Krisberedskap och verksamhet i akuta krissituationer

Verksamhetsställen inom småbarnspedagogik, skolor och läroanstalter ska förbereda sig på kriser som orsakas av plötsliga, oväntade och ovanligt allvarliga händelser. Beredskapen är viktig eftersom krissituationer påverkar hur man agerar och det inte finns tid för att utarbeta nya verksamhetsmodeller efter att en kris har inträffat. Om man har planerat hur man ska agera i en krissituation är det däremot mer troligt att man agerar i enlighet med planen, trots den förvirring och misstro som situationen förorsakar.
 
Akuta krissituationer är till exempel 

• en eldsvåda eller annan olycka
• en situation där ett barn, en elev, en studerande eller en lärare avlider
• en olycka som påverkar daghemmet, familjedagvården, skolan eller läroanstalten
• en farlig situation eller våld.

När man utarbetar krisplanen är det bra att förbereda sig på olyckor, händelser och störningar av varierande slag. Om man i alltför hög grad fokuserar på händelser som redan inträffat, kan det leda till att man har en alltför snäv beredskap att agera.

Anordnare av småbarnspedagogik och utbildningsanordnare bör skapa strukturer för ledningen och verksamheten vid en krissituation för att enskilda verksamhetsställen inom småbarnspedagogik, skolor och läroanstalter ska få det stöd de behöver i akuta krissituationer och för att samarbetet mellan olika förvaltningsområden ska vara smidigt. Det är också bra att på förhand ta reda på vilka organisationer i området som erbjuder olika tjänster och med vilken tidtabell tjänsterna finns att tillgå vid krissituationer. Anordnarna bör även upprätthålla och uppdatera en lista över de kontaktuppgifter som behövs.

Utbildningsanordnaren ska utarbeta en elev- eller studerandevårdsplan för genomförandet av elev- eller studerandevården som helhet. För den allmänna planeringen, utvecklingen, styrningen och utvärderingen av den anordnarspecifika elev- eller studerandevården svarar en sektorsövergripande styrgrupp. Utbildningsanordnarens elev- eller studerandevårdsplan utarbetas i samarbete med personalen vid verksamhetsställena inom förskoleundervisning, skolorna och läroanstalterna, elev- eller studerandevårdstjänsterna och barnen, eleverna, de studerande samt deras vårdnadshavare. Välfärdsområdet har i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen en samarbetsskyldighet vid beredningen av utbildningsanordnarens elev- eller studerandevårdsplan.

Utbildningsanordnarens elev- eller studerandevårdsplan ska även innehålla en krisplan där agerandet vid akuta kriser, hot och farliga situationer beskrivs. Planen bereds i samarbete med myndigheterna i välfärdsområdet och övriga nödvändiga myndigheter med beaktande av övriga anvisningar och förordningar för hot, farliga situationer och kriser samt principerna för anordnandet av psykosocialt stöd. Man ska regelbundet gå igenom planen så att alla är medvetna om sitt eget ansvar och känner till hur de ska agera i en akut situation. 

I krisplanen beskrivs:

• hur man förebygger kriser
• hur man bereder sig på kriser
• hur man agerar i krissituationer
• hur man övar beredskapen att agera
• I planen beskrivs dessutom principerna för ledningen av helheten, samarbetet samt arbets- och ansvarsfördelningen.
• Det är bra att anteckna i planen hur man i en krissituation säkerställer samarbetet med välfärdsområdet och kommer överens om nödvändiga resurser.
• I planen beskrivs principerna för den interna och externa kommunikationen samt informationsgången mellan utbildningsanordnaren och verksamhetsstället för förskoleundervisning, skolan eller läroanstalten.

Krisplanen utgör grunden för verksamheten vid verksamhetsstället för förskoleundervisning, skolan eller läroanstalten i en krissituation. Verksamhetsställena för förskoleundervisning, skolorna och läroanstalterna kan göra nödvändiga preciseringar i sin egen krisplan. Den offentliga delen av krisplanen ska lätt kunna hittas av vem som helst på verksamhetsställets, skolans eller läroanstaltens webbplats.

