Alla ska kunna känna sig trygga och må bra i daghemmet, skolan och läroanstalten. För att uppnå en övergripande trygghet och säkerhet krävs att de olika delområdena leds systematiskt. Med hjälp av den modell som utvecklats inom EduSafe-projektet blir hanteringen av den övergripande säkerheten systematisk verksamhet som fördelas mellan gemenskapen. Säkerhetsarbetet ger på det här sättet mer bestående resultat i förhållande till verksamhet som är splittrad och genomförs på individnivå.

Under de senaste åren har man identifierat rikligt med säkerhetsutmaningar i de finländska läroanstalterna, även om läroanstalterna i allmänhet anses vara trygga arbetsmiljöer. Extrema händelser som undergräver känslan av trygghet har varit attacker och hot som riktats mot skolor. Olika vålds- och hotsituationer som barn och elever orsakar medför också hot mot säkerheten i daghem och skolor.

I statsrådets Strategi för den inre säkerheten (2017) betonas säkerheten i skolorna och läroanstalterna. Enligt strategin har ledningen för läroanstalterna och daghemmen en stor betydelse för upprätthållandet av säkerheten i samhället. I strategin poängteras också att det är nödvändigt att utveckla elevernas och de studerandes säkerhetskunskap och -färdigheter.

Chefen och föreståndaren ansvarar i egenskap av företrädare för arbetsgivaren och utbildningsanordnaren för både arbetsgemenskapens och elevernas hälsa, säkerhet och välbefinnande. Det är ändå inte enbart ledningens uppgift att bygga upp en bra säkerhetskultur. Organisationen ska ses som en helhet där olika funktioner och element samverkar med varandra, vilket innebär att alla arbetstagare, även de som arbetar med andra uppgifter än organisationens kärnuppgifter, kan inverka på säkerheten.

För att uppnå en övergripande säkerhet ska säkerhetens alla delområden ledas systematiskt i daghemmet, skolan och läroanstalten. Enligt Europeiska arbetsmiljöbyrån går ledningen av säkerheten på arbetsplatsen ut på att på en övergripande nivå hantera såväl den lagstadgade säkerheten samt det frivilliga säkerhetsarbetet. I säkerhetsledningen ingår att leda både metoder och verksamhetssätt samt människor. Ledningen av säkerheten innebär ständigt främjande av säkerheten och hälsan, fortlöpande säkerhetsplanering och kontinuerlig uppföljning av läroanstaltens verksamhet.

I forsknings- och utvecklingsprojektet EduSafe som genomfördes av Arbetshälsoinstitutet och Åbo universitet utvärderades och utvecklades säkerheten i skolorna och läroanstalterna ur personalens, arbetets och arbetsplatsens synvinkel genom att man granskade säkerhetskulturen, säkerhetskompetensen och hur säkerhetsledningen genomförs. I projektet utvecklades utifrån undervisningsväsendets behov en modell för hanteringen av den övergripande säkerheten. Nedan modellen på finska.

A Finnish-language infographic on the safety model for the education field: The main areas are anticipation, dealing with abnormal situations, and debriefing.
Foto: Teperi ym. 2018
Opetusalan turvallisuuden kokonaismalli

Modellen tar fasta vid proaktiv verksamhet, situationshantering, eftervård och delat lärande i anslutning till krävande situationer. 

  • Med proaktiv verksamhet avses alla sådana åtgärder som kan vidtas inom organisationen i syfte att utveckla säkerheten för att i tillräckligt god tid kunna identifiera riskerna och för att konsekvenserna ska vara så ringa som möjligt. Säkerhetsledningen är lyckad då den bygger på proaktiv verksamhet i stället för att man reagerar först då någonting händer.
  • Med hantering av en undantagssituation avses de verksamhetssätt som vidtas då det redan uppkommit avvikelser i säkerheten och man försöker hantera och få kontroll över situationen. Med avvikelser i säkerheten avses risker som förverkligats, till exempel ett olycksfall eller en hotfull situation.
  • Med eftervård avses olika åtgärder som stödjer återhämtningen till normaltillstånd efter en undantagssituation. Sådana åtgärder är till exempel återhämtningen efter en undantagssituation, psykiskt stöd, rapportering om situationen och mediekommunikation.

Med hjälp av modellen blir hanteringen av säkerheten systematisk och kollaborativt arbete. Det ger också mer bestående resultat i jämförelse med verksamhet som är splittrad och utförs på individnivå.

