Utlämnande av uppgifter från utbildningsanordnare till elev- och studerandevårdstjänster

På den här sidan finns stödmaterial riktat till utbildningsanordnare om den centrala lagstiftningen som utbildningsanordnaren bör beakta vid utlämnande av uppgifter om elever eller studerande och deras vårdnadshavare till elev- och studerandevårdstjänsterna. Det lönar sig även för personalen inom elev- och studerandevårdstjänsterna att ta del av stödmaterialet. I slutet av det här kapitlet finns en sammanfattning av det centrala innehållet i stödmaterialet. 

I kapitel 2 och 3 i stödmaterialet behandlas grunderna för utlämnande av personuppgifter, det vill säga vad som avses med utlämnande av personuppgifter, de lagstadgade förutsättningarna för utlämnande av personuppgifter och vad utbildningsanordnaren ska beakta när det gäller olika metoder för att lämna ut uppgifter. I kapitel 4 behandlas närmare när utlämnandet av uppgifter om en elev eller en studerande och dennes vårdnadshavare har sin grund i lagen och när samtycke krävs för att lämna ut uppgifter.

I kapitel 5–8 i stödmaterialet beskrivs vilka uppgifter utbildningsanordnaren kan lämna ut till skol- och studerandehälsovården (inkl. mun- och tandvården) och kurators- och psykologtjänsterna inom elev- och studerandevården samt vilka uppgifter utbildningsanordnaren kan lämna ut till en företrädare för elev- och studerandevårdstjänsterna när denne är sammankallande för en sektorsövergripande expertgrupp. I kapitel 9–13 i slutet av stödmaterialet behandlas processen för utlämnande av uppgifter, det vill säga behandling av begäranden om information, beslutsfattande och utarbetande av eventuella avtal.

I kapitel 14 finns direkta länkar till vanliga frågor och svar som utarbetats utgående från stödmaterialet. I dessa frågor ingår bland annat:

- Vilka uppgifter från utbildningsanordnaren lämna ut till skol- och studerandehälsovården (hälsovårdare, läkare)?
- Vilka uppgifter får utbildningsanordnaren lämna ut till mun- och tandvården?
- Vilka uppgifter får utbildningsanordnaren lämna ut till kuratorstjänsterna inom elev- och studerandevården?
- Vilka uppgifter får utbildningsanordnaren lämna ut till psykologtjänsterna inom elev- och studerandevården?
- Kan Utbildningsstyrelsen slå fast om utlämnandet av uppgifter i det studieadministrativa systemet eller i systemets användargränssnitt (såsom Wilma eller motsvarande) är lagenligt?
- Kan utbildningsanordnarens användargränssnitt (till exempel Wilma eller motsvarande) användas för tidsbokning och kommunikation i anslutning till tidsbokning inom elev- och studerandevården?

I kapitel 15 i stödmaterialet finns en lista över den centrala lagstiftningen som utgör grunden för stödmaterialet.

I stödmaterialet ingår processcheman som utarbetats inom arkitekturarbete under ledning av undervisnings- och kulturministeriet. Arkitekturarbetet har utförts i samarbete av undervisnings- och kulturministeriet och Utbildningsstyrelsen samt social- och hälsovårdsministeriet, Institutet för hälsa och välfärd, Visma Oy och Kuntien Tiera Oy. Arkitekturschemana har utarbetats av CSC – IT-centret för vetenskap. 

Med utbildningsanordnare avses i den här texten anordnare av förskoleundervisning, grundläggande utbildning, gymnasieutbildning, yrkesutbildning, utbildning som handleder för examensutbildning (Hux), utbildning som handleder för arbete och ett självständigt liv (TELMA) och det fria bildningsarbetets utbildning för läropliktiga i enlighet med 1 § i lagen om elev- och studerandevård. Med elev avses här även ett barn i förskoleundervisning. Med elev- och studerandevårdstjänster avses skol- och studerandehälsovård samt kurators- och psykologtjänster inom elev- och studerandevården. Vid citat ur lagstiftningen används begreppet elevhälsa, i övrigt används elev- och studerandevård. Med vårdnadshavare avses här förskolebarnets, elevens eller den studerandes vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare. Med läroanstalt avses här även en skola eller en verksamhetsenhet för förskoleundervisning. I stödmaterialet behandlas inte rådgivningstjänster för barn i förskoleåldern.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att utlämnandet av uppgifter till elev- och studerandevårdstjänsterna sker enligt lagen. Förutsättningarna för utlämnande av uppgifter beror på vilka slags uppgifter utbildningsanordnaren ämnar lämna ut. Allmänna uppgifter om läroanstaltens verksamhet och aktuella ärenden är offentliga uppgifter som kan lämnas ut av utbildningsanordnaren till elev- och studerandevårdstjänsterna utan separat övervägande. Uppgifter av detta slag är till exempel uppgifter om läroanstaltens evenemang eller föräldrakvällar. Även olika obligatoriska planer som utarbetats av utbildningsanordnaren (till exempel plan för välbefinnande, elev- eller studerandevårdsplan, plan för förebyggande av mobbning och likabehandlings- och jämställdhetsplan) är i princip offentliga, även om sekretessen för vissa av uppgifterna i planerna måste kontrolleras från fall till fall. Till exempel kan uppgifter och handlingar som gäller säkerhet och beredskap vara sekretessbelagda.

