Här finns några tips och råd för hur du lyckas bäst med administrationen av projekt inom Erasmus+ för ungdomssektorn.

Dessa anvisningar gäller för administrationen och rapporteringen av mobilitetsprojekt som finansierats av Erasmus+ för ungdomssektorn under åren 2021-2027.
Henkilö liimaa post it -lappuja seinälle.
Foto: Sanna Nuutinen

Dessa anvisningar gäller för följande programinsatser:

  • mobilitetsprojekt för ackrediterade organisationer (KA151-YOU)
  • ungdomsutbyten (KA152-YOU)
  • mobilitetsprojekt för ungdomsarbetaren (KA153-YOU)
  • projekt för att öka ungars delaktighet (KA154-YOU)
  • DiscoverEU-inkluderingsinsats (KA155-YOU).

För samarbetsprojekt (KA2) finns egna anvisningar:

  • småskaliga partnerskapsprojekt (KA210-YOU)
  • partnerskapsprojekt (KA220-YOU).

När det sker förändringar i ert projekt, gör vi en avtalsförändring.

Tilläggsavtal behövs till exempel då, när följande ändringar i ert projekt sker:

  • Projekttiden förlängs
  • Budjetförändring
  • Partnerorganisation byts ut
  • En ny partnerorganisation läggs till i projektet
  • Organisationen fusioneras med en annan
  • Organisationens namn byts
  • Bankuppgifter förändras
  • Den lagliga företrädaren förändras.

Projektets kontaktperson kan underteckna formuläret när han eller hon meddelar att projektets kontaktperson eller OLS-kontaktpersonen har bytts ut.

Ändringsanmälan sänds via Visma Sign och undertecknas med en finsk bankkod.

Obs! Fyll i formuläret noggrant. Ingen punkt får lämnas tom, och kontrollera att alla nödvändiga uppgifter finns på formuläret. Om du till exempel vill göra samma ändring för mer än ett projekt i taget ska du ange varje projektnummer på formuläret.

Tillbaka upp

Alla projekt inom Erasmus+ för ungdomssektorn som beviljats finansiering får utbildning av oss om projektets administration och ekonomi.  Utbildningarna ger också en bra möjlighet att lära känna andra projektledare.

Vi arrangerar separata utbildningar för varje ansökningsomgång. Bidragsmottagarna får information om den aktuella utbildningen i vårt bidragsbeslut och vi skickar också en separat inbjudan till utbildningen per e-post.

Material från utbildningar för godkända projekt
Tillbaka upp

Se bilagor till projektavtalet från sidan för bilagor till projektavtalet.

Tillbaka upp

Utbetalningen av bidraget för ert projekt definieras i projektavtalet.

Understödet består av förfinansiering i en eller flera rater samt en slutbetalning.

Förfinansiering

Förfinansieringen, det vill säga bidragets första del, betalas till det konto ni meddelat i ansökan när

  1. båda avtalsparterna har undertecknat understödsavtalet elektroniskt
  2. den rättsliga företrädaren för ert projekt har undertecknat formuläret med bankuppgifter elektroniskt.

Vi kommer att skicka er länkar till båda dokumenten under avtalsprocessen.

Om det i understödsavtalet har fastställts 2 förfinansieringsrater för ert projekt fastställs där också villkoren och ges instruktioner om hur den andra förfinansieringsraten ska betalas in på ert konto.

Slutbetalning

I projektavtalet definieras det beräknade högsta beloppet på slutbetalningen som ert projekt kan få. 

När ni har lämnat in slutrapporten, kontrollerar vi projektets godkända faktiska kostnader. Efter att rapporten har godkänts, betalar vi ut bidragets slutdel.

Slutbetalningens storlek minskar om ni inte har använt hela det understöd som beviljats ert projekt.

Tillbaka upp

Mellanrapport

I vissa långvariga projekt ombeds ni lämna in en mellanrapport innan nästa understödsrat betalas ut. Detta nämns i understödsavtalet, och vi skickar er ett separat meddelande om saken i god tid innan rapporten lämnas in.

Vi kommer att uppdatera anvisningarna för mellanrapporten senare. 

Slutrapport

Ni ska lämna in slutrapporten över ert projekt senast 60 dygn efter projektperiodens slut.

Er slutrapport bedöms på samma sätt som projektansökan. Ni får såväl poäng (högst 100 poäng) som skriftlig återkoppling på den.

Rapporteringsplattform

  • Projekt som finansierats från och med 2021: Beneficiary Module

Till rapporteringssystemet Beneficiary Module behöver du följande uppgifter om deltagarna

  • deltagarens förnamn och efternamn
  • deltagarens födelsedatum
  • deltagarens e-postadress
  • deltagarens medborgarskap
  • deltagarens kön (female-male-undefined).

Märk väl att partnerskap för samarbete (KA2) har egna rapporteringsanvisningar.

