En handling som har inkommit till Utbildningsstyrelsen blir offentlig när Utbildningsstyrelsen har fått den (lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, 7 §). Offentligheten gäller också statsunderstödsansökningar, kompletteringar till dem och redovisningar som berör användningen av understödet.
En offentlig handling kan innehålla sekretessbelagda delar. En sådan handling blir ändå inte helt och hållet sekretessbelagd, ifall informationen kan ges så att de sekretessbelagda delarna inte blir offentliga. Grunderna för sekretess anges i 24 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och i eventuell speciallagstiftning. Sekretessbelagda uppgifter är till exempel information om en persons årsinkomster, deltagande i förenings- eller partiverksamhet och information om en förenings eller ett företags affärseller yrkeshemligheter. Den som skickar ansökan eller redovisningen kan vid behov tydligt markera i dokumentet vilka uppgifter som den som skickar handlingen anser att är affärs- eller yrkeshemligheter. Utbildningsstyrelsen beslutar ändå om de eventuellt ska vara sekretessbelagda.
Det är på Utbildningsstyrelsens ansvar att se till att utomstående inte får kännedom om sådana innehåll i ansökningar eller redovisningar som enligt lag är sekretessbelagda.
Den sökande och mottagaren av understöd ansvarar för att se till att hen inte delar ansöknings- eller redovisningslänkar som är specifika för den sökande eller för projektet åt andra än projektets ansvarspersoner, eftersom vem som helst kan redigera blanketterna via dessa länkar. Om den sökande eller användaren av understödet vill kan hen dela understödsbesluten och förhandsgranskningsversioner eller utskrivna kopior av ansökningarna på det sätt som hen anser är bäst.