Administration av kortvarigt mobilitetsprojekt (KA122-VET)

Mobilitetsperioder för personal kan ordnas på följande sätt:

• Job shadowing-period (2–60 dagar): En medlem i personalen deltar i en mobilitetsperiod i en mottagande organisation. Målet är att lära sig nya rutiner och samla in nya idéer genom att iaktta, observera och följa med det arbete som kolleger/personer med samma arbete utför i ett annat land.

• Undervisnings- och utbildningsperiod (2–365 dagar): Den anställdas uppgift under mobilitetsperioden är att undervisa och/eller utbilda hos den mottagande organisationen i ett annat land. Tanken är att man ska lära sig i undervisnings- och utbildningsuppgifterna samt av kolleger med motsvarande uppgifter.

• Kurser och utbildningar (2–30 dagar): Syftet är att utveckla den anställdas professionella kompetens. Kurserna ska ha ett program och mål för lärandet som är fastställda på förhand. Personer från minst två olika länder ska delta i kursen eller utbildningen, och innehållet ska vara interaktivt och engagerande.Kursen kan förverkligas i olika former, såsom klassrumsundervisning, workshoppar eller lärande på fältet. Stödet kan inte användas för deltagande endast i föreläsningar, seminarier och konferenser.

Valet av kurs görs av den sändande organisationen. I valet ska man följa Erasmus+-programmets kvalitetsstandarder, som finns i slutet av detta avsnitt. 

För kurser beviljas stöd på 80 euro/dag för högst 10 dagar, varefter man kan fortsätta kursen med självfinansiering. En enskild medlem i personalen kan få högst 800 euro i kursavgifter under ett projekt. Utöver kursavgiften får deltagaren individuellt stöd och resestöd. Organisationsstödet är 100 euro/person.

Stödperson: En representant för personalen kan också delta i mobilitet som medföljande person (Accompanying Person dvs. stödperson, personlig assistent, lärare). Även en coach för en studerande/nyutexaminerad som deltar i en yrkesskicklighetstävling kan beviljas stipendium i stödpersonskategorin. Minimilängden för en stödpersons period är en dag på plats + restid. Stipendiet (individuellt stöd och resestöd) för stödpersoner beräknas till samma belopp som för personal. Inget organisationsstöd beviljas för stödpersoners mobilitet.

Personaldeltagare

Personaldeltagare kan delta i mobilitetsperioder enligt följande:

Deltagarna måste vara anställda hos den sändande organisationen eller regelbundet arbeta med verkställande av den sändande organisationens centrala uppgifter, exempelvis som utomstående utbildare eller frivillig. På begäran ska arbetsförhållandet tydligt kunna påvisas med hjälp av dokument.

Undervisande personal som arbetar i utbildningsanordnarens tjänst

• lärare och utbildare; såsom lektor, timlärare, speciallärare, handledare, studiehandledare eller motsvarande

Annan personal som arbetar i utbildningsanordnarens tjänst

• personal inom ledningen och administrationen: såsom direktör, rektor, förvaltnings- och ekonomidirektör, utbildningsdirektör, utbildningschef/planerare, studie-/ledningssekreterare, ICT-expert, servicechef, projektchef eller motsvarande
• personal som ansvarar för internationell mobilitet: såsom internationaliseringskoordinator, internationaliseringsansvarig, projektchef för internationella projekt, koordinator för internationella projekt eller motsvarande
• annan personal som arbetar vid läroanstalten: såsom kurator, arbetslivskoordinator, utbildningsinspektör, frivillig, internathandledare, hälsovårdare, serviceansvarig, fastighetsskötare, kosthållsarbetare eller motsvarande 

Personal inom organisationer som utför arbetslivssamarbete med utbildningsanordnaren

• en person som fungerar som arbetsplatshandledare (handledare för studerande i hemlandet eller ett annat land)
• en person som planerar ordnande av yrkesutbildning eller en expert vars uppgifter omfattar utveckling av yrkesutbildningen

Mobilitetsperioden ska ordnas i ett av Erasmus+-programmets programländer. 