Inom småbarnspedagogiken rekommenderas att krisplanen utarbetas som en del av säkerhetsplanen med iakttagande av samma principer.

Krisgruppens ledare leder krisgruppens verksamhet vid verksamhetsstället, skolan eller läroanstalten. Som ledare för krisgruppen fungerar ofta rektorn eller ledaren, men för denna uppgift är det också möjligt att välja någon annan medlem av personalen som känner till den allmänna verksamheten vid verksamhetsstället, till exempel biträdande rektor. Om någon annan än rektorn eller ledaren fungerar som ledare för krisgruppen är samarbetet mellan ledaren för krisgruppen och rektorn/ledaren av central betydelse. Krisgruppens uppgifter i en krissituation är att planera de stöd-, interventions- och vårdtjänster som behövs, hitta de yrkespersoner som behövs, se till att tjänsterna erbjuds, utföra krisarbete och övervaka det psykosociala stöd som erbjuds barnen, eleverna, de studerande och personalen.

Exempel på krisgruppens uppgifter i en akut krissituation:  

• Att koordinera krisarbetet som helhet
• Att utarbeta en anpassad kort- och långsiktig plan för agerandet i kriser
• Att planera stödet till barnen, eleverna, de studerande och personalen samt kontakten med vårdnadshavarna
• Att vid behov konsultera experter på psykosocialt stöd och tjänster om anordnandet av krisverksamheten och det psykosociala stödet
• Att utvärdera krisens inverkan på gemenskapen
• Att samla in och dela uppdaterad information om det som inträffat och göra nödvändiga korrigeringar och förtydliganden
• Att utvärdera krisverksamheten och förbättra anvisningarna för krisarbetet.

Krisgruppens uppgifter med anknytning till beredskapen är till exempel:

• Att bedöma och planera verksamheten vid kriser
• Att uppdatera verksamhetsställets, skolans eller läroanstaltens krisplan
• Att upprätthålla personalens kriskompetens genom övningar, information och utbildning.

I en krissituation ska man inom småbarnspedagogiken och utbildningen samtidigt ta hand om medlemmarna i gemenskapen, fortsätta den normala verksamheten och informera om krisverksamheten. Med hjälp av krisplanen kan man agera snabbt och effektivt i en krissituation. Inverkan av traumatiserande händelser lindras genom psykosocialt stöd som främjar återhämtningen.

Det är bra att notera att det i vissa krissituationer kan behövas tilläggsresurser från social- och hälsovårdstjänster eller andra samarbetspartner för att hantera situationen. Även kommunens ungdomsarbetare kan eventuellt bistå med extra resurser för krisarbetet. När utomstående aktörer deltar i verksamhetsställets, skolans eller läroanstaltens krisverksamhet, ska de agera enligt rektorns eller ledarens och krisgruppens ledares anvisningar på ett planerat och samordnat sätt.

I allvarliga situationer kan det behövas samarbete mellan flera myndigheter och då är de centrala aktörerna nödcentralen, polisen, räddningsväsendet, akutvården, socialväsendet och olika aktörer inom hälso- och sjukvården.

1.     Kontroll av information  

När en kris uppstår på ett verksamhetsställe inom småbarnspedagogik, en skola eller en läroanstalt, samlar man in grundläggande information om händelsen (till exempel vilka personer den berör, tid och plats för händelsen osv.) från tillförlitliga källor. Ledaren för krisgruppen utser en person som registrerar informationen som samlas in samt verksamheten och planerna.

2. Åtgärder för att trygga säkerheten 

Vid traumatiska händelser ska man omedelbart försäkra sig om barnens, elevernas, de studerandes och personalens säkerhet. Barnen, eleverna, de studerande och personalen på platsen där en krissituation inträffat ska samlas ihop på ett säkert ställe och vid behov flyttas till lokaler på något annan plats som man utsett på förhand, alternativt skyddas från skador och från att bli vittnen till det som inträffat på platsen. Till de omedelbara säkerhetsåtgärderna hör också att ta hand om deras grundläggande behov och vid behov ordna medicinsk vård. I en krissituation kan personalen också ha olika underhållsuppgifter, till exempel att låsa dörrar och stänga av luftkonditioneringen.