Tillbaka upp

Under den senaste tiden har man i säkerhetsforskningen lyft fram behovet av att utveckla säkerhetstänkandet i en positivare och mer proaktiv riktning. Med proaktiv verksamhet avses alla åtgärder som kan genomföras för att utveckla säkerheten så att risker kan identifieras i tid och att de har så ringa konsekvenser som möjligt. Vad gäller den proaktiva verksamheten är det viktigt att bilda en helhetsuppfattning om skolarbetet som en verksamhet som kontinuerligt förändras. En övergripande förståelse för skolarbetet bidrar till att man bättre förstår vilka säkerhetsutmaningar som anknyter till förändringar som sker i skolan, samtidigt som man kan hitta gemensamma verksamhetssätt som stödjer den gemensamma säkerheten och möjligheterna att ha beredskap för avvikelser i säkerheten. Genom att ta fram gemensamma verksamhetsmodeller och utveckla handledningen, introduktionen och utbildningen i säkerhetsfrågor kan man stöda hanteringen av den proaktiva säkerheten. 

Till exempel våldssituationer och hotfulla situationer kan grovt indelas i fem faser:

1. Förebygg

Skapa en solid grund för den dagliga säkerheten.

2. Ta fram en hotbild och bedöm riskerna

Detta är nödvändigt:

  • säkerhetsplanering i kommunen och uppgifter om kommunens beredskapsplaner
  • branschspecifik bedömning (t.ex. undervisningsväsendet eller småbarnspedagogiken)
  • bedömning av en läroanstalt eller en enhet inom småbarnspedagogik
  • bedömning av undervisningsmiljön (vid behov).

3. Ta fram en lägesbild av säkerheten på alla de ovannämnda nivåerna

Med en lägesbild av säkerheten avses en beskrivning av det aktuella läget vad gäller säkerheten som helhet och en uppfattning om vilka hot som finns i dag eller i en nära framtid (personer, fenomen etc.). I bedömningen bör man ta hänsyn till de vardagliga riskerna för olyckor och olycksfall, brott och hot samt hotfulla situationer och risksituationer. När det gäller brott och hot kan man få närmare anvisningar från den lokala polisen. Information och stöd för framtagningen av lägesbilden kan man be om av samarbetsmyndigheterna. De lokala myndigheternas kontaktuppgifter finns på adresserna: www.polisen.fi och www.pelastustoimi.fi.

Utöver dessa bedöms de konsekvenser som störningssituationer i samhället som helhet kan ha för den egna verksamheten (beredskaps - och befolkningsskyddsåtgärder). Med stöd av bedömningarna och lägesbilden görs planer upp för att förebygga och åtgärda eventuella brister.

4. Bilda en organisation som ansvarar för säkerheten och utse ansvariga personer (alla nivåer)

  • Definiera de olika aktörernas ansvar och ledningsförhållandena (internt).
  • Bedöm behoven av samverkan och gör upp en plan tillsammans med andra förvaltningsområden och myndigheter.
  • Fördela ansvaret för det praktiska genomförandet av de viktigaste uppgifterna.
  • Konsultera andra myndigheter om det behövs.

5. Håll planerna uppdaterade; ordna utbildningar och övningar regelbundet

Områden som kräver aktiva åtgärder:

  • atmosfären i skolan och verksamhetsenheten för småbarnspedagogik
  • skapande av en förtroendefull atmosfär för informationsutbytet (för att få information av barnen, eleverna och personalen)
  • det psykiska välbefinnandet i skolan och verksamhetsenheten för småbarnspedagogik
  • tydliga och enhetliga regler
  • kontinuerlig och konsekvent övervakning
  • omedelbart ingripande vid våld
  • aktiv bekämpning av isolering
  • kontinuerligt förebyggande av mobbning
  • kompetens i konflikthantering och medlingsprocessen
  • ombesörjande av renhet och ordning
  • aktiv information (intern och extern)
  • nära samarbete med hemmet
  • byggnadstekniska säkerhetslösningar
  • samarbete med andra myndigheter.

Beredskap

Med beredskap avses alla åtgärder genom vilka man tryggar samhällets olika funktioner i alla situationer. När beredskapen utvecklas ska man beakta allt från små vanliga olyckor till brott och undantagsförhållanden. Åtgärderna omfattar bland annat utarbetande av olika planer och utbildning av personalen samt byggande eller fastställande av skyddsplatser.

Utifrån uppgifterna från den förebyggande fasen och lägesbilden av säkerheten initieras konkreta åtgärder för att förhindra att risker realiseras eller för att minimera konsekvenserna av realiserade risker. Följande tanke bör vara utgångspunkt för planeringen: "Hur ska vi agera om … händer hos oss?".

