Anvisningar för projektadministratören

Alla projekt som beviljats finansiering får utbildning av oss om detaljerna kring administration och ekonomi. Utbildningarna erbjuder också en bra möjlighet till att bekanta sig med andra projektledare.

Varje ansökningsomgång omfattar en separat utbildning. Bidragsmottagarna får information om den aktuella utbildningen i vårt bidragsbeslut och vi skickar också en separat inbjudan till utbildningen per e-post.

Utbetalningen av bidraget för ert projekt definieras i projektavtalet.

Förfinansieringen, dvs. bidragets första del, betalas till ert angivna konto när

1. båda parterna har undertecknat projektavtalet
2. ni har skickat formuläret för bankuppgifter och utbetalning till Utbildningsstyrelsen både per e-post och brev.

I projektavtalet definieras det beräknade högsta beloppet på slutbetalningen som ert projekt kan få. 

När ni har lämnat in slutrapporten kontrollerar vi projektets godkända faktiska kostnader. Efter att rapporten har godkänts betalar vi ut bidragets slutdel.

Om det har skett förändringar i ert projekt som minskar på de faktiska kostnaderna eller alla redovisade kostnader inte är bidragsberättigade, minskar beloppet på slutbetalningen. I vissa fall kan ni bli tvungna att återbetala bidrag som ni redan fått.

Volontärprojekt (ESC51)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

• en garanti undertecknad av en juridisk person inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
• verifikat för särskilda kostnader.

Följande bilagor ska alltid finnas i er bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten:

• lista över underskrifter som verifierar organisationsstödet
• du kan använda UBS:s mallblankett ”Proof of attendance, Volunteering activities” eller göra en egen lista
• lista över underskrifter som verifierar utbetalning av fickpengar eller ett verifikat på betalningen
• om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande, vilken personen som får resestödet och den sändande organisationen har undertecknat (projekt som finansierats från och med 2023).
• om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd (projekt som finansierats från och med 2023).

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

• alla volontärer
• förberedelsemöte: inga rapporter fylls i.

Solidaritetsprojekt (ESC30)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

• en garanti undertecknad av en juridisk person inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
• verifikat för särskilda kostnader
• undertecknad arbetstidslista för att verifiera handledarkostnaderna, om man har beviljat coachstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

• unga som genomfört projektet.

Som genomförare av ett projekt som finansieras av Europeiska solidaritetskåren är du ansvarig för att ni kommunicerar ändamålsenligt, öppet och synligt om projektet och finansieringen som det fått. Kommunikation är viktigt för att sprida projektets verksamhet och resultat. Därtill är en ändamålsenlig kommunikationsplan en av förutsättningarna för att alls beviljas finansiering.

Rapporteringssystemet Mobility Tool+ innehåller många personuppgifter som pseudonymiseras när projekten har avslutats.

Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för funktionernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och det nationella programkontoret efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifter inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Att dölja personuppgifter är en åtgärd av Europeiska kommissionen.

I anslutning till skyddet av personuppgifter i pågående projekt övergår vi till att använda PRN-nummer, inte namn, i kontakten mellan förmånstagaren och det nationella programkontoret. PRN är deltagarens mobilitetskod som finns i Mobility Tool+.

I undantagsfall kan projektets kontaktperson be att personuppgifterna visas för en viss tid i Mobility Tool+, till exempel på grund av projektgranskning.