Erasmus+ lyhytkestoisen liikkuvuushankkeen osallistujalle (KA122-SCH)

Jokaisesta liikkuvuudesta on saatava vastaanottavan organisaation allekirjoittama osallistumistodistus, jotta liikkuvan henkilön avustuksen yksikkökustannukset voidaan hyväksyä. Voit lukea lisää aiheesta avustussopimuksen liitteestä 2 Tukikelpoisiin kustannuksiin sovellettavat säännöt. Osallistumistodistuksia voi olla muodoltaan erilaisia. Nämä asiakirjat edunsaaja säilyttää omassa hankekansiossaan mahdollista tarkistusta varten. 

Vähimmäisvaatimuksena osallistumistodistuksissa on toiminnan alkamis- ja päättymispäivä ja se on vastaanottavan tai lähettävän organisaation allekirjoittama, lisäksi

Yksilöliikkuvuuksista 

• osallistujan saavuttamat oppimistulokset ja 
• jos kyseessä on täydennyskoulutuskurssi niin kurssinjärjestäjän antama osallistumistodistus, joka täyttää vähimmäisvaatimukset. 
• jos mukana on tukihenkilöitä, heidän nimensä ja oleskeluaikansa on ilmoitettava samassa osallistumistodistuksessa tai on annettava erillinen osallistumistodistus.
• jos kyseessä on valmisteleva vierailu, niin ohjelma ja vierailevien henkilöiden nimet, vierailevien henkilöiden ja vastaanottavan organisaation allekirjoittamina.
• jos kyseessä ovat kutsutut asiantuntijat, oppimistulosten sijasta toimitetaan asiantuntijan laatima ja kutsun esittäneen organisaation ja kutsutun asiantuntijan allekirjoittama Learning agreement. 

Oppilaiden/opiskelijoiden ryhmäliikkuvuuksista

• osallistujalista, jossa kaikki osallistujat on nimetty: lähettävän organisaation oppilaat, opettajat ja tukihenkilöt sekä vastaanottavan organisaation oppilaat, opettajat ja tukihenkilöt. 
  • Jos kyseessä on Euroopan unionin toimielimen toimipaikassa järjestettävä toiminta, osallistumistodistukseen tarvitaan molempien lähettävien organisaatioiden allekirjoitukset.

Europassi-liikkuvuustodistuksen myöntäminen

Suosittelemme, että lähettävä organisaatio myöntää liikkuvalle henkilölle Europassin yhteistyössä vastaanottavan organisaation kanssa. Europassi on henkilökohtainen osaamista kuvaava asiakirjakokonaisuus. Jos käytät Europassia niin, se korvaa vastaanottavan organisaation allekirjoittaman osallistumistodistuksen. Jos käytätä Europassia ryhmäliikkuvuudessa tarvitset myös ryhmäosallistujalistan, jossa on  nimetty lähettävän organisaation oppilaat ja tukihenkilöt  sekä vastaanottavan organisaation oppilaat ja tukihenkilöt.

Osallisuustukea ja tukea poikkeuksellisiin kuluihin haet hakuvaiheessa. Osallisuustuki yksilölle  on tarkoitettu muita vähemmän mahdollisuuksia omaaville osallistujille ja heidän tukihenkilöillensä, tilanteeseen jossa yksilökorvauksen yksikkökorvaus ei riitä liikkuvuuden kuluihin. Tällöin haet avustusta yksikkökorvausten lisäksi todellisten kulujen mukaan. Osallisuustukeen oikeutetut omaavat vaikeuksia, jotka estävät heitä hyödyntämästä tehokkaasti ohjelman tarjoamia mahdollisuuksia. Erasmus+ -ohjelman osallisuus- ja moninaisuusstrategian mukaan esteitä voivat olla vammaisuus, terveysongelmat, koulutusjärjestelmiin liittyvät esteet, kulttuurierot, sosiaaliset esteet, taloudelliset esteet, syrjintään liittyvät esteet ja maantieteelliset esteet.

Lisäksi kaikille osallistujille on mahdollista hakea poikkeuksellisia kuluja. Esimerkiksi jos matkan yksikkökorvaus ei riitä kattamaan jonkin liikkuvuuden matkakuluja, voit hakea siihen poikkeuksellisia kuluja. 

Tuen tarve tulee perustella ja kansallinen toimisto päättää tuen myöntämisestä. 