När det gäller utlämnande av uppgifter om eleven/den studerande och vårdnadshavare finns det fler bestämmelser, eftersom det är fråga om utlämnande av personuppgifter. Det är viktigt att utbildningsanordnaren känner till i vilket personregister uppgifterna som lämnas ut ingår och utgående från vilken lagstiftning lagenligheten hos utlämnandet av uppgifterna bedöms. Uppgifter som elev- och studerandevårdstjänsterna behöver kan till exempel ingå i elev- och studerandevårdsregister. På utlämnandet av uppgifter i dessa register tillämpas 20 § 3 mom., 22 och 23 § i lagen om elev- och studerandevård. Utlämnande av uppgifter i elev- och studerandevårdsregister kräver samtycke eller lagstiftning som berättigar till utlämnandet av uppgifterna. Uppgifter som behövs inom elev- och studerandevårdstjänsterna kan även ingå i utbildningsanordnarens elev- eller studeranderegister. Det finns inga uttryckliga särskilda bestämmelser om elev- eller studeranderegistret, uppgifterna som ingår i registret eller utlämnandet av uppgifterna. Definitionen av elev- eller studeranderegistret och registrets innehåll behandlas närmare ovan i kapitel 2. Förutsättningarna för att lämna ut uppgifter i elev- och studeranderegistret behandlas närmare nedan.

Den andra förutsättningen för utlämnande av uppgifter i elev- eller studeranderegistret är att uppgifterna lämnas ut i enlighet med allmänna dataskyddsprinciper. I EU:s allmänna dataskyddsförordning föreskrivs om allmänna dataskyddsprinciper. Dessa är laglighet, korrekthet och öppenhet, bundenhet till användningsändamålet och uppgiftsminimering, uppgifternas korrekthet, integritet och konfidentialitet samt lagringsminimering. Vid utlämnande av uppgifter framhävs i synnerhet principen om uppgiftsminimering. 

Enligt principen om uppgiftsminimering ska personuppgifterna som lämnas ut vara adekvata, relevanta och inte för omfattande i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas. Utbildningsanordnaren kan alltså endast lämna ut sådana uppgifter till elev- eller studerandevårdstjänsterna som personalen har rätt att få och endast i den omfattning som är nödvändig för uppgifternas användningsändamål, det vill säga för att anordna och genomföra individuell elev- och studerandevård. Vilka uppgifter som är nödvändiga ska bedömas från fall till fall och uppgifter kan inte lämnas ut enbart för säkerhets skull.

När utbildningsanordnaren bedömer förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna ska man kontrollera om uppgifterna kan lämnas ut direkt med stöd av lagen eller om elevens/den studerandes eller vårdnadshavares samtycke krävs för att lämna ut uppgifterna. Utbildningsanordnaren ska också redogöra för de allmänna utgångspunkterna för utlämnandet av uppgifterna i enlighet med dataskyddsförordningen. Eleven eller den studerande och vårdnadshavaren har även i regel rätt att få veta till vem uppgifterna har lämnats ut och på vilken grund. Du kan läsa mer på finska om informationen till de registrerade i Utbildningsstyrelsens dataskyddsguide (se länken nedan).

När uppgifter om eleven/den studerande eller dennes vårdnadshavare begärs av elev- och studerandevårdstjänsterna utgående från samtycke, ansvarar elev- och studerandevårdstjänsterna för att begära samtycke och för att man i samband med detta ger eleven/den studerande eller dennes vårdnadshavare den information som behövs. 

Lagstiftningen omfattar ett flertal bestämmelser om utbildningsanordnarens skyldighet att lämna ut uppgifter och elev- och studerandevårdstjänsternas rätt att få information. Den individuella elev- och studerandevården bygger på frivillighet och samarbete med eleven/den studerande och vårdnadshavarna, men utlämnandet av vissa uppgifter inom den individuella elev- och studerandevården har sin grund direkt i lagen och kräver inte att samtycke begärs. I kapitel 5–8 i stödmaterialet behandlas i detalj när utlämnandet av uppgifter sker med stöd av lagen och när det sker utgående från samtycke. Nedan följer några praktiska exempel.

Exempel 1. Kontakt för att få elev- eller studerandevårdstjänster i enlighet med 16 § i lagen om elev- och studerandevård. Om en anställd vid läroanstalten bedömer att en elev eller studerande är i behov av elev- eller studerandevårdstjänster, ska hen utan dröjsmål ta kontakt med en anställd inom skol- eller studerandehälsovården (hälsovårdare/läkare) eller en kurator eller psykolog inom elev- eller studerandevården tillsammans med eleven/den studerande. Den anställda vid läroanstalten ska i samband med detta lämna ut de nödvändiga uppgifterna för bedömningen av behovet av stöd som hen känner till. Skyldigheten omfattar hela personalen vid läroanstalten. Som orsak till att elev- eller studerandevården kontaktas räcker den anställdas oro för elevens/den studerandes hälsa eller välbefinnande eller något annat problem som den anställda observerat eller underrättats om, som leder till att den anställda bedömer att eleven eller den studerande är i behov av elev- eller studerandevårdstjänster. 