Först kontrolleras att följande förberedelser har gjorts:

  • För krissituationer har man kommit överens om en ledningsorganisation.
  • Personalen har fått introduktion i krisinsatser, och alla vet hur man vidtar de omedelbara åtgärderna.
  • Anvisningarna och handlingsmodellerna är uppdaterade och tillgängliga.
  • Insatsen har övats i olika situationer.
  • Konstruktioner och säkerhetstekniska lösningar är i ordning (t.ex. utrymningsvägar, utrymmen som lämpar sig frö att söka skydd inomhus, skyltar, skyddskonstruktioner, låsning, ventilationens nödavbrytare, sätten att förmedla information).

Samtidigt förbereder man sig för att vidta följande ytterligare åtgärder:

  • Samarbetet med de centrala myndigheterna och aktörerna är regelbundet.
  • I kommunikationsplanerna beaktas även specialsituationer (behörighetsfrågor, verksamhet i vilken flera myndigheter deltar, samarbete).
  • Redan när situationen pågår inleder man planeringen av eftervården (kommunikationen, den omedelbara eftervården enligt separata planer). En del av personalen görs förtrogen med debriefing och hur den ordnas.
  • Man ser till att de korrigerande åtgärderna kan vidtas omedelbart, och man kan också fortsätta med dessa åtgärder i tillfälliga lokaler. Målsättningen är att man snabbt ska kunna återgå till normala aktiviteter.

Åtgärderna har fastställts i säkerhetsstrategin för samhället (2017).

Tillbaka upp

Principer för introduktion och handledning i säkerhetsarbete

Introduktion i säkerhetsarrangemangen är en viktig del av säkerhetsarbetet i verksamhetsenheten för småbarnspedagogik, skolan och läroanstalten. Det rekommenderas att frågor som berör säkerheten behandlas i samband med introduktionsutbildningen för nya arbetstagare. Utöver gemensamma introduktionstillfällen för alla anställda behövs handledning för personer som arbetar med olika uppgifter, såsom dem som ansvarar för säkerheten vid verksamhetsenheten, anställda inom elev- och studerandevården, medlemmarna i krisgruppen och dem som har ledningsansvar. Även personalen som ansvarar för bespisningen vid verksamhetsenheten, skolvärdar och internatsföreståndare behöver få specifik handledning i hanteringen av krissituationer som berör det egna verksamhetsområdet. 

Målet är att säkerhetsutbildningen och introduktionen ska bidra till att personalen är medveten om frågor som berör säkerheten, tänker proaktivt och kan agera. Det här förutsätter kontinuerlig fortbildning och riskbedömning.

Samarbete med barnen, eleverna, de studerande och hemmet

En viktig del av skolans säkerhets- och krisplaner är att eleverna, de studerande och hemmen får introduktion i säkerhetsarbetet. Eleverna och de studerande ska få en möjlighet att bekanta sig med skolans säkerhetsanvisningar och kunna delta i planeringen och utvecklingen av dem. Det är ändamålsenligt att koppla samman introduktionen i säkerheten i lärmiljön med de mål för säkerheten som definieras i läroplanen. Genom att eleverna och de studerande får bekanta sig med säkerhetskulturen i den egna lärmiljön och delta i utvecklingen av den stödjer man lärandet och säkerhetskompetensen.

Inom småbarnspedagogiken handleds barnet att lägga märke till och bedöma risker som är kopplade till barnets egna handlingar. Man diskuterar med barnet om välbefinnande och säkerhet med beaktande av barnets ålder och utvecklingsnivå. Genom att barnet kan påverka den egna verksamhetsmiljön främjas barnets delaktighet i gemenskapen. På det här sättet kopplas säkerhetsfostran samman med småbarnspedagogikens mål för mångsidig kompetens.

Vad gäller samarbetet mellan hemmet och personalen är det viktigt att vårdnadshavarna får tillräckligt med information om hur man agerar i olika krissituationer och hur informationen och samarbetet förverkligas.

Betydelsen av gemensamma övningar

Man bör regelbundet öva inför krissituationer. Målen för såväl räddningsplanen som elev- och studerandevårdsplanen förutsätter att inte bara personalen utan även eleverna och föräldrarna känner till principerna och verksamhetsmodellerna för att främja säkerheten i skolan. Det är viktigt att man tillsammans övar de konkreta verksamhetsmodellerna.