Hankkeeseen sisältyviin liikkuvuuksiin tulee usein hankekauden aikana muutoksia. Osa muutoksista pitää ilmoittaa Opetushallitukseen alla olevalla lomakkeella. Mutta ihan kaikkia muutoksia ei tarvitse ilmoittaa. Avustussopimuksestanne voit lukea tarkemmin, millaiset muutokset ovat sallittuja. 

Muutoksia, joista ei tarvitse ilmoittaa

Hankkeessa on sallittua tehdä joitakin muutoksia hankesopimuksenne ja hakemuksenne puitteissa. Hankesopimuksesta voit lukea, millaiset muutokset ovat sallittuja. Tähän kappaleeseen on nostettu muutamia yleisimpiä muutoksia. Tämä on organisaationne hanke, joten liikkuvuuksiin osallistuvat henkilöt voivat vaihtua suunnitellusta. Myös liikkuvuuksien kohteet ja liikkuvuusmuodot voivat muuttua. Kululuokkisen välillä voi myös tehdä muutoksia, tärkeintä henkilö-, liikkuvuusmuoto- ja kululuokkamuutosten yhteydessä on muistaa hakemuksessa ilmoittamanne hankkeen tavoitteet ja niiden saavuttaminen.

Varojen siirtäminen kululuokkien välillä

Tarkista sopimuksestanne tai raportointi- ja hallinnointivälineestä tukisummat eri kululuokissa. Huomaathan, että muutoksissa hankkeen kokonaisavustus ei voi nousta, mutta se voi laskea.

• edunsaaja voi siirtää varoja kululuokkien välillä pyytämättä sopimusmuutosta mutta 
  • kululuokasta osallisuustuki osallistujille on tehtävä sopimusmuutos jos se on yli 15 prosenttia kyseisen kululuokan kokonaismäärärahoista

Lomakkeella ilmoitettavat muutokset

Yhteyshenkilön allekirjoittamalla lomakkeella voit ilmoittaa, että 

• laillinen edustaja vaihtuu 
• yhteyshenkilö vaihtuu 
• OLS-yhteyshenkilö vaihtuu 
• organisaation osoitemuutos

Jos haet suurempia hankesopimuksen muutoksia, jotka edellyttävät Opetushallituksen hyväksyntää, käytössänne on laillisen edustajan allekirjoittama lomake. 

• osallisuustuki osallistujalle -tuki käytettäisiin toisessa kululuokassa 
• organisaatioiden yhdistyminen
• organisaation virallisen nimen muutos
• pankkitietojen muutos

Ylivoimainen este - Force Majeure

Jos liikkuvuusjakso peruuntuu tai keskeytyy ylivoimaisen esteen takia, tarkista aina tapauskohtaisesti ja mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen Opetushallitukselta täyttyvätkö kriteerit. Ylivoimainen este on odottamaton tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä. Lue ohjeemme ja ilmoita tapaus sähköisellä Force Majeure -lomakkeella.

Nämä Visma Sign verkkolomakkeet allekirjoitetaan sähköisesti. 

Oppilasryhmien, vähintään kaksi oppilasta ryhmää kohden, 2–30 päivää kestävän oppimiseen liittyvän liikkuvuuden avulla lähettävän koulun oppilaat voivat opiskella tietyn ajan vertaistensa kanssa toisessa maassa. Lähettävän koulun on suunniteltava nämä opinnot yhdessä vastaanottavan maan kumppanikoulun kanssa Learning programme asiakirjan mukaisesti. Ryhmän mukana on oltava lähettävän koulun opettajia ja muuta opetushenkilöstöä/muita aikuisia koko liikkuvuuden ajan ohjaamassa oppimisprosessia. Koulu päättää itse tukihenkilöiden tarvittavan määrän. 

