1. Allmänna anvisningar

Det har gjorts flera versioner av de allmänna anvisningarna. Varje understöd är bundet till den version av de allmänna anvisningarna som har bifogats till understödsmottagarens beslut om understöd. Från det ursprungliga beslutet om statsunderstöd kan du kontrollera vilken version av de allmänna anvisningarna som styr användningen av de statsunderstöd som du förvaltar. På den här sidan publiceras den senaste versionen av de allmänna anvisningarna (OPH-2727-2022, publicerade 15.5.2023) och de kan avvika från de allmänna anvisningarna för redan beviljade understöd.

1.1. Statsunderstödsverksamhetens syfte, mål och lagstiftningsgrund

Statsunderstöd kan beviljas som allmänt understöd eller specialunderstöd. Allmänt understöd är avsett för finansiering av läroanstaltens verksamhet och för att täcka kostnaderna. Det beviljas för ett bestämt syfte för ett års tid (se 1.2 Villkor och begränsningar för allmänt understöd).

Specialunderstöd beviljas för olika utvecklings-, försöks- och startprojekt. Det kan inte användas för att finansiera organisationens egen basverksamhet.

Majoriteten av statsunderstöden som Utbildningsstyrelsen beviljar är specialunderstöd. Dessa allmänna anvisningar gäller både specialunderstöd och allmänna understöd, om inte annat anges i samband med texten i anvisningarna. I varje ansökningsmeddelande och statsunderstödsbeslut framgår det om det är fråga om ett allmänt understöd eller ett specialunderstöd.

Utbildningsstyrelsens statsunderstödsverksamhet stöder genomförandet av de utbildningspolitiska riktlinjerna, utvecklingen av undervisningen och utbildningen samt genomförandet av jämlikhet i utbildningen. Målet är att genom verksamheten uppnå bestående förändringar i strukturerna och verksamheten. Anslag som är avsedda för statsunderstöd beviljas årligen i statens budget.

Villkoren för att kunna ansöka om understöd grundar sig på statsbudgeten och vilka som är behöriga att ansöka om understöd definieras i ansökningsmeddelandet. Statsunderstöd kan beroende på statsunderstödet i fråga sökas av kommuner, samkommuner, yrkeshögskolor, universitet och olika sammanslutningar och stiftelser. Statsunderstöd som berörs av dessa allmänna anvisningar kan i allmänhet inte beviljas privatpersoner eller firmanamn.

Vid beviljandet av behovsprövat statsunderstöd tillämpas statsunderstödslagen, som är en allmän lag. Om anslaget rör en speciallag, följer man den speciallagen.

Mottagaren av statsunderstöd ska vid ansökan och användningen av statsunderstödet följa statsunderstödslagen samt noggrannare föreskrifter som fastställts utifrån den, övrig lagstiftning som tillämpas på verksamheten samt dessa anvisningar och villkoren som ställts i statsunderstödsbeslutet.

Följande speciallagstiftning är starkt sammanbunden med statsunderstödsverksamheten:

lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet
statsrådets förordning om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet
lagen om fritt bildningsarbete
förordningen om fritt bildningsarbete

Speciallagstiftningen ska följas i statsunderstödsverksamheten som hör till lagens tillämpningsområde.

1.2. Villkor och begränsningar för allmänt understöd

I beslutet om understöd fastställs hur stor del av de godtagbara kostnaderna för det understödda projektet som får täckas med det allmänna understödet. Det sammanlagda beloppet av understödet och övriga stöd får inte överskrida beloppet för de godtagbara kostnaderna.

Utbildningsstyrelsens allmänna understöd är avsett att täcka det underskott som kvarstår när övriga understöd och intäkterna från verksamheten eller en del av verksamheten har dragits av från de godtagbara kostnaderna för projektet.

Statsunderstödet får användas för annat ändamål än för att stödja mottagarens verksamhet eller en del av verksamheten endast om det nämns i beslutet. I det fallet ska mottagaren av statsunderstöd ingå ett avtal om användningen, övervakningen av användningen och villkoren med den som genomför verksamheten.

Allmänt understöd får användas endast för utgifter som uppstår det år understödet beviljades.

1.3. Information om statsunderstöden

På Utbildningsstyrelsens webbplats publiceras allmän information om statsunderstödsverksamheten samt alla Utbildningsstyrelsens ansökningar om statsunderstöd.