Konkreta verksamhetsmodeller för övningar

Nedan anges konkreta modeller för hur man kan öva för följande situationer:

Oroväckande beteende

  • Befintliga samarbetsstrukturer används, till exempel elevvårdsgrupper.
  • Skapa ett processchema över hanteringen. (Till vem meddelas och i vilket skede? Vilka åtgärdsalternativ finns det? Vem ska göra eventuella barnskyddsanmälningar?)
  • Sammansättningen kompletteras med polisen i frågor som rör våld och brott.

Hotfulla situationer och risksituationer

  • Man övar sig i att söka skydd inomhus och lär sig grunderna i det.
  • Vid behov konsulteras polisen och räddningsverket.
  • Polisen, räddningsverket och hälsovårdsväsendet inbjuds delta i övningar.
  • Målet är minst en gemensam övning varje år.

Olycksfall

  • Man bekantar sig med räddningsplanen.
  • Evakuering övas.
  • Utrymningsövningar regelbundet.

Planernas funktionsduglighet och smidighet säkerställs genom introduktionsutbildning

  • Barn och personal i skolan och i småbarnspedagogiken lär sig det väsentliga innehållet i räddningsplanen och repetitioner hålls regelbundet.
  • En utrymningsövning i enlighet med räddningsplanen ordnas regelbundet 1–2 gånger per år.
  • Övningar i att söka skydd inomhus i våldssituationer övar endast personalen i samband med särskilda utbildningar.

Säkerhetsorganisationen

Skolans säkerhetspersonal har en viktig roll när det gäller samarbetet. Samarbetet mellan polisen, räddningsväsendet och skolorna i säkerhetsfrågor kräver att kontaktpersonerna

  • är förtrogna med helheten, planerna och skolans säkerhetsarrangemang
  • har förmåga att identifiera frågor som är viktiga för samarbetet
  • förstår principerna för hur andra myndigheter agerar.

I problemsituationer behöver både personalen inom småbarnspedagogik, skolans personal och myndigheterna stöd av säkerhetspersonalen. För myndigheterna är det lätt att tillsammans med en kontaktperson som de känner komma överens om handlingsmodeller, planer och utbildning. Polisen introducerar läroanstaltens/verksamhetsenhetens säkerhetspersonal i instruktionerna för krissituationer, och säkerhetspersonalen i sin tur introducerar personalen i sin enhet.

Utbildningarna ordnas i samarbete med skolornas säkerhetspersonal och myndigheterna.

Vad ska personalen kunna?

En kunnig personal

  • identifierar en situation och de åtgärder som behövs :
    • Är det frågan om en omedelbar hotfull situation eller en risksituation?
    • Räcker det med egna åtgärder?
    • Behövs omedelbar hjälp av andra myndigheter?
  • kan göra en nödanmälan till numret 112
  • är förtrogen med den egna verksamhetsenhetens instruktioner om meddelanden (till säkerhetsorganisationen, kommunen och myndigheterna)
  • vet var skyddsplatserna i den egna verksamhetsenheten är belägna
  • känner till principerna för sökande av skydd inomhus och tillvägagångssätten när man gör det
  • vet hur man gör ett internt larm i verksamhetsenheten (evakuering och sökande av skydd inomhus)
  • behärskar evakuering (vägar, genomförande)
  • känner till samlingsplatserna (de offentliga platserna enligt räddningsplanen samt de längre bort belägna samlingsplatser som används i hotfulla situationer och våldssituationer och som endast personalen känner till)
  • kan agera på samlingsplatserna i olika situationer
  •  känner till principerna "tyst sökning, kontroll eller säkerställande"
  • identifierar drag hos personer och deras kommunikation som förebådar våld, till exempel följande:
    • problem med att behärska ilska och riktar anklagelser mot andra
    • förändringar i beteendet
    • intresse för våld samt media och musik som innehåller våld
    • läckage ("leakage") av hot; läckage är en av de viktigaste fingervisningarna om en kommande våldshandling.

Med läckage avses att någon avsiktligt eller oavsiktligt avslöjar sina känslor, tankar, fantasier, attityder eller avsikter som förebådar en våldshandling. Det typiska är att våldet verkar vara på något sätt närvarande i personens alla aktiviteter och all kommunikation. Läckaget kan innefatta subtila hot, skryt, antydanden, förutsägelser och ”sista tidsgränser”.

Tecken på en kommande våldshandling kan komma fram i diskussioner och skämt samt i skrivna berättelser, uppsatser, dagboksanteckningar, dikter, brev och sånger. De kan också komma fram i teckningar, finnas gömda i låtar som trallas eller ingå i tatueringar och videoklipp.

De förebådande tecknen kan också vara en desperat vädjan om hjälp.