3. Kriskommunikation

Med kriskommunikation strävar man efter att i rätt tid sprida korrekt information till alla som direkt eller indirekt berörs av det inträffade. I kriskommunikationen ska både den interna kommunikationen på verksamhetsstället och den externa kommunikationen beaktas. Även om varje krissituation är individuell och kräver en bedömning av tillvägagångssätten från fall till fall, kräver lyckad kriskommunikation framförhållning, planering och tydliga handlingsmodeller.

https://www.oph.fi/sv/utbildning-och-examina/ledning-av-sakerheten#anchor-kriskommunikation

4. Arrangemang för krisgruppens möte 

När en kris har inträffat eller när man har fått information om en kris bör man så snabbt som möjligt hålla ett krisgruppsmöte. Syftet med mötet är att informera krisgruppens medlemmar om det som inträffat och kontrollera sanningshalten i informationen från olika källor. Under mötet ska man även ta hänsyn till deltagarnas känslomässiga reaktioner och se till att alla är kapabla att utföra de uppgifter som de tilldelats. Man bör även ta hänsyn till om någon inte kan delta i arbetet av personliga skäl. Gruppen ska göra upp en plan för stödet utgående från det som inträffat. Planen ska bland annat innehålla en tidsplan för genomförandet, rutiner, ordningsföljd för åtgärderna och arbetsfördelningen. I planen är det också bra att ta hänsyn till att sörja för personalens välmående. I en akut situation kan man glömma att äta och vila, så cheferna bör påminna personalen om att ta hänsyn till dessa grundläggande behov. Dessutom är det bra att även planera hur den traumatiska stressen hos medlemmarna i krisgruppen ska hanteras, till exempel genom bearbetningssamtal och arbetshandledning. 

5. Inledande möte med personalen

Vid en krissituation bör man inledningsvis samla personalen, gå igenom det som inträffat och försäkra sig om personalens arbetsförmåga. Vid behov ska man ordna stöd för personalen. Det är bra att var och en som arbetar med barnen, eleverna eller de studerande får ett skriftligt meddelande om vad som inträffat och instruktioner för hur de kan hantera det som hänt. Vi rekommenderar att alla samtidigt informeras om det som inträffat.

Det första mötet med personalen hålls vanligen av rektorn eller ledaren tillsammans med krisgruppen. Det första mötet ska hållas så fort som möjligt. Beroende på när en krissituation uppstår hinner man inte alltid ordna ett möte innan barnen, eleverna, de studerande och personalen får information om vad som hänt. I detta fall ska rektorn eller ledaren först kontrollera och få bekräftelse på att informationen är sanningsenlig och sedan informera personalen om det inträffade via ett på förhand överenskommet officiellt larmsystem. Om det är fråga om att ett barn, en elev, en studerande eller en medlem i personalen har avlidit är detta en offentlig angelägenhet, men informationen om dödsorsaken omfattas av skyddet för integritet. Man ska avhålla sig från att lämna uppgifter om dödsorsaken tills man kommit överens med den avlidnes närstående om vilken information som man kan gå ut med. Eftersom människor ofta har ett behov av att snabbt få information om det som inträffat, är det bra att informera även om att man ännu inte kan bekräfta eller ge mer exakt information.

Det här kan ingå i det inledande mötet med personalen:

• Informera om det som inträffat till den del som det är möjligt.
• Lyssna på personalen och svara på deras frågor till den del det är möjligt.
• Ge personalen möjlighet att uttrycka tankar och känslor med anknytning till det som inträffat. Identifiera anställda som är i behov av extra hjälp och hänvisa dem till lämplig hjälp inom företagshälsovården. Arrangera vid behov ett arbetspar eller en vikarie för lärare eller annan personal.
• Hjälp personalen att förbereda sig på barnens, elevernas och de studerandes reaktioner och frågor genom att ge dem anvisningar för detta.
• Handled de anställda i hur de svarar på frågor från vårdnadshavare och media eller andras förfrågningar.
• Gå igenom de olika ansvarsområdena och arbetsuppgifterna samt hur man håller pauser.
• Diskutera planen/anvisningarna som gjorts upp för hur man ska bemöta de barn, elever eller studerande som reagerar starkt på det som inträffat.
   

