Allmänt om integritetspolicyn

I den här integritetspolicyn anges vilka personuppgifter och andra uppgifter vi samlar in samt hur vi behandlar dessa uppgifter. Denna integritetspolicy tillämpas på de nättjänster som tillhandahålls av Utbildningsstyrelsen (Oph.fi, Europass.fi, UBS fortbildar samt Utbildningsstyrelsens nyhetsbrevstjänst).

Vad är en personuppgift?

Innan en användare börjar använda våra tjänster måste användaren läsa denna integritetspolicy samt godkänna förfarandena för behandling av personuppgifter och användning av kakor i enlighet med denna integritetspolicy. Om användaren inte godkänner denna integritetspolicy eller användningsvillkoren för tjänsten, har hen inte rätt att använda tjänsten.

Utbildningsstyrelsen följer dataskyddslagstiftningen och behandlar personuppgifter enligt god informationsförvaltnings- och informationshanteringssed.

Vilka uppgifter samlar vi in och från vilka källor?

Personuppgifter

Personuppgifter samlas huvudsakligen in från användarna själva i samband med beställningar, respons eller anmälningar till utbildningar.

Uppgifter som ges av användaren:

  • kontaktuppgifter såsom namn och e-postadress vid beställning av nyhetsbrev och i responsformuläret på Oph.fi
  • uppgifter som behövs för anmälning till utbildningar, såsom namn, telefonnummer, adress och e-postadress
  • andra uppgifter som samlas in med användarens samtycke

Uppgifter som observerats vid användning av tjänster:

  • vid ordsökningar sparas IP-adressen för enheten som använts för sökningen i loggen. Logguppgifter sparas i 21 dagar.

Övriga uppgifter

  • information om användning av och bläddrande bland tjänstens funktioner med Google Analytics, samt med Facebook-pixeln när användaren godkänner kakor
  • andra uppgifter som samlas in med användarens samtycke

För vilka ändamål samlas uppgifter in?

Personuppgifter

Utbildningsstyrelsen kan använda personuppgifter för följande syften:

  • för att svara på respons från kunder
  • för att skicka nyhetsbrev
  • för anmälning till utbildningar
  • för att producera, upprätthålla, skydda och utveckla tjänster

Övriga uppgifter

  • Utbildningsstyrelsen använder uppgifter som samlats in genom Google Analytics för att utvärdera användningen av webbplatsen och sammanställa användningsrapporter. Google Analytics samlar inte in personuppgifter. IP-adresserna har anonymiserats.
  • Facebook-pixeln kopplar ihop besöket på webbplatsen med användaren på Facebook och ger oss möjlighet att följa konverteringarna för vår Facebook-reklam, optimera våra annonser utifrån information som samlas in av Facebook, bygga en publik för kommande annonskampanjer samt rikta reklam till sådana användare som har besökt vår webbplats. Facebook-pixeln aktiveras när användaren godkänner marknadsföringskakor.

Lämnar vi ut personuppgifter?

Utbildningsstyrelsen lämnar i normala fall inte ut personuppgifter. Dina uppgifter kan dock lämnas ut i följande situationer:

  1. Med ditt samtycke
    a. Personuppgifter kan lämnas ut med ditt uttryckliga samtycke exempelvis för tjänster som tillhandahålls av en tredje part. 
     
  2. Sammanslutningar
    a. Personuppgifter visas i regel inte för andra användare av Utbildningsstyrelsens tjänster. I vissa tjänster kan användaren själv dela sina uppgifter med andra användare exempelvis i form av en signatur (kommentarer till blogginlägg).
     
  3. Underleverantörer och serviceproducenter
    a. Utbildningsstyrelsen använder underleverantörer och serviceproducenter för tekniskt underhåll av tjänsterna, kundbetjäning, kundkommunikation och undersökningar. Personuppgifter kan överlåtas till underleverantörer och serviceproducenter endast i den utsträckning som de deltar i förverkligandet av Utbildningsstyrelsens tjänster och de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddspolicy.

    Underleverantörer och serviceproducenter får inte använda personuppgifter som överlåtits till dem för andra ändamål än de som beskrivs i denna dataskyddspolicy och som har definierats av Utbildningsstyrelsen. Utbildningsstyrelsen förpliktar dem att hemlighålla uppgifterna samt trygga datasäkerheten och dataskyddet på lämpligt sätt för att skydda personuppgifterna.
     