  • förändringar i skolframgången eller i engagemanget i skolarbetet
  • tecken på depression
  • känsla av utanförskap och överlägsenhet samt brist på empati
  • vilja att stå i centrum för uppmärksamhet
  • allmänna anpassningsproblem
  • dålig förmåga att klara av frustration
  • känsla av att bli behandlad orättvist
  • narcissistiska drag och en förvrängd uppfattning av sina rättigheter
  • intolerans
  • negativa förebilder
  • brist på eller misslyckande i relationer.

Rekommendationer för den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen:

  • Elever och vårdnadshavare bör informeras om att eleverna alltid ska berätta för skolans personal om hot som de observerat.
  • Eleverna uppmuntras att berätta för skolans personal om de märker att någon säger eller skriver något som visar på avsikter att begå en våldshandling eller om någon glorifierar skolvåld.
  • Om en elev uttrycker hot informeras alltid vårdnadshavarna om det.
  • I skolorna bör man utse säkerhetspersonal som är utbildad att hantera och bedöma hot mot skolan.
  • Det grundas lokala myndighetsarbetsgrupper som sammankommer regelbundet, och samarbetet mellan skolorna, polisen och andra myndigheter ökas.
Tillbaka upp

Kommunikationen utgör en del av småbarnspedagogikens, skolans och läroanstaltens säkerhetsplanering. En lyckad säkerhets- och kriskommunikation förutsätter att kommunikationen bygger på en fungerande grund. Det är inte möjligt att på förhand till fullo förbereda sig för kommunikationen i alla undandtagssituationer. Bra och fungerande vardaglig kommunikation och på förhand överenskomna förfaringssätt underlättar i situationer som förutsätter omedelbar eller snabb kommunikation.

I verksamhetsenhetens säkerhetsplan beskrivs hur informationsutbytet tryggas i olika störningssituationer bland annat mellan verksamhetsenheten, barnen/eleverna och deras vårdnadshavare, räddnings- och polisväsendet samt andra kommunala myndigheter. I säkerhetsplanen ges också instruktioner om hur medierna informeras om frågor som gäller säkerheten i verksamhetsenheten.

För besluten om säkerhetskommunikationen och ledningen av den ansvarar den person som är ansvarig för ledningen av verksamheten som helhet. Då det är fråga om en allvarlig olycka eller kris, är det ofta antingen direktören för bildningsväsendet eller den ledande tjänsteinnehavaren inom yrkesutbildningen som har ansvaret för komunikationen inom enheten för småbarnspedagogik eller läroanstalten.

En öppenhet i kommunikationen och enkel tillgång till information kan anses vara de viktigaste byggstenarna i en fungerande säkerhetskommunikation. Kommunikation är ett vidare begrepp än information, genom att det också omfattar ömsesidighet i verksamheten. En god säkerhetskommunikation erbjuder alltså också möjlighet att diskutera, ställa frågor och ge feedback, till exempel vid en kris.

Säkerhetskommunikation utgör i bästa fall förebyggande verksamhet, som sköts genom information, utbildning och andra kommunikationssätt. Genom säkerhetskommunikation kan man minska risken för olyckor, minska sannolikheten för dem och även minimera de negativa konsekvenserna.

Tillbaka upp

Begreppet kriskommunikation och målen för den

Med kriskommunikation avses intensifierad och snabb kommunikation i oförutsedda situationer i vilka verksamhetsförutsättningarna, tryggheten och säkerheten eller andra intressen för en verksamhetsenhet, till exempel ett daghem, en skola eller en läroanstalt, är hotade. Att förmedla rätt information till rätt målgrupp kan betraktas som hörnstenar i kriskommunikationen. I praktiken innebär detta framförhållning, planering och tydliga verksamhetsmodeller samt förmåga att reagera snabbt i en krissituation.

Planeringen av kriskommunikationen inleds med proaktiv verksamhet: identifiering av hot och risker, överenskommelser om verksamhetssätt och ansvarsfördelning samt kartläggning av potentiella krissituationer. Varje krissituation är unik och kräver bedömning av tillvägagångssätten från fall till fall. För att en krissituation ska kunna skötas väl behöver man se till att informationen om det skedda och dess följder nås av alla som direkt eller indirekt berör av händelsen. Det skulle vara bra att redan i förväg tänka igenom vilka personer en händelse berör, vilka som bör få information med tanke på skötseln av uppgifterna och vilka andra som bör informeras. Framgångsrik kommunikation i krissituationer förebygger även onödiga rädslor och rykten och korrigerar vid behov felaktiga uppgifter.