I första hand ska elev- eller studerandevården kontaktas tillsammans med eleven/den studerande. Om det inte är möjligt att kontakta elev- eller studerandevården tillsammans, ska eleven/den studerande informeras om att man har tagit kontakt och ges möjlighet att diskutera orsakerna till att man tagit kontakt. I regel ska man sträva efter att informera eleven/den studerande före man kontaktar elev- eller studerandevården. Även elevens/den studerandes vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare ska informeras om att en anställd inom elev- eller studerandevården kontaktats, om inte något annat föreskrivs i 18 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård eller i någon annan lag.

Samarbete med eleven/den studerande och öppenhet är viktigt för att bevara förtroendet och i första hand ska elev- eller studerandevården kontaktas tillsammans med eleven/den studerande. Att en anställd vid läroanstalten kontaktar elev- eller studerandevårdstjänsterna och att uppgifter lämnas ut för en bedömning av elevens/den studerandes behov av stöd omfattas av en lagstadgad skyldighet och elevens eller den studerandes samtycke krävs inte.

Exempel 2. Behandling av ärendet i en sektorsövergripande expertgrupp som tillsätts till stöd för eleven/den studerande utgår från elevens/den studerandes (eller i vissa fall vårdnadshavarens) samtycke, men de yrkesutbildade personerna i gruppen kan utöver att diskutera sinsemellan trots sekretessen få och lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att den individuella elev- eller studerandevården ska kunna ordnas och genomföras. I detta fall utgår utlämnandet av uppgifter från 23 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård och samtycke för att lämna ut uppgifterna begärs inte. När samtycke begärs för att tillsätta den sektorsövergripande expertgruppen ska eleven/den studerande och vårdnadshavaren informeras om rätten till informationsutbyte som uppkommer i samband med detta. Rätten till informationsutbyte upphör när den sektorsövergripande expertgruppens arbete avslutas. Medlemmarna i den sektorsövergripande expertgruppen har dessutom rätt att be om råd i elevens/den studerandes ärende av de sakkunniga som de anser vara nödvändiga och i detta syfte uppge sekretessbelagda uppgifter på det sätt som föreskrivs i 26 § 3 mom. i offentlighetslagen. I den här situationen utgår utlämnandet av uppgifter från 19 § 3 mom. i lagen om elev- och studerandevård och den ovan nämnda bestämmelsen i offentlighetslagen. 

Exempel 3. Vid stöd för elevens lärande och skolgång enligt lagen om grundläggande utbildning är utgångspunkten samarbete och kommunikation med eleven och elevens vårdnadshavare. Stöd för lärande och skolgång innebär inte elevvård och kräver inte elevens eller vårdnadshavarens samtycke. Behandlingen av elevens uppgifter har alltså sin grund direkt i lagen när det är fråga om inledning och anordnande av intensifierat stöd utgående från en sektorsövergripande bedömning enligt 16 a § eller en utredning för att bedöma behovet av särskilt stöd enligt 17 § 3 mom. i lagen om grundläggande utbildning. 

Exempel 4. Anordnande av läropliktigas utbildning, genomförande av handlednings- och tillsynsansvaret samt anvisande av studieplats. Enligt 23 § 4 mom. i läropliktslagen har rektorn och en lärare som deltar i den läropliktiges undervisning rätt att i den utbildning som avses i 4 § i lagen trots sekretessbestämmelserna få de uppgifter som är nödvändiga för ordnandet av den läropliktigas utbildning av dem som deltar i elev- och studerandevårdsarbetet. Dessutom har den som har handlednings- och tillsynsansvaret i den läropliktiges boendekommun rätt att trots sekretessbestämmelserna få de uppgifter som är nödvändiga av dem som deltar i elev- och studerandevården för att genomföra det handlednings- och tillsynsansvar som föreskrivs i 14 § lagen och anvisa en studieplats. I dessa fall har utlämnandet av uppgifter sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte.

Exempel 5. Utlämnande av uppgifter som utgår från samtycke förekommer till exempel när eleven/den studerande övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning. I enlighet med 23 § 3 mom. i lagen om elev- och studerandevård ska den tidigare utbildningsanordnaren begära samtycke av eleven/den studerande (eller i vissa fall av elevens eller den studerandes vårdnadshavare) till att sådana sekretessbelagda uppgifter i elev- eller studerandevårdsregistret som behövs för kontinuiteten i elev- eller studerandevården får överföras till den nya utbildningsanordnaren.

Kuratorn ger eleverna/de studerande stöd och handledning vid utmaningar med till exempel sociala relationer, känslolivet eller med att hantera det egna livet. Behovet av stöd och handledning av detta slag kan vara långvarigt och förutsätta omfattande tillgång till information om elevens/den studerandes situation. Kuratorn kan ibland också ge eleven/den studerande handledning och rådgivning utan att hen är en egentlig kund, och till exempel anvisa eleven/den studerande att söka sig till andra tjänster. Kuratorstjänsterna är socialvårdstjänster och välfärdsområdet ansvarar för anordnandet av tjänsterna. Utbildningsanordnaren har uppgifter om eleverna/de studerande. I schema 2 nedan beskrivs utlämnande av dessa uppgifter till kuratorstjänsterna. En förutsättning för att uppgifter om eleven/den studerande och dennes vårdnadshavare ska kunna lämnas ut till kuratorn är att elevens/den studerandes ärende sköts av kuratorstjänsten.

