Vanliga frågor

När behovet av elev- eller studerandevård för en enskild elev eller studerande utreds i en sektorsövergripande expertgrupp eller när medlemmarna i expertgruppen genomför tidigare planerade och överenskomna stödinsatser inom den individuella elev- eller studerandevården, ska gruppens ansvarsperson anteckna de uppgifter som är nödvändiga för anordnandet och genomförandet av elevens/den studerandes elev- eller studerandevård i elev- eller studerandevårdsberättelsen. Även de övriga medlemmarna i expertgruppen kan göra anteckningar i elev- eller studerandevårdsberättelsen, som förs in i elev- eller studerandevårdsregistret.

Utbildningsanordnaren ansvarar för informationssystemet i vilket uppgifterna i elev- eller studerandevårdsregistret behandlas. Detta innebär att det är utbildningsanordnarens uppgift att bevilja nödvändiga användarrättigheter till medlemmarna i expertgruppen. Användarrättigheterna ska beviljas utgående från användarens arbetsuppgifter och ska uppdateras vid behov. Nödvändiga logguppgifter ska samlas in om användningen. Utbildningsanordnaren ska även beakta kraven på säker hantering av information och identifiering av användare i lagstiftningen i övrigt. Dessa krav ingår bland annat i dataskyddsförordningen, informationshanteringslagen och lagen om tillhandahållande av digitala tjänster. 

För att tillsätta en sektorsövergripande expertgrupp och för gruppens medlemmar krävs elevens/den studerandes (eller i vissa fall vårdnadshavarens) samtycke. Detta innebär att utbildningsanordnaren ska bevilja medlemmarna användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret enligt elev/studerande och utgående från samtycke. Om samtycket återkallas, till exempel för en viss medlems del, ska hen fråntas sina användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret. Användarrättigheterna upphör även att gälla när expertgruppens arbete avslutas. Om gruppen får en ny medlem med elevens/den studerandes eller vårdnadshavarens samtycke, ges hen användarrättigheter till registret. Eventuella utomstående sakkunniga som deltar i expertgruppens arbete eller elevens/den studerandes närstående kan dock inte ges användarrättigheter till elev- eller studerandevårdsregistret.

Utbildningsanordnaren får lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp till kuratorn i syfte att identifiera eleven/den studerande och kontrollera om eleven/den studerande har rätt till kuratorstjänster. Till kuratorn får även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information lämnas ut, när kuratorn behöver kontakta vårdnadshavaren. Om kuratorn har behov av att få andra uppgifter om eleven/den studerande för att bedöma behovet av tjänsten och hur brådskande behovet är, fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av dessa uppgifter har sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna. 

Om kuratorn behöver andra uppgifter för att bedöma behovet av kuratorstjänsterna och hur brådskande behovet är eller för att genomföra tjänsten fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av nödvändiga uppgifter har sin grund direkt i lagen (64 § 1 mom. i lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023)) och samtycke till utlämnandet av uppgifterna begärs inte. Utlämnandet av övriga än nödvändiga uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den minderåriga studerandens förmåga att fatta självständiga beslut.

En förutsättning för att uppgifter om eleven/den studerande och dennes vårdnadshavare ska kunna lämnas ut till kuratorstjänsterna är att elevens/den studerandes ärende sköts av kuratorstjänsten.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Läs mer om utlämnande av uppgifter till kuratorstjänsterna i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

Utbildningsanordnaren får till skol- eller studerandehälsovården (hälsovårdare, läkare) lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp i syfte att identifiera eleven/den studerande och ordna hälsoundersökningar inom skol- och studerandehälsovården. Till skol- och studerandehälsovården lämnas även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter ut samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information, om till exempel hälsovårdaren behöver kontakta vårdnadshavaren. Utlämnandet av dessa uppgifter har sin grund direkt i lagen och samtycke begärs inte för att lämna ut uppgifterna.

Om hälsovårdaren eller läkaren inom skol- eller studerandehälsovården behöver andra uppgifter för att utreda elevens/den studerandes stödbehov och erbjuda stöd för eleven/den studerande, fastställer de vilka uppgifter som behövs från fall till fall. Utlämnandet av dessa uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den minderåriga studerandens förmåga att fatta självständiga beslut. 