De viktigaste målen för kriskommunikationen är att:

  • snabbt ge aktuell och korrekt information om händelsen till dem som berörs
  • ge råd och om det behövs även instruktioner för hur man ska gå till väga
  • förmedla lugn och skapa en känsla av trygghet samt trygga arbetsron
  • svara på mediernas, den stora allmänhetens och kundernas informationsbehov
  • säkerställa informationsgången både inom organisationen och med intressegrupper
  • upprätthålla förtroende för den egna organisationens verksamhet.

Huvudprinciperna för kriskommunikation kan sammanfattas på följande sätt:

  • koncentration av informationsförmedlingen och fördelning av ansvar
  • verksamheten är systematisk och lägesbilden uppdateras kontinuerligt
  • tillförlitlighet, ärlighet och öppenhet
  • snabbhet och effektivitet
  • flera kanaler och opartiskhet.

Under skoldagen och verksamhetsdagen inom småbarnspedagogiken är det utbildningsanordnaren och anordnaren av småbarnspedagogik samt personalen som har ansvar för barnen och ungdomarna. I en krissituation är en av uppgifterna att skydda barnen, eleverna och de studerande från onödig publicitet och skydda deras integritet. Personalen kan till exempel inte ge lov att fotografera, filma eller intervjua en minderårig. För att intervjua och fotografera barn mellan 7 och 14 år behöver man lov av vårdnadshavaren, med undantag då det gäller offentliga evenemang eller situationer. Ett barn under 7 år behöver alltid vårdnadshavarens lov. Unga som har fyllt 15 år har i allmänhet rätt att bestämma om de uppträder i offentligheten. Det är skäl att komma ihåg att ett barn alltid har rätt till sin egen åsikt. Även om man har vårdnadshavarens lov eller om vårdnadshavaren skulle ha kommit med initiativ till att uppträda i medierna så är det bra att också fråga vad barnet själv tycker om saken. En reporter ska därtill sträva efter att säkerställa att den minderåriga förstår vilka följder publicitet i medierna kan ha. Särskilt i en krissituation kan man begära det här av representanterna för media. Det är alltid medierna som har ansvar för vad man beslutat publicera. Läs mer (på finska): https://www.jsn.fi/periaatelausumat/jsn-n-periaatelausuma-lasten-ja-alaikaisten-esiintymisesta-mediassa-10-12-2014/ .

 

Att leda kriskommunikationen

I krissituationer vilar ansvaret för kommunikationen på den person som även är ansvarig för att leda verksamheten som helhet.

Ansvaret för säkerheten i lärmiljön på daghemmet, i skolan eller läroanstalten vilar på anordnaren av småbarnspedagogik eller utbildningsanordnaren, det vill säga i praktiken chefen eller rektorn för enheten. Det finns dock krissituationer som på grund av sin omfattning eller allvarliga natur kräver att informationsansvaret koncentreras hos ledningen inom småbarnspedagogik eller undervisningsväsendet eller hos högre myndigheter. I situationer som kräver hjälp från räddnings- eller polisväsendet är den person som leder utredningen av situationen ansvarig för informationen. Till exempel vid misstanke om brott är det den polis som leder utredningen som ansvarar för informationen.

Vid epidemier är det vanligen hälsovårdscentralen som ansvarar för informationen. I en sjukhusorganisation vilar informationsansvaret på den som är ansvarig för den kliniska vården av patienterna, såsom en sektorchef eller överläkare. Vid en stor olycka är det ofta medicinalchefen som sköter informationen, eftersom hen har mest information om antalet offer och läget för dem. Sjukhuset informerar om frågor som rör dess verksamhet och vården av patienter; polisen eller räddningsmyndigheterna informerar om orsakerna till själva olyckan eller om eventuella dödsfall. Det är alltid polisens uppgift att ge ut namnen på avlidna.

Vid kriser är det av största vikt att arbets- och ansvarsfördelningen när det gäller kommunikationen är tydlig. Därför behöver man vara beredd på att behovet av information ofta är väldigt stort i en krissituation, och största delen av arbetstiden för en person kan gå åt till att svara på frågor av till exempel vårdnadshavare, samarbetspartner och media. Det är tillrådligt att i förväg komma överens om hur ansvaret för kommunikationen vid behov kan fördelas.

När man planerar kriskommunikationen och genomför kommunikationen i en krissituation är det väldigt viktigt att man har ett fungerande samarbete mellan myndigheterna i kommunen och vid behov också på nationell nivå. Planerna ska uppdateras vid behov och man ska regelbundet öva på hur man ska agera i krissituationer.

