3. Skyldigheter för mottagaren av understöd

Mottagaren av understöd ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att iaktta upphandlingslagstiftningen. Upphandlande enheter är utöver staten, kommunerna och församlingarna bland annat sådana mottagare av statsunderstöd som uppfyller kännetecknen för ett offentligrättsligt organ enligt 5 § i upphandlingslagen. Ett offentligrättsligt organ är skyldigt att konkurrensutsätta sin upphandling och då följa förfarandena enligt upphandlingslagen.

Om mottagaren av understöd för upphandlingen får stöd som överstiger hälften av upphandlingens värde från en sådan upphandlande enhet som avses i upphandlingslagen, är mottagaren av understöd skyldig att för den upphandlingens del iaktta lagen om offentlig upphandling även om den inte annars skulle omfattas av lagens tillämpningsområde. Med upphandling avses köp eller hyra av varor och tjänster eller därmed jämförbar verksamhet samt upplåtande på entreprenad mot ekonomisk ersättning. Upphandling är till exempel inte att utföra något som eget arbete, anställa någon eller att förvärva eller hyra mark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.

Även om en anskaffning inte omfattas av tillämpningsområdet för lagen om offentlig upphandling, ska alla anskaffningar till ett värde av minst 20 000 euro + mervärdesskatt konkurrensutsättas. Vid konkurrensutsättningen ska de förfaranden som anges i upphandlingslagen tillämpas. Om värdet av upphandlingen underskrider det nationella tröskelvärdet (60 000 euro) och konkurrensutsättning inte förutsätts i den upphandlande organisationens upphandlingsanvisning uppfylls skyldigheten till konkurrensutsättning genom att anbud begärs av minst tre varu- eller tjänsteleverantörer. Om det finns en grund för direktupphandling enligt upphandlingslagen för att inte konkurrensutsätta en upphandling, är det möjligt att inte heller begära anbud. De handlingar som gäller konkurrensutsättningen ska förvaras som en del av förvaltnings- och bokföringsmaterialet, och de ska på begäran sändas till Utbildningsstyrelsen.

Ifall mottagaren av understödet själv producerar en tjänst eller vara som mottagaren behöver, beaktas som godtagbara kostnader endast de verkliga produktionskostnaderna för tjänsten eller varan.

Mottagaren av understödet ska ordna bokföringen i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen och bokföringsförordningen. Bokföringen ska ordnas så att det med hjälp av den är möjligt att på ett tillförlitligt sätt följa upp hur understödet används. Av projektets bokföring ska projektets totala kostnader framgå. Här ingår självfinansieringsandelen, det beviljade statsunderstödet, utgifter som bokförts för projektet, inkomster som uppkommit av projektet och finansiella poster som beviljats av övriga instanser.

Projektets inkomster ska bedömas och bokföras separat eftersom de minskar på de godtagbara kostnaderna. Statsunderstöd som beviljas projektet räknas inte som en inkomst för projektet. Inkomsterna kan inte räknas som projektets självfinansieringsandel.

Av sökande som beviljas specialunderstöd förutsätts ofta en självfinansieringsandel. Självfinansieringsandelen bestäms skilt för varje statsunderstöd och beräknas utifrån projektets totala godtagbara kostnader, från vilka man drar av de beräknade inkomsterna för projektet. I understödsbeslutet anges understödets högsta belopp i euro samt understödets högsta belopp i procent av de totala godtagbara kostnaderna. För att beviljas understöd förutsätts att mottagaren har åtminstone den självfinansieringsandel som beskrivs i ansökningsmeddelandet.

I självfinansieringsandelen kan ingå sakkunnigarbete eller övriga tjänster som mottagaren av understöd gör för statsunderstödsprojektet, förutsatt att de faktiska utgifterna kan verifieras i projektets bokföring.

En fysisk person ska föra bok över användningen av understödet på ett sätt som är lämpligt med tanke på understödsbeloppet och omständigheterna.

Läs om bokföring för samprojekt i punkt 1.8 Samprojekt.