Informationen om lediganslagna statsunderstöd och statsunderstödsmeddelanden samt länkarna till den digitala ansökningsblanketten finns tillgängliga på svenska och finska på Utbildningsstyrelsens webbplats på adressen https://www.oph.fi/sv/finansiering/pagaende. Via länken till ansökningsblanketten kan den sökande förhandsgranska ansökningsblanketten innan man inleder ansökan. Den digitala ansökningsblanketten är öppen under den tid som nämns i ansökningsmeddelandet. Namnet och kontaktuppgifterna till den person som svarar på frågor om ansökan finns i ansökningsmeddelandet.

1.3.1. Att göra upp ansökan

Vi rekommenderar att man använder Utbildningsstyrelsens digitala statsunderstödssystem med webbläsarna Chrome eller Firefox.

Då man vill starta en ansökan ska man börja med att beställa ansökningsblanketten till kontaktpersonens e-postadress. Därefter sänder systemet ett meddelande till denna e-postadress med en länk till ansökningsblanketten. Alla meddelanden som skickas från statsunderstödssystemet, såsom länkar till ansökningsblanketter, beslut om understöd och begäranden om redovisningar, kommer från adressen no-reply [at] valtionavustukset.oph.fi.

Länken till ansökningsblanketten kan delas med övriga projektparter (se 1.8 Samprojekt), med då ska den sökande vara uppmärksam på att varje person som har tillgång till länken kan redigera ansökan.

Ansökan sparas automatiskt i Utbildningsstyrelsens statsunderstödssystem, men för att lämna in ansökan för behandling ska man spara ansökan genom att klicka på Sänd för behandling före ansökningstiden avslutas.

Under punkten den sökande ska man uppge den sökandes officiella namn, FO-nummer, epostadressen till den sökande och den sökandes organisation samt namnet och e-postadressen till en person med namnteckningsrätt i organisationen. Om ansökningssystemet inte kan identifiera den sökandes FO-nummer ska den sökande ta kontakt på adressen statsunderstod [at] oph.fi för att ansluta organisationen till ansökningssystemet.

Ansökningsblanketterna, frågorna i ansökningsblanketterna och bilagorna som ska bifogas till ansökan varierar beroende på statsunderstödet. I de flesta fall innehåller ansökningsblanketten frågor om den sökandes kontaktuppgifter, en projektplan och projektets budget. Anvisningar för hur man ska fylla i blanketten finns både i informationsrutorna i ansökningsblanketten och i ansökningsmeddelandet. Om den sökande har frågor som hen inte hittar svar på i ansökningsmeddelandet, i ansökningsblanketten eller i dessa allmänna anvisningar, ska frågorna riktas till kontaktpersonerna som ansvarar för ansökan och vars kontaktuppgifter finns i det ifrågavarande ansökningsmeddelandet.

Innan den sökande gör upp budgeten för projektet ska hen läsa igenom de ansökningsspecifika villkoren för budgeten som framgår ur ansökningsmeddelandet och -blanketten samt anvisningarna om godtagbara kostnader och skyldigheten att betala mervärdesskatt (se 2.2 Godtagbara kostnader).

1.3.2. Skicka ansökan för behandling

Ansökan ska skickas för behandling inom den tid som anges i ansökningshandlingarna. En ansökan som skickats utanför tidsfristen kan tas till behandling endast av särskilt vägande skäl.

En sökande ska sända iväg den färdigt ifyllda ansökan för behandling genom att klicka på Sänd för behandling.

Statsunderstödssystemet bekräftar att ansökan skickats och tagits emot med ett meddelande som skickas till kontaktpersonerna som anges i ansökan samt till alla som innehar namnteckningsrätt och till den sökandes officiella e-postadress. Bekräftelsemeddelandet innehåller en länk som leder till en förhandsgranskningssida, där den sökande kan skriva ut, spara och arkivera ansökan.

Det rekommenderas att ansökan skickas för behandling i god tid före ansökningstiden tar slut. Den sökande kan via länken till ansökningsblanketten uppdatera sin ansökan så länge ansökningstiden pågår. Då ska ansökan inte skickas för behandling på nytt. Däremot ska man efter att ansökan bearbetats kontrollera att uppdateringarna har sparats med hjälp av logguppgifterna i ansökningsblanketten.