Säännöt

• Osallistujat: Osallistuvien oppilaiden on oltava lähettävän koulun opinto-ohjelmaa suorittavia oppilaita.
• Sijainti: Liikkuvuuden on tapahduttavaa vastaanottavassa koulussa toisessa Erasmus+ -ohjelmamaassa. 
  • Poikkeustapaukset: Liikkuvuus voidaan poikkeuksellisesti toteuttaa jossain toisessa paikassa vastaanottavan koulun sijaintimaassa, jos se on toiminnan sisällön ja laadun vuoksi soveltuvampi. Tässä tapauksessa vastaanottavan koulun osallistujien tapahtumapaikkaan siirtymisestä aiheutuvia matkoja ei pidetä transnationaalisena liikkuvuutena, eikä niihin voida hakea tukea.
  • Erityiskohteet: Oppilasryhmien liikkuvuustoimintoja voidaan toteuttaa jonkin Euroopan unionin toimielimen toimipaikassa, jos toiminto järjestetään EU:n toimielimessä tai yhteistyössä sen kanssa.
  • Kaupalliset toiminnat: Ryhmätoimintaohjelmat, jotka koostuvat kokonaan tai pääosin kaupallisesti tarjottavasta toiminnasta, kuten kielikoulujen kielikursseista tai muusta ”valmiista” kaupallisesta toiminnasta, eivät ole tukikelpoisia.
  • Oheistoiminnot: Oppilaat voivat viettää pienen osan liikkuvuusjaksostaan yhteisillä käynneillä luonto-  ja kulttuurikohteissa, yrityksissä tai julkisissa laitoksissa, kansainvälisissä kilpailuissa tai vastaavassa oppimistoiminnassa, jos se on toimintaan kuuluvan opinto-ohjelman kannalta merkityksellistä. Tällainen sisältö on kuitenkin aina sisällytettävä asianomaisten kahden koulun laatimaan vertaisoppimisohjelmaan.
• Osallistujien määrä: Tapahtumapaikasta riippumatta ryhmätoimintoihin on osallistuttava oppilaita vähintään kahdesta Erasmus+ -ohjelmamaasta.
• Learning Programme: on laadittava koko ryhmälle, mutta yksilöllisiä "learning agreement" ei tehdä. 
  • Toteutunut ryhmäliikkuvuus todennetaan Learning Programme -asiakirjalla, johon lisätään liikkuvuuden osallistujaluettelo, jossa on molempien maiden oppilaat, opettajat ja tukihenkilöt. Nämä asiakirjat edunsaaja säilyttää omassa hankekansiossaan. 

Osallistuminen halutaan mahdollistaa yhä useammalle yksilölle ja laajemmille kohderyhmille, siksi Erasmus+ -ohjelmassa poistetaan esteitä, joita eri kohderyhmät saattavat kansainvälistymisessä kohdata. Komission osallisuus- ja moninaisuusstrategian  tavoitteena on auttaa luomaan kaikille tasapuoliset mahdollisuudet osallistua ohjelmaan. Sen mukaan esteitä voivat olla:

• vammaisuus
• terveysongelmat
• koulutusjärjestelmiin liittyvät esteet
• kulttuurierot
• sosiaaliset esteet
• taloudelliset esteet
• syrjintään liittyvät esteet
• maantieteelliset esteet

Kansainvälisessä yhteistyössä digitalisaation tuomia mahdollisuuksia hyödynnetään entistä enemmän. Verkko-oppiminen täydentää fyysistä liikkuvuutta ja ulkomaanjaksoja, ja hankekumppaneiden välisessä yhteistyössä hyödynnetään entistä enemmän tieto- ja viestintäteknologiaa. KA1 -liikkuvuudessa monimuoto-oppiminen (blended) täydentää fyysistä liikkuvuutta ja ulkomaanjaksoja.

Ilmoitamme tulevat webinaarit ja koulutukset tällä sivulla, ja lisäksi ilmoitamme niistä hankkeiden koordinaattorille sähköpostilla. Yleensä webinaarit tallennetaan ja ne ovat 2 viikkoa katsottavissa sivultamme. Myöhemminkin katsominen onnistuu, kun pyytää tallennelinkin meiltä.

Annamme hankkeille opastusta, miten liikkuvuuksiin osallistuvien henkilöiden tietosuoja tulee huomioida hankkeessa. Seuraamme myös tietosuoja-asioiden toteuttamista. 

Osallistujien tulee olla tietoisia henkilötietojensa käsittelystä ennen niiden merkitsemistä raportointi- ja hallinnointivälineeseen. Huomioi myös, että loppuraportissa on tietosuojaan liittyviä kysymyksiä. Huomioi erityisesti hallinnointi- ja raportointityökalun ulkopuolella olevien asiakirjojen käsittelyn turvallisuus ja luottamuksellisuus sekä tietojen säilyttäminen. 

Organisaationne omalla vastuulla on varmistaa, että vakuutusturva kattaa liikkuvuustoimintoihin osallistuvat osallistujat.

Ennen alaikäisten osallistumista hankkeeseen on varmistettava alaikäisten suojelua ja turvallisuutta koskevien sovellettavien säännösten noudattaminen kaikilta osin siten kuin lähettävän ja vastaanottavan maan sovellettavassa lainsäädännössä määritellään; mukaan luettuna muun muassa seuraavat: vanhempien tai huoltajan suostumus, vakuutusjärjestelyt ja ikärajat.