Rese-, fakturerings- och rapporteringsanvisningar för TCA-deltagare

Det är möjligt att delta i online-seminarier utan stipendium.

I fysiska evenemang är det möjligt att delta endast om deltagaren har beviljats stipendium av Erasmus+-programmets nationella programkontor. Stipendiet beviljas alltid en organisation. 

Stipendium beviljas för resekostnader enligt följande:

Resekostnader ersätts upp till 750 euro

• enligt det förmånligaste färdsättet
• enligt de faktiska kostnaderna (ersätts på basis av kvitto)
• var i kontakt med oss ifall dina resekostnader överstiger 750 euro

Övriga kostnader, såsom dagtraktamente och ersättning för vikarier, ersätts inte.

Erasmus+-programmets nationella programkontor informerar den sökande om beslutet före evenemanget. Gör inga researrangemang och köp inga resebiljetter innan du har fått ett meddelande om att din ansökan har godkänts.

Stipendiemottagaren ansvarar själv för anskaffningar som gäller resan och för att införskaffa en reseförsäkring. Ta reda på vilka bestämmelser som gäller resor hos din arbetsgivare. Kommunerna har varierande regler och förfaringssätt som gäller anställdas resor. Det är skäl att känna till dessa olika regler och förfaringssätt (t.ex. gällande resor under veckoslut) redan innan resan bokas. Diskutera med din arbetsgivare och kom på förhand också överens om andra ärenden som med tanke på ditt arbetsförhållande är viktiga då du ska resa.

Om det är möjligt är det bra att köpa resebiljetterna i enlighet med arbetsgivarens allmänna förfaranden vid resor, till exempel via en resebyrå som arbetsgivaren anlitar. På det här sättet behöver inte arbetstagaren som deltar i resan först betala resan själv. Det här kommer ändå arbetstagaren och arbetsgivaren överens om helt själva och det är inget som Erasmus+-programmets nationella kontor kan påverka.

Resan ska göras till lägsta möjliga totalkostnad, i enlighet med statens resereglemente. Vi rekommenderar inte att du använder egen bil. Om du ändå använder egen bil ersätts den med kollektivtrafikens pris. Alla kostnader som uppstår när du använder din egen bil (t.ex. parkeringsavgifter) betalas av dig. Om kollektivtrafiken inte är alls tillgänglig  eller är orimligt svår att nå och du tänker resa med taxi, privat bil eller hyrbil måste användningen av dessa alltid avtalas och motiveras i förväg med det nationella programkontoret för Erasmus+.

Resekostnaderna ersätts efter resan utifrån de faktiska kostnaderna och kvittona (upp till 750 euro enligt det förmånligaste färdsättet). Resekostnaderna ersätts på basis av statens resereglemente som är i kraft vid respektive situation. Som bilaga till avgiftsutredningen ska man bifoga ett undertecknat deltagarintyg som erhållits av arrangören samt kopior av kvittona som berör resan.

Kostnaderna ska faktureras inom tre veckor efter att organisation har fått lov att fakturera det nationella programkontoret. Erasmus+-programmets nationella programkontor skickar faktureringsuppgifterna efter att kvittona har granskats.

Det nationella programkontoret tar endast emot nätfakturor. Det är också möjligt att bifoga bilagor till nätfakturan. Fakturor som skickas per post eller med e-post returneras.