I problemsituationer ska den sökande vara i kontakt med Utbildningsstyrelsens kontaktperson inom den utsatta ansökningstiden.

I fråga om statsunderstöd följs lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet. Enligt lagen behöver man inte underteckna digitala dokument som skickats till en myndighet, om det ur dokumentet framgår uppgifter om avsändaren och det inte finns anledning att betvivla dokumentets äkthet eller integritet. Blanketterna för statsunderstöd undertecknas inte och de ska inte heller sändas i utskrivet format per post.

1.4. Bedömningen av ansökningarna

Ansökningarna bedöms efter att ansökningstiden har avslutats.

I helhetsbedömningen av ansökningarna beaktas innehållet i ansökningsmeddelandet och de urvalsgrunder som angetts i ansökningsmeddelandet samt de allmänna förutsättningarna enligt statsunderstödslagen.

I statsunderstödslagen föreskrivs om de allmänna förutsättningarna för att bevilja understöd:

det ändamål för vilket statsunderstöd söks är samhälleligt godtagbart
beviljandet av statsunderstöd är motiverat med avseende på de mål som satts för användningen av statsunderstödet
beviljandet av statsunderstöd skall anses vara nödvändigt med beaktande av annat offentligt stöd som sökanden erhållit samt arten och omfattningen av det projekt eller den verksamhet som är föremål för statsunderstödet
beviljandet av statsunderstöd bedöms inte orsaka mer än ringa snedvridning av konkurrensen och verksamheten på marknaden.

Tiden för bedömningen av ansökningarna har angetts i ansökningsmeddelandet om det har varit möjligt att ange den på förhand.

1.5. Beslut om statsunderstöd

För alla ansökningar som lämnats in utarbetas ett digitalt beslut om statsunderstöd. Avsikten är att ett positivt beslut ska innehålla tillräckliga uppgifter för att mottagaren av statsunderstödet ska kunna genomföra projektet.

Ett positivt beslut om statsunderstöd innehåller i allmänhet följande uppgifter:

mottagaren av understöd
understödets användningsändamål
understödsbeloppet och betalningsplanen
projektets godtagbara kostnader
självfinansieringsandelen
understödets användningstid
redovisningsskyldigheten för mottagaren av understöd
kontaktperson som ger ytterligare information

Som bilaga till beslutet om understöd fogas också Anvisningar om rättelseyrkande samt Allmänna anvisningar för sökande och användare av statsunderstöd. Mottagaren av understöd ska följa de villkor och begränsningar som fastställts i beslutet om understöd och dess bilagor.

Beslutet om statsunderstöd skickas via statsunderstödssystemet med e-post till projektets kontaktperson, till den sökandes officiella e-postadress samt personerna med namnteckningsrätt.

Om mottagaren av understöd tar emot det beviljade understödet, kan mottagaren inleda projektet på den första användningsdagen som framgår ur beslutet och vänta på utbetalningen av understödet. Om en sökande som har fått ett positivt beslut om understöd inte tar emot understödet ska man meddela om detta inom den tid som anges i beslutet. Meddelandet ska skickas till statsunderstödssystemet via länken som finns i e-postmeddelandet om beslutet.

Om den sökande anser att det beviljade understödet eller dess villkor inverkar väsentligt på möjligheterna att genomföra projektet enligt den ursprungliga projektplanen ska den sökande leverera en preciserad projektplan till Utbildningsstyrelsen senast det datum som anges i beslutet. Även Utbildningsstyrelsen kan be om att få en preciserad projektplan av mottagaren.

Den preciserade projektplanen ska göras på blanketten för ändringsansökan. Länken till ändringsansökan finns i det e-postmeddelande som gäller beslutet om statsunderstöd. Om det inte finns länk till ändringansökan i e-postmeddelandet om beslutet ska den preciserade projektplanen skickas per e-post till adressen registraturen [at] oph.fi och till tjänsteinnehavaren som framgår under Mer information i beslutet om statsunderstöd. Projektet kan inte genomföras enligt den preciserade projektplanen innan Utbildningsstyrelsen har godkänt ändringsansökan.

1.6. Rättelse av beslutet

Som bilaga till beslutet om statsunderstöd bifogas anvisningar om rättelseyrkande. En sökande som är missnöjd med beslutet kan söka rättelse av beslutet hos Utbildningsstyrelsen. Rättelseyrkandet ska skickas till Utbildningsstyrelsens registratur och till Utbildningsstyrelsens kontaktpersoner som anges i beslutet, inom den tid som är utsatt för rättelseyrkandet.