Kontakten med kuratorstjänsterna kan inledas på flera olika sätt. Eleven eller den studerande kan själv ta kontakt, men även till exempel vårdnadshavaren eller en lärare kan göra detta. Hur kontakten med kuratorstjänsten inleds har ingen betydelse för hur ärendet fortskrider. Av denna anledning fastställs inte närmare i schemat vem det är som tar kontakt med kuratorstjänsten. Inledningsvis kontrollerar kuratorn att eleven/den studerande har rätt till kuratorstjänster. Ledningen för läroanstalten eller en person som utsetts av utbildningsanordnaren lämnar ut uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp och födelsedatum i detta syfte.

Kuratorn bedömer behovet av kuratorstjänster och hur brådskande behovet är. Kuratorn kontaktar vid behov elevens/den studerandes vårdnadshavare. Ledningen för läroanstalten eller en person som utsetts av utbildningsanordnaren lämnar ut vårdnadshavarnas namn, kontaktuppgifter och uppgifter om vårdnadshavarnas rätt att få information till kuratornför detta .

Kuratorn fastställer vilka uppgifter som upprätthålls av läroanstalten som hen behöver i samband med att hen bedömer behovet av tjänsten och hur brådskande behovet är och/eller senare vid genomförandet av kuratorstjänsten. Kuratorns rätt att få information utgår från 64 § 1 mom. i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023). Kuratorn gör en lagstadgad begäran och om uppgifterna bedöms vara nödvändiga enligt lagen ska de lämnas ut utan samtycke.

I tabell 2 nedan beskrivs i korthet utlämnandet av uppgifter i utbildningsanordnarens elev- eller studeranderegister till kuratorstjänsterna inom elev- och studerandevårdstjänster. Om det i de situationer som anges i tabellen är nödvändigt att till kuratorn lämna ut sekretessbelagda personuppgifter, grundar sig kuratorns rätt att få information på 64 § 1 mom. i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården. Med stöd av detta kan utbildningsanordnaren lämna ut de nödvändiga uppgifter som nämns i tabellen till kuratorstjänsterna även då uppgifterna om eleven/den studerande eller dennes vårdnadshavare omfattas av så kallad spärrmarkering, eller då eleven/den studerande studerar vid en specialläroanstalt. Man ska informera om uppgifternas sekretess samt om eventuella spärrmarkeringar i samband med att uppgifterna lämnas ut. Man ska försäkra sig om att metoden för utlämnandet av uppgifterna är datasäker.

För att reda ut vilket stöd eleven/den studerande behöver och ordna stödet krävs i vissa fall kompetens hos sakkunniga inom flera specialområden och i olika branscher och samarbete mellan sakkunniga. I dessa fall tillsätts en sektorsövergripande expertgrupp av sakkunniga som bedöms vara nödvändiga som utreder behovet av stöd och ordnar det nödvändiga stödet i enlighet med 14 § i lagen om elev- och studerandevård. Elevens/den studerandes eller vårdnadshavarens samtycke är en förutsättning för tillsättandet av den sektorsövergripande expertgruppen och för att var och en av experterna ska kunna delta i behandlingen av elevens/den studerandes ärende och uppgifter.

Processen inleds med att en företrädare för elev- eller studerandevårdstjänsterna som deltar i elevens/den studerandes elev- eller studerandehälsovård eller en medlem i läroanstaltens personal uttrycker sin oro över eleven/den studerande och anser att det är nödvändigt att bilda en sektorsövergripande expertgrupp. Sammankallande för gruppen kan till exempel vara en lärare, hälsovårdare, kurator eller psykolog. Vid behov bedömer en anställd inom elev- och studerandevårdstjänsterna som är yrkesutbildad inom social- och hälsovård elevens/den studerandes förmåga att fatta självständiga beslut som gäller honom eller henne själv. Utgående från detta ber sammankallande om samtycke för att tillsätta den sektorsövergripande expertgruppen av antingen eleven eller den studerande själv eller vårdnadshavaren. Om man ber om vårdnadshavarnas samtycke och deras kontaktuppgifter inte är tillgängliga lämnar läroanstaltens ledning eller en person som utsetts av utbildningsanordnaren på sammankallandes begäran ut vårdnadshavarnas namn, kontaktuppgifter och uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information i syfte att begära samtycke.

Om samtycke till att tillsätta en sektorsövergripande expertgrupp inte fås, avslutas processen med att tillsätta den sektorsövergripande expertgruppen. Stödet till eleven/den studerande kan trots detta fortsätta som elev- eller studerandevårdstjänster, oberoende av om en sektorsövergripande expertgrupp tillsätts eller inte.

I lagen konstateras att medlemmarna i den sektorsövergripande expertgruppen trots sekretessen har rätt att av varandra få och att till varandra lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för att sköta elevens/den studerandes ärende och rätt att rådgöra med andra sakkunniga i enlighet med 23 § i lagen om elev- och studerandevård. Eleven/den studerande och vid behov dennes vårdnadshavare informeras på ett ändamålsenligt sätt om gruppens verksamhetsprinciper, bland annat att medlemmar i läroanstaltens personal som deltar i den sektorsövergripande expertgruppens arbete har rätt att lämna ut elevens/den studerandes uppgifter i läroanstaltens elev- eller studeranderegister till de delar som de anses vara nödvändiga för att sköta elevens/den studerandes ärende.