• Inbjudna experter (2–60 dagar): Organisationer kan bjuda in utbildare, lärare eller andra sakkunniga från utlandet, som kan hjälpa till att utveckla undervisningen, utbildningen och lärandet i den mottagande organisationen. De inbjudna experterna kan exempelvis utbilda den mottagande organisationens personal, demonstrera nya undervisningsmetoder eller hjälpa till med att överföra god praxis som rör organisationen och ledningen. I stödet som beviljas ingår resestöd och individuellt stöd samt organisationsstöd (100 €/person). Det individuella stödet betalas i Finlands stipendiekategori (landsgrupp 1). 
• Mottagande av lärar- och utbildarstuderande (10–365 dagar): Organisationer kan ta emot studerande i lärarutbildning, som vill göra sin praktik utomlands. Värdorganisationen får organisationsstöd för inledande av verksamheten (100 euro/person). Den sändande organisationen betalar resestöd och individuellt stöd till deltagaren exempelvis med sin egen Erasmus+-finansiering.
• Förberedande besök Organisationerna kan ordna förberedande besök hos den mottagande organisationen/läroanstalten. Målet för de förberedande besöken ska vara att planera de studerandes eller personalens kommande mobilitetsperioder. Ett förberedande besök kan ordnas exempelvis för att förbereda studerande som befinner sig i en svagare ställning för en period av lärande i arbete eller för att förbereda en studerande för en långvarig mobilitetsperiod (ErasmusPro). Det beviljade stödet är alltid 575 euro/person. Högst tre deltagare kan delta i ett och samma förberedande besök. Besökets längd har inte fastställts. Förberedande besök kan inte ordnas i samband med kurser och utbildning för personal. 

När man förverkligar mobilitetsaktiviteter måste man följa kvalitetskraven för Erasmus. Syftet med kraven är att säkerställa att erfarenheterna och läranderesultaten från mobilitetsperioden är så goda som möjligt för alla och att alla organisationer som får finansiering från programmet bidrar till att främja uppnåendet av programmets mål.

Planering av perioden

Studerande och nyutexaminerade

När en utlandsperiod består av lärande i arbetslivet som inte baserar sig på ett anställningsförhållande och som inte ger lön eller arvode, tillämpas ett utbildningsavtal (Training Agreement). Om de lagstadgade förutsättningarna för ordnande av läroavtalsutbildning under en utlandsperiod uppfylls, tillämpas läroavtal (Apprenticeships). När utlandsperioden ordnas vid en läroanstalt avtalar man om den med ett Learning Agreement. 

På det nationella planet har man gett allmänna anvisningar i lag och ett modellinnehåll för utbildningsavtal, och utbildningsanordnarna kan utifrån detta sköta sin egen dokumentation enligt de studerandeinformationssystem som de använder.

Periodens innehåll, mål samt (arbets)uppgifter och eventuell (arbetsplats)handledning avtalas i förväg och uppdateras i PUK-planen. Beroende på perioden väljer man enligt följande:

• Utbildningsavtalsperiod: Training Agreement
• Läroavtalsperiod: Apprenticeship Agreement
• Läroanstaltsperiod: Learning Agreement

Översättningar till engelska av modellinnehållet i utbildnings- och läroavtalsdokumenten finns på UKM:s webbplats (se länken längst ner i avsnittet). En mall för Erasmus+ Learning agreement som används för läroanstaltsperioder finns också längst ner i avsnittet. 

Personal och stödpersoner

Även för personalens del ska man skriftligen avtala om periodens mål och innehåll och utarbeta:

• Ett lärandeavtal (Learning Agreement)

Ett lärandeavtal måste göras upp för varje deltagare enligt kvalitetsstandarderna för mobilitet. Lärandeavtal behöver inte göras upp för kurser, förberedande besök, inbjudna experter eller deltagare i yrkesskicklighetstävlingar.

Avtal om period

Före en mobilitetsperiod ska deltagaren och förmånstagaren alltid underteckna ett stipendieavtal (Grant Agreement with participants). I stipendieavtalet avtalar man exempelvis om utbetalningen av stipendiet, försäkringar samt periodens längd och mål. 

Förmånstagaren kan betala ut stipendiet till deltagarna på tre olika sätt:

1. Utbetalning av hela stipendiet till deltagaren
2. Naturaersättning, det vill säga läroanstalten skaffar resor och inkvartering (+ eventuell språkhandledning)
3. En kombination av de ovan nämnda

Förmånstagaren måste säkerställa att deltagare som reser utomlands är försäkrade. I stipendieavtalen anges de obligatoriska försäkringar som den sändande organisationen måste säkerställa: sjukförsäkring, ansvarsförsäkring och olycksfallsförsäkring.

Intyg för perioden

Studerandes genomförda mobilitetsperioder intygas alltid med ett intyg från den mottagande parten, exempelvis ett Europass-mobilitetsintyg eller motsvarande. Datumen på intyget ska motsvara de datum som anges i rapporteringssystemet. Den mottagande organisationen beviljar ett deltagandeintyg till deltagaren. Den sändande organisationens kontaktperson ser till att en kopia av deltagandeintyget sparas i projektets material.

Anställdas och stödpersoners mobilitet ska också verifieras med ett deltagandeintyg som undertecknas av den mottagande organisationen (Certificate of attendance). Deltagandeintyget ska åtminstone innehålla deltagarens namn, lärresultat samt aktivitetens start- och slutdatum.