  4. Internationella överföringar av uppgifter
    a. Utbildningsstyrelsen strävar alltid i första hand efter att förverkliga sina tjänster och behandla personuppgifter inom EU och EES, genom att använda aktörer och tjänster inom dessa områden. Om man undantagsvis avviker från denna princip i ett visst fall, krävs för tjänstens del grundliga utredningar av hur dataskyddet och datasäkerheten förverkligas i tjänsten i fråga.
     
  5. Forskningsbruk
    a. Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller annan forskning under förutsättning att uppgifterna i fråga först har konverterats till en form där enskilda personer inte längre kan identifieras.
     
  6. Utlämningar som krävs enligt tvingande lagstiftning
    a. Dina personuppgifter kan överlåtas till andra myndigheter för myndighetsbruk enligt lag.
     
  7. Överföring av uppgifter till tredje länder
    a. Vi överför inte uppgifter till länder utanför EU eller EES, förutom i undantagsfall. Om uppgifter överförs utanför EU eller EES säkerställer vi tillräckligt skydd av personuppgifter bland annat genom att avtala om frågor som gäller personuppgifternas konfidentialitet och behandlingen av dem på det sätt som lagstiftningen kräver, exempelvis med hjälp av standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen, och i övrigt så att behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med denna dataskyddspolicy.

Hur behandlar vi personuppgifter?

Vår personal kan behandla personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Vi kan också delvis utkontraktera behandlingen av personuppgifter till en tredje part, varvid vi med hjälp av avtalsarrangemang garanterar att personuppgifter behandlas i enlighet med personuppgiftslagen och på korrekt sätt.

Vad gör vi för att skydda personuppgifter?

Registret upprätthålls och skyddas med olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Vi säkerställer feltoleransen i våra system och möjligheterna att återställa information. Till dessa skydd hör bland annat åtkomst- och passerkontroll samt tekniska lösningar såsom brandväggar och lösenordsskydd. Genom dessa metoder möjliggörs åtkomst till de sparade uppgifterna endast för utnämnda anställda vid Utbildningsstyrelsen och serviceproducenter med ett avtalsförhållande till Utbildningsstyrelsen.

Vi anmäler eventuella datasäkerhetshot eller dataintrång via tjänsten direkt till polisen och Cybersäkerhetscentret. Vi kan också stänga tjänsterna tillfälligt för att skydda personuppgifter.

Hur använder vi kakor?

Utbildningsstyrelsen använder kakor för att förbättra användarupplevelsen i nättjänsterna. Mer information om kakor finns i fönstret för kakinställningar, där du också ser en lista över alla kakor som används på webbplatsen och kan ändra ditt godkännande gällande användning av kakor.

Kakor

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Utbildningsstyrelsen sparar användarens uppgifter i enlighet med gällande lag och endast så länge som det behövs för att förverkliga de användningsändamål som beskrivs i denna dataskyddspolicy. När grunden för behandling av dina personuppgifter har löpt ut, raderar vi dina personuppgifter.

Vilka är dina rättigheter?

Du har en lagstadgad rätt att se vilka uppgifter vi har samlat in om dig. Du har också rätt att kräva att felaktiga, bristfälliga, överflödiga eller föråldrade personuppgifter korrigeras eller raderas.

Du kan använda dina rättigheter genom att kontakta den personuppgiftsansvarige som nämns nedan.

Ändringar i integritetspolicyn

Utbildningsstyrelsen utvecklar kontinuerligt sina tjänster och kan göra ändringar i denna integritetspolicy utan föregående meddelande. Om väsentliga ändringar görs i denna integritetspolicy meddelar Utbildningsstyrelsen dock om detta i början av denna integritetspolicy i minst 30 dagar. Ändringar kan också basera sig på ändringar i lagstiftningen. Vi rekommenderar att du läser igenom denna integritetspolicy då och då för att få information om eventuella ändringar i den.

Vem är registeransvarig och vem kan du kontakta?

Tveka inte att kontakta oss om du har frågor om vår integritetspolicy.

Utbildningsstyrelsen (FO-nummer 2769790-1) är registeransvarig och du kan kontakta oss på följande sätt:

Utbildningsstyrelsen / kommunikationsenheten
PL 380 (eller Hagnäskajen 6)
00530 Helsingfors

e-post: webmaster(a)oph.fi eller kirjaamo(a)oph.fi 
telefonnummer (växel): 029 533 1000

Dataskyddspolicyn publicerades 8.1.2019
Dataskyddspolicyn har uppdaterats 9.3.2022