6. Första mötet med barnen, eleverna eller de studerande

Barnen, eleverna och de studerande kan ha missuppfattningar och misstankar om en traumatisk händelse som inträffat. Därför är det viktigt att skapa en lugn situation där man kan ge korrekt information om det som inträffat och svara på deras frågor utgående från deras ålder och utvecklingsnivå. Det går inte nödvändigtvis att svara på alla frågor och det är också bra att vara tydlig med detta. Detta gör det lättare att acceptera fakta och minimera spekulationer, samtidigt som man kan observera hur de reagerar. 

Det är viktigt att stärka känslan av trygghet efter det som inträffat. Barnen, eleverna och de studerande samt vårdnadshavarna ska även ges information om var och hur hjälp finns att få. Personalen ser tillsammans med vårdnadshavarna till att de som behöver hjälp får den enligt krisgruppens anvisningar.

7. Avslutning på den första dagen

Under dagen ligger personalens fokus på att stödja barnen, eleverna eller de studerande. Det är viktigt att personalen erbjuds stöd för denna uppgift. I slutet av den första dagen är det bra att hålla ett möte med hela personalen. Under mötet kan medlemmarna i personalen utbyta erfarenheter, tankar och känslor som väckts under dagen. Under mötet är det också möjligt att gå igenom utmaningar och framgångar och ge aktuell information om det som inträffat samt planera nästa dag. Det är bra att påminna personalen om ork och vila och att de även själva kan påverkas av akuta traumatiska situationer.

8. Dokumentering av arbetet 

I krisverksamheten ingår att dokumentera det arbete som utförts. Utifrån den dokumenterade informationen (till exempel rektorns, ledarens, krisgruppens och företagshälsovårdens anteckningar om krisverksamheten och promemorior om de möten som hållits och de kort- och långsiktiga planer för krisverksamheten som utarbetats) kan man utvärdera krisverksamheten och utnyttja det man lärt sig för att förbättra anvisningarna för krissituationer för verksamhetsstället, skolan eller läroanstalten och utbildningsanordnarens anvisningar.

Traumatiska upplevelser kan ha en negativ inverkan på det psykiska välbefinnandet, lärandet, arbetsförmågan och beteendet. Om barn och unga inte får den hjälp de behöver i krissituationer kan det påverka deras återhämtning från situationen och återgång till en normal vardag samt, beroende på situationen, i värsta fall äventyra deras normala utveckling. Traumatiska händelser kan ha effekter på barnen, eleverna, studerandena och lärarna som utsatts för dem direkt, men också på andra barn, elever, studerande och lärare samt på hela gemenskapen. Målet med det psykosociala stödet är att bekämpa och lindra de skadliga effekterna av den traumatiska händelsen samt stödja de utsatta att återhämta sig från den. Krisens karaktär påverkar hurdant och hur omfattande psykosocialt stöd som behövs. Traumatiska händelser som individer upplever utanför verksamhetsstället för småbarnspedagogiken, skolan och läroanstalten, såsom en olycka eller en familjemedlems död, omfattas i allmänhet inte av den gemensamma krisverksamheten vid verksamhetsstället för småbarnspedagogiken, skolan eller läroanstalten.

Det är viktigt att bedöma krisens inverkan på gemenskapens medlemmar så att de individer och grupper som behöver stöd kan identifieras och så att de kan erbjudas stöd som motsvarar behoven. Hos vissa kan inverkan av en traumatisk händelse framträda med en viss fördröjning. 

Man kan utveckla sin beredskap att observera och bedöma inverkan av en traumatiserande händelse i samarbete med elev- och studerandevårdstjänsternas personal så att man kan ordna lämpligt psykosocialt stöd och hänvisning till tjänster i rätt tid. Sätt att hjälpa inkluderar bland annat grundläggande omsorg, psykologisk första hjälp och hänvisning till vård.  