I schema 4 nedan som beskriver informationsarkitekturen inom elev- och studerandevården beskrivs utlämnandet av uppgifter i utbildningsanordnarens elev- eller studeranderegister i en situation där en företrädare för elev- eller studerandevårdstjänsterna behöver uppgifter om vårdnadshavarna för att kunna begära samtycke till att bilda en sektorsövergripande expertgrupp. I schemat behandlas dock inte den sektorsövergripande expertgruppens verksamhet eller utbytet av information inom verksamheten i övrigt. Anteckningar som gäller verksamheten i elev- eller studerandevårdsregistret som upprätthålls av utbildningsanordnaren behandlas inte heller. I schemat beskrivs inte behandlingen av uppgifter som omfattas av spärrmarkering.

I tabell 4 nedan beskrivs i korthet utlämnandet av uppgifter i utbildningsanordnarens elev- eller studeranderegister i en situation där en företrädare för elev-eller studerandevårdstjänsterna behöver uppgifter om vårdnadshavarna för att kunna begära samtycke till att bilda en sektorsövergripande expertgrupp. Om det i situationen som nämns i tabellen är nödvändigt att lämna ut sekretessbelagda personuppgifter, grundar sig rätten att få information för personalen inom elev- eller studerandevårdstjänsterna på 23 § 2 mom. i lagen om elev- och studerandevård, när den yrkesutbildade personen deltar i anordnandet och genomförandet av den individuella elev- eller studerandevården för eleven/den studerande. Med stöd av detta kan utbildningsanordnaren lämna ut uppgifterna som nämns i tabellen i syfte att begära samtycke även om uppgifterna om eleven/den studerande eller dennes vårdnadshavare omfattas av så kallad spärrmarkering, eller när eleven/den studerande studerar vid en specialläroanstalt. Man ska informera om uppgifternas sekretess samt om eventuella spärrmarkeringar i samband med att uppgifterna lämnas ut. Man ska försäkra sig om att metoden för utlämnandet av uppgifterna är datasäker.

I schema 6 nedan beskrivs de aktörer som deltar i processen när utbildningsanordnaren lämnar ut personuppgifter i elev- eller studeranderegister till elev- och studerandevårdstjänsterna. Innehållet i schema 6 beskrivs i sin helhet i texten nedan.

Kartan över aktörer och läsanvisning för schemat. I schemat beskrivs de roller och aktörer som anknyter till utlämnande av uppgifter i elev- eller studeranderegister som upprätthålls inom förskoleundervisningen och den grundläggande utbildningen samt inom utbildningen på andra stadiet. På den högsta nivån identifieras två roller: en personuppgiftsansvarig som ansvarar för de uppgifter som samlats in i elev- eller studeranderegistret samt en framställare av en begäran om information, som begär att få behandla de uppgifter som samlats in i elev- eller studeranderegistret för ett ändamål som inte omfattas av det ursprungliga användningsändamålet för registret.

Aktören i den ena rollen upprätthåller uppgifterna och aktören i den andra rollen begär att få tillgång till dem. När det gäller dessa roller på högsta nivå har man identifierat ännu mer specifika roller. Med roll avses en ställning som kan innehas av olika konkreta aktörer, vars agerande i denna ställning skulle vara likartat. 

Roller har angetts endast till den del som de hänför sig till utlämnande av uppgifter i elev- eller studeranderegister som upprätthålls inom förskoleundervisningen och den grundläggande utbildningen samt inom utbildningen på andra stadiet. Således beskrivs i detta schema inte sådana aktörer eller roller som har att göra med till exempel anordnandet av undervisningen eller socialvårdens förvaltning. I det här schemat finns dock alla de roller som är förknippade med att lämna ut information och som förekommer i andra scheman som är relaterade till att lämna ut information.

Val av termer med anknytning till den personuppgiftsansvarige för elev- eller studeranderegistret. Följande principer har följts vid valet av termer med anknytning till den personuppgiftsansvarige för ett elev- eller studeranderegister: när det gäller den personuppgiftsansvarige har termer valts som används i EU:s allmänna dataskyddsförordning (personuppgiftsansvarig, personuppgiftsbiträde). När det gäller den personuppgiftsansvarige har dessutom termer valts som anknyter till avgörandet av ärenden enligt förvaltningslagen och som inte för tankarna till yrkesbenämningar (aktör med ansvar för beredningen, aktör med ansvar för avgörandet, behörig tjänsteinnehavare).

Roller med anknytning till den personuppgiftsansvarig för elev- eller studeranderegistret. Rollerna med anknytning till den personuppgiftsansvarige för elev- eller studeranderegistret är följande:

Personuppgiftsansvarig för elev- eller studeranderegistret. Den personuppgiftsansvarige för ett elev- eller studeranderegister är personuppgiftsansvarig i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning. Det här innebär att den personuppgiftsansvarige fastställer ändamålet och metoderna för behandlingen av personuppgifterna i elev- eller studeranderegistret. Därför är den personuppgiftsansvarige ansvarig för dataskyddet för de registrerade vars uppgifter finns införda i elev- eller studeranderegistret på det sätt som fastställs i EU:s allmänna dataskyddsförordning. 

Den personuppgiftsansvarige ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att dataskyddet ska förverkligas. Den personuppgiftsansvarige ansvarar bland annat för att den lagenliga behandlingen av uppgifterna, till exempel beslut om utlämnande av uppgifter. För avgörandet i ärendet ansvarar den medlem i den personuppgiftsansvariges personal, i vars uppgifter avgörandet om utlämnandet av uppgifterna har fastställts ingå.