 

Kriskommunikationens målgrupper

Krisens natur avgör vilka grupper kommunikationen ska riktas till. Olika målgrupper behöver ofta olika typ av information: informationen till barnen eller eleverna är av en annan typ än myndighetsinformationen till en annan myndighet eller till media. Ibland kräver hanteringen av en kris att information inte ges till en stor publik, men beslutet ska fattas med noggrant övervägande, eftersom informationen idag kan spridas väldigt snabbt, till exempel i sociala medier. När kommunikationen riktas korrekt får de rätta personerna den senaste informationen.

Syftet med krisinformationen är att alla parter får en enhetlig uppfattning av situationen och kan agera utifrån rätt information. I krissituationer på daghem eller i skolan är det alltid personalen, barnen/eleverna och de studerande som är den primära målgruppen. En effektiv intern information tryggar arbetsron och möjliggör en fortsatt välfungerande vardag på daghemmet eller i skolan. De personer som har ansvar för att sköta krisarbetet utgör en egen målgrupp. De behöver information i realtid, till exempel om hur situationen utvecklas och om vilka andra riskfaktorer som eventuellt finns.

Med hjälp av kriskommunikationen förmedlas information även till vårdnadshavarna och till andra aktörer utanför daghemmet/skolan. Informationen bör alltid vara så öppen och saklig som möjligt, men man bör i alla fall ta hänsyn till integritetsskyddet och eventuella begränsningar som behövs i situationen. Det finns situationer där vårdnadshavarna kan informeras endast om när följande information kommer att ges. Det är viktigt att hemmen i förväg får information om daghemmets, skolans eller läroanstaltens krisplan och om de principer för kriskommunikationen som ingår i planen. När en kris drabbar daghemmet/skolan bör även vårdnadshavarna veta hur man agerar i olika situationer och hur kommunikationen sköts. Dessutom bör de får veta varifrån eller av vem man vid behov kan få hjälp eller mer information. Även om daghemmet, skolan eller läroanstalten inte själv skulle ha ansvar för att sköta informationen i en krissituation, är det skäl att se till att man för egen del delar informationen och anvisningarna som fås av till exempel en myndighet.

I säkerhetsplaneringen vid enheter inom småbarnspedagogik, skolor och läroanstalter är det viktigt att ta i beaktande hur man ska agera i hotfulla situationer och krissituationer även då informationen om hotet eller krisen först når dem som berörs via till exempel sociala medier, innan det finns officiell information om det som sker. En sådan här situation kan uppstå till exempel om myndigheterna har skäl att begränsa eller fördröja informationen för att kunna leda situationen. Till exempel polisens behov av att på grund av utredningsrelaterade skäl dröja med att ge ut information ska ändå övervägas i relation till barnens, elevernas och de studerandes psykologiska trygghet och vårdnadshavarnas rätt att få information.

En sådan här situation kan försätta skolans personal i en svår konfliktsituation, eftersom det i en situation där man inte kan ge ut all information ibland innebär att man inte kan svara sanningsenligt på elevernas frågor, ifall de till exempel på skolans område lägger märke till aktivitet som hör ihop med en krissituation. Därför är det viktigt att på förhand planera hur man så sanningsenligt som möjligt ska berätta för elever och studerande om situationer där risknivån enligt polisens bedömning är låg. Vårdnadshavarna bör också ha möjlighet att via någon kommunikationskanal alltid få aktuell och korrekt information om situationen. Det lönar sig att vara beredd på att ta emot samtal. Det bästa slutresultatet får man genom att samarbeta med myndigheterna både när det gäller planeringen och då man reder ut en situation. I sista hand är det ändå rektorn eller enhetens chef som ansvarar för verksamheten vid enheten och hen ska ha möjlighet att sörja för detta ansvar på det sätt som krävs.

 

Kommunikations- och informationskanaler

Kommunikations- och informationskanalerna i störningssituationer avviker sällan från normal praxis och man ska sträva efter att använda existerande, fungerande kanaler. Valet av kommunikationskanal beror alltså både på krisens stadium eller allvar och på målgruppen. För att kunna garantera att informationen ska nå fram är det viktigt att använda flera olika kanaler.

De elektroniska medierna fungerar bra i en kris på grund av sin snabbhet och med dem kan man  effektivt nå ett stort antal människor. Man bör dock komma ihåg att det finns människor som inte har möjlighet att elektroniska kanaler just i den situationen eller överhuvudtaget. Ibland kan de elektroniska kanalerna också vara ur bruk. I den interna kommunikationen inom arbetsgemenskapen kan man stödja kommunikationen i de elektroniska kanalerna, såsom till exempel arbetsgemenskapens intranät, genom att skriva ut den information som ges i en krissituation och lägga fram den påseende för personalen. Webbplatserna, den elektroniska utrustning som används för samarbetet mellan hem och skola eller småbarnspedagogiken, de sociala medierna, textmeddelanden och telefonsamtal kan man effektivt förmedla information om det som inträffat och vid behov även nå en större målgrupp. I skolor och läroanstalter kan man i akuta krissituationer även använda centralradion.