Båda yrkespersonerna inom skol- och studenthälsovården (hälsovårdare, läkare) har rätt att behandla uppgifter som lämnats ut av utbildningsanordnaren.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Läs mer om utlämnande av uppgifter till skol- och studerandehälsovården i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

När ett barn som deltar i förskoleundervisning övergår till av en annan utbildningsanordnare anordnad förskoleundervisning enligt 26 a § eller grundläggande utbildning enligt 26 §, ska den tidigare utbildningsanordnaren trots bestämmelserna om sekretess utan dröjsmål till den nya utbildningsanordnaren lämna de uppgifter som är nödvändiga för anordnandet av undervisningen eller utbildningen. Motsvarande uppgifter kan lämnas också på begäran av den nya utbildningsanordnaren (Lag om grundläggande utbildning, 40 §). 

När en läropliktig övergår till en annan utbildningsanordnares utbildning ska den tidigare utbildningsanordnaren trots sekretessbestämmelserna utan dröjsmål lämna den nya utbildningsanordnaren de uppgifter som är nödvändiga för ordnandet av den läropliktiges utbildning (Läropliktslag, 23 §). Utbildningsanordnaren fattar beslut om hur uppgifterna lämnas ut i praktiken. Alla uppgifter ska inte automatiskt lämnas ut, eftersom man från fall till fall ska bedöma om det är nödvändigt att lämna ut uppgifterna. Utbildningsanordnaren fattar beslut om vem i personalen som i praktiken ansvarar för utlämnandet av uppgifterna. 

När en elev eller studerande övergår till en annan enhet hos samma utbildningsanordnare är det inte fråga om utlämnande av uppgifter. Personalen vid läroanstalten har rätt att få uppgifter om eleven eller den studerande till de delar som de behöver uppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter.

I eventuella möten om utlämnandet av uppgifter ska endast de företrädare för utbildningsanordnarens och elev- och studerandevårdstjänsternas personal delta, i vars uppgifter hanteringen av ärendet ingår.

Om utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna vill erbjuda möjlighet att boka tid till tjänsterna i ett gemensamt användargränssnitt (såsom Wilma eller motsvarande), ska man inledningsvis försäkra sig om att det är möjligt att behandla uppgifterna på ett lagenligt sätt i användargränssnittet. Administrering av tidsbokning ingår i elev- och studerandevårdstjänsternas uppgifter. Utbildningsanordnaren har ingen skyldighet att erbjuda elev- och studerandevårdstjänsterna sitt användargränssnitt för tidsbokning, men för att elev- och studerandevårdstjänsterna ska kunna anordnas smidigt är det bra om de olika aktörerna samarbetar med varandra.

Skyldigheter i anknytning till informationshanteringen och behandlingen av uppgifter som gäller båda myndigheterna ingår i flera lagar. Utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna ska till exempel kontrollera om den planerade lösningen förutsätter en bedömning av förändringar som avser informationshantering enligt informationshanteringslagen eller en konsekvensbedömning enligt dataskyddslagstiftningen (se länken nedan). 

Skyldigheter som ska beaktas ingår även i bland annat arkivlagen, lagen om tillhandahållande av digitala tjänster och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet. Utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna ska även försäkra sig om att arrangemanget är möjligt med tanke på upphandlingslagstiftningen. 

Vid användning av en gemensam lösning för kommunikationen använder utbildningsanordnaren och elev- och studerandevårdstjänsterna lösningen som separata myndigheter och båda ska kunna uppfylla sina egna lagstadgade skyldigheter fullt ut. Om utbildningsanordnarens användargränssnitt eller en annan motsvarande kommunikationslösning inte ursprungligen är planerad för att användas av två olika myndigheter, ska det utvecklas så att det uppfyller de lagstadgade kraven. Information om att eleven/den studerande är kund hos elev- eller studerandevårdstjänsterna och uppgifter med anknytning till detta, såsom tidsbokning och annan personlig kommunikation, är sekretessbelagda uppgifter inom elev- och studerandevården. Detta innebär att man även ska beakta lagstiftningen inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningsområde som tillämpas på elev- och studerandevårdstjänsterna. 