Personuppgiftsbiträde. Personuppgiftsbiträde är enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning en fysisk eller juridisk person, myndighet, byrå eller annat organ som behandlar personuppgifter i ett elev- eller studeranderegister för en personuppgiftsansvarigs räkning. 

Ett personuppgiftsbiträde är enligt dataskyddsförordningen en fristående aktör med vilken den personuppgiftsansvarige har avtalat om de skyldigheter som syftar till att garantera att de registrerades dataskydd tillgodoses vid behandlingen av personuppgifter. På den här kartan över aktörer har dock personuppgiftsbiträdet förts in som en del av den personuppgiftsansvarige, eftersom den personuppgiftsansvarige genom ett avtal mellan parterna har styrningsansvaret och utövar styrningsmakt i förhållande till personuppgiftsbiträdet. I schemat som beskriver utlämnandet av personuppgifter i elev-eller studeranderegistret till personalen inom elev- och studerandevårdstjänsterna avses med personuppgiftsbiträde även en sådan aktör som ansvarar för det praktiska upprätthållandet av uppgifterna och som är en del av den personuppgiftsansvariges organisation, det vill säga inte enbart en extern aktör med vilken ett avtal har ingåtts.

Personuppgiftsbiträdet ansvarar för att genomföra den praktiska behandlingen av personuppgifterna på ett datasäkert sätt och i enlighet med det avtal som ingåtts med den personuppgiftsansvarige eller de anvisningar och bestämmelser som utfärdats för skötseln av arbetet.

Aktör med ansvar för beredningen. Med denna term avses en aktör som inte avgör ärendet, men som ansvarar för utredningen av ärendet och för att lägga fram ett lösningsförslag. I anslutning till en begäran om information utreder aktören som ansvarar för beredningen till exempel om den som framställer begäran om information har lämnat tillräckliga uppgifter för att avgöra ärendet och, om så är fallet, om den som framställer begäran om information har framfört tillräckliga motiveringar, det vill säga syftet med behandlingen och grunderna för rätten att få information, som innebär att uppgifterna bör lämnas ut till framställaren. Den aktör som ansvarar för beredningen av ett avtal som gäller regelbundet återkommande utlämning av information ska föra de förhandlingar som behövs med framställaren av begäran om information och bearbeta avtalstexten på det sätt som situationen kräver. Det är även möjligt att aktören som ansvarar för beredningen och aktören som ansvarar för avgörandet i vissa situationer är en och samma person eller att båda uppgifterna till exempel ingår i samma tjänst.

Aktör med ansvar för avgörandet. Med denna term avses den aktör som avgör ärendet. I anslutning till en begäran om information beslutar aktören som avgör ärendet om uppgifterna ska lämnas ut till den som begärt dem och i ett avtalsärende som gäller regelbundet återkommande utlämning av uppgifter beslutar aktören som avgör ärendet om ett avtal av föreslaget slag ska ingås med framställaren av begäran om information. Det är även möjligt att den aktör som ansvarar för beredningen och den aktör som ansvarar för avgörandet är en och samma person eller att båda uppgifterna till exempel ingår i samma tjänst.

Behörig tjänsteinnehavare. Med denna term avses en aktör som utifrån sin tjänsteställning eller uppgift kan utföra den åtgärd som beskrivs i schemat, till exempel ingå ett avtal om återkommande standardiserad utlämning av uppgifter.

Val av termer med anknytning till framställaren av begäran om information. Följande principer har följts vid valet av termer som anknyter till framställaren av begäran om information: termen på högsta nivå har valts så att den endast avser rollen vid utlämnandet av uppgifter i ett elev- eller studeranderegister till den som begär uppgifterna. De övriga termerna har valts så att de så väl som möjligt motsvarar det sätt på vilket personalen inom elev- och studerandevårdstjänsterna uppfattar sin egen verksamhetsmiljö.

Roller och aktörer med anknytning till framställaren av begäran om information. Rollerna med anknytning till framställaren av begäran om information är följande:

Framställare av begäran om information. Rollen som framställare av begäran om information är en allmän roll som omfattar alla aktörer inom elev- och hälsovårdstjänsterna som begär uppgifter som samlats in i ett elev- eller studeranderegister. Därför kan till exempel en läkare inom skolhälsovården inom hälso- och sjukvården och en kurator inom socialvården inneha rollen som framställare av begäran om information.

Hälso- och sjukvård. Hälso- och sjukvård avser en funktionell helhet vars syfte är att främja och upprätthålla hälsa, välbefinnande och funktionsförmåga samt att minska hälsoskillnader, framför allt genom att erbjuda förebyggande, korrigerande och rehabiliterande hälsovårdstjänster.

Skolhälsovård. Skolhälsovård avser den del av hälso- och sjukvården som erbjuds i form av elevvårdstjänster till elever inom den grundläggande utbildningen. En åtskillnad har gjorts från studerandehälsovården, eftersom vårdnadshavarnas roll när det gäller begärande av uppgifter om elever i den grundläggande utbildningen i vissa situationer skiljer sig från vårdnadshavarnas roll när det gäller studerande vid läroanstalter på andra stadiet.