Om krisen har ett stort publicitetsvärde är också medierna intresserade. De metoder som används för kommunikation med medierna är pressmeddelanden, presskonferenser och telefontjänst för medierna. I allmänhet är det den som leder räddningsverksamheten som ordnar presskonferensen, ofta till exempel polisen eller räddningsväsendet. Även kommunikationen med medierna bör i en krissituation vara öppen, aktiv och betjänande. Medierna ska också behandlas jämlikt.

I en krissituation kan det också vara skäl att skriva ett kort meddelande med information om de viktigaste frågorna i samband med krisen. Beroende på situationen kan meddelandet också ges till medierna. Ett bra meddelande svarar på frågorna vem, vad, när, hur och varför. Det är till stor hjälp i en krissituation om man har en färdig meddelandebotten som man gjort på förhand och sedan bara kompletterar med information vid den egentliga situationen. Innan meddelandet släpps ska man alltid se till att den information som ges är korrekt och att tillförlitligheten har kontrollerats. Det lönar sig att i förväg utse den eller de personer som i en krissituation godkänner varje meddelande innan de publiceras.

Ibland kräver situationen myndighetsinformation. Det är bara särskilda myndigheter som har rätt att skicka varningsmeddelanden och de ges i syfte att avvärja en direkt fara för människors liv, hälsa eller egendom. Ett varningsmeddelande ges i allmänhet också då faran är över. Ett varningsmeddelande kan ges antingen i hela landet eller på ett begränsat område. Meddelandet skickas via nödcentralen till Rundradion. Läs mer: https://intermin.fi/sv/raddningsvasendet/raddningsverksamhet/varningsmeddelande.

Tillbaka upp

Att beakta i akuta situationer

Det tar en viss tid innan hjälpen utifrån anländer, ibland minuter, ofta mycket längre tid. I väntan på hjälp bör människorna agera i enlighet med organisationens säkerhetsplan för att rädda och skydda människor och egendom samt för att undvika ytterligare skador.

Identifiering av en situation

Det är nödvändigt att kunna skilja hot från situationer där det finns anledning att misstänka en verklig fara. En fara är verklig när en handling eller händelse som allvarligt hotar människoliv, hälsa eller egendom pågår eller håller på att inträffa.

Meddelanden

Hotfulla situationer ska omedelbart meddelas till nödcentralen, som ger anvisningar om vilka åtgärder som bör vidtas. Man ska ringa nödnumret genast när en risk- eller en nödsituation inträffar. I samtalet ska man

  • berätta vad som hänt och vem som drabbats
  • ange noggrant var händelsen inträffat
  • svara på eventuella ytterligare frågor
  • följa anvisningarna
  • vänta tills man får tillstånd att avsluta samtalet.

De personer som ansvarar för säkerheten på verksamhetsstället underrättas om händelsen eller situationen. Om det är nödvändigt inrättas en ledningsplats för att hantera situationen.

För de myndigheter som anländer till platsen ordnas om möjligt med vägvisning. Om situationen kräver att man söker skydd inomhus, bör man överväga om det är tryggt att skicka en vägvisare. Händelsen rapporteras till nödvändiga platser (internt och externt första meddelande).

Söka skydd

Det ges en separat anvisning om hur man ska söka skydd och ta sig till låsta lokaler.

Evakuering

Personer som befinner sig i skolan evakueras i enlighet med räddningsplanen. Polisen har gett läroanstalterna egna anvisningar om hur man i brotts- och våldssituationer kan avvika från de handlingsmodeller som nämns i räddningsplanen.

Information

I akuta situationer blir informationen viktigare. Informationen sköts enligt i förväg uppgjorda modeller. Om det är frågan om ett brott bör man innan informationen ges diskutera med polisen.

Avslutande av en situation

I slutskedet bör man bedöma hur det skedda ska behandlas efteråt. I de lindrigaste fallen kan det vara tillräckligt med en diskussion. Den part som leder verksamheten ordnar vid behov omedelbart efter händelsen ett möte där händelsen diskuteras i enlighet med tidigare uppgjorda planer. Återhämtningen börjar redan under situationen.

Eftervård

Eftervården sköts enligt de planer som utarbetats för krissituationer.

Tillbaka upp