1.7. Utbetalning av statsunderstöd

Statsunderstödet betalas ut ungefär en månad efter att understödet beviljats eller på något annat sätt som nämns i beslutet. Statsunderstödet betalas ut i en eller flera rater. Betalningen görs på kontot som anges i ansökan.

Referensen för utbetalningen är projektets ärendenummer samt för- och efternamnet på den kontaktperson som mottagaren av statsunderstöd uppgett i ansökan.

1.8. Samprojekt

I samprojekt ansvarar den huvudansvariga sökande för ansökan i sin helhet, och för projektets administration, genomförande, ekonomi och redovisning. Samarbetspartnerna, som alla har en egen delgenomförandeplan och budget, ska nämnas på ansökningsblanketten. Samarbetspartnerna i ett samprojekt ska vara behöriga att söka understöd och de berörs av samma villkor och skyldigheter som den sökande organisationen.

Samarbetspartnerna ska göra upp ett samarbetsavtal tillsammans med den huvudansvariga sökande. Avtal som görs upp mellan parterna i samprojekten lämnas inte in till Utbildningsstyrelsen. De lämnas endast in mot särskild begäran. Utbildningsstyrelsens granskningsrätt omfattar även samarbetspartnernas verksamhet och bokföring.

I samarbetsavtalet ska följande uppgifter ingå:

avtalsparterna
uppgifter om projektet (beslutet om understöd kan gärna finnas med som bilaga)
samarbetspartnerns ansvar för att lämna in korrekta uppgifter för granskningen av användningen av statsunderstödet
avtalsparternas uppgifter och ansvarsområden i genomförandet av projektet
projektets kostnader och finansiering (understöd, egen finansieringsandel och övriga finansieringskällor) och rapporteringen av dem
Utbildningsstyrelsens rätt att granska projektets dokument
avtalets giltighetstid
underskrifter

Därtill rekommenderas att man i avtalet skriver in bland annat följande saker:

situationer, där statsunderstödet ska betalas tillbaka eller blir återkrävt
närmare tidtabeller
eventuella bilagor
upphovsrättigheter, det vill säga rättigheter till bakgrundsmaterial samt produkter och resultat som uppkommer under projektets gång
hävning av avtalet
ändringar i avtalet
skadeståndsskyldighet
tillvägagångssätt vid eventuella meningsskiljaktigheter

I samprojekt ska samarbetspartnerna ha en separat bokföring av projektets kostnader (självfinansieringsandel och det beviljade statsunderstödet), inkomster och finansiella poster. Kostnaderna ska påvisas med utdrag ur bokföringens huvudbok. Mottagaren av statsunderstöd (den huvudansvariga sökande) ska göra en utredning över hela projektet och bifoga alla samarbetspartnernas utdrag ur bokföringen till slutredovisningen.

Samarbetspartner som inte ingår i samarbetsavtalet och av vilka man till exempel köper tjänster, ska anges i ett eget fält i blanketten (till exempel Övriga samarbetspartner och deras roll i projektet eller Planerade underleverantörer för projektet). Samarbetspartner som inte är behöriga hör till denna grupp. Även samarbetspartner som är behöriga kan höra till denna grupp ifall de inte ingår i samarbetsavtalet och inte tar emot statsunderstödet, men deltar på andra sätt i projektet.

1.9. Upphovsrätt

Utbildningsstyrelsen har rätt att utan ersättning och oberoende av upphovsrätt använda och utnyttja det material som uppkommer i eller i samband med ett statsunderstödsprojekt. Utbildningsstyrelsen har rätt att göra ändringar i materialets innehåll och layout. Utbildningsstyrelsen har också rätt att sprida materialet i alla olika former och producera kopior av det.

Villkor om upphovsrätt som kompletterar eller avviker från det som anges ovan beskrivs separat för respektive statsunderstöd i ansökningsdokumenten och i beslutet om statsunderstöd.

1.10. Avvikelse från projektplanen, understödsbeslutet eller villkoren och sökande av ändring

Om det uppstår förändringar som inverkar på användningen av statsunderstödet ska man genast göra en skriftlig ändringsansökan. Ändringsansökan ska lämnas in till Utbildningsstyrelsen i god tid innan användningstiden upphör och genomförandet av ändringarna inleds.