Skolhälsovården presenteras i schemat som en roll, eftersom man begär rätt att behandla uppgifter om eleverna för alla aktörer inom skolhälsovården i de situationer då dessa agerar i rollen som skolhälsovård. Detta innebär att en läkare inom skolhälsovården eller till exempel en vikarierande hälsovårdare får se den information som den ordinarie hälsovårdaren har begärt, om de behöver den för det användningsändamål för vilket den ursprungligen begärdes. 

Studerandehälsovård. Studerandehälsovård avser den del av hälso- och sjukvården som erbjuds i form av studerandevårdstjänster till studerande vid läroanstalter på andra stadiet. En åtskillnad har gjorts från skolhälsovården som erbjuds elever i den grundläggande utbildningen, eftersom vårdnadshavarnas roll när det gäller begärande av uppgifter om elever i den grundläggande utbildningen i vissa situationer skiljer sig från vårdnadshavarnas roll när det gäller studerande vid läroanstalter på andra stadiet. 

Studerandehälsovården presenteras i schemat som en roll, eftersom man begär rätt att behandla uppgifter om de studerande för alla aktörer inom studerandehälsovården i de situationer då dessa agerar i rollen som studerandehälsovård. Detta innebär att en läkare inom studerandehälsovården eller till exempel en vikarierande hälsovårdare får se den information som den ordinarie hälsovårdaren har begärt, om de behöver den för det användningsändamål för vilket den ursprungligen begärdes. 

Mun- och tandvård. Mun- och tandvård avser den del av hälso- och sjukvården som har att göra med mun- och tandhälsa. Mun- och tandvården presenteras i schemat som en roll, eftersom man begär rätt att behandla uppgifter om eleverna eller de studerande för alla aktörer inom mun- och tandvården i de situationer då dessa agerar i rollen som mun- och tandvård. Detta innebär till exempel att en tandläkare inom mun- och tandvården eller en vikarierande munhygienist får se den information som den ordinarie munhygienisten eller tandskötaren har begärt, om de behöver den för det användningsändamål för vilket den ursprungligen begärdes. 

Psykologtjänster inom elev- och studerandevården. Psykologtjänster inom elev- och studerandevården avser tjänster som främjar den psykiska hälsan och välbefinnandet samt lärandet och skolgången och förebygger problem. Tjänsterna erbjuds eleverna eller de studerande av en psykolog som utsetts för denna uppgift. Psykologtjänsterna inom elev- och studerandevården presenteras i schemat som en roll, eftersom man begär rätt att behandla uppgifter om eleverna eller de studerande för alla aktörer inom psykologtjänsterna som ingår i elev- och studerandevården i de situationer då dessa agerar i rollen som psykologtjänster inom elev- och studerandevården. Detta innebär till exempel att en vikarierande psykolog inom psykologtjänsterna inom elev- och studerandevården får se den information som den ordinarie psykologen har begärt, om hen behöver den för det användningsändamål för vilket den ursprungligen begärdes. 

Socialvård. Socialvården avser en funktionell helhet vars mål är att främja och upprätthålla välbefinnande, funktionsförmåga och social trygghet, framför allt genom att tillhandahålla förebyggande, korrigerande och rehabiliterande socialvårdstjänster.

Kuratorstjänster inom elev- och studerandevården. Kuratorstjänster inom elev- och studerandevården avser stöd och handledning för att förebygga och eliminera sociala och psykiska svårigheter i anslutning till skolgången och elevernas/de studerandes utveckling som ges av en kurator som anvisats för denna uppgift. Kuratorstjänsterna inom elev- och studerandevården presenteras i schemat som en roll, eftersom man begär rätt att behandla uppgifter om eleverna eller de studerande för alla aktörer inom kuratorstjänsterna som ingår i elev- och studerandevården i de situationer då dessa agerar i rollen som kuratorstjänster inom elev- och studerandevården. Detta innebär till exempel att en vikarierande kurator inom kuratorstjänsterna inom elev- och studerandevården får se den information som den ordinarie kuratorn har begärt, om hen behöver den för det användningsändamål för vilket den ursprungligen begärdes.

I schema 8 nedan beskrivs en situation där en eller flera yrkesutbildade inom elev- eller studerandevårdstjänsterna regelbundet behöver standardiserade uppgifter som finns i elev- eller studeranderegistret. Med standardiserade uppgifter avses att strukturen hos uppgifterna inte förändras avsevärt mellan utlämningstillfällena. Innehållet i schema 8 beskrivs i sin helhet i texten nedan.

Behovet av att regelbundet få standardiserade uppgifter kan förekomma till exempel i samband med anordnandet av hälsoundersökningar, eftersom anordnandet av undersökningarna förutsätter information om eleverna eller de studerande vid läroanstalten, deras namn och födelsedatum samt deras klass eller grupp. I en situation av detta slag lämnar den personuppgiftsansvarig för elev- eller studeranderegistret regelbundet ut dessa standardiserade uppgifter till välfärdsområdet, det vill säga att situationen upprepas så förutsägbart att man kan fatta ett beslut som gäller tills vidare samt utarbeta ett avtal som mer detaljerat definierar tillvägagångssätten och ansvaret vid utlämnandet av uppgifterna.

För att uppgifter ska kunna lämnas ut krävs dock enligt lagstiftningen även i detta fall att framställaren av begäran om information begär uppgifterna, anger orsaken till behandlingen av uppgifterna och anger vad rätten att få information grundar sig på. För att uppgifterna ska kunna lämnas ut krävs även att den personuppgiftsansvarige för elev- eller studeranderegistret bedömer de motiveringar som framförts i begäran om information och utifrån dem avgör om uppgifterna kan lämnas ut. Till den del som grunderna för och innehållet vid utlämnandet av uppgifter förblir det samma, kan man i avtalet avtala om att uppgifterna ska lämnas ut återkommande, till exempel varje skolår, på basis av en enda begäran om information.

Behandlingen av begäran om information beskrivs som normal sakprövning. Den praktiska processen kan göras så enkel som möjligt lokalt. Det viktigaste är att det i samband med utlämnandet av uppgifterna har gjorts en begäran om information och lagts fram tillräckliga motiveringar för den, och att utbildningsanordnaren har bedömt dessa motiveringar samt fattat ett beslut om att lämna ut eller inte lämna ut uppgifterna. Ett stödmaterial har utarbetats till stöd för processen som beskrivs i schemat. Stödmaterialet finns ovan i kapitel 9.

Val och begränsningar vid beskrivningen av processen. En yrkesutbildad person inom elev- och studerandevården som regelbundet behöver standardiserade uppgifter i sitt arbete definierar vilka uppgifter hen behöver och utarbetar en begäran om information för dessa, där hen konstaterar att behovet av standardiserade uppgifter återkommer regelbundet. Den yrkesutbildade personen inom elev- och studerandevårdstjänsterna måste också identifiera vilka uppgifter som är nödvändiga och endast begära tillgång till dessa uppgifter. Begränsningen av de nödvändiga uppgifterna beskrivs inte i det här schemat.

Rollen som personuppgiftsansvarig för elev- eller studeranderegistret innehas vanligtvis av kommunen, och i kommunen deltar ett flertal aktörer i behandlingen av ärendet i flera olika roller. I det här schemat har två olika roller identifierats: aktören med ansvar för beredningen av utlämnandet av uppgifter och aktören med ansvar för avgörandet om utlämnandet av uppgifter. 

I enlighet med kommunens normala praxis görs anteckningar om händelser i anslutning till behandlingen av ärendet i ärendehanteringssystemet eller motsvarande. Även de handlingar som uppkommer arkiveras i enlighet med lagstiftningen samt arkivbildarens interna föreskrifter och praxis. Dessa allmänna uppgifter i anslutning till ärendehanteringen har för tydlighetens skull utelämnats i schemat – det är dock viktigt med tanke på alla parters rättsskydd att dessa åtgärder planeras och genomförs lika omsorgsfullt som vid den övriga ärendehanteringen.

I schemat ingår en situation där en begäran om information innehåller otillräckliga uppgifter för att utlämnandet av uppgifterna ska kunna avgöras och beredaren blir tvungen att be om att begäran om information kompletteras. Komplettering av begäran om information har lämnats bort i schemat för tydlighetens skull, men begäran om information kan kompletteras på samma sätt som vid kommunens normala ärendehantering.

Processens förlopp. Processen inleds med att en yrkesutbildad person inom elev- eller studerandevårdstjänsterna, det vill säga framställaren av begäran om information, skickar begäran om information och aktören med ansvar för beredningen av utlämnandet tar emot begäran och tar upp den till behandling. Framställaren av begäran om information informeras om att ärendet har tagits upp till behandling. Aktören som ansvarar för beredningen granskar därefter begäran om information och ber vid behov framställaren att komplettera begäran.

När aktören som ansvarar för beredningen har tillgång till en begäran om information som är försedd med tillräckliga uppgifter, överväger aktören som ansvarar för beredningen om de begärda uppgifterna kan lämnas ut till framställaren av begäran om information på de grunder som anförts. I samband med detta kontrollerar beredaren också eventuella spärrmarkeringar i anslutning till de begärda uppgifterna. Beredaren utarbetar ett förslag enligt sin uppfattning för aktören som ansvarar för avgörandet.

Aktören som ansvarar för avgörandet sätter sig in i det utarbetade förslaget och avgör ärendet utgående från detta. Om avgörandet är negativt delges det framställaren, men inga uppgifter lämnas ut. I samband med detta informeras framställaren om att det är möjligt att begära att ett överklagbart förvaltningsbeslut fattas i ärendet. Framställaren har även rätt till ett överklagbart beslut om avgörandet delvis har varit negativt.

Om ett avgörande som gäller regelbundet återkommande begäranden om utlämning av standardiserade uppgifter är positivt, delges avgörandet framställaren och dessutom börjar den personuppgiftsansvarige för elev- eller studeranderegistret bereda ett avtal om de praktiska detaljerna vid utlämnandet av informationen och parternas ansvarsområden.

Den här processen resulterar alltså i ett avgörande i ett ärende som gäller återkommande utlämning av uppgifter och delgivning av avgörandet. Ett positivt avgörande om utlämnande av uppgifter inleder dessutom en annan process: avtalsberedning för regelbunden återkommande utlämning av uppgifter och utarbetande av ett avtal, vilket beskrivs närmare i följande stycke.

Nedan finns en lista med vanliga frågor och svar med anknytning till stödmaterialet som helhet. Genom att klicka på rubriken kan du läsa frågan och svaret.