Anvisningar för administration av godkända projekt inom Erasmus+ för ungdomssektorn

Alla projekt inom Erasmus+ för ungdomssektorn som beviljats finansiering får utbildning av oss om projektets administration och ekonomi.  Utbildningarna ger också en bra möjlighet att lära känna andra projektledare.

Vi arrangerar separata utbildningar för varje ansökningsomgång. Bidragsmottagarna får information om den aktuella utbildningen i vårt bidragsbeslut och vi skickar också en separat inbjudan till utbildningen per e-post.

Utbetalningen av bidraget för ert projekt definieras i projektavtalet.

Förfinansieringen, det vill säga bidragets första del, betalas till det konto ni meddelat i ansökan när

1. båda parterna har undertecknat projektavtalet och
2. ni har skickat formuläret för bankuppgifter och utbetalning till Utbildningsstyrelsen både per e-post och brev.

I projektavtalet definieras det beräknade högsta beloppet på slutbetalningen som ert projekt kan få. 

När ni har lämnat in slutrapporten, kontrollerar vi projektets godkända faktiska kostnader. Efter att rapporten har godkänts, betalar vi ut bidragets slutdel.

Om det har skett förändringar i ert projekt som minskar på de faktiska kostnaderna eller alla redovisade kostnader inte är bidragsberättigande, minskar beloppet på slutbetalningen. I vissa fall kan ni bli tvungna att återbetala bidrag som ni redan fått.

Mobilitetsprojekt för ackrediterade organisationer (KA151-YOU)
Ungdomsutbyten (KA152-YOU)
Mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare (KA153-YOU)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

• en garanti undertecknad av en juridisk person inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
• undertecknade deltagarlistor från alla aktiviteter (även förberedande besöket)
  • du kan använda UBS:s mallblankett eller göra en egen lista
• program (tidtabeller) för alla aktiviteter
• verifikat för utgifter i utgiftskategorin inkluderingsstöd för deltagare
• verifikat för särskilda kostnader
• endast mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare: verifikat gällande kostnader för utveckling av praxis och spridning av dem. På fakturan ska anges organets namn och adress, beloppet och valutan samt faktureringsdatumet.

Följande bilagor ska alltid finnas i er egen bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten (projekt som finansierats från och med 2023):

• Om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande.
• Om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

• ungdomsutbyten: gruppledare
• mobilitetsprojekt för ungdomsarbetare: alla deltagare (bortsett från utbildare och facilitatorer)
• förberedande besök: inga rapporter fylls i.

Ungdomsverksamhet (KA154-YOU)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

• en garanti undertecknad av en juridisk person inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
• undertecknade deltagarlistor från alla aktiviteter
  • du kan använda UBS:s mallblankett eller göra en egen lista
• program för mobiliteten och evenemang (tidtabeller)
• verifikat för utgifter i utgiftskategorin inkluderingsstöd för deltagare
• verifikat för särskilda kostnader
• endast ungas fria grupp (om den sökts): undertecknad arbetstidslista för att verifiera handledaravgifter.

Följande bilagor ska alltid finnas i er egen bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten (projekt som finansierats från och med 2023):

• Om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande.
• Om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

• varje person som ersätts för resekostnader (mobilities).

DiscoverEU-inkluderingsinsats (KA155-YOU)

Dessa bilagor ska bifogas till ert projekts slutrapport:

• en garanti undertecknad av en juridisk person inom organisationen (declaration of honour, DOH) vars mall har laddats ned från rapporteringsverktyget
• undertecknade deltagarlistor från alla aktiviteter
  • du kan använda UBS:s mallblankett eller göra en egen lista
• Youthpass för samtliga deltagare
• verifikat för utgifter i utgiftskategorin inkluderingsstöd för deltagare
• verifikat för särskilda kostnader.

Följande bilagor ska alltid finnas i er egen bokföring, men de behöver inte skickas som bilagor till rapporten (projekt som finansierats från och med 2023):

• Om projektet omfattar grönt resande: grön försäkring, det vill säga försäkran under edlig förpliktelse om grönt resande. Detta gäller endast ”Resande från områden på längre avstånd” (i fall där ursprungslandet inte är direkt anslutet till järnvägssystem på den europeiska kontinenten och resor med andra färdmedel är nödvändiga för att komma till landet där mobilitetsaktiviteten med resekortet DiscoverEU börjar).
• Om man i projektet använder inkluderingsstöd: garanti om inkluderingsstöd, det vill säga försäkran under förpliktelse om rätten till inkluderingsstöd.

I slutrapporten ifylles deltagarrapporterna (participant survey) i Beneficiary Module av:

• unga.

Som koordinator för ett projekt med finansiering från Erasmus+ är du ansvarig för att ni kommunicerar ändamålsenligt, öppet och synligt om projektet och finansieringen som det fått. Kommunikationen är viktig för att sprida projektets verksamhet och resultat. Därtill är en ändamålsenlig kommunikationsplan en av förutsättningar för att alls beviljas finansiering.

Pseudonymisering av personuppgifter i avslutade projekt i Mobility Tool+ och kommunikation om pågående projekt

Rapporteringssystemet Mobility Tool+ innehåller många personuppgifter som pseudonymiseras för projektens del när beslutet om slutligt stöd har skickats och projekten har stängts.

Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för funktionernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och den nationella byrån efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifter inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Namnuppgifterna syns ännu i deltagarrapporterna. Att dölja personuppgifter är en åtgärd av Europeiska kommissionen.

I anslutning till skyddet av personuppgifter i pågående projekt övergår vi till att använda Mobility ID-nummer, inte namn, i kontakten mellan förmånstagaren och den nationella byrån. Mobility ID är deltagarens mobilitetskod som finns i Mobility Tool+.

I undantagsfall kan projektets kontaktperson be att personuppgifterna visas för en viss tid i Mobility Tool+, t.ex. på grund av projektgranskning.