Traumamedvetenhet och olika stödmaterial hjälper undervisnings- och handledningspersonalen att observera och identifiera reaktioner hos barn, elever och studerande samt i sig själva. För att nödvändigt stöd ska kunna erbjudas vid olika tidpunkter efter en traumatisk händelse (samma dag, inom några dagar eller några veckor eller 1–2 månader) lönar det sig för undervisningspersonalen att observera barnens, elevernas och de studerandes reaktioner, bedöma deras behov och hänvisa dem till lämpliga tjänster. Erfarenheter och reaktioner kan bedömas som lindrigare än de i verkligheten är, så det är viktigt att också fråga personen själv om hens reaktioner och erfarenheter.

Psykosocialt stöd och psykosociala tjänster ges så snart som möjligt efter den traumatiserande händelsen. Under de första månaderna kan återhämtningen och reaktionerna som händelsen orsakar identifieras och en ändamålsenlig hänvisning till vård kan inledas.  

Återhämtning från en kris och anpassning till en förlust är en individuell och ibland långsam process. Efter naturliga dödsfall kan det ta ett till två år att anpassa sig till förlusten av en närstående; efter traumatiska dödsfall tar det ofta längre. Sorgens längd ska också beaktas i krisverksamheten, och det kan vara nödvändigt att fortsätta uppföljningen till exempel under hela läsåret. 

Med trauma avses en händelse eller serie händelser som hotar säkerheten (den psykiska, fysiska eller materiella säkerheten) och som överskrider människans typiska tolerans och hanteringsförmåga.  Traumatiserande upplevelser omfattar ett verkligt eller upplevt hot om död eller allvarlig skada för en själv eller en annan människa. Reaktionerna i sig är inte farliga. Både händelsen som orsakade traumat och människans upplevelse och tolkningen av den påverkar slutresultatet, dvs. om resiliensen skyddar, om återhämtningen inleds eller om det blir ett psykiskt trauma efter krisen.

En traumatiserande händelse kan vara till exempel en olycka, en allvarlig risksituation, att utsättas för våld eller en närståendes plötsliga död. En instinktiv överlevnadsmekanism, som syftar till att hålla personen vid liv, orsakar förändringar i hjärnans aktivitet, kroppen, känslorna, tänkandet och beteendet. Oftast följer återhämtning när hotet försvinner.

I akuta stressituationer börjar reaktionerna i allmänhet genast och varar från några timmar till en eller två dagar. Omedelbart efter händelsen är chock, misstro och förnekande av verkligheten normala försvarsmekanismer. Akuta stressreaktioner är bland annat hjärtklappning, yrsel, darrande händer, rastlöshet, kraftig rädsla, hjälplöshet och känslolöshet. Typiska reaktioner hos barn är en känsla av overklighet, rädsla för att skada sig och dö, förvrängda observationer, separationsångest, gråtmildhet, ilska och raserianfall, förändringar i ätandet och andra fysiska symtom. Barnens reaktioner kan vara inre ångest eller yttre beteendeproblem. Reaktionerna kan vara skrämmande om man inte ger stöd i att förstå dem.

De traumatiska stressreaktionerna lindras och minskar under den individuella återhämtningsprocessen under de första dagarna och veckorna. En del av dem som upplevt en traumatisk händelse är resistenta mot stress och återhämtar sig flexibelt, en del hamnar i kris, och för en liten del utvecklas ett trauma. Efter de första dagarna kan reaktioner på posttraumatisk stress vara till exempel överaktivitet i kroppen, att uppleva traumat på nytt som reversion och minnen, att undvika saken, negativa tankar och känslor, aptitlöshet samt sömnsvårigheter. Vid naturlig återhämtning lindras och minskar reaktionerna under de första veckorna efter den traumatiska händelsen.