Om det finns behov av att göra mer än smärre ändringar i den i understödsbeslutet godkända projektplanen, budgeten eller i övriga villkor, eller om det finns behov av att avvika från dessa anvisningar eller villkoren i statsunderstödsbeslutet, såsom användningstiden, ska mottagaren av understöd göra en ändringsansökan i det ärendet. Man ska alltid ansöka om ändringarna skriftligen eftersom ändringsansökningarna då kan verifieras i efterhand.

Det är möjligt att godkänna ändringar i projektets projektplan och budget samt en förlängd användningstid för understödet, om man kan ge tillräckliga motiveringar för ändringarna. Ändringarna godkänns inte om motiveringarna är otillräckliga, om de äventyrar genomförandet av målen som fastställts för understödet eller om statsunderstödslagen eller annan lagstiftning medför hinder för att bevilja ändringarna.

Ändringsansökan görs i Utbildningsstyrelsens statsunderstödssystem (1.) eller per e-post (2.):

1. De projekt som har fått ett positivt beslut om statsunderstöd 5/2021 eller senare och som i samband med statsunderstödsbeslutet har fått en projektspecifik länk till ändringsansökan och anvisningar om hur man gör en ändringsansökan, ska göra alla ändringsansökningar under projektets gång via ifrågavarande länk i Utbildningsstyrelsens statsunderstödssystem.

2. De projekt som inte har fått en länk till ändringsansökan i meddelandet som följer med statsunderstödsbeslutet, ska ansöka om ändringar per e-post. Ändringsansökan ska då riktas till Utbildningsstyrelsen och skickas med e-post till kontaktpersonerna som framgår i statsunderstödsbeslutet. I ansökan ska man uppge projektets ärendenummer samt beskriva och motivera ändringsbehoven.

Utbildningsstyrelsen fattar beslut om ändring och meddelar om beslutet till den sökande per e-post.

I oklara situationer ska mottagaren av statsunderstöd utan dröjsmål vara i kontakt med tjänsteinnehavaren som angetts som kontaktperson i understödsbeslutet.

1.11. Byte av kontaktperson

Mottagaren av understöd ansvarar för att kontaktuppgifterna till kontaktpersonen som sparats i statsunderstödssystemet hela tiden är uppdaterade och aktuella. Om projektet får en ny kontaktperson ska mottagaren av statsunderstöd på eget initiativ byta ut kontaktpersonens uppgifter i statsunderstödssystemet. Alla mottagare av understöd får i samband med statsunderstödsbeslutet en e-postlänk, via vilken kontaktpersonens uppgifter kan bytas. Länken är i kraft under hela tiden understödet kan användas. Om kontaktuppgifterna i statsunderstödssystemet är felaktiga eller föråldrade kan inga beslut, begäranden om redovisningar eller andra meddelanden skickas till den sökande/användaren av understöd.

1.12. Projektets kommunikation och spridning av projektets resultat och produkter

Det rekommenderas att projekten som finansieras med statsunderstöd eftersträvar omfattande synlighet för resultat och produkter som går att sprida bland projektets målgrupper. Det är viktigt att målgrupperna och målen för projektkommunikationen samt andra centrala aspekter definieras i projektets planeringsskede.

I projekt som understöds med statsunderstöd ska man i informationen om resultaten och produkterna i första hand använda redan existerande webbplatser, såsom organisationens nuvarande webbplats, undervisnings- och kulturministeriets och Utbildningsstyrelsens tjänst Biblioteket för öppna lärresurser (https://aoe.fi/#/etusivu) eller andra tjänster som är lämpliga för att sprida projektets resultat. Om man inom projektet ändå utvecklar en egen mobilapplikation, digitala läromedel eller en webbsida/-tjänst, ska en plan över deras livscykel och hur de upprätthålls framföras redan i ansökningsskedet. Det rekommenderas att projektets erfarenheter, resultat och produkter också presenteras vid olika evenemang och tillställningar.

Projekt som finansieras av Utbildningsstyrelsen ska i projektets kommunikation använda en särskild logotyp, Utbildningsstyrelsen finansierar projektet, som kan laddas ner på adressen: https://www.oph.fi/sv/om-oss/service-media.