För deltagande i kurser krävs utöver ett intyg över deltagandet även ett verifikat på betald kursavgift i form av en faktura eller något annat meddelande som utfärdats och undertecknats av anordnaren av kursen, där deltagarens namn, kursens namn samt start- och slutdatumet för deltagandet i kursen framgår.

För förberedande besök krävs ett intyg över deltagandet i form av ett program eller dokument som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen, där deltagarens namn och aktivitetens syfte framgår.

Enligt kvalitetsstandarderna för Erasmus+ ska organisationer som får bidrag från programmet säkerställa att de erbjuder inkluderande och rättvis mobilitetsverksamhet för alla deltagare, oavsett bakgrund. Hinder för deltagande kan vara bl.a. hälsorelaterade hinder, hinder i anslutning till utbildning och praktik, kulturella skillnader, sociala hinder, ekonomiska hinder, diskrimineringsrelaterade hinder och geografiska hinder.

I Erasmus+-programmet kan man utnyttja inkluderingsstödet för organisationer och deltagare.

Extraordinära kostnader och inkluderingsstödet rapporteras i systemet Beneficiary Module.

Inkluderingsstöd för organisationen: 100 euro per deltagare för kostnader som relaterar till att organisera mobilitetsinsatser för deltagare med färre möjligheter än andra.

För att organisationens inkluderingsstöd ska kunna verifieras ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara 

• den undertecknade försäkran

Inkluderingsstöd för deltagaren: Med understödet ersätts 100 % av de faktiska kostnaderna. Merkostnader som direkt hänför sig till deltagare med färre möjligheter än andra och deras medföljande personer.

För att deltagarens inkluderingsstöd ska kunna verifieras ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara 

• den undertecknade försäkran (och bilaga budget för Erasmus+ stipendiet)
• kvitton som ligger till grund för deltagarens inkluderingsstöd  

På blanketten för försäkran verifieras stödbehovet, d.v.s. motiveringarna till att personen omfattas av inkluderingsstödet (Participant with fewer opportunities).

Som stöd för budgetplaneringen för studerandens mobilitetsperiod används en Excel-tabell där en kostnadsspecifikation görs innan perioden börjar. Budgetspecifikationen är en bilaga till försäkran.

Kvitton ska uppvisas för delen som överskrider stipendiet som består av Erasmus+ individuellt stöd och resebidrag, d.v.s. inkluderingsstödet för deltagaren. Kvitton över kostnaderna ska sparas för eventuell granskning.

Deltagare i alla mobilitetsperioder har tillgång till Europeiska kommissionens webbplattform EU Academy, där man kan testa sina språkkunskaper och studera språk. 

Om plattformen inte har handledningsmaterial för det språk som ska användas under mobilitetsperioden har projektet rätt till ett språkhandledningsstöd på 150 euro per deltagare. Språkhandledningsstödet är avsett för kostnader som orsakas av ordnandet av material för språkstudier och utbildning för deltagarna.  Vid behov kan ni överföra stöd från språkhandledningen till andra kategorier inom projektets budget.

ErasmusPro-mobilitetsperioder som varar i mer än 90 dagar berättigar alltid till ett extra språkhandledningsstöd på 150 euro. 
Stödet för språkhandledning gäller inte personal som deltar i mobilitetsaktiviteter som varar i under 31 dagar.

De vanligaste ändringarna gäller personalen eller organisationen, exempelvis att kontaktpersonen eller den lagliga representanten byts ut eller läroanstalter slås ihop. En ändringsanmälan kan också gälla projektets budget eller förändringar i dess administration. Ändringar som gäller avtalet ska alltid meddelas skriftligen till den nationella byrån.

De mobilitetsmängder, aktiviteter, varaktigheter och mål som planerades i ansökningsskedet kan förändras under projektet, så länge verksamheten fortfarande uppfyller de mål som ställts upp i ansökan. Beakta förändringarnas effekter i uppföljningen av budgeten. Om ni har beviljats stöd i kategorin inkluderingsstöd för deltagare (inclusion support for participants), observera att högst 15 % av det kan överföras till andra kategorier utan avtalsändring.

Information om projektet och finansieringen är en förutsättning för att få finansiering. I avtalet om Erasmus+-bidrag fastställs hur man ska informera om projektet och hur EU-finansieringen ska synas. I all information, exempelvis i informationsmaterial och på webbplatser, ska man använda EU-flaggan och uppge att man fått EU-finansiering för projektet. När ni berättar om projektets verksamhet ska ni komma ihåg att nämna att verksamheten finansierats med EU-stöd. På nedanstående sida finns tips för kommunikationen och närmare anvisningar för användningen av EU-flaggan och logotyperna.