Resilienta, det vill säga psykiskt kriståliga, barn och unga har ofta starkare kontakt med hemmet, läroanstaltsgemenskapen och kompisarna än andra samt minst en pålitlig vuxen i sitt liv som bryr sig om dem. I krissituationer stöds barnens och ungas resiliens av familjens eller andra närståendes stöd, snabb återställning av vardagsrutinerna och möjlighet till samtal samt handledd bearbetning av rädslor och upplevelser i en trygg miljö, till exempel i skolan eller läroanstalten. Att klara sig igenom traumatiska händelser kan stärka individens och gemenskapens resiliens.

Traumamedvetenhet hjälper att stöda återhämtningen hos individerna och i gemenskapen samt för att förebygga och bekämpa traumatisering inom hela organisationen. I bästa fall har enhetens ledning, krisgruppen, personalen, elev- och studerandevårdstjänsternas personal och yrkesutbildade personer inom företagshälsovården samt anställda vid andra organisationer som deltar i krisverksamheten utbildning i ett traumamedvetet arbetssätt.

Sorg är en känsla och att sörja är att anpassa sig. Genom sorg lär vi oss hur vi ska vara i världen och fortsätta vårt liv utan en människa som är viktig för oss. Allas sorg är individuell. I allmänhet anpassar man sig till förlusten av en närstående person inom ett till två år. Till vissa delar kan sorgen fortsätta resten av livet. Efter plötsliga traumatiska dödsfall är det viktigt att beakta risken för att traumatisk sorg utvecklas.

Man reagerar på förluster enligt ålder och utvecklingsnivå. Reaktionen påverkas av den kognitiva och psykosociala utvecklingen, och även av tidigare förluster av en närstående person. Sörjande barn påminner minst om vuxna i fråga om sina tankesätt och sin känsloregleringsförmåga.

De yngsta skoleleverna har svårt att förstå vad död och att dö innebär. För den som tänker konkret håller förståelsen för döden ännu på att utvecklas. Barnen drar sannolikt felaktiga slutsatser av den information de fått om man inte förklarar saken för dem på ett enkelt och direkt sätt. De kan lätt tro att dödsfallet var deras fel. Felaktiga föreställningar kan göra det mer komplicerat att komma över förlusten och kan orsaka skuld och skam. 

Skolelever (årskurs 1-6) är ofta mycket intresserade av döden och vill ha information om detaljerna kring händelsen. Sanningsenliga svar minskar rädslan för det okända. De kan ändå vara rädda för att någon annan ska dö eller att de själva ska dö. Det är nyttigt för barn att delta i ritualer, minnesstunder och begravningar, eftersom de får kunskap som hjälper dem att förstå döden, och samtidigt kan de ha nära kontakt med de vuxna som tar hand om dem. Barnens förmåga att reglera sina känslor räcker ännu inte till för att klara av starka känslor eller för att koncentrera sig på döden under långa perioder åt gången.  De kan verka ha försjunkit sig i sina lekar eller ”kommit över” det som hänt, men kan i själva verket försöka reglera sina känslor. Tecken på sorg hos skolelever (årskurs 1-6) är regression till tidigare utvecklingsnivåer, oförmåga att uppleva tillfredsställelse, glädjelöshet eller brist på intresse för de vanliga aktiviteterna, koncentrationssvårigheter, ökad aggressivitet, sömnproblem och fysiska besvär. 

Unga (12–22-åringar) kan redan förstå döden med hjälp av abstrakt tänkande. Även unga behöver dock tid innan hjärnan smälter ny information och de kan förstå att de aldrig mer kommer att se den som dött. Även unga har en benägenhet att känna skuld. I ungdomen är sociala behov såsom grupptillhörighet och krav på enhetlighet särskilt starka. Vänner kan vara fantastiska hjälpare, särskilt om de också kände den som dött. Sorg gör den unga annorlunda än de jämnåriga, vilket kan isolera hen från andra. Den unga personen kan kämpa för att passa in och undvika att uttrycka sin sorg av rädsla för att vara annorlunda. Andra unga kan undvika den unga som sörjer.  För att hjälpa behövs en lämplig balans mellan den ungas integritet och behovet av separation från de vuxna samt behovet av öppen diskussion och trygghet som de vuxna erbjuder.