Gå till anvisningar för administration av strategiska partnerskapsprojekt

Så här loggar du in på rapporteringsplattformen

  • logga in med ditt EU Login-användarnamn
  • använd den e-postadress ni uppgav i er projektansökan för att logga in.
Tillbaka upp

Mobilitetsprojekt för ackrediterade organisationer (KA151-YOU)
Ungdomsutbyten (KA152-YOU)
Mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare (KA153-YOU)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

  • en garanti undertecknad av en laglig företrädare inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
  • undertecknade deltagarlistor från alla aktiviteter (även förberedande besöket)
  • program (tidtabeller) för alla aktiviteter
  • verifikat för utgifter i utgiftskategorin inkluderingsstöd för deltagare
  • verifikat för särskilda kostnader
  • endast mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare: verifikat gällande kostnader för utveckling av praxis och spridning av dem. På fakturan ska anges organets namn och adress, beloppet och valutan samt faktureringsdatumet.

Följande bilagor ska alltid finnas i er egen bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten (projekt som finansierats från och med 2023):

  • Om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande.
  • Om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

  • ungdomsutbyten: gruppledare
  • mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare: alla deltagare (bortsett från utbildare och facilitatorer)
  • förberedande besök: inga rapporter fylls i.

 

Ungdomsverksamhet (KA154-YOU)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

  • en garanti undertecknad av en laglig företrädare inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
  • undertecknade deltagarlistor från alla aktiviteter
  • program för mobiliteten och evenemang (tidtabeller)
  • verifikat för utgifter i utgiftskategorin inkluderingsstöd för deltagare
  • verifikat för särskilda kostnader
  • endast ungas fria grupp (om den sökts): undertecknad arbetstidslista för att verifiera handledaravgifter.

Följande bilagor ska alltid finnas i er egen bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten (projekt som finansierats från och med 2023):

  • Om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande.
  • Om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

  • varje person som ersätts för resekostnader (mobilities).

 

DiscoverEU-inkluderingsinsats (KA155-YOU)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

  • en garanti undertecknad av en laglig företrädare inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
  • undertecknade deltagarlistor från alla aktiviteter
  • Youthpass för samtliga deltagare
  • verifikat för utgifter i utgiftskategorin inkluderingsstöd för deltagare
  • verifikat för särskilda kostnader.

Följande bilagor ska alltid finnas i er egen bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten (projekt som finansierats från och med 2023):

  • Om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande. Detta gäller endast ”Resande från områden på längre avstånd” (i fall där ursprungslandet inte är direkt anslutet till järnvägssystem på den europeiska kontinenten och resor med andra färdmedel är nödvändiga för att komma till landet där mobilitetsaktiviteten med resekortet DiscoverEU börjar).
  • Om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

  • unga.
Tillbaka upp

Du kan använda formulären för att göra upp bilagor till slutrapporten:

  • Deltagarlista (på engelska)
  • Säkerhet för grönt resande (på finska eller engelska)
  • Säkerhet för inkluderingsstödet (på finska eller engelska)
Formulärmallar
Deltagarlista _E+ youth.docx (docx, 29.34 KB)
Tillbaka upp

Vi rekommenderar att ett avtal upprättas mellan projektpartnerna. Ett partnerskapsavtal kan vara informellt. I bilagan finns ett förslag på vad ett bra partnerskapsavtal till exempel kan innehålla.

Partnerskapsavtalets innehåll
Tillbaka upp

Som koordinator för ett projekt med finansiering från Erasmus+ är du ansvarig för att ni kommunicerar ändamålsenligt, öppet och synligt om projektet och finansieringen som det fått. Kommunikationen är viktig för att sprida projektets verksamhet och resultat. Därtill är en ändamålsenlig kommunikationsplan en av förutsättningar för att alls beviljas finansiering.

Samtycke för fotografering
Be dem som deltar i projektet om samtycke till publicering av bilder.
Tillbaka upp

Oförutsedda faktorer kan påverka genomförandet av projektet I sådana fall tillämpas vid behov force majeure-praxis.

Allmänna anvisningar för pågående projekt i force majeure-situationer

Bekanta dig med anvisningarna för force majeure-situationer inom programmen Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren.
Sektorsspecifika anvisningar för force majeure-situationer inom ungdomssektorns projekt
Bekanta dig med anvisningarna för Erasmus+ för ungdomssektorn.
Tillbaka upp

Rapporteringssystemet innehåller många personuppgifter som pseudonymiseras när projekten har avslutats.

Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för funktionernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och det nationella programkontoret efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifter inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Att dölja personuppgifter är en åtgärd av Europeiska kommissionen.

I anslutning till skyddet av personuppgifter i pågående projekt övergår vi till att använda PRN-nummer, inte namn, i kontakten mellan förmånstagaren och det nationella programkontoret. PRN är deltagarens mobilitetskod som finns i rapporteringssystemet.

I undantagsfall kan projektets kontaktperson be att personuppgifterna visas för en viss tid i rapporteringssystemet, till exempel på grund av projektgranskning.

Tillbaka upp

Du behöver följande verktyg för administrationen och rapporteringen av ert projekt:

Tillbaka upp