OBS! Informationen på den här sidan gäller småskaliga partnerskap (KA210) som finansieras under Erasmus+-programperioden 2021–2027. I slutet av sidan hittar du länkar till sidorna för administration av andra KA2-projekt.

Lyckas med administrationen av ett Erasmus+-projekt! På den här sidan hittar du anvisningar, blanketter och verktyg som du behöver som koordinator av småskaliga partnerskap inom Erasmus+ i projektadministrationens olika skeden. Det är alltid det nationella Erasmus+-programkontoret i det land som finansierar projektet som beslutar om det ska godkännas, så det är viktigt att organisationen som samordnar projektet följer de anvisningar som den får från det finansierande nationella programkontoret.

Flödesschema (fullständiga texter under diagrammet)

Till verkställandet och administrationen av projektet hör olika skeden och åtgärder. Läs mer om hur projektet framskrider via länken. 

Tillbaka upp

Efter beslutet om finansiering ska den organisation som samordnar projektet ingå ett bidragsavtal med Finlands nationella Erasmus+-programkontor, det vill säga Utbildningsstyrelsen. I bidragsavtalet framgår vilka regler och skyldigheter organisationen som får stöd ska iaktta i fråga om exempelvis rapporteringen om projektet. 

Bidragsavtal 2023
Från och med 2023 är bidragsavtalets bilagor en del av avtalet, och de utgör en helhet. En avtalsmall finns nedan. Läs alltid de exakta avtalsvillkoren i avtalet för ditt projekt.

Bilagor till bidragsavtal 2022
Kontrollera att du använder avtalsbilagorna för rätt år, det vill säga det år då projektet beviljats finansiering.

Annex I: information om exempelvis koordinatorns och partnernas roller och skyldigheter samt avtalsändringar.
Annex III: centrala regler om aktiviteters lämplighet, avtalsändringar, slutrapporten och granskningar av projekt.

Tillbaka upp

Utöver bidragsavtalet definieras och styrs användningen av bidrag av Erasmus+ programhandledningen. Handledningen innehåller information om regler för finansieringen och granskningar av projekt. Läs Småskaliga partnerskap i del B och Information till sökande i del C.  

Handboken om enhetsbeloppsmodellen (Handbook on the lump sum funding model) innehåller användbar information om finansieringsmodellen som baserar sig på enhetsbelopp samt arbetspaket och indikatorer. 

Kontrollera att du läser handledningarna för rätt år, det vill säga det år då projektet beviljats finansiering.

Handböcker för enhetsbelopp
Tillbaka upp

Det kan ske olika förändringar i ett projekt under avtalsperioden, och de ska meddelas till det nationella programkontoret. Vissa förändringar kräver en ändring i avtalet.

Om projektets rättsliga företrädare eller kontaktperson byts ut ska det meddelas med blanketten för ändring av kontaktuppgifter.

Använd blanketten för avtalsändringar för att ansöka om sådana avtalsändringar som kräver Utbildningsstyrelsens godkännande. Kontakta Utbildningsstyrelsens kontaktperson för ditt projekt innan du skickar in blanketten för avtalsändring.

Närmare anvisningar gällande andra avtalsändringar fås av Utbildningsstyrelsen. Andra ändringar är exempelvis:

  • sammanslagning av organisationer
  • ändring av organisationens officiella namn
  • ändring av bankuppgifter
Tillbaka upp

Småskaliga partnerskap rapporteras genom rapporteringssystemet Erasmus+ Project management and reporting tool (Beneficiary Module). Vi ordnar utbildning i användningen av systemet i form av webbinarier. Aktiviteterna i projektet registreras i detta rapporteringssystem som upprätthålls av kommissionen. Där görs också projektets slutrapport. 

Man hittar rapporteringssystemet genom att logga in med EU Login-uppgifter på webbplatsen för Erasmus+ och Europeiska solidaritetskåren. Välj Projects och My Projects i menyn. Projektets koordinator kan lägga till användningsrättigheter för systemet även för andra personer som verkar i projektet inom den egna organisationen eller partnerorganisationer.

Projektets uppgifter är offentligt tillgängliga på webbplatsen Erasmus+ Project Results. När projektet har slutförts läggs resultaten till på webbplatsen. 

Mellanrapporter

Projekt från 2023: mellanrapporter fylls i och skickas via rapporteringssystemet (Beneficiary Module).

Projekt från 2022: mellanrapporter skickas med en separat blankett. Fyll i mallen för mellanrapporten nedan tillsammans med samarbetspartnerna i projektet och spara rapporten i pdf-format. Skicka rapporten med blanketten för din sektor:
Mallar och anvisningar för mellanrapporter
Välj rätt mall och anvisningar för mellanrapporter enligt ditt projekts finansieringsår.
KA210 Väliraportointiohje (pdf, 797.34 KB)
Anvisningar för rapporteringssystemet
Tillbaka upp

Här nedanför hittar du modellblanketter som du kan använda i projekt. Blanketterna kan anpassas till ert projekts behov i fråga om exempelvis ansvarsfördelning och tidtabeller. Ni kan även använda egna blanketter.

Modellblanketter
Tillbaka upp

Vi ordnar utbildningar i administration och rapportering av projekt, som vi bjuder in projektkoordinatorerna till. Om projektets koordinator har bytts ut, kan ni be projektets kontaktperson vid Utbildningsstyrelsen om en länk till utbildningsmaterialet. Vi rekommenderar också att ni ansluter er till e-postlistorna för er utbildningssektor (se avsnittet Kontakta det nationella programkontoret för Erasmus+).  

Om projektets kontaktpersoner byts ut, meddela om det med Utbildningsstyrelsens blankett för anmälan om ändringar, så att ni får information om utbildningar (se Anmälan om ändringar).

Tillbaka upp

Koordinatorn för ett projekt som finansierats genom Erasmus+-programmet ska se till att man informerar om projektet och dess finansiering på ett ändamålsenligt, öppet och synligt sätt. Erasmus+-logotypen ska användas i projektets kommunikation och källan till finansieringen ska nämnas. 

Tips för projektkommunikation
Tillbaka upp

Kontakta Utbildningsstyrelsens kontaktperson för småskaliga partnerskap inom din sektor om du har frågor om projektadministrationen.

Anslut dig till en e-postlista

Genom att ansluta dig till din sektors e-postlista får du aktuell information om möjligheterna för internationalisering.
Tillbaka upp

För samarbetspartnerskap (KA220) finns en särskild sida med anvisningar för administrationen och rapporteringen.  

Tillbaka upp