Handlingar som sammanställts och innehas av myndigheter är offentliga, om de inte i lag föreskrivits som sekretessbelagda. Föreskrifter om handlingars offentlighet finns i offentlighetslagen (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999, MyndOffL). Alla har också rätt att få information från vilken som helst offentlig myndighetshandling oavsett om de är parter i ett ärende eller inte. En myndighet kan också enligt egen prövning ge ut uppgifter från en handling som ännu inte är offentlig.

Offentlighetslagen innehåller föreskrifter om de längsta tidsfristerna för behandlingen av ett ärende som gäller en begäran om handlingar. Enligt huvudregeln ska ärendet behandlas utan dröjsmål. Ett ärende ska avgöras och en handling lämnas ut senast inom två veckor efter att begäran inkommit, och i besvärliga fall senast inom en månad efter att begäran inkommit.

Om en tjänsteman anser att de begärda handlingarna inte kan lämnas ut, kan den som begärt handlingen föra ärendet till behandling hos myndigheten. Om avgörande av ärendet ges ett överklagbart beslut som kan överklagas hos förvaltningsdomstolen.

Uppgifternas avgiftsbelagdhet

Uppgifter från en myndighetshandling lämnas avgiftsfritt, om uppgifterna ges muntligen eller om handlingen ges för läsning hos myndigheten eller sänds per e-post. En avgift kan dock debiteras, om hämtningen av handlingen ger upphov till särskilda kostnader. Också för kopior och utskrifter av en handling kan en avgift som motsvarar kostnaderna uppbäras.

Om de allmänna grunderna och de övriga grunderna för statens myndigheters avgiftsbelagda prestationer och storleken hos avgifterna föreskrivs i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992). I undervisnings- och kulturministeriets förordning (160/2021) föreskrivs om Utbildningsstyrelsens samt NCU:s och Studentexamensnämndens avgiftsbelagda prestationer och avgifternas storlek. Utbildningsstyrelsens företagsekonomiska prestationer och deras avgifter anges närmare i Utbildningsstyrelsens beslut OPH-2136-2023 (6.4.2023)

Tillbaka upp

Beskrivningen av handlingars offentlighet har utarbetats för att göra det ska vara lättare att hitta information i Utbildningsstyrelsens webbtjänster och vid behov göra en begäran om information till Utbildningsstyrelsen och ämbetsverkets fristående enheter, studentexamensnämnden eller Nationella centret för utbildningsutvärdering (NCU).

Beskrivningen av handlingars offentlighet ger en översikt över hur Utbildningsstyrelsens ärenderegister och informationshanteringen som berör tjänsteproduktion har strukturerats, samt vilka uppgifter som ingår och i vilken omfattning uppgifterna behandlas. Beskrivningen omfattar de offentliga uppgifter som ingår i ärenderegistret och informationshanteringen som berör tjänster.

Beskrivningen innehåller också information om hur och var man kan begära om att få uppgifter. 
 

Tillbaka upp

Vi ber att begäranden om handlingar sänds till Utbildningsstyrelsens registratorskontors e-post: kirjaamo [at] oph.fi.

Tillbaka upp

Det finns begränsningar som gäller överlämning av personuppgifter. Från en myndighets personregister får endast överlämnas personuppgifter till en sådan instans som har rätt att lagra och använda sådana personuppgifter. För överlämning ska alltid finnas en behandlingsgrund enligt 6 i dataskyddsförordningen, såsom till exempel en rättslig förpliktelse eller samtycke från den berörda registrerade.

Dessutom förekommer det särskilda begränsningar i fråga om särskilda personuppgifter och som är sekretessbelagd.

Begäran om uppgifter över registeruppgifter

Begäran om uppgifter ska lämnas alltid då man ber om överlämning av uppgifter från Utbildningsstyrelsens riksomfattande register och informationsresurser oberoende av om uppgiften är offentlig eller är sekretessbelagd.

Begäran om uppgifter och förfrågningar skickas per e-post till adressen: aineistopyynnot [at] oph.fi.

Av begäran om uppgifter ska bland annat framgå grunduppgifter om sökanden samt uppgifter om de uppgifter som söks samt deras användningssyfte. Till den som begär uppgifter skickas en blankett för begäran av uppgifter, med vilken de uppgifter som behövs samlas in.

Om en tjänsteman vägrar att lämna ut den uppgift som begärs, kan den som lämnar en begäran om uppgifter föra ärendet till behandling hos myndigheten. Om avgörande av ärendet ges ett överklagbart beslut som kan överklagas hos förvaltningsdomstolen.

Uppgifternas avgiftsbelagdhet

Om grunderna för avgiftsbeloppet föreskrivs i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992). Avgiftens storlek bestäms enligt det sätt som anges i undervisnings- och kulturministeriets förordning om Utbildningsstyrelsens avgiftsbelagda prestationer (1136/2018).

Regelbundna överlämningar av registeruppgifter till en annan myndighet

Syftet är att regelbundna överlämningar med standardinnehåll som sker mellan myndigheter ska genomföras med hjälp av tekniska gränssnitt. En myndighet kan även ges möjlighet att se uppgifterna i ett register eller en informationsresurs, om det anses ändamålsenligt.

En begäran om uppgifter ska göras för överlämning av uppgifter. Om regelbundna överlämningar ingås ett informationstjänstavtal mellan Utbildningsstyrelsen och den uppgifter överlämnas till.

Den färdiga blanketten för begäran om uppgifter fås via e-postadressen: aineistopyynnot [at] oph.fi

Användning av registeruppgifter i forskningssyfte

Det är möjligt att få uppgifter från Utbildningsstyrelsens register och informationsresurser för vetenskaplig eller historisk forskning. En begäran om uppgifter ska göras för överlämning av uppgifter eller så söks ett forskningstillstånd från Utbildningsstyrelsen. Om den information som begärs innehåller sekretessbelagda uppgifter ska forskaren eller forskningsgruppen alltid ansöka om forskningstillstånd. Som bilaga till tillståndsblanketten ska uppvisas bland annat en forskningsplan och forskningsregistrets redogörelse för behandling (tid. registerbeskrivning).  Mer information och en färdig blankettmall fås via e-postadressen: aineistopyynnot [at] oph.fi.

Tillbaka upp

Alla har principiellt rätt att få veta vilka uppgifter som förts in i ett personregister om honom eller henne eller att uppgifter som gäller honom eller henne inte behandlas i registret. Kontrollrätten utgår från dataskyddsförordningen (EU:s allmänna dataskyddsförordning, 2016/679). Man kan begära sina egna uppgifter genom att fylla i blanketten för kontrollbegäran som gäller kontroll av sina egna uppgifter. Blanketterna för kontrollbegäran för centrala register är en del av registrens dataskyddsbeskrivningar. Du kan lämna en fritt formulerad begäran, av begäran ska framgå vilka uppgifter du vill kontrollera och vilket register kontrollbegäran gäller.

Utbildningsstyrelsen skickar uppgifterna inom en månad.

Uppgifternas avgiftsbelagdhet

begäranden på grund av att de upprepats eller av någon annan orsak är uppenbart orimliga eller ogrundade. En rimlig avgift som utgår från administrativa kostnader kan även tas ut för flera kopior över personuppgifter.

Tillbaka upp