäntöön.

Takaisin ylös