Institutet för hälsa och välfärd ansvarar tillsammans med Utbildningsstyrelsen för styrningen och utvecklingen av elev- och studerandevårdstjänsterna, vardera i enlighet med sitt eget förvaltningsområde. I Utbildningsstyrelsens uppdrag ingår även att ge anvisningar och handledning inom sitt eget verksamhetsområde. 

Utbildningsstyrelsen saknar dock befogenhet att övervaka om en utbildningsanordnare följer lagen. Utbildningsstyrelsen kan således på ett allmänt plan ge anvisningar till exempel om kraven som ställs på behandlingen av uppgifterna, men kan inte slå fast om utbildningsanordnarens informationssystem eller informationssystemets användargränssnitt (såsom Wilma) uppfyller kraven i fråga. Lagenligheten hos utbildningsanordnarens verksamhet övervakas bland annat av Regionförvaltningsverken.

Utbildningsanordnaren får lämna ut elevens/den studerandes namn och födelsedatum samt uppgifter om elevens/den studerandes klass eller grupp till psykologen i syfte att identifiera eleven/den studerande och kontrollera om eleven/den studerande har rätt till psykologtjänster. Till psykologen får även vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vårdnadshavarens rätt att få information lämnas ut, när psykologen behöver kontakta vårdnadshavaren. 

Om psykologen behöver andra uppgifter för att bedöma behovet av psykologtjänster eller för att genomföra tjänsterna, fastställer hen från fall till fall vilka uppgifter som är nödvändiga. Utlämnandet av dessa uppgifter förutsätter elevens/den studerandes samtycke eller vårdnadshavarens samtycke beroende på elevens/den minderåriga studerandens förmåga att fatta självständiga beslut. 

En förutsättning för att uppgifter om eleven/den studerande och dennes vårdnadshavare ska kunna lämnas ut till psykologtjänsterna är att elevens/den studerandes ärende sköts av psykologtjänsten.

Utbildningsanordnaren ansvarar för att uppgifterna lämnas ut på ett lagenligt sätt. Läs mer om utlämnande av uppgifter till psykologtjänsterna i Utbildningsstyrelsens stödmaterial (se länken nedan).

De olika lärokurserna i läroämnena är avsedda att vara alternativa sätt att studera läroämnet och fler än en lärokurs i ett läroämne bör alltså inte ingå i den studerandes studieplan. Lärokursen väljs när studierna i läroämnet inleds. Om den studerande senare kommer fram till att en annan lärokurs bättre motsvarar hens färdigheter och mål är det möjligt att byta lärokurs under studiernas gång. Anvisningar för detta ingår i grunderna för gymnasiets läroplan (kapitel 5.2.5).

Om en studerande vill avlägga enskilda studieavsnitt i en annan lärokurs, kan de räknas till godo bland den studerandes valfria studier i den egentliga lärokursen. På avgångsbetyget kan den studerande endast ha en lärokurs per läroämne.

I de fem prov som en examinand som avlägger studentexamen ska delta i kan endast ett prov per läroämne ingå. Examinanden kan utöver detta delta i ett eller flera andra prov.

Enligt 29 § i gymnasielagen kan studierna för en studerande efter den studerandes ansökan eller med den studerandes samtycke delvis ordnas på annat sätt än vad som bestäms och föreskrivs i gymnasielagen eller med stöd av den. I lagparagrafen i fråga hänvisas bland annat till att det med hänsyn till den studerandes förhållanden och tidigare studier till någon del är oskäligt att den studerande ska genomgå lärokursen för gymnasieutbildningen. I huvudregel avser detta situationer där den studerande inte överhuvudtaget har studerat ett visst läroämne under den grundläggande utbildningen, till exempel det andra inhemska språket. Om den studerande har studerat läroämnet i fråga under den grundläggande utbildningen och det inte därefter har uppkommit en funktionsnedsättning som skulle inverka på inlärningsförmågan eller andra omständigheter i anslutning till den studerandes hälsotillstånd, finns det vanligtvis inte tillräckliga grunder för att befria den studerande från studierna i läroämnet.

I stället för att befrias från studierna ska den studerande erbjudas stöd för sina studier. En studerande som på grund av särskilda språkliga svårigheter eller andra inlärningssvårigheter har svårt att klara av studierna har enligt 28 § i gymnasielagen rätt att få specialundervisning och annat stöd för lärandet enligt individuella behov. I Grunderna för gymnasiets läroplan 2019 beskrivs i kapitel 4.2 specialundervisning och övrigt stöd för lärandet och i kapitel 5.2 hur diagnostiserade funktionsnedsättningar och därmed jämförbara svårigheter ska beaktas vid bedömningen.

Man bör även beakta att det kan få negativa följder för den studerandes fortsatta studier om hen befrias från studierna i ett läroämne.

Eleven/den studerande kan begära att få uppgifter i utbildningsanordnarens handlingar med stöd av offentlighetslagen. I detta fall ska utbildningsanordnaren bedöma om eleven/den studerande har rätt att få de uppgifter som hen begär utgående från en parts rätt att ta del av en handling enligt 11 § i offentlighetslagen. Eleven/den studerande kan även begära uppgifter med stöd av 12 § i offentlighetslagen, enligt vilken var och en har rätt att ta del av de uppgifter som ingår i en myndighetshandling som gäller honom själv. Dessa rättigheter omfattas av vissa begränsningar. Enligt 11 § i offentlighetslagen har en part, hans ombud eller hans biträde inte den ovan nämnda rätten till exempel när utlämnande av uppgifter ur handlingen skulle strida mot ett synnerligen viktigt allmänt intresse, ett barns intresse eller ett annat synnerligen viktigt enskilt intresse.

Eleven/den studerande kan även ha rätt enligt dataskyddslagstiftningen att få information om vilka uppgifter om honom eller henne som har antecknats i elev- eller studerandevårdsberättelsen och rätt att ta del av dessa uppgifter. Det är fråga om den registrerades rätt att få tillgång till sina egna uppgifter, som endast kan begränsas i situationer som separat fastställs i lagen. Enligt 34 § 2 mom 2 i dataskkyddslagen har till exempel den registrerade inte rätt att få tillgång till uppgifter som samlats in om honom eller henne om lämnandet av informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för den registrerades eller någon annans rättigheter. 

Elevens/den studerandes vårdnadshavare har motsvarande rättigheter när det gäller uppgifter om honom eller henne själv samt uppgifter om ett minderårigt barn som konstaterats vara oförmögen att utnyttja sin självbestämmanderätt. När vårdnadshavarens begäran behandlas är det därför viktigt att avgöra om vårdnadshavaren framfört begäran på elevens/den studerandes vägnar i egenskap av dennas lagliga företrädare eller om vårdnadshavaren utövar sina egna rättigheter. Utbildningsanordnaren ska dessutom kontrollera om vårdnadshavaren har rätt att få alla uppgifter som hen begär ska lämnas ut. Vårdnadshavaren har till exempel inte rätt att få uppgifter som gäller eleven/den studerande, om en minderårig elev eller studerande har förbjudit att uppgifter lämnas ut till vårdnadshavaren i enlighet med 18 § i lagen om elev- och studerandevård eller om utlämnandet av uppgifterna exempelvis strider mot barnets intresse enligt 11 § 2 mom. 1 punkten i offentlighetslagen. Bedömningen av ett minderårigt barns förmåga att fatta självständiga beslut görs av en yrkesutbildad person inom social- eller hälsovården som arbetar inom elev- eller studerandevården. Bedömningen av barnets intresse på det sätt som avses i offentlighetslagen utförs av utbildningsanordnaren.

Den registrerades rättigheter och förverkligandet av dessa behandlas närmare på finska i Utbildningsstyrelsens dataskyddsguide (se länken nedan). Utlämnande av uppgifter med stöd av offentlighetslagen behandlas närmare i Utbildningsstyrelsens handbok Offentlighet och informationshantering inom undervisningsväsendet (se länken nedan).