Handlingar som sammanställts och innehas av myndigheter är offentliga, om de inte i lag föreskrivits som sekretessbelagda. Föreskrifter om handlingars offentlighet finns i offentlighetslagen (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, MyndOffL). Alla har också rätt att få information från vilken som helst offentlig myndighetshandling oavsett om de är parter i ett ärende eller inte. En myndighet kan också enligt egen prövning ge ut uppgifter från en handling som ännu inte är offentlig.
Offentlighetslagen innehåller föreskrifter om de längsta tidsfristerna för behandlingen av ett ärende som gäller en begäran om handlingar. Enligt huvudregeln ska ärendet behandlas utan dröjsmål. Ett ärende ska avgöras och en handling lämnas ut senast inom två veckor efter att begäran inkommit, och i besvärliga fall senast inom en månad efter att begäran inkommit.
Om en tjänsteman anser att de begärda handlingarna inte kan lämnas ut, kan den som begärt handlingen föra ärendet till behandling hos myndigheten. Om avgörande av ärendet ges ett överklagbart beslut som kan överklagas hos förvaltningsdomstolen.
Uppgifternas avgiftsbelagdhet
Uppgifter från en myndighetshandling lämnas avgiftsfritt, om uppgifterna ges muntligen eller om handlingen ges för läsning hos myndigheten eller sänds per e-post. En avgift kan dock debiteras, om hämtningen av handlingen ger upphov till särskilda kostnader. Också för kopior och utskrifter av en handling kan en avgift som motsvarar kostnaderna uppbäras.
Om grunderna för avgiftsbeloppet föreskrivs i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992). Avgiftens storlek bestäms enligt det sätt som anges i undervisnings- och kulturministeriets förordning om Utbildningsstyrelsens avgiftsbelagda prestationer (1136/2018).