När projektavtal som godkänts i samband med Erasmus-ackrediteringen upphör, ska den ackrediterade organisationen lämna in en slutrapport om de genomförda aktiviteterna och de uppnådda målen.

Det nationella programkontoret kan utföra olika inspektioner och uppföljningsbesök för att erbjuda stöd för administrationen av projekt samt för att följa framstegen och resultaten i ackrediterade organisationers projekt och se till att organisationen följer de kvalitetsstandarder som man kommit överens om.


Rapporteringen om projektet görs i Beneficiary Module, som används för att rapportera alla genomförda mobilitetsinsatser under hela programperioden. Slutrapporten om genomförandet av projektet lämnas in till det nationella programkontoret genom Beneficiary Module inom 60 kalenderdagar från att projektet avslutats.

En förmånstagare kan använda Erasmus+-projektdatabasen (Erasmus+ Project Results Platform) för att sprida projektresultaten enligt instruktionerna som finns där. Användningen av EPALE för att sprida resultaten av projektet uppmuntras också varmt!

Tillbaka upp

Man loggar in i Beneficiary Module via EESC-portalen (Erasmus+ & European Solidarity Corps Single Entry Point). Användare loggar in i systemet med sitt personliga EU Login-användarnamn. Med hjälp av EU Login kan användarna logga in i kommissionens olika datasystem med ett och samma användarnamn. 

 

Tillbaka upp

I anslutning till skyddet av personuppgifter ska identifikationskoden, inte namnet, användas i kontakten mellan förmånstagaren och det nationella programkontoret.

Den personliga identifieraren eller Mobility Activity ID är deltagarens mobilitetsidentifierare, som genereras automatiskt i systemet. Mobilitetsaktivitets-ID finns i uppgifterna för mobilitetsperioden. Numret består av både projektnumret och identifikationsnumret (t.ex. 005041-MOB-1). Numret kan redigeras, men det kan inte vara detsamma som ett annat nummer som redan finns. Personuppgifterna i rapporteringssystemet kommer att pseudonymiseras efter att operationen avslutats.

Pseudonymisering innebär att personuppgifterna för insatsernas deltagare döljs i systemet så att de inte längre är synliga för användarna och det nationella programkontoret efter att projekten avslutats. Därefter kan personuppgifterna inte längre kopplas till en viss person utan särskilda åtgärder. Att dölja personuppgifter är en åtgärd som vidtas av Europeiska kommissionen. I undantagsfall kan projektkontakten be nationella programkontoret att personuppgifterna visas för en viss tid (t.ex. under revisionen).

Tillbaka upp

I enlighet med Erasmus-kvalitetsstandarderna ska de organisationer som får stöd från programmet främja ekologiskt hållbar och ansvarsfull verksamhet bland deltagarna och öka medvetenheten om vikten av insatser som minskar eller ersätter mobilitetsåtgärdernas miljöavtryck.

Ett exempel på en verksamhet som främjar mobilitetsaktiviteters ekologiska hållbarhet är grönt resande. Grönt resor avser ett sätt att resa där hela eller delar av resan görs med lågemissionsfordon som bussar, tåg eller delade resor. Målet är att minimera utsläpp relaterade till mobilitetsperioden, till exempel genom att minska flygningen. Deltagaren har rätt till grönt resestöd när större delen av resan till resmålet eller tur och retur i minst en riktning har gjorts med låga utsläpp.

I Erasmus+-programmet är stödet för grönt resande högre än vanligt resebidrag, och man kan använda högst sex (6) resdagar för att resa. Utöver det förhöjda resebidraget betalas också individuellt stöd för varje realiserad resdag till deltagaren:  

  • när hela resan genomförs utsläppssnålt har deltagaren utöver två (2) resdagar rätt till fyra (4) extra resdagar (2+4)
  • när största delen av resan eller minst ena riktningen av en tur-returresa har gjorts på ett utsläppssnålt sätt betalas understödet enligt de faktiska resdagarna, dock för högst sex (6) resdagar

Enligt avtalsbilagan (BILAGA III Finansierings- och avtalsregler s. 3) undertecknar deltagaren och den sändande organisationen en försäkran som fungerar som verifikat när stöd för grönt resande används.

  • Deltagarens försäkran över grönt resande: Deltagaren ska spara resekvittona och vid behov visa upp dem för den sändande organisationen för att verifiera grönt resande
  • Organisationens verifikat för att verifiera grönt resande: Organisationen ska spara en undertecknad försäkran (elektronisk kopia) för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret

I rapporteringssystemet (Beneficiary Module) efterfrågas det huvudsakligen använda trafikmedlet och resans längd i kilometer:

  • Sending city-Receiving city / Real distance in KM / Main means of transport (Sustainable Means of Transport).

En båtresa kan vara en del av utsläppssnåla resor, men den kan inte vara ett huvudsakligen trafikmedel. Anteckna rutt och längd för lågutsläppsresan i kilometer på garantiformuläret.

Obs! Den avsändande organisationen kan lägga till blanketten i sina egna system och göra den elektronisk, d.v.s. försäkran kan också undertecknas elektroniskt.

Grönt resande
Grönt resande, försäkran (docx, 98.73 KB)
Tillbaka upp

Extraordinära kostnader och inkluderingsstödet rapporteras i systemet Beneficiary Module.

Inkluderingsstöd för organisationen: Stödbeloppet varierar från ett projektår till ett annat. Det är för kostnader som relaterar till att organisera mobilitetsinsatser för deltagare med färre möjligheter än andra.

För att organisationens inkluderingsstöd ska kunna verifieras ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara: 

  • den undertecknade försäkran

Inkluderingsstöd för deltagaren är ett bidrag som ersätter 100 % av de faktiska kostnaderna. Faktiska kostnader inkluderar kostnaderna för andra missgynnade deltagare och de extra kostnader som är direkt relaterade till deras assistenter.

För att deltagarens inkluderingsstöd ska kunna verifieras ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara:

  • den undertecknade försäkran (och bilaga budget för Erasmus+ stipendiet)
  • kvitton som ligger till grund för deltagarens inkluderingsstöd  

På blanketten för försäkran verifieras stödbehovet, d.v.s. motiveringarna till att personen omfattas av inkluderingsstödet (Participant with fewer opportunities).

Som stöd för budgetplaneringen för studerandens mobilitetsperiod används en Excel-tabell där en kostnadsspecifikation görs innan perioden börjar. Budgetspecifikationen är en bilaga till försäkran.

Kvitton ska uppvisas för delen som överskrider stipendiet som består av Erasmus+ individuellt stöd och resebidrag, d.v.s. inkluderingsstödet för deltagaren. Kvitton över kostnaderna ska sparas för eventuell granskning.

Försäkran och mobilitetsperiodens budget
Bilagor
Tillbaka upp

Höga resekostnader (Exceptional costs for expensive travel)
Resekostnaderna kan betalas från kategorin för förhöjt resebidrag om det normala resebidraget inte räcker till och resebidraget inte täcker minst 70 % av de bidragsberättigande kostnaderna. Kostnaderna ersätts till 80 % av de stödberättigande kostnaderna. Höga resekostnader kan också vara till exempel dyra varor eller anordningar som väsentligt anknyter till mobilitetsperioden.

 

Visum, uppehållstillstånd och relaterade kostnader (Exceptional costs for visa and other entry requirements) 

Godtagbara kostnader är till exempel: visum och relaterade kostnader, uppehållstillstånd, vaccinationer, läkarintyg. Ersättningen är 100 % av de stödberättigande kostnaderna.

 

För verifiering av exceptionella kostnader ska förmånstagaren (läroanstalt/organisation) spara alla kvitton för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret. För höga resekostnader ska kvitto/verifikat/utdrag ur resesystemet (reseräkning) uppvisas på begäran.

 

Obs! Coronatest kan betalas från exceptionella kostnader även om man inte ansökt om exceptionella kostnader (€) i ansökningsblanketten. Kvitton (kopior) på coronatest (COVID-19) ska sparas hos utbildningsanordnaren för en eventuell kontroll av det nationella programkontoret.

Tillbaka upp

Mottagaren av understödet ska i allt kommunikations- och reklammaterial, även på sin webbplats och i sociala medier, uppge att hen har tagit emot stöd inom ramen för Erasmus+-programmet. Riktlinjer för förmånstagare och andra tredje parter finns på adressen: 

 

Tillbaka upp

Den enda obligatoriska bilagan till slutrapporten är DoH (Declaration on Honor). Bifoga den färdig och signerad.

 

Om du har använt grönt resestöd, exceptionella utgifter eller deltagarstöd för en deltagare kan du bli ombedd om försäkring och kvitton vid kontroll av rapporten. Learning Agreements, bidragsavtal, intyg om deltagande etc. behöver inte bifogas slutredovisningen. Behåll dock alla kvitton och certifikat i din projektmapp för eventuella ändringar.

Tillbaka upp

Du kan hitta mer information om hanteringen av mobilitetsprojekt i länkarna nedan.

Tillbaka upp