Olemme koonneet tälle sivulle ohjeistusta salassapitoon, tietosuojaan ja tiedon säilyttämiseen liittyen.

Oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta on jokaisen perusoikeus ja lähtökohtaisesti kaikki viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Myös oikeus yksityisyyteen eli yksityiselämän ja henkilötietojen suojaan ovat perusoikeuksia. Käytännössä julkisuusperiaatteen toteuttaminen varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa merkitsee sitä, että jokaiselle, myös ulkopuoliselle, on hänen pyynnöstään annettava tieto julkisesta asiakirjasta. 

Kaikki varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakirjat eivät kuitenkaan ole julkisia. Varhaiskasvatuslaki (13.7.2018/540) sisältää säännöksiä salassapidosta, jonka lisäksi sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).  Varhaiskasvatuksen asiakkuus itsessään ei ole salassa pidettävä tieto. Sen sijaan esimerkiksi lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on salassa pidettävä varhaiskasvatuslain 40 §:n nojalla.

Vanhemmalla tai muulla huoltajalla on oman lapsensa asiassa pääsääntöisesti oikeus saada tieto myös salassa pidettävistä asiakirjoista. Huoltajalle tuleekin antaa tietoa lasta koskevien asioiden käsittelystä, tietojen saannista ja niiden luovuttamisesta sekä salassapidosta. Lisäksi varhaiskasvatuslaissa, esiopetuksen osalta perusopetuslaissa sekä oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa säädetään salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta tietyissä tilanteissa. Lapsen siirtyessä varhaiskasvatuksesta esiopetukseen tai toiselle varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjälle tai esiopetuksesta perusopetukseen sekä monialaista yhteistyötä tehtäessä tulee noudattaa näitä salassapitoa ja tietojen luovuttamista koskevia säännöksiä.

Myös yksityisen palveluntuottajan järjestämässä tai tuottamassa varhaiskasvatuksessa sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia, jossa säädetään salassapidosta ja asianosaisen tiedonsaantioikeudesta sekä tiedon luovuttamisesta salassa pidettävistä asiakirjoista.

Kunnan hankkiessa esiopetuspalvelut yksityiseltä palvelun tuottajalta, kunta vastaa siitä, että palvelut järjestetään perusopetuslain mukaisesti. Yksityisen palveluntuottajan järjestämässä esiopetuksessa tulee siten noudattaa perusopetuslain ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain salassapitoa koskevia säännöksiä. 

Tälle sivulle on koottu ohjeistusta salassapitoon, tietosuojaan ja tiedon säilyttämiseen liittyen.

Varhaiskasvatuksessa salassa pidettävää on ainakin:

  • Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
  • Lapsen tuen tarve, tukitoimet ja tukea koskevat hallintopäätökset
  • Terveyttä, varallisuutta tai henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot (julkisuuslaki 24 §)

Esiopetuksessa salassa pidettävää on ainakin: 

  • Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma/henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma
  • Lapsen tuen tarve, tukitoimet ja tukea koskevat hallintopäätökset
  • Lapsen opiskeluhuoltokertomus
  • Terveyttä, varallisuutta tai henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot (julkisuuslaki 24 §)

Nämä salassapitovelvoitteet koskevat sekä yksityisiä että julkisia varhaiskasvatuspalvelujen ja esiopetuksen järjestäjiä. 

Takaisin ylös

Varhaiskasvatuslain mukaan lapsen varhaiskasvatuksesta vastaavilla henkilöillä ja tuen tarpeen, tukitoimenpiteiden tai niiden toteuttamisen arviointiin osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä varhaiskasvatuksen järjestäjälle ja tuottajalle sellaiset tiedot, jotka ovat varhaiskasvatuksen järjestämisen, tuottamisen ja tuen arvioinnin kannalta välttämättömiä. Tietojen luovuttamisen tavoitteena on turvata lapsen edun mukaisen varhaiskasvatuksen toteutuminen. Tietojen saamista ja luovuttamista koskeva säännös koskee myös tilanteita, joissa lapsi siirtyy kunnan tai yksityisen palveluntuottajan järjestämästä varhaiskasvatuksesta toisen kunnan tai palveluntuottajan järjestämään varhaiskasvatukseen tai joissa varhaiskasvatuksesta siirrytään esiopetukseen tai perusopetukseen.

Varhaiskasvatuksen järjestäjä päättää varhaiskasvatuksen salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen ja vaihtamiseen liittyvät käytännöt. Varhaiskasvatuksen järjestäjä luo myös yhteistyön rakenteet ja tiedon luovuttamisen käytännöt, joiden avulla tiedonsiirto kotoa varhaiskasvatukseen, varhaiskasvatuksen aikana sekä varhaiskasvatuksesta esiopetukseen ja sieltä perusopetukseen ovat mahdollisimman sujuvia. Siirtymävaiheissa tehdään huoltajan kanssa yhteistyötä lapsen edun mukaisesti. Tietojen luovuttamisessa voidaan hyödyntää varhaiskasvatuksen aikana koottuja dokumentteja, joissa kuvataan lapsen kehitystä ja oppimista, sekä lapselle laadittua varhaiskasvatussuunnitelmaa. 

Esiopetuksessa lapsen opiskeluhuoltotyöhön osallistuvilla on salassapidon estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä lapsen opettajalle, päiväkodin johtajalle tai rehtorille ja tämän lain mukaisesta opetuksesta ja toiminnasta vastaavalle viranomaiselle lapsen opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot. Lapsen huoltajan tai muun laillisen edustajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja pyytää myös muilta tahoilta. Esiopetukseen osallistuvan lapsen siirtyessä toisen opetuksen järjestäjän esiopetukseen tai perusopetukseen, on aikaisemman opetuksen järjestäjän salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä.

Takaisin ylös

Lapsen vasuun kirjataan, miten suunnitelmallista ja tavoitteellista kasvatusta, opetusta ja hoitoa toteutetaan kunkin lapsen kohdalla varhaiskasvatuksessa inklusiivisten periaatteiden mukaisesti. Siten lapsen vasuun kirjataan lapsen vahvuudet, kiinnostuksen kohteet, yksilölliset tarpeet sekä asetetaan tavoitteet henkilöstön pedagogiselle toiminnalle. Lapsen vasuun kirjataan myös lapsen mahdollinen kehityksen, oppimisen ja hyvinvoinnin tuki, sen toteuttaminen sekä tuen vaikuttavuuden ja tuen muotojen ja/tukipalveluiden toteutumisen arviointi.

Jos lapsella on jokin pitkäaikainen sairaus, joka vaatii lääkehoitoa, laaditaan hänelle terveydenhuollossa lääkehoitosuunnitelma. Siltä osin kuin lääkehoitosuunnitelmaan sisältyvät tiedot ovat välttämättömiä lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, kirjataan ne lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaan. Jos jollain muulla asialla kuten pakolaistaustalla tai katsomuksellisella taustalla on merkitystä lapsen varhaiskasvatuksen järjestämiseksi, kirjataan ne varhaiskasvatussuunnitelmaan, mutta nämä eivät ole tietoja, jotka kirjataan automaattisesti.

Suositus on, että diagnoosia ei kirjoiteta lapsen pedagogisiin asiakirjoihin. Diagnoosin kirjaaminen ei ole kiellettyä, mutta diagnoosit ja terveystiedot ovat salassa pidettävää tietoa, ja näiden tietojen käsittely edellyttää erityistä huolellisuutta. Lapsen kuntoutuksen järjestämistä koskevia tietoja voi kirjata pedagogiseen asiakirjaan, mikäli se on lapsen varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestämisen kannalta tarpeellista.

Monialaisessa yhteistyössä sovitut yhteistyötavat ja vastuut voidaan kirjoittaa lapsen varhaiskasvatussuunnitelmaan. Kirjattaviin asioihin voivat sisältyä esimerkiksi kuljetusten järjestelyt ja vastuut sekä sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muiden tarvittavien asiantuntijoiden antama ohjaus ja konsultaatio. Lisäksi lapsen vasuun kirjataan monialaisten toimijoiden organisaatiot, nimet ja yhteystiedot. Sen sijaan esiopetukseen osallistuvan lapsen yksilökohtaista opiskeluhuoltoa koskevia asioita ei saa kirjoittaa pedagogisiin asiakirjoihin, vaan pedagogisista asiakirjoista voi käydä ilmi vain se, että lapsi on ohjattu opiskeluhuollon palveluiden piiriin. 

Takaisin ylös

Varhaiskasvatuksen henkilöstöllä on oikeus lapsen varhaiskasvatussuunnitelman tietoihin, joita työtehtävien hoitaminen edellyttää. Tämä koskee myös muun muassa varhaiskasvatuksen supistetun toiminnan aikaa kuten kesäajan toimintaa. Käytännössä voidaan rajata luettavaksi vain se tieto, jonka henkilö tehtävänsä hoitamiseksi tarvitsee. Myös opiskelija voi tarvita harjoittelussaan tietoa lapsen varhaiskasvatussuunnitelmasta. On hyvä muistaa, että salassapitovelvollisuus jatkuu senkin jälkeen, kun harjoittelu tai työsuhde on päättynyt.

Varhaiskasvatuksen järjestäjä päättää paikallisesti toimintatavat.

Takaisin ylös

Alkuperäinen lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja esiopetuksen oppimissuunnitelma säilytetään varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjällä ja vanhemmille voidaan antaa siitä kappale. Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjä antaa henkilöstölle tarkemmat toimintaohjeet asiassa.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestämisen kannalta välttämätöntä tietoa voidaan luovuttaa toiselle järjestäjälle luovuttamalla lapselle laadittu henkilökohtainen suunnitelma kokonaan tai osittain. Jos suunnitelma sisältää sellaista tietoa, joka ei ole välttämätöntä lapsen varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestämiseksi, tulee se antaa vain niiltä osin, joista käy ilmi välttämättömät tiedot.

Tietojen luovutuksesta varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjä kirjaa merkinnän, milloin ja kenelle tietoa on luovutettu.

Takaisin ylös

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja. Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma on määräaikaisesti säilytettävä. Jos lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma on yhdistetty, on asiakirja pysyvästi säilytettävä.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjillä, niin julkisilla kuin yksityisillä, tulee olla arkistonmuodostussuunnitelma, jossa määritellään, mitä asiakirjoja säilytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Varhaiskasvatuksen asiakirjojen säilytysaikoja säätelee kansallisarkiston päätös 2.1.2019 (KA/13089/07.01.01.03.01/2018).

Takaisin ylös

Henkilökunnan tekemät muistiinpanot eivät ole viranomaisen asiakirjoja riippumatta siitä, missä muodossa ne on laadittu. Samoin sisäistä työskentelyä varten laaditut asiakirjat kuten muistiot tai työpaperit eivät ole lain tarkoittamia julkisia viranomaisen asiakirjoja. Muistiot ja työpaperit voivat koskea esimerkiksi toiminnan suunnittelua. Tästä huolimatta suositeltavaa on, ettei salassa pidettävää tietoa kirjata näihin asiakirjoihin.

Takaisin ylös

Salassapidon estämättä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen henkilöstöllä on velvollisuus tehdä:

  • Lastensuojeluilmoitus, jos ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää lastensuojelun tarpeen selvittämistä;
  • Ilmoitus sekä poliisiin että lastensuojeluun, jos on tehtävässään saanut tiedon, jonka perusteella syytä epäillä lapseen kohdistuvaa seksuaalirikosta tai tiettyjä henkeen tai terveyteen kohdistuvia rikoksia;
  • Lisäksi oikeus ilmoittaa poliisisille, jos on tehtävässään saanut tietoja, joiden perusteella on syytä epäillä jonkun olevan vaarassa joutua väkivallan kohteeksi.

Lastensuojeluun ja poliisiin voi olla aina yhteydessä ilman nimiä ja konsultoida heitä.

Ilmoitusvelvollisuus on kaikilla varhaiskasvatuksen henkilökuntaan kuuluvilla.

Takaisin ylös

Varhaiskasvatuslain mukaan varhaiskasvatuksen työ- tai virkasuhteisen henkilön on ilmoitettava viipymättä varhaiskasvatuksen toimipaikan toiminnasta vastaavalle henkilölle, jos hän tehtävissään huomaa epäkohdan tai ilmeisen epäkohdan uhan lapsen varhaiskasvatuksen toteuttamisessa tässä laissa säädetyn mukaisesti. Ilmoitus tulee tehdä kirjallisesti. Ilmoituksen vastaanottaneen henkilön on ilmoitettava asiasta varhaiskasvatuksen johtavalle viranhaltijalle.

Takaisin ylös

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen päivittäisessä toiminnassa henkilökunta tarvitsee tietoja esimerkiksi lapsen ruokavaliosta, allergioista tai kenelle lapsen saa luovuttaa. Nämä yksityiselämää ja terveydentilaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä siksi voi pitää yleisesti nähtävillä päiväkodin tiloissa.   

Lapsen henkilötiedot kuten nimi, syntymäaika ja osoite eivät ole salassa pidettäviä muuten kuin siinä tilanteessa, että lapsella on turvakielto. Esimerkiksi lasten nimet voivat olla näkyvillä päiväkodin käytävällä tai eteisessä. Sama koskee syntymäaikaa. 

Takaisin ylös

Pedagogisesta dokumentoinnista syntyy lapsiryhmässä otettuja kuvia ja/tai lasta koskevaa muuta materiaalia niin digitaalisen kuin paperisena. Mitä näille tehdään, kun toimintakausi päättyy tai kun kyseisen ryhmän lapset ovat päättäneet varhaiskasvatuksessa tai esiopetuksessa?

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjä määrittelee toimintatavat pedagogisesta dokumentoinnista. Lähtökohtana on se, että kun lapsi päättää varhaiskasvatuksessa tai esiopetuksessa, lapsen kuvat ja/tai lasta koskevaa muuta materiaalia (esim. Lapsen haastattelu, sadutukset) annetaan joko huoltajille taikka ne hävitetään.

Onko lapsen kasvun kansio tai digitaalinen portfolio salassa pidettävää ja miten kauan sitä säilytetään?

Varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestäjä määrittelee toimintatavat kasvun kansion tai digitaalisen portfolion käsittelystä. Lähtökohtaisesti kasvun kansion ja digitaalisen portfolion ei tule sisältää salassa pidettävää tietoa. Vaikka sisältö ei olisi salassa pidettävää, tulee käsittelyssä ottaa huomioon lapsen henkilötietojen käsittely eikä asiakirjoja voida siksi vapaasti jakaa esim. sosiaalisessa mediassa.

Paikallisessa arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellään myös näiden pedagogisten dokumenttien säilytystapa ja -aika. 

Takaisin ylös

Henkilöstön tulee toimia varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjän sosiaalista mediaa koskevien toimintaohjeiden mukaisesti. Henkilöstön ei tule ilman varhaiskasvatuksen järjestäjän tai esihenkilön lupaa perustaa esimerkiksi Facebook tai whatsapp -ryhmiä huoltajille.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjä vastaa siitä, että sovelluksia käytettäessä toimitaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Takaisin ylös

Kuvaaminen ja kuvan jakaminen ovat kaksi eri asiaa. Jos kuvaaminen on pedagogisesti perusteltua ja kuuluu toimintaan, sitä voidaan lähtökohtaisesti tehdä, mutta huoltajille tulee kertoa asiasta. Tällöin kuvia/videoita voi käyttää vain varhaiskasvatuksen tai esiopetuksen järjestämistä varten. Niitä ei voi jakaa tai käyttää muulla tavoin. Mikäli kuvia halutaan jakaa tai muuten julkaista, tulee siihen saada huoltajien ja lapsen suostumus.

Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäjät vastaavat toimintakäytännöistä (esim. millä työvälineillä kuvia otetaan, minne ne tallennetaan jne.).

Takaisin ylös

Mikäli lasten piirustuksia tai muita tuotoksia halutaan jakaa ja muuten julkaista, tulee siihen saada huoltajien ja lapsen lupa.

Takaisin ylös

Opetushallitus neuvottelee Kopioston kanssa keskitetysti oppilaitosluvat kopiointiin ja digitaaliseen käyttöön. Nämä luvat koskevat varhaiskasvatusta ja esiopetusta. 

Takaisin ylös

Opetushallituksen opas Julkisuus ja tiedonhallinta opetustoimessa on sovellettavissa myös varhaiskasvatukseen. 

Lisää tietoa tietosuojaosaamisen tueksi löydät myös Tietosuojaosaaminen varhaiskasvatuksessa ja perusopetuksessa -sivulta, jossa asiaa käsitellään mm. keskeisten käsitteiden sekä digitaalisten osaamisen kuvausten mukaisesti.